Forretningsudvalgsmøde den 5. februar 2014 kl og Bestyrelsesmøde onsdag den 26. februar 2014 kl i Almenbo, Hold-an Vej 16, Ballerup

Transkript

1 Resumé af referat fra 13. marts 2014 Forretningsudvalgsmøde den 5. februar 2014 kl og Bestyrelsesmøde onsdag den 26. februar 2014 kl i Almenbo, Hold-an Vej 16, Ballerup Deltagere den 26. februar 2014 Fra bestyrelsen: Per Kloster Andersen, Marie-Louise Scharling, Lene Aastrup Nielsen, Mogens Kjeldstrøm Pedersen, Maria Lundahl Assov, Bjarne Frølund og Allan Fabritius Fra administrationen: Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lotte Schultz (referent) Dagsorden 0. Ballerup Kommunalbestyrelse har udpeget Maria Lundahl Assov som kommunalbestyrelsesmedlem i Almenbos bestyrelse for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2017 og som suppleant er Per Mortensen udpeget 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Lukket dagsorden 3. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 27. november 2013 samt bemærkninger til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 5. februar Orientering om virksomhedens drift siden sidste møde a. Igangværende og kommende renoveringsprojekter / byggesager b. Meddelelser c. Status Almenbos økonomi 5. Lukket dagsorden 6. Takstblad for de stiftende boligorganisationer for Retningslinjer for afdelingsbudgetter Forslag til ændring af forretningsorden for bestyrelsen i Almenbo 9. Revideret personalehåndbog 10. Mødeplan for 2. halvår Evaluering af nytårskur 12. Eventuelt Ad 0. Ballerup Kommunalbestyrelse har udpeget Maria Lundahl Assov som kommunalbestyrelsesmedlem i Almenbos bestyrelse for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2017 og som suppleant er Per Mortensen udpeget Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. ad 1 - Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger.

2 ad 2 Lukket dagsorden ad 3 - Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 27. november 2013 samt bemærkninger til forretningsudvalgsmødet den 5. februar 2014 Referatet fra bestyrelsesmødet den 27. november 2013 blev godkendt uden bemærkninger. Til referatet fra forretningsudvalgsmødet den 5. februar 2014 var der ingen bemærkninger. ad 4 - Orientering om virksomhedens drift siden sidste møde a. Igangværende og kommende renoveringsprojekter/byggesager På mødet blev der orienteret om status på igangværende og kommende renoveringsprojekter/byggesager. b. Meddelelser Tablets: Der var en kort drøftelse omkring brugen af tabletten. Kredsvalg i 1. og 9. kreds BL: Materiale vedrørende kredsvalg er udsendt til boligorganisationerne. Mogens Kjeldstrøm Pedersen har meddelt, at han stiller op til 9. kreds, der afholder møde den 2. april I 1. kreds afholdes valgmødet den 29. april Håndbog i bestyrelsesarbejde: Domea har i samarbejde med RUC, Center for Borgerdialog og Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter udgivet Håndbog i bestyrelsesarbejde. Det blev besluttet, at rekvirere et antal eksemplarer, så alle afdelingsbestyrelser får 2 stk. Digital underskrift på lejekontrakter: BL har informeret om, at Nets tilbyder underskrift af aftaler i e-boks, herunder lejeaftaler. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har tilkendegivet, at lejelovgivningen ikke indeholder regler, der forhindrer, at udlejer tilbyder sine kommende lejer, at lejekontrakter og andre aftaler om boliglejemål indgås ved brug af digital signatur. Administrationen vil arbejde videre med dette og samtidig undersøge muligheder for at få eksisterende kontrakter scannet. Elektronisk syn: Den 4-årige rammeaftale udløber. Administrationen anbefalede, at der på ny entreres med Årstiderne Arkitekter for fornyelse af aftalen. Punktet vil blive behandlet på de kommende møder i boligorganisationerne. Udbetaling Danmark: Administrationen har modtaget aftaler fra Udbetaling Danmark, der skal underskrives af de tegningsberettiget i den enkelte boligorganisation. Aftalerne skal indsendes senest den 10. marts og vil være gældende fra den 1. april

3 Bedste boligorganisation på nettet: Almenbo har tilmeldt sig BLs konkurrence, om at levere bedste digitale service til brugerne på nettet. VN-møde: På VN-mødet den 13. februar 2014 blev det besluttet, at udarbejde en forretningsgang ved følsomme personsager. Når forretningsgangen er udarbejdet vil den blive fremsendt til bestyrelsen til orientering. Regnskaber 2013: Administrationen er godt i gang med regnskaberne for Som noget nyt vil der blive anvendt et standardsystem, således at der ikke længere manuelt skal overføres data. For at kunne anvende det nye system, har det været nødvendigt, at reducere i notebeskrivelsen. Kurstab: Administrationen informerede om, at der har været et stort kurstab i 2013, der har effekt for de enkelte boligorganisationers afkast. På mødet blev udleveret oversigt over Almenbo og de enkelte boligorganisationers kursregulering (tab). Webfakturaer: Administrationen ønsker at få implementeret webfaktura til EG-Bolig inden sommeren Systemet til behandling af webfakturaer implementeres fra uge 19. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. c. Status Almenbos økonomi Til mødet var udsendt en råbalance pr. 31. december Dette er dog ikke det endelige resultat, idet der fortsat er bogføringer i Bestyrelsen havde ingen bemærkninger til råbalancen. Ad 5 Lukket dagsorden Ad 6. Takstblad for de stiftende boligorganisationer for 2015 Til mødet var fremsendt takstblad for de stiftende boligorganisationer for Lisbet Schaltz gennemgik takstbladet. Bestyrelsen godkendte takstblad for de stiftende boligorganisationer for Ad 7. Retningslinjer for afdelingsbudgetter 2015 Til mødet var fremsendt retningslinjer for afdelingsbudgetter Bestyrelsen godkendte retningslinjer for afdelingsbudgetter

4 Ad 8. Forslag til ændring af forretningsorden for bestyrelsen i Almenbo Til mødet var udsendt gældende forretningsorden for bestyrelsen i Almenbo samt forslag til ændring af 5, 8, 12 og 14. Bestyrelsen godkendte ændringerne til forretningsordenen. Ad 9. Revideret personalehåndbog Til mødet var fremsendt revideret personalehåndbog bilag 62. På mødet blev ændringerne gennemgået, der omfatter ændringer af punkterne: Fratrædelse side 7 er tilrettet gældende lovgivning. Børneattest side 8 nyt afsnit jf. gældende lovgivning. Fravær side 10 er tilrettet gældende lovgivning. Alkohol og andre rusmidler side 13. Internet, og IT-sikkerhed side 14 er tilrettet, så punktet stemmer overens med, at vi har hostet vores it i en ASP løsning hos EG Data Inform. Bestyrelsen godkendte ændringer til personalehåndbogen. Ad 10. Mødeplan for 2. halvår 2014 Forretningsudvalgsmøder: onsdag den 3. september 2014 kl onsdag den 5. november 2014 kl Bestyrelsesmøder: onsdag den 24. september 2014 kl onsdag den 26. november 2014 kl Bestyrelsen godkendte ovenstående mødeplan. Herudover afholdes bestyrelsesseminar: Modul 2 - fredag den 14. marts 2014 kl på Hotel Lautruppark med efterfølgende middag kl Modul 3 onsdag den 21. maj 2014 kl hos Almenbo BLs Almene boligdage: september 2014 i Bella Center Bestyrelseskonference: Det blev besluttet, at afholde en bestyrelseskonference for at byde AKB-Lyngby velkommen, som nyt medlem i Almenbo. 4

5 Bestyrelseskonferencen vil blive afholdt den november 2014 på Comwell Køge Strand, såfremt AKB-Lyngby kan deltage. I modsat fald vil konferencen blive flyttet til Ad 11. Evaluering af nytårskur Der var enighed om, at det havde været en god måde at afholde nytårskuren på. I håb om at få et større fremmøde blev det aftalt fremover, at flytte nytårskuren til onsdag eller torsdag fra kl Ad 12 Eventuelt Det blev aftalt, at administrationen undersøger mulighederne for et kursus i brug af Samsung tabletten. Der vil blive skrevet ud til bestyrelsen herom. Mødet sluttede kl