Referat fra mødet i Direktion. (Indeholder åbne dagsordenspunkter)

Transkript

1 Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Fredag den 8. august 2014 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 8:30-11:30 Medlemmer: Karen Heebøll Michael Holst Vibeke Kinch Side 1

2 Indholdsfortegnelse 142 Budgetlægning : forberedelse af budgetseminar budgetopfølgning Handicapkørsel Vakance på det tekniske område Borgervejleder Eventuelt...11 Side 2

3 142 Budgetlægning : forberedelse af budgetseminar Sagsnr.:14/8144 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Til årets budgetseminar er det planen, at byrådet skal præsenteres for den aktuelle status på kommunens økonomi, udvalgenes forslag til servicetilpasninger og effektiviseringer samt drøfte et fælles budgetforslag til 1. behandlingen. Som forberedelse til budgetseminaret er der udarbejdet følgende: Udkast til program for budgetseminaret Plancheshow til brug for udvalgsformændenes præsentation af servicetilpasninger og effektiviseringer 4 forskellige scenarier som kan anvendes som skitser til budgetforslag Gennemarbejdet notat om kommunens lån herunder oplæg til hvordan afdrag håndteres i budgetlægningen Materialer til for forberedelsen af seminaret udsendes forinden direktionsmødet. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Økonomi indstiller, at de udsendte materialer gennemgås og drøftes, og at det videre forløb besluttes. Bilag: Beslutning i Direktion den : Tidsplanen blev drøftet, og ser således ud: Dato Aktivitet Aktør Budgetseminar Byråd Møde mellem Økonomiudvalget og HMU om resultatet af Økonomiudvalget og HMU Side 3

4 budgetseminariet behandling af budgetforslag, med henblik på oversendelse til byrådet Information til MED-systemet og tillidsmænd om budgetforslaget. Høringsprocessen igangsættes behandling af budgetforslag Byrådet Høringsperioden udløber Evt. politiske forhandlinger på baggrund af høringssvarene begynder Økonomiudvalget Byrådet behandling af budgetforslaget Økonomiudvalget behandling af budgetforslag og Byrådet vedtagelse af budget Implementering af budgetreduktionerne påbegyndes, inkl. inddragelse af MED-systemet og fagudvalgene Direktionen, MEDsystemet og fagudvalgene Ultimo 2014 Forventet afslutning af implementeringen (faktisk udmøntning kan ske senere) Direktionen, MEDsystemet og fagudvalgene Sune er tovholder på budgetforligsteksten og inddrager nøglepersoner i udarbejdelsen. Side 4

5 budgetopfølgning 2014 Sagsnr.:14/8189 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Udvalgene har afsluttet indberetningen af bidrag til 2. budgetopfølgning, og Økonomi vil på Direktionsmødet give en vurdering af den aktuelle økonomiske situation for indeværende år. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Økonomi indstiller, at der på baggrund af præsentationen af 2. budgetopfølgning tages stilling til det videre forløb. Bilag: Beslutning i Direktion den : Udsat Beslutning i Direktion den : Budgetopfølgningen og forlæggelsen for udvalg og Byrådet blev drøftet. Den normale proces følges. Side 5

6 144 Handicapkørsel Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Fredericia kommune visiterer handicappede borgere til kørsel med Sydtrafik. Tilbuddet gives til kørsel til fritidsformål for svært bevægelseshæmmede. Kørslen skal ikke forveksles med de forskellige former for kørsel som udføres af Fredericia Brand & Redning, hvor formålet fx er kørsel til behandling eller terapi. Sydtrafik udfører både handicapkørsel, skolekørsel og almindelig kollektiv trafik, men a conto-betalinger, opgørelse over forbrug og afregning af de tre typer kørsel sker særskilt. Det vil derfor være muligt at dele betalingen mellem flere afdelinger. Alternativt kan regningerne bogføres central og efterfølgende omposteres. Økonomiske konsekvenser: De seneste tre års Sydtrafik-budget og regnskabstal ses herunder: Budget Regnskab Vurdering: Budgettet til kollektiv trafik er placeret i Trafik & Renovation, mens visiteringen til kørslen sker i Visitationen. Der er dermed ikke sammenhæng mellem visitator og betaler, og visitator ser ikke opgørelser eller regninger for kørslen. I den nuværende situation kan man pege på følgende fordele og ulemper: + Samlet budget til kollektiv trafik kan absorbere eventuelle udsving i udgiftsniveauet mellem de tre typer kørsel. Afdelingen med budgetansvaret kan opbygge ekspertise på området Ingen sammenhæng mellem visitator og betaler. Den visiterende afdeling har ingen given interesse i økonomisk styring af området Disse fordele og ulemper ville vende fortegn ved en eventuel flytning af budgettet for kørslen til visitator. Indstillinger: Økonomi indstiller budgettet på 2,086 mio. flyttes fra Trafik & Renovation til Visitationen, da incitamentet til økonomisk styring vil veje tungere end ulempen ved at fordele budgettet på flere afdelinger. Side 6

7 Bilag: Beslutning i Direktion den : Udsættes til august. Beslutning i Direktion den : Udsat Beslutning i Direktion den : Indstillingen følges ikke, men sagen genoptages i forbindelse med evt. organisationstilpasninger. Plejen og Vej & Park pålægges at drøfte hvilke muligheder de har for at sikre overholdelse af budgettet. Side 7

8 145 Vakance på det tekniske område Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Direktør Holger Spangsberg er fratrådt pr. 1. august 2014, hvorfor der skal tages stilling til, hvordan de ledelsesmæssige opgaver skal varetages indtil stillingen bliver genbesat. Indstillinger: Til drøftelse Beslutning i Direktion den : Direktionen afventer vedtagelsen af budget 2015 før endelig stillingtagen til en evt. genbesættelse af vakant direktørstilling. Direktionen beslutter derfor, at følgende chefer får følgende direktørreference med virkning fra 5. august 2014: Karin Niemann-Christensen, Lene Vangsgaard Clausen og Kaj Petersen til Michael Holst René Olesen og Tage Jacobsen til Vibeke Kinch Peter Krongaard-Kruse til Karen Heebøll Beslutning i Direktion den : Udsat Beslutning i Direktion den : Karen overtager serviceringen af Miljø- og Energiudvalget, Vibeke overtager By & Teknikudvalget og Michael af Erhvervskontaktudvalget. Det skal undersøges om By & Teknikudvalgets mødeplan kan ændres, således at de i stedet holder møde onsdage fra Side 8

9 146 Borgervejleder Sagsnr.:14/197 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: På baggrund af drøftelse med borgmesteren er der udarbejdet forslag til opgavebeskrivelse for den kommende borgervejleder, jf. bilag. Sagen skal behandles på det førstkommende Økonomiudvalgsmøde. I det foreløbige oplæg er der ikke taget stilling til den organisatoriske eller fysiske placering. En mulig organisatorisk placering kan være Byråds- og ledelsessekretariatet, da dette vil give borgervejlederen mulighed for faglig sparring med jurister og en nyttiggørelse af evt. overskudstid. Den fysiske placering har borgmesteren nævnt i pressen, nemlig at den ikke skal ligge lige op af den afdeling, som der klages over. Man kan derfor forestille sig flere forskellige modeller, men det er vigtigt, at borgerne kan booke en tid hos vejlederen. Fx via borgerservice eller via direkte telefonisk eller mail kontakt til borgervejlederen. Dette kan evt. suppleres med nogle timer hver uge, hvor folk kan komme fra gaden af og søge vejledning uden tidsbestilling. Den åbne adgang kan fx være på biblioteket, mens den almindelige fysiske placering kan være på rådhuset fx på mellemgangen, hvor Team Jura har sin fysiske placering (her er det rimeligt enkelt at finde frem til, hvis man henvises fra Borgerservice eller borgmestergangen). Økonomiske konsekvenser: Der er afsat kr. til stillingen, hvilket ikke forventes at dække udgifterne, hvorfor det manglende beløb skal findes på tværs af organisationen. Indstillinger: Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller til direktionen 1. at godkende opgavebeskrivelsen 2. at den organisatoriske placering bliver i Byråds- og ledelsessekretariatet 3. at principperne for den fysiske placering bliver med fast arbejdssted i Byråds- og ledelsessekretariatet og med ekstern placering fx på biblioteket på udvalgte tidspunkter. Bilag: Åben - Indstilling om ansættelse af borgervejleder Side 9

10 Beslutning i Direktion den : Direktionen godkendte pkt. 1 og besluttede at borgervejlederen skal referere til kommunaldirektøren, og at den fysiske placering som udgangspunkt skal være i borgerservice og med regelmæssig træffetid på biblioteket. Fraværende: Holger Spangsberg Beslutning i Direktion den : Tidligere beslutning fastholdes, og processen med rekrutteringen igangsættes. Side 10

11 147 Eventuelt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: - program for næste lederforumsmøde Indstillinger:. Beslutning i Direktion den : Byggesager der er brug for øget opmærksomhed på overholdelse af servicemål i forhold til sagsbehandlingstiden. Program for lederforumsmødet drøftes senere. Der er ikke indmeldt ønsker om fællesmøder mellem fagudvalgene til det reserverede tidspunkt den 2. september 2014, hvorfor tidspunktet kan disponeres til et møde i Social og Omsorgsudvalget. Invitation til informationsmøde om 1. behandlingsforslaget den 3. september kan udsendes. Side 11

12 Underskriftsside Vibeke Kinch Karen Heebøll Michael Holst