Referat af ordinært bestyrelsesmøde tirsdag den 2. oktober 2012, kl. 17:00, Protokollens

Transkript

1 Organisationsbestyrelsen CC: Forretningsfører Tony Sørensen CC: Referatmappen. Holbæk, den 03. oktober 2012 Referat af ordinært bestyrelsesmøde tirsdag den 2. oktober 2012, kl. 17:00, Protokollens side; 301 Mødested: Bestyrelseslokalet under foreningens kontor. Deltagere: Knud Nielsen (KN) Søren Waage (SW) Konni Lunau (KL) - afbud Helle Hjorth (HH) - afbud Dorthe Dalsgaard Fløe (DF) Tony Sørensen (TS) Dagsorden 1.0 Organisationsbestyrelsen 1.1 Godkendelse af referat fra seneste organisationsbestyrelsesmøde 1.2 Strategi og overordnet målsætningsprogram Strukturtilpasninger status 1.3 Særlige emner Planlægning af temaaften alternative energiformer Evaluering og opfølgning på afdelingsmøderne 2.0 Drift 2.1 Særlige emner Kapitalforvaltning 2.2 Renoveringsplan Renovering afdeling F, Borchsvej og Labæk Ad pkt. 1.0 Organisationsbestyrelsen 1.1 Godkendelse af referat fra seneste organisationsbestyrelsesmøde Referatet blev godkendt uden yderligere bemærkninger. 1.2 Strategi og overordnet målsætningsprogram Strukturtilpasninger status

2 Der har været afholdt en licitation på opgaverne drift og pleje af grønne områder i etageafdelingerne samt snerydning og glatførebekæmpelse og der er indkommet 14 tilbud. OB har tidligere vedtaget, at der skal afholdes afklarende møder med de billigste bydende og det første møde afholdes den 28. september 2012 kl SW orienterede fra mødet fra Vækst og Miljø og det generelle indtryk efter mødet var, at repræsentanten fra Vækst og Miljø fremstod tillidsvækkende og at man fik den opfattelse at firmaet var troværdigt og seriøst. Firmaet havde i øvrigt mulighed for at tilbyde andre ydelser såsom trappevask, syn af flyttelejligheder, håndværkerydelser m.m. Formålet med mødet den 28. september 2012 var, at afklare den billigst bydendes kompetencer m.m. Opfattelsen efter mødet med Vækst og Miljø (V&M) var den samme som SW gav udtryk for. Tilbudsindhentningsloven er gældende for området. Administration og organisationsbestyrelse. Det indstilles at OB foretager en ekskursion til Slagelse med henblik på at besøge nogle af V&Ms kunder. OB godkendte indstillingen. 1.3 Særlige emner Planlægning af temaaften alternative energiformer OB har tidligere vedtaget, at der skal afholdes en temaaften hvor alle interesserede fra byggeforeningen kan informeres om de muligheder der ligger i indførelsen af alternative energiformer. 2

3 Flere bygningsejere har, eller har planer om, at supplere eller udskifte eksisterende energiformer, med alternative energiformer, såsom solceller og forskellige varmepumpetyper. Et tema-møde for interessenterne i byggeforeningen kunne være medvirkende til, at den almene viden om alternative energiformer kunne øges blandt deltagerne og gøre interessen for at indføre nogle alternative energiformer i byggeforeningen, større. Forretningsføreren fra Byggeforeningen Centrum har efter en forespørgsel oplyst, at de godt kunne tænke sig at deltage med x-antal interesserede personer, i tema-mødet. Udgifterne til afholdelsen af et temamøde, bør afholdes af administrationskassen. Et foreløbigt budget kunne være: - Leje af mødelokale: kr. - Bespisning af eksempelvis 25 deltagere: kr. Organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at der afholdes et tema-møde, tirsdag den 6. november kl på Vandrerhjemmet. Det indstilles ligeledes, at følgende oplægsholdere deltager: 1. Dong Energy 2. EnergiMidt 3. Rådgiver Botjek 4. Evt. kommunen OB godkendte indstillingen. Oplæggene fra oplægsholderne skal tage udgangspunkt i byggeforeningens forhold Evaluering og opfølgning på afdelingsmøderne 3

4 De ordinære afdelingsmøder, blev alle afholdt den 8. september Referaterne fra afdelingsmøderne, er tilgængelige på byggeforeningens hjemmeside. Der er en række forhold som blev taget op på afdelingsmøderne, som der skal følges op på. Herudover skal der foretages en evaluering af afviklingen af afdelingsmøderne. Opfølgningen på og evalueringen af afviklingen af afdelingsmøderne, er vigtige af hensyn til den fremtidige planlægning af afdelingsmøderne og af hensyn til beboernes interesse for beboerdemokratiet. Lovgivning for almene boliger. Organisationsbestyrelsen. Beslutninger om indførelse af kollektive råderetsordninger m.m. som har været behandlet på afdelingsmøderne, skal endeligt godkendes af OB. Det kunne overvejes at foretage en spørgeskemaundersøgelse til beboerne, efter afdelingsmøderne, for ad den vej, indhente input til en forbedring af mødernes afvikling. OB godkendte afdelingsmødernes beslutninger om de enkelte kollektive råderetsordninger. Ad pkt. 2.0 Drift 2.1 Særlige emner Kapitalforvaltning På regnskabsafslutningsmødet i maj 2012, vedtog OB efter indstilling fra revisor, at byggeforeningens pengebeholdning i banken skal begrænses mest muligt, for at forebygge risikoen for tab ved et evt. bankkrak. 4

5 Administrationen har den , bedt Sparekassen om at overføre kr. til byggeforeningens konto i Jyske Bank og har samtidigt aftalt med Sirius Kapital, at de investerer midlerne i obligationer i henhold til den forsigtige strategi som byggeforeningen har vedtaget på området. Fm. Knud Nielsen er orienteret om ovenstående og har godkendt dette. Lov om almene boliger. Organisationsbestyrelsen. Det indstilles at organisationsbestyrelsen med tilbagevirkende kraft, godkender investeringerne. OB godkendte indstillingen. 1.1 Renoveringsplan Renovering afdeling F, Borchsvej og Labæk Beboerne og organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at Landsbyggefonden skal ansøges om tilskud til gennemførelse af en renoveringssag af Borchsvej og Labæk, for at holde en kommende huslejestigning, på et minimum. Henover sommeren har Rambøll gennemført en dyberegående tilstandsregistrering af ejendommene og der ligger lige nu en rapport herfor. Rapporten blev drøftet med bygherrerådgiver Kuben og Rambøll, på et møde den hvor SW, TS og LS deltog. 5

6 Lov om almene boliger. Organisationsbestyrelse, afdelingsmøde. OB besluttede at godkende den foreløbige helhedsplan, som indeholder forslag om at lægge 1 rumsboligerne i Labæk sammen, nogle af de 3 rumsboligerne på Borchsvej til større lejligheder og tilgængelighedsforanstaltninger på Labæk. KN anførte, at han ikke kunne godkende at afdelinger fritages for at indbetale til Dispositionsfonden. 6