BUSINESS CASE ABT-PROJEKT VIKARPLANLÆGNING

Transkript

1 Til Slagelse Kommune Dokumenttype Business case Dato Februar 2013 BUSINESS CASE ABT-PROJEKT VIKARPLANLÆGNING

2 BUSINESS CASE VIKARPLANLÆGNING Rambøll Hannemanns Allé 53 DK-2300 København S T F

3 VIKARPLANLÆGNING INDHOLD 1. Resume 1 2. Indledning Baggrunden for projektet Beskrivelse af projektet 3 3. Effekterne ved brugen af fælles medarbejerpulje Medarbejdernes tidsforbrug Brugen af vikarer Overflytning af medarbejdere til den fælles medarbejderpulje 8 4. Business case for Slagelse Kommune Effekter ved en digital understøttelse og en fælles medarbejderpulje De økonomiske konsekvenser Generelt effektiviseringspotentiale Slagelses Kommunens vurdering af potentialet 15 BILAG Bilag 1: Præsentation af undersøgelsesdesign Bilag 2: Metode og forudsætninger i beregninger ABT-projekt Vikarplanlægning

4 1. RESUME Slagelse Kommune har i 2011 og 2012 etableret en fælles medarbejderpulje i kombination med en digital understøttelse af den daglige vikarplanlægning på ældreområdet. Formålet med projektet har været at demonstrere det arbejdsfrigørende potentiale i at samle vikarressourcerne i en fælles enhed kombineret med en mere hensigtsmæssig procedure for bestilling af vikarer. Projektet har omfattet planlægningen af det daglige pleje- og omsorgspersonale på både plejecentre og på fritvalgsområdet i hele Slagelse Kommune med undtagelse af området Antvorskov. Projektet er støttet af Fonden for Velfærdsteknologi som et demonstrationsprojekt. Rambøll Management Consulting (herefter Rambøll) har udarbejdet en business case for projektet. Slagelse Kommune har stået for indsamlingen og kvalitetssikringen af data samt for at samle op på medarbejdernes oplevelser og implementeringsforløbet. Denne rapport præsenterer projektets økonomiske business case med udgangspunkt i en række tidsmålinger og økonomiske tal for blandt andet brugen af vikarer. Projektets økonomiske potentiale vurderes ved at sammenholde de forventede gevinster og udgifter. Projektets pengestrømme opstilles for en 5-årig periode, og en række økonomiske nøgletal opgøres, heriblandt tilbagebetalingstiden. Business case for Slagelse Kommune Potentialet for Slagelse Kommune er fundet ved at benytte resultaterne fra projektet, idet alle enheder i Slagelse Kommune undtagen Antvorskov har deltaget. I nedenstående tabel fremgår potentialet ved at indføre en fælles medarbejderpulje i Slagelse Kommune. Tabellen viser henholdsvis investeringsudgifter og pengestrømme samt nettonutidsværdien over 5 år i millioner kroner. Nettonutidsværdien er den samlede værdi i dag af alle pengestrømmene betragtet over en 5-årig periode, som er business casens horisont. Tabel 1.1: Økonomiske nøgletal ved en national implementering, mio. kr. Investeringsudgift år 0 (år 0) Pengestrømme pr. år (år 1-4) Pengestrømme Nettonutidsværdi over 5 år Tilbagebetalingstiden Slagelse 1,4-4,0-2,6-14,9 - (år) Tabel 1.1 viser, at Slagelse i år 0 vil have investeringsudgifter for ca. 1,4 mio. kr., og at de samlede pengestrømme vil være ca. -4 mio. kr. Tabellen viser endvidere, at der i hele perioden vil være en årlig negativ pengestrøm, som i år 1-4 er opgjort til ca. -2,6 mio. kr. Samlet set vil indførelsen af en fælles medarbejderpulje i Slagelse Kommune have en negativ gevinst på ca. 14,9 mio. kr. over en 5-årig periode. Det skal endvidere bemærkes, at tilbagebetalingstiden ikke kan opgøres, da der kan forventes en negativ pengestrøm i hele perioden. Den negative business case skyldes særligt, at forbruget af eksterne vikarer, modsat projektets intention, er steget. Generel effektivisering i ældreplejen i Slagelse Kommune Projektet har endvidere haft som mål, at der skulle skabes en generel effektivisering, forstået som en ændring i de samlede lønudgifter til de faste medarbejdere og til vikarer i forhold til den leverede service i form af henholdsvis borgere på plejecentre og visiterede timer på fritvalgsområdet. 1

5 Tabel 1.2 viser udgifterne i ældreplejen i Slagelse Kommune pr. borger (plejecenter) og pr. visiterede time (frit valg) i 2011 og 2012 samt udviklingen heri. Tabel 1.2: Udgifter pr. borger/visiterede time, 2012-priser (faste medarbejdere og vikarer) Område Udvikling 1 Udgifter pr. borger (plejecenter) kr kr. -1,4 % Udgifter pr. visiterede time (frit valg) 346 kr. 349 kr. 1,1 % Kilde: Slagelse Kommune samt egne beregninger Note: "1" et negativt tal indikerer en effektivisering, mens et positivt tal indikerer et øget forbrug pr. borger/visiterede time Som det fremgår af tabellen, er der sket en effektivisering på ca. 1,4 pct. på plejecentre, mens der på fritvalgsområdet er sket en forøgelse i prisen pr. visiteret time på ca. 1,1 pct. Det skal bemærkes, at opgørelsen kan blive påvirket af en lang række faktorer, der ligger uden for projektets rækkevidde, eksempelvis ændringer i den kommunale praksis i forhold til visitation af hjælp og generelle besparelser og effektiviseringer. Det skal således understreges, at det ikke er muligt at vurdere om ovenstående ændringer i pris pr. borger på plejecentrene eller pr. visiterede time skyldes projektet eller andre forhold i kommunen. 2

6 2. INDLEDNING Slagelse Kommune har i 2011 og 2012 etableret en fælles medarbejderpulje i kombination med en digital understøttelse af den daglige vikarplanlægning på ældreområdet. Formålet med projektet har været at demonstrere det arbejdsfrigørende potentiale i at samle vikarressourcerne i en fælles enhed kombineret med en mere hensigtsmæssig procedure for bestilling af vikarer. Projektet er støttet af Fonden for Velfærdsteknologi. Fonden for Velfærdsteknologi (tidligere ABT-fonden) blev oprettet i forbindelse med Finansloven for 2008, hvor der blev afsat 3 mia. kr. til medfinansiering af investeringer i arbejdskraftbesparende teknologi og nye arbejds- og organisationsformer, der skal frigøre ressourcer til borgernær service. Baggrunden for satsningen er den samfundsmæssige udvikling i Danmark over de næste årtier, hvor andelen af ældre vil stige i forhold til befolkningen i den arbejdsdygtige alder. I takt med at andelen af ældre stiger, og mange offentlige ansatte går på pension, står den offentlige sektor over for den udfordring i de kommende år, at færre medarbejdere skal levere mere omsorg og services til flere ældre. 2.1 Baggrunden for projektet Det kommunale ældreområde er karakteriseret ved, at der dagligt skal leveres en række ydelser til borgerne, som er afhængige af en konkret medarbejders tilstedeværelse, støtte og hjælp. Det er derfor helt centralt, at medarbejdernes sygemeldinger og fravær af andre årsager håndteres på en smidig måde, så serviceniveauet for borgerne opretholdes. Situationen forud for projektet har været karakteriseret ved, at planlæggerne og det administrative personale har brugt mange ressourcer på at planlægge, bestille, administrere og sætte vikarer ind i enhedens arbejdsgange. Indhentningen af vikarer er foregået manuelt ved, at den enkelte planlægger har vurderet situationen i enheden på den pågældende dag og derefter har ringet rundt til vikarer ud fra en lokal liste med mulige vikarer. Dette har været en tidskrævende opgave for planlæggerne. Herudover har der forud for projektet ikke har været en tværgående koordinering af ledig personalekapacitet på tværs af plejecentre og på tværs af enheder på fritvalgsområdet. Eventuel underkapacitet af medarbejdere i én enhed er ikke blevet koordineret med eventuel overkapacitet et andet sted. Den manglende tværgående koordinering og brug af kommunens egne ressourcer har ført til, at de enkelte enheder har indkøbt vikarer fra eksterne vikarbureauer. Denne situation er uhensigtsmæssig, dels fordi kommunen dermed ikke bruger dens egne ressourcer optimalt, og dels fordi eksterne vikarbureauer tager en højere timepris end kommunens egne ansatte. 2.2 Beskrivelse af projektet Med projektet er der indført en digital understøttelse af vikarplanlægningen. Planlæggerens opgaver består nu i at indtaste vikarbehovet, kompetencer og prioritet, hvorefter systemet vil finde og bestille de rette vikarer. Det er tanken, at denne digitale understøttelse skal gøre den daglige håndtering af vikarer lettere for både planlæggere og administrative medarbejdere og dermed frigøre ressourcer. Sammen med projektet er der ligeledes oprettet en fælles medarbejderpulje. Ideen med den fælles medarbejderpulje er, at man ønsker at samle noget af områdets personalekapacitet, således at der kan ske en mere hensigtsmæssig allokering mellem enheder, der har under- og overkapacitet. Ved at samle dele af personalekapaciteten i en fælles medarbejderpulje er det desuden tanken, at de enkelte enheder i større grad skal rekvirere vikarer fra denne pulje i stedet for at indkøbe eksterne vikarer. 3

7 Det er hensigten, at man med den fælles medarbejderpulje kan opnå en generel effektiviseringsgevinst, idet man undgår både overkapacitet og underkapacitet ved at sikre en mere optimal allokering af ressourcer til de enkelte enheder den pågældende dag. 4

8 3. EFFEKTERNE VED BRUGEN AF FÆLLES MEDARBEJER- PULJE I dette kapitel præsenteres resultaterne fra den gennemførte før- og eftermåling med henblik på at identificere effekterne af projektet. Effekterne vurderes på to dimensioner, hvor der er gennemført før- og eftermålinger: Tidsforbruget på planlægning og administration af vikartimer Antallet af vikartimer i kommunen Herudover er det medregnet at der som en del af projektet er overflyttet enkelte medarbejdere fra de lokale enheder til den fælles medarbejderpulje. Som fremhævet ovenfor er ideen, at man gennem den digitale understøttelse kan reducere tidsforbruget på planlægning og administration af vikartimer, ligesom det forventes, at man gennem den fælles medarbejderpulje kan få en mere hensigtsmæssig brug af vikarer, forstået som at man primært bruger kommunens interne vikarer fra den fælles medarbejderpulje i stedet for eksterne vikarer. Endelig forventes det, at projektet vil medfører, at udgifterne til det faste personale falder i de tre enheder, der har overflyttet medarbejdere til den fælles medarbejderpulje. Tidsforbruget til planlægning og administration af vikartimer er fastlagt gennem faktiske tidsmålinger henholdsvis før og efter introduktionen af den digitale understøttelse og den fælles medarbejderpulje. Opgaverne, der indgår i tidsmålingen, er fastlagt på en workshop, hvor alle de relevante medarbejderkategorier har deltaget. Selve målingen er gennemført over en periode på en uge for planlæggerne og 2 uger for det administrative personale. Medarbejderne har hver dag noteret på et fortrykt struktureret papirskema det samlede tidsforbrug til håndtering af vikarer, samt hvor mange timer og hvor mange vagter dette har omhandlet. Skemaerne er blevet kvalitetssikret af Slagelse Kommune, hvorefter de er blevet analyseret af Rambøll. Alle de relevante planlæggere og administrative medarbejdere i kommunen har deltaget i projektet, ligesom alle enhederne i Slagelse Kommune undtagen området Antvorskov indgår i analysen af udviklingen i brugen af vikarer samt i overflytningen af medarbejdere. Antallet af vikartimer er i førmålingen blevet indrapporteret af de enkelte enheder, mens opgørelsen i slutmålingen bygger på indrapporterede oplysninger fra enhederne sammenholdt med data fra det elektroniske bookingsystem. Se bilag 1 og 2 for en nærmere beskrivelse af metoden og fremgangsmåden. 3.1 Medarbejdernes tidsforbrug I dette afsnit sættes fokus på, hvorvidt projektet har ført til en ændring af tidsforbruget til håndtering af vikarer hos planlæggere og administrative medarbejdere. Den nedenstående tabel viser medarbejdernes tidsforbrug i minutter pr. planlagt vikartime i før- og slutmålingen samt ændringen mellem de to målinger. 5

9 Tabel 3.1: Medarbejders tidsforbrug pr. vikartime samt tidsfrigivelsen (min.) Førmåling Slutmåling Ændring 3 Planlæggere 1,7 1,3-0,4 Administrativt personale 1 0,3 0,3 0,1 Fælles medarbejderpulje Planlægger 1,1 0,5-0,6 Administrativt personale 2-0,1 0,1 Note: Antal timer - Førmåling: n(planlæggere)=2.330, n(adm. personale)=3.389, n(fælles medarbejderpulje)= Slutmåling: n(planlæggere)=1.517, n(adm. personale)=6.145, n(interne vikarkorps planlægger)=2.280, n(interne vikarkorps adm. personale)= "-" Angiver, at arbejdsgangen ikke fandt sted. "1" Tidsforbruget i før- og slutmålingen er forskelligt mellem de to målinger, men bliver pga. afrunding til 0,3 min. i begge målinger. "2" Arbejdsgangen for de administrative medarbejdere fandtes ikke i forbindelse med førmålingen. "3" Et negativt tal betyder en tidsfrigivelse. Som det fremgår af tabellen ovenfor, har medarbejdernes tidsforbrug pr. håndteret vikartime for de forskellige personalegrupper udviklet sig forskelligt. For planlæggerne ses det, at tidsforbruget er faldet, fra at der i gennemsnit blev brugt 1,7 minutter pr. vikartime i førmålingen, til at det ved slutmålingen nu tager 1,3 minutter pr. vikartime, der er blevet planlagt. Derimod har det administrative personale oplevet en lille stigning i tidsforbruget pr. vikartime på 0,1 min. Endvidere viser tabellen, at planlæggerne i den fælles medarbejderpulje bruger mindre tid pr. vikartime i slutmålingen. Som det fremgår af tabellen, er der i slutmålingen kommet en ny administrativ arbejdsproces i den fælles medarbejderpulje. Denne arbejdsproces består blandt andet i, at den fælles medarbejderpulje sender fakturaer for de interne vikarer til de enkelte enheder. Denne nye arbejdsopgave har en ganske lille stigning i tidsforbruget på 0,1 minutter pr. vikartime. For at beregne det samlede tidsforbrug på håndtering af vikarer ved henholdsvis før- og slutmålingen er det nødvendigt også at kende det samlede antal vikartimer, som planlæggere, administrativt personale og medarbejdere i den fælles medarbejderpulje håndterer. Da det samlede antal vikartimer afhænger af antallet af borgere/visiteret time, opgøres antallet af vikartimer i nedenstående tabel som antal vikartimer pr. borger/visiteret time. Den nedenstående tabel giver et overblik over antallet af vikartimer, der er blevet planlagt og håndteret pr. borger (for plejecentre) og pr. visiteret time (for frit valg). Antallet af vikartimer udregnes pr. borger og pr. visiteret time, da det kan forventes, at ændringer i det samlede plejebehov har betydning for antallet af vikartimer For medarbejderne i den fælles medarbejderpulje er det ikke muligt at afgøre, hvorvidt vikartimerne kan henføres til plejecentrene eller fritvalgsområdet. Det angivne antal af vikartimer er derfor udregnet som antallet af vikartimer pr. borger og visiteret time samlet set.

10 Tabel 3.2: Antallet af vikartimer pr. uge/måned pr. borger (plejecenter) og visiteret time (frit valg) Planlæggere (pr. uge) Førmåling Slutmåling Ændringen 3 Plejecentre 2,9 2,4-0,5 Frit valg 1 0,1 0,1-0,1 Administrativt personale (pr. måned) Plejecentre 1,2 8,4 7,2 Frit valg 0,1 0,1 0 Fælles medarbejderpulje (pr. uge) 2 Planlægger 0,1 0,1 0 Administrativt personale - 0,1 0,1 Note: "-" Angiver, at arbejdsgangen ikke fandt sted. "1" Antallet af vikartimer pr. visiteret time er mindre ved slutmålingen end førmålingen, men pga. afrunding bliver det 0,1. "2" Antallet af vikartimer er udregnet pr. borger og pr. visiteret time samlet set. "3" Et negativt tal betyder, at der håndteres færre vikartimer i slutmålingen end i førmålingen. For planlæggerne er antallet af vikartimer pr. borger og visiteret time faldet en smule, jf. Tabel 3.2. Hvor planlæggerne i førmålingen håndterede 2,9 vikartimer pr. uge pr. borger, er dette nu faldet til 2,4 vikartimer pr. uge pr. borger. For det administrative personale er antallet af vikartimer pr. borger på plejecentrene derimod vokset mellem de to målinger. Dette skyldes, at afløsertimerne forud for projektets opstart ikke blev faktureret, men blev udbetalt via afløsernes timesedler. Det administrative personale skulle derfor ikke håndtere disse timer under førmålingen, hvorimod dette har været tilfældet ved slutmålingen. Der er ingen ændring i antallet af vikartimer pr. uge pr. borger, som planlæggerne i den fælles medarbejderpulje håndterer. Som beskrevet ovenfor eksisterede den administrative funktion internt i den fælles medarbejderpulje ikke i førmålingen, hvorfor der har været en stigning i antallet af vikartimer, som de håndterer. 3.2 Brugen af vikarer Indførelsen af den digitale understøttelse og den fælles medarbejderpulje påvirker brugen af vikarer. Ideen er, at der skal bruges færre afløsere og eksterne vikarer, mens antallet af interne vikartimer forventes at vokse, idet man primært bruger kommunens egne interne vikarer fra den fælles medarbejderpulje. I førmålingen er brugen af vikarer opgjort for marts måned 2011, mens antallet af vikarer er opgjort for september måned 2012 i slutmålingen. Slagelse Kommune har vurderet, at de to måneder ligner hinanden i forhold til ferie og helligdage, hvorfor behovet for vikardækning burde være nogenlunde ens. Der er i forbindelse med det opgjorte timeantal foretaget en række korrektioner af data: Sygefraværet holdes konstant mellem de to målinger - Det er antaget, at 75 pct. af sygefraværet på fritvalgsområdet dækkes af vikarer - Det er antaget, at 20 pct. af sygefraværet på plejecentre dækkes af vikarer Der er korrigeret for ledige stillinger i førmålingen Der er korrigeret for, at der på tidspunktet for slutmålingen var to temadage i kommunen. For en nærmere beskrivelse af korrektionerne henvises til bilag 2. Det skal endvidere bemærkes, at plejecentrene i forbindelse med slutmålingen har oplyst, at de pga. manglende ressourcer har benyttet sig mindre af vikarer, end deres faktiske behov har været. Dette påvirker resultaterne således, at antallet af vikartimer i slutmålingen formentligt er undervurderet. Det er dog ikke muligt at opgøre størrelsen på dette, eller hvor meget det påvirker vurderingen af det økonomiske potentiale. 7

11 Tabellen nedenfor viser forbruget af vikarer i før- og slutmålingen pr. borger (plejecentre) og pr. visiteret time (frit valg). Af formidlingsmæssige årsager præsenteres resultaterne for fritvalgsområdet som antallet af vikartimer på 10 visiterede timer for at undgå meget små tal i tabellen. Tabel 3.3: Antallet af vikartimer pr. måned pr. borger (plejecentre) og pr. 10. visiterede time (frit valg) Afløsere Førmåling Slutmåling Ændringen Plejecentre 8,9 3,7-5,2 Frit valg 0,6 0,4-0,1 Interne vikarer Plejecentre 1,9 3,7 1,9 Frit valg 1 0,2 0,2 0,0 Eksterne vikarer Plejecentre 1,5 5,5 4,1 Frit valg 0,8 0,9 0,1 Note: I opgørelsen af antallet af vikartimer pr. borger på plejecentre er plejecenteret Lützenvejen udeladt, da der har været store fald i brugen af afløsere og vikarer, som ikke kan forklares. "1" antallet af interne vikartimer pr. visiteret time er positiv i begge målinger, men bliver 0 pga. afrunding. "2" Et negativt tal betyder, at der blev afholdt flere vikartimer pr. borger/visiteret timer i førmålingen end i slutmålingen. Som det fremgår af tabellen, er antallet af afløsertimer faldet fra 8,9 til 3,7 pr. borgere på plejecentrene, mens antallet er faldet fra 0,6 til 0,4 afløsertimer på fritvalgsområdet. Brugen af interne vikarer på plejecentrene er vokset fra ca. 1,9 time pr. borger pr. måned til ca. 3,7 timer pr. borger i slutmålingen. På fritvalgsområdet er antallet af interne vikartimer pr. visiteret time uændret mellem de to målinger. Endelig viser tabellen, at brugen af eksterne vikarer er vokset på såvel plejecentre som på frit valgs-området. På plejecentrene er der sket en eksplosiv stigning, mens antallet på frit valgsområdet er vokset marginalt. Timeprisen pr. vikartime er for såvel afløserne (172 kr.) som for de eksterne vikarer (281 kr.) uændret i de to målinger, mens timeprisen for de interne vikarer er vokset fra 151 kr. til 208 kr. Ifølge Slagelse Kommune afspejler denne stigning, at timeprisen for interne vikarer før projektet ikke var rentabel for kommunen, mens den nu er fastsat, så den dækker udgifterne i forbindelse med afholdelsen af vikartimen. Dette betyder, at der er indregnet udgifter til vikaren, det administrative personale samt til at dække udgifterne til it-systemet, der understøtter planlægningen. 3.3 Overflytning af medarbejdere til den fælles medarbejderpulje Det har været tanken, at alle enheder i Slagelse Kommune skulle overflytte medarbejderressourcer til den fælles medarbejderpulje, således at der gennem denne pulje kunne ske en mere hensigtsmæssig allokering af ressourcer. Slagelse Kommune oplyser dog, at det har vist sig vanskeligt umiddelbart at gennemføre denne ændring for alle enheder, hvorfor der kun er overflyttet syv medarbejdere. Overflytningen af medarbejdere betyder, at udgifterne til de faste medarbejdere falder. Dette indregnes derfor som en gevinst i business casen i de enheder, der har overflyttet medarbej- 8

12 dere til den fælles medarbejderpulje. Faldet i de faste udgifter modsvares delvist af stigningen i brugen af vikarer, som bliver indregnet som et øget forbrug. Tabel 3.4 viser antallet af medarbejdere, der er blevet overflyttet til den interne medarbejderpulje samt deres lønudgifter på årsbasis. Tabel 3.4: Overflytning af medarbejdere Område Antal medarbejdere Lønudgifter pr. medarbejder Samlet Kilde: Slagelse Kommune Note: Lønudgifterne er præsenteret uden overhead. I business casen indregnes endvidere et overhead på 20 pct. af medarbejdernes løn. Som det fremgår af tabellen, er der overflyttet syv medarbejdere til den interne medarbejderpulje, og lønudgifterne pr. medarbejder er kr. Det skal bemærkes, at der i business casen medregnes overhead på 20 pct. af medarbejdernes løn. 9

13 4. BUSINESS CASE FOR SLAGELSE KOMMUNE I dette kapitel præsenteres det økonomiske potentiale ved etableringen af en fælles intern medarbejderpulje i forbindelse med Slagelse Kommunes vikarplanlægning. Potentialet for Slagelse Kommune er estimeret på baggrund af resultaterne i forbindelse med det gennemførte projekt. Medarbejdernes tidsforbrug er i før- og slutmålingen blevet målt over en periode på én uge, mens brugen af vikarer er målt over en periode på én måned. Disse resultater generaliseres til årsniveau for at finde potentialet for Slagelse Kommune pr. år. Da de præsenterede resultater bygger på en generalisering af resultaterne fra en stikprøve (1 uge/måned), vil de præsenterede økonomiske konsekvenser være forbundet med en vis usikkerhed. Denne usikkerhed kan skyldes, at antallet af vikartimer i den målte periode (uge/måned) ikke er repræsentativ for hele året, samt at medarbejdernes tidsforbrug pr. vikartime afhænger af tidspunktet på året. Det er ikke muligt at vurdere den samlede størrelse af denne usikkerhed, eller i hvilken retning den påvirker resultaterne. Resultaterne skal derfor tolkes med forsigtighed og med øje for de bagvedliggende forudsætninger og antagelser. Den økonomiske gevinst i forbindelse med tidsfrigivelsen holdes op mod de øgede udgifter i forbindelse med investeringen og implementeringen af den ny tilgang. De økonomiske konsekvenser opstilles således, og projektets rentabilitet vurderes på baggrund af en række forskellige økonomiske nøgletal. Kapitlet er struktureret således, at afsnit 4.1 præsenterer de samlede tidsmæssige ændringer som følge af projektet, mens afsnit 4.2 præsenterer de økonomiske konsekvenser ved brugen af tilgangen. Endelig indeholder afsnit 4.3 en opgørelse af den samlede effektivisering (udgifter til fast personale og vikarer), som Slagelse Kommune har oplevet mellem 2011 og Effekter ved en digital understøttelse og en fælles medarbejderpulje I dette afsnit præsenteres effekterne på årsplan for Slagelse Kommune ved at indføre den fælles medarbejderpulje. Opregningsgrundlaget for business casen er antallet af borgere på plejecentre samt antallet af visiterede timer på frit valgs-området. For at finde potentialet ved at indføre den fælles medarbejderpulje er det derfor først nødvendigt at finde antallet af borgere på plejecentre samt antallet af visiterede timer på frit valgsområdet. Tabel 4.1 viser antallet af borgere på plejecentre samt antallet af visiterede timer pr. år i ældreplejen i Slagelse Kommune. Tabel 4.1: Antallet af borgere på plejecentre samt antal visiterede timer på fritvalgsområdet Regi Antal Antal borgere (plejecentre) 426 Antal visiterede timer pr. år (frit valg) Kilde: Slagelse Kommune. Oplysningerne for 2012 dækker over de faktiske tal i perioden januar-oktober, mens de for perioden oktober-december dækker over de forventede tal. Der er således ca. 416 borgere på plejecentre, mens der årligt er visiteret ca timers hjemmehjælp på frit valgs-området. 10 Ændring i medarbejdernes tidsforbrug Den samlede ændring i medarbejdernes tidsforbrug for planlæggerne, det administrative personale samt medarbejderne i den interne medarbejderpulje består af tre forskellige komponenter og kan estimeres ved hjælp af følgende formel:

14 æ. Den samlede tidsfrigivelse består af ændringen i tidsforbruget for planlæggerne æ, det administrative personale samt for den fælles medarbejderpulje.. For en nærmere beskrivelse af de enkelte dele henvises til bilag 2. Ændringen i medarbejdernes tidsforbrug i forbindelse med planlægning og administration af vikarer estimeres på baggrund af formlen ovenfor samt antallet af borgere på plejecentre og antallet af visiterede timer. Den årlige tidsfrigivelse for Slagelse Kommune fremgår af Tabel 4.2. Tabel 4.2: Tidsfrigivelse på Slagelse pr. år Medarbejderkategori Tidsfrigivelse (årsværk) Tidsfrigivelse (mio. kr.) Planlæggere 1,0 0,4 Administrativt personale -1,6-0,7 Fælles medarbejderpulje 0,4 0,2 Kilde: Slagelse Kommune samt egne beregninger. Som det fremgår af tabellen, er der en besparelse for planlæggerne (ca. 0,4 mio. kr.) og personalet i den fælles medarbejderpulje (ca. 0,2 mio. kr.), mens der er et øget forbrug for det administrative personale (0,7 mio. kr.). Samlet set viser tabellen, at indførelsen af den fælles medarbejderpulje har betydet et årligt merforbrug på ca kr. i forbindelse med medarbejdernes håndtering af vikartimer. Ændringen i brugen af vikarer Ændringen i brugen af vikarer estimeres på baggrund af følgende formel: ø ø - ø ø. ø ø.... ø.. ]*12 Hvor i=1 er plejecentre, og i=2 er frit valg. I formlen angiver endvidere antallet af timer, mens angiver timeprisen. Ændringen i de samlede udgifter til vikarer består af ændringen i udgifterne til afløsere på plejecentre og på frit valgs-området ø ø ø ø, til interne vikarer. ø ø... samt til eksterne vikarer. ø... De økonomiske effekter af ændringen i brugen af vikarer fremgår af nedenstående tabel. Tabel 4.3: Ændringen i brugen af vikarer pr. år Besparelse (mio. kr.) Afløsere 5,3 Interne vikarer -3,2 Eksterne vikarer -7,0 Samlet -4,8 Note: Pga. afrunding summere de enkelte poster ikke til det samlede beløb. 11

15 Tabellen viser, at forbruget af afløsere er faldet med ca. 5,3 mio. kr., mens brugen af interne vikarer og eksterne vikarer vokset med henholdsvis ca. 3,2 mio. kr. og ca. 7 mio. kr. Samlet set er udgifterne til vikarer således steget med knap 5 mio. kr. Endvidere fremgår det af tabellen, at det særligt er stigningen i udgifter til eksterne vikarer, der betyder, at man samlet set oplever stigende udgifter til vikarer. Overflytning af fast personale til den fælles medarbejderpulje Som beskrevet i afsnit 3.3 er der i Slagelse blevet overflyttet syv faste medarbejdere til den fælles medarbejderpulje. Tabel 4.4 indeholder antallet af medarbejdere, der overflyttes, samt lønbesparelsen. I estimeringen af medarbejdernes lønbesparelse er der lagt 20 pct. til overhead oveni medarbejdernes løn. Tabel 4.4: Overflytning af medarbejdere Antal medarbejdere der Samlede løn- og overheadbesparelse overflyttes (mio. kr.) Slagelse 7 2,4 Kilde: Slagelse Kommune samt egne beregninger. Note: I den samlede lønbesparelse er der tillagt 20 pct. oveni medarbejdernes løn i overhead. Den samlede lønbesparelse inkl. overhead for de syv medarbejdere, der overflyttes, er således estimeret til ca. 2,4 mio. kr. 4.2 De økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser ved at indføre tilgangen i Slagelse Kommune findes ved hjælp resultaterne fra afsnit 4.1 samt udgiftsoplysningerne fra projektet. De økonomiske konsekvenser opstilles som en udgiftsbaseret business case, og potentialet vurderes over en 5-årig periode. Det skal understreges, at tilgangen kan forventes at eksistere i længere tid end den 5-årige tidshorisont, hvorfor der kan forventes nogle økonomiske gevinster og udgifter udover den 5-årige periode. Usikkerheden ved disse gevinster og udgifter er imidlertid så store, at de ikke medtages i indeværende business case. 12

16 De økonomiske konsekvenser fremgår af Tabel 4.5. Tabel 4.5: Økonomiske konsekvenser (mio. kr.) År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 Udgifter Hardware og software 1 0,1 Tjenesteydelser ved implementeringen 2 0,4 Kursusaktiviteter 3 0,2 Årlig licensaftale med leverandør 4 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 Udgifter i alt 1,4 0,7 0,7 0,7 0,7 Gevinster Løn- og overheadbesparelser (planlæggere) 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 Løn- og overheadbesparelser (adm. personale) -0,7-0,7-0,7-0,7-0,7 Løn- og overheadbesparelser (fælles medarbejderpulje) 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 Afløsere 5,3 5,3 5,3 5,3 5,3 Interne vikarer -3,2-3,2 3,2-3,2-3,2 Eksterne vikarer -7,0-7,0-7,0-7,0-7,0 Overflytning af fast personale til det interne vikarkorps 2,4 2,4 2,4 2,4 2,4 Gevinster i alt -2,6-2,6-2,6-2,6-2,6 Pengestrømme total -4,0-3,3-3,3-3,3-3,3 Kilde: DST, Slagelse Kommune samt egne beregninger. Note: "1" Dækker over indkøb af Smart Assistent, som er opgjort til kr. "2" Dækker over rådgivning i implementeringsfasen samt indledende support og OPS-ressourceanalyse, som er opgjort til ca kr. "3" Dækker over kursusaktiviteter til medarbejderne, som er opgjort til ca kr. pr. medarbejder. "4" Dækker over licensaftale samt udgifter til SMS-gateaway. Licensudgifterne pr. medarbejder er opgjort til ca kr., mens udgifterne til SMS-gateaway er 65 øre pr. stk. Tabel 4.5 viser, at der i år 0 vil være en negativ pengestrøm på ca. -4 mio. kr. For Slagelse Kommune vil der i år 0 være udgifter på ca. 1,4 mio. kr. bestående af fire forskellige poster. Gevinsten i år 0 er opgjort til ca. -2,6 mio. kr. og består af syv poster. Endvidere viser tabellen, at der i årene 1-4 vil være et negativt afkast af indførelsen af den fælles medarbejderpulje på ca. 3,3 mio. kr. pr. år. Som fremhævet ovenfor skyldes dette særligt, at forbruget af eksterne vikarer er steget i forhold til førsituationen. I forbindelse implementeringen af tilgangen er der indkøbt hardware og software for ca. 0,1 mio. kr. Dette dækker over indkøb af en Smart Assistent, som bruges til brugervejledning. Den næste udgiftspost dækker tjenesteydelser i forbindelse med implementeringen, som er opgjort til ca. 0,4 mio. kr. Denne post indeholder udgifter til rådgivning i implementeringsfasen samt indledende support og OPS-ressourceanalyse. En række af de centrale medarbejdere skal trænes i brugen af teknologien. I Slagelse Kommune har 64 medarbejdere været på kursus, hvilket svarer til en udgift på ca. 0,2 mio. kr. Der er ikke indregnet udgifter til medarbejdernes lønninger, da kurserne foregår inden for medarbejderens normale arbejdstid. Medarbejderne er i projektet endvidere ikke blevet erstattet af vikarer, hvorfor der i business casen ikke er indregnet en udgift hertil. 13

17 Den sidste udgiftspost "årlig licensaftale med leverandør" er opgjort til ca. 0,7 mio. kr. Denne post består af såvel en række medarbejderlicenser samt udgifter i forbindelse med SMSgateaway. SMS-gateaway gør det muligt for medarbejderne at respondere på henvendelser fra den fælles medarbejderpulje via sms. I Slagelse Kommune har 200 medarbejdere fået en licens og behovet for SMS er estimeret til ca årligt De samlede gevinster består som beskrevet ovenfor af syv forskellige poster og er samlet set estimeret til ca. -2,6 mio. kr. årligt. Projektet medfører således, at Slagelse hvert år vil opleve en negativ gevinst ved at indføre den fælles medarbejderpulje. Tre af disse poster dækker løn- og overheadbesparelser for planlæggere, administrativt personale og den fælles medarbejderpulje. Løn- og overheadbesparelser for planlæggerne er estimeret til ca. 0,5 mio. kr., for det administrative personale ca. -0,7 mio. kr. samt for den fælles medarbejderpulje ca. 0,2 mio. kr. Disse besparelser afspejler ændringen i medarbejdernes tidsforbrug, jf. afsnit 3.1. Samlet set er der således et øget forbrug i forbindelse med medarbejdernes håndtering af vikartimer på ca kr. Brugen af vikarer er opdelt i brugen af afløsere, interne vikarer og eksterne vikarer. Som det fremgår af tabel 4.5, vil der for afløserne være en årlig besparelse på ca. 5,3 mio. kr., mens der er en øget udgift til de interne og eksterne vikarer på henholdsvis ca. 3,2 mio. og ca. 7 mio. kr. årligt. Den sidste indtægtspost består af den løn- og overheadbesparelse, der opnås ved overflytning af fast personale til den fælles medarbejderpulje. Denne post er estimeret til ca. 2,4 mio. kr. årligt for Slagelse Kommune. For at vurdere om implementeringen af tilgangen er rentabel, opstilles der nogle økonomiske nøgletal, jf. Tabel 4.6. De opstillede nøgletal er nutidsværdien ved implementeringen af den fælles medarbejderpulje og tilbagebetalingstiden. Nettonutidsværdien repræsenterer den samlede værdi i dag af de gevinster og udgifter, der vil være over en 5-årig periode. En positiv nettonutidsværdi svarer til, at projektet giver et overskud, mens en negativ nettonutidsværdi svarer til, at projektet giver underskud. Tabel 4.6: Økonomiske nøgletal Økonomiske nøgletal Nettonutidsværdi (NPV), mio. kr. -14,9 Tilbagebetalingstid i hele år - Note: Nettonutidsværdien er en metode til at finde værdien (i dag) af en række indtægter og udgifter, som falder på forskellige tidspunkter i fremtiden. Metoden tager således højde for udviklingen i inflationen. Tabellen viser, at projektets nettonutidsværdi er opgjort til ca. -14,9 mio. kr., hvilket betyder, at projektet ikke er økonomiske rentabelt at gennemføre. Tabellen viser endvidere, at tilbagebetalingstiden ikke kan udregnes, da pengestrømmene er negative hvert år. 4.3 Generelt effektiviseringspotentiale Projektet har haft som mål, at der skulle skabes en generel effektivisering, forstået som en ændring i de samlede lønudgifter til faste medarbejdere og til vikarer i forhold til antallet af borgere på plejecentre og antallet af visiterede timer på fritvalgsområdet. 14 Opgørelsen kan blive påvirket af en lang række faktorer, der ligger uden for projektets rækkevidde, eksempelvis ændringer i den kommunale praksis i forhold til visitation af hjælp og generelle besparelser og effektiviseringer. Det skal således understreges, at det ikke er muligt at vurdere, om nedenstående ændringer i pris pr. borger på plejecentrene eller pr. visiteret time skyldes projektet eller andre forhold i kommunen.

18 Tabel 4.7 indeholder oplysninger om antallet af borgere samt visiterede timer i 2011 og Der benyttes samlede tal for hele kalenderåret modsat de ovenstående resultater for business casen, der er baseret på en afgrænset måleperiode i hvert af de to år. Der benyttes samlede tal for kalenderåret her, idet der er tale om en række opgørelser, som Slagelse Kommune har haft mulighed for at foretage for hele kalenderåret. Tabel 4.7: Antal borgere (plejecentre) og visiterede timer (frit valg) Område Antal borgere (plejecentre) Antal visiterede timer (frit valg) Kilde: Slagelse Kommune Note: "1" Tallene for 2012 er opgjort pba. faktiske tal for perioden januar-oktober samt de forventede tal for novemberdecember. Antallet af borgere er vokset fra 2011 til 2012, mens antallet af visiterede timer er faldet, jf. Tabel 4.7. Tabel 4.8 viser udgifterne til plejepersonalet på plejecentrene og på frit valgs-området i 2011 og Tabel 4.8: Udgifter til plejepersonale, 2012-priser (faste medarbejdere og vikarer) Område Plejecentre kr kr. Frit valg kr kr. Kilde: Slagelse Kommune Note: "1" Tallene for 2012 er opgjort pba. faktiske tal for perioden januar-oktober samt de forventede tal for novemberdecember. Som det fremgår af tabellen, er udgifterne på plejecentre stort set ens i år 2011 og 2012, mens udgifterne på frit valgs-området er faldet med ca. 1 mio. kr. Ved at kombinere ovenstående to tabeller er det muligt at udregne prisen pr. borger (plejecentre) og pr. visiterede timer (frit valg). Resultaterne fremgår af Tabel 4.9. Tabel 4.9: Udgifter pr. borger/visiterede time, 2012-priser (faste medarbejdere og vikarer) Område Udvikling 1 Udgifter pr. borger (plejecenter) kr kr. -1,4 % Udgifter pr. visiteret time (frit valg) 346 kr. 349 kr. 1,1 % Kilde: Slagelse Kommune samt egne beregninger Note: "1" et negativt tal indikerer en effektivisering mens et positivt tal indikerer et øget forbrug pr. borger/visiterede time Som det fremgår af tabellen, har der været et fald i udgifter på ca. 1,4 pct. på plejecenterområdet, mens der på frit valgs-området er et øget forbrug på ca. 1,1 pct. 4.4 Slagelses Kommunens vurdering af potentialet På baggrund af projekterfaringerne er det Slagelse Kommunes klare opfattelse, at det er muligt at nedbringe forbruget af eksterne vikarer betydeligt. Det vil ske i forbindelse med, at planlæggerne opnår mere erfaring med den elektroniske bestilling i forhold til langtidsplanlægning. Samtidig mener Slagelse Kommune at en ny rammeaftale med FOA vil muliggøre brugen af decentrale ledige ressourcer, hvilket kan nedbringe brugen af eksterne vikarer yderligere. Slagelse kommuner oplyser endvidere, at erfaringerne fra projektet danner baggrund for en justering af puljestørrelsen for den fælles medarbejderpulje. Det vurderer kommunen kan medføre, at flere interne vikarer vil kunne tage de ledige vagter, hvor de i projektet blev taget af eksterne vikarer pga. puljen ikke havde den optimale kapacitet i forhold til efterspørgslen. 15

19 16 Slagelse Kommuner fremhæver endvidere, at stigningen i tidsforbruget for de administrative medarbejdere forventes nedbragt, da der som følge af projekterfaringerne skiftes til en anden leverandør af elektronisk bookingsystem. Det sker, da den nye leverandør kan sikre de relevante snitflader til kommunens eksisterende IT-systemer, hvilket er en forudsætning for de mest effektive arbejdsgange.

20 BILAG 1: PRÆSENTATION AF UNDERSØGELSESDESIGN Undersøgelsesdesignet består af en førmåling og en eftermåling. Førmålingen er foretaget i marts 2011, før den fælles medarbejderpulje blev introduceret. Eftermålingen er foretaget i september 2012, ca. 5 måneder efter systemet blev implementeret. Der indgår to komponenter i før- og eftermålingerne: Forbruget af vikarer Tidsforbruget på planlægning og administration af vikarer I det nedenstående gennemgås hver af disse to dele, samt hvordan målingen er gennemført. Forbruget af vikarer Hvert plejecenter og hver enhed på fritvalgsområdet har i forbindelse med både før- og eftermålingen opgjort deres samlede forbrug af vikarer i løbet af en måned. Hver enhed har opgjort både antallet af vikartimer og den gennemsnitlige timepris, man har betalt. Forbruget og timepriserne er delt op på følgende typer af vikarer: Afløsere Interne vikarer Eksterne vikarer. Afløsere kan eksempelvis dække over studerende eller ufaglærte. Interne vikarer dækker over kommunens egne vikarer. I eftermålingen dækker de interne vikarer særligt over de vikarer, der er tilknyttet den fælles medarbejderpulje. Eksterne vikarer er vikarer, der er rekvireret gennem eksterne private vikarfirmaer. Endelig kan det nævnes, at der også i Slagelse Kommune bruges FX (frivillige ekstravagter). Frivillige ekstravagter dækker eksempelvis over, at en medarbejder på et plejecenter tager en ekstravagt som vikar. De frivillige ekstravagter indgår ikke i business casen, da det er Slagelse Kommunes vurdering, at brugen af disse ikke har ændret sig. Endvidere er det ikke muligt at isolere udgiften til disse fra udgiften til det faste personale i forbindelse med førmålingen. Måling af tidsforbrug Der er gennemført en før- og eftermåling af tidsforbruget på en række forskellige opgaver, der bliver påvirket af indførslen af den nye fælles medarbejderpulje. Det drejer sig om følgende tre typer af opgaver: Planlægning af vikardækning Administrative opgaver ved vikardækning Opgaver i den fælles medarbejderpulje Forud for både før- og eftermålingen er der aftalt workshops med de involverede medarbejdere for at præcisere, hvordan målingen skal foretages, og hvilke delopgaver der ligger i de forskellige typer af opgaver. De nedenstående tre tabeller opsummerer, hvilke arbejdsgange der er indeholdt i de tre opgaver ved henholdsvis før- og eftermålingen. Arbejdsgangene er fastlagt på en workshop forud for henholdsvis førmålingen og eftermålingen. Der er afholdt en workshop forud for begge målinger, idet arbejdsgangene kan ændre sig mellem før- og eftermålingen som en konsekvens af projektet. 17

21 Tabel 4.10: Planlægning af vikardækning Førmåling - Vurdering af behov: Er der brug for en erstatning, herunder faglig vurdering af matchet mellem borgerens behov og medarbejdernes kompetencer. - Kontakt til andre koordinatorer. - Kontakt til timelønnede/studenter eller fast personale. - Hjælp til koordinatorkollegaer med planlægning. - Kontakt til internt afløserkorps. - Afklaring med internt afløserkorps, om der skal hentes eksterne vikarer. - Liste til weekendpersonale angående vikarer/afløsere, der kan bruges. - Revision af kørelister/arbejdsplaner pga. indhentning af vikarer. - Indberetning af afløsere/vikarer i vagtplan (KMD)/Uniq. - Langtidsplanlægning af afløsere/vikarer (4 uger frem, ikke sommerferieplanlægning). Eftermåling - Vurdering af behov: Er der brug for en erstatning, herunder faglig vurdering af matchet mellem borgerens behov og medarbejdernes kompetencer. - Kontakt til andre koordinatorer (vedrørende ledige ressourcer). - Kontakt til timelønnede/studenter eller fast personale ang. vikardækning, fx ved sygdom i weekenden. - Hjælp til koordinatorkollegaer med planlægning. - Elektronisk bestilling/booking af vikarer. - Telefon/mail kontakt til FMP. - Telefon/mail kontakt til eksterne bureauer. - Liste til weekendpersonale angående vikarer/afløsere, der kan bruges. - Revision af kørelister/arbejdsplaner pga. indhentning af vikarer. - Indberetning af afløsere/vikarer i vagtplan (KMD)/Uniq. - Langtidsplanlægning af afløsere/vikarer (4 uger frem, ikke sommerferieplanlægning). - Kontrol af regninger fra FMP. Tabel 4.11: Administrative opgaver ved vikardækning Førmåling - Søgning i lønsumssystem på navne. - Kontakt til centerkoordinator for kontrol. - Kontrol af posteringsbilag. - Betaling/kontrol af fakturaer til eksterne vikarer, herunder evt. kontakt til bureauer ved fejl. Eftermåling - Kontakt til koordinator for kontrol. - Kontrol af posteringsbilag. - Betaling/kontrol af fakturaer til interne vikarer, herunder evt. kontakt til FMP ved fejl. - Betaling/kontrol af fakturaer til eksterne vikarer, herunder evt. kontakt til eksterne bureauer ved fejl. 18

22 Tabel 4.12: Opgaver i den fælles medarbejderpulje Eftermåling - Modtagelse af bestillingen fra en af koordinatorerne. - Afklaring om timelønnede eller fastansatte kan tage vagt. - Kontakt til eksternt vikarbureau, - Tilbagemelding fra eksterne vikarbureau, - Tilbagemelding til bestiller ang. vikarer/ afløsere. - Administration af mail fra eksternt vikarbureau. - Indberetning af vikarer/afløsertimer til grupperne. - Øvrig kontakt til eksterne vikarbureauer (fx klager over vikarer). - Dialog med bestiller/administrativ medarbejder om vikarer/afløsere. - Posteringsbilag på kørsel. - Modtagelse af bestillingen fra en af koordinatorerne (pr. mail, telefon og elektronisk). - Afmelding af vagter, som er bestilt. - Afklaring om timelønnede eller fastansatte kan tage vagten. - Kontakt til eksternt vikarbureau. - Tilbagemelding fra eksterne vikarbureau. - Tilbagemelding til bestiller ang. vikarer/ afløsere. - Administration af mail fra eksternt vikarbureau. - Indberetning af vikarer/afløsertimer til grupperne. - Øvrig kontakt til eksterne vikarbureauer (fx klager over vikarer). - Dialog med bestiller/administrativ medarbejder om vikarer/afløsere (herunder afklaring af, om det er en ufaglært, som tager vagten i stedet, ris/ros). - Indtastning af vikarer i Uniq/KMD. - Fakturering til enheder. - Indberetning af kørsel. Gennemførelse og opfølgning på målingerne Førmålingen af tidsforbruget på arbejdsgangene er gennemført i slutningen af marts måned Eftermålingen er gennemført i slutningen af oktober Det er Slagelse Kommunes vurdering, at de to måneder overordnet set er sammenlignelige, hvad angår vikarbehov i forhold til eksempelvis afholdelsen af ferie og lignende. Før- og eftermålingen er gennemført på de samme dage i måneden, idet en række af opgaverne, særligt i forbindelse med administration af fakturaer og aflønning, har en månedlig cyklus. Eksempelvis er målingen af de administrative opgaver i begge målinger blevet foretaget fra den 23. til den 5. i den efterfølgende måned, idet hovedparten af månedens vikartimer her bliver faktureret. Målingen er planlægning af vikardækning er gennemført over fem hverdage i slutningen af måneden. Målingerne er gennemført ved, at Rambøll har sendt skemaerne til projektlederen fra Slagelse Kommune, der dernæst har fordelt skemaerne på de enkelte plejecentre og enheder. Slagelse Kommune har været ansvarlig for opfølgning på målingerne, efter at skemaerne fra de enkelte centre og enheder er samlet ind. Projektlederen fra Slagelse Kommune fremhæver at have brugt væsentlige ressourcer på at gennemgå og tjekke op på, at skemaerne er udfyldt meningsfuldt og korrekt. Antal medarbejdere og antal målinger Tabellen nedenfor viser antallet af medarbejdere, der har deltaget i henholdsvis før- og slutmålingen, samt antallet af vikartimer, de har håndteret. 19

23 Tabel 4.13: Antal medarbejder og antal målinger Antal medarbejdere Antal vikartimer håndteret Førmåling Slutmåling Førmåling Slutmåling Planlæggere Administrativt personale Fælles medarbejderpulje Planlægger Administrativt personale Total

24 BILAG 2: METODE OG FORUDSÆTNINGER I BEREGNINGER I dette bilag gives en mere uddybende præsentation af metoden og forudsætninger for beregningerne. Indledende bemærkninger Der er i forbindelse med etableringen af den fælles medarbejderpulje blevet overflyttet en række medarbejdere fra det faste personale til den fælles pulje for tre af kommunens distrikter. Disse distrikter vil opleve en reduktion i deres udgifter til det faste personale, som medregnes i business casen. Ændringen i håndteringen af vikartimer, brugen af vikarer samt overflyttelsen af personale danner tilsammen grundlag for beregningerne af den tidsmæssige og økonomiske besparelse, som implementeringen af teknologien har i Slagelse Kommune. Ændringerne i tidsforbruget og i brugen af vikarer estimeres på baggrund af en før- og slutmåling. Det skal bemærkes, at der ikke er overensstemmelse mellem det antal vikartimer, som planlæggerne og de administrative medarbejdere håndterer, og antallet af vikartimer, der er afholdt i før- og slutmålingen. Dette kan blandt andet skyldes, at ikke alle vikartimer planlægges, og at medarbejderne oftest håndterer de gennemførte vikartimer mere end én gang. Endelig er medarbejdernes tidsforbrug målt over en uge, mens antallet af afholdte vikartimer er opgjort for en hel måned. I forbindelse med opgørelsen af medarbejdernes tidsforbrug er antallet af vikartimer, som medarbejderne har oplyst, benyttet, mens der i opgørelsen af antal afholdte vikartimer er brugt de afholdte timer på månedsbasis. Ændringen i medarbejdernes tidsforbrug Medarbejdernes tidsforbrug samt antallet af vikartimer, som de håndterer, er i før- og i slutmålingen blevet registreret over én uge. I det efterfølgende præsenteres formlerne til estimering af ændringen af medarbejderens tidsforbrug pr. år i forbindelse med håndteringen af vikartimer. Planlægger Planlæggernes tidsforbrug er registreret over en periode på én uge. Det er i estimeringen af ændringen i planlæggernes tidsforbrug antaget, at tidsforbruget samt antallet af vikartimer, som de håndterer, er ens over hele året. Den samlede ændring i tidsforbruget pr. år for planlæggerne kan findes ved hjælp af følgende formel: æ æ ø æ ø æ æ *52 Hvor i=1 er plejecentre, og i=2 er frit valg. I formlen angiver endvidere antallet af vikartimer, mens angiver tidsforbruget pr. planlagt vikartime. Ændringen i tidsforbruget for planlæggerne kan således deles op i ændringen i tidsforbruget i forbindelse med vikartimer på plejecentre (i=1) og i forbindelse med vikartimer på fritvalgsområdet (i=2). 21

25 Det første led æ ø æ ø består af medarbejdernes tidsforbrug pr. planlagt vikartime æ ø samt antallet af vikartimer, som de planlægger pr. borger (plejecentre) og pr. visiteret time (frit valg) æ ø. Det andet led æ æ opfanger planlæggerne tidsforbrug i forbindelse med slutmålingen. Det er således antaget, at tidsforbruget pr. planlagt vikartime er ens på plejecentre og på fritvalgsområdet i de to målinger, men forskellig mellem målingerne. Leddet er antallet af borgere (plejecentre) samt antallet af visiterede timer pr. uge (frit valg). Endelig multipliceres tidsforbruget med 52 for at estimere ændringen i medarbejdernes tidsforbrug på årsplan. Det administrative personale Det administrative personales arbejde er placeret omkring den 1. i måneden, hvor der skal sendes fakturaer, kontrolleres posteringsbilag, etc. Det administrative personales tidsforbrug og antallet af vikartimer, som de håndterer, dækker således en hel måneds brug af vikarer. Den samlede ændring i tidsforbruget pr. år for det administrative personale kan estimeres ved hjælp af følgende formel: ø ø *12 Hvor i=1 er plejecentre, og i=2 er frit valg. Ændringen i tidsforbruget for det administrative personale kan således deles op i ændringen i tidsforbruget i forbindelse med vikartimer på plejecentre (i=1) og i forbindelse med vikartimer på fritvalgsområdet (i=2). Det første led ø ø består af medarbejdernes tidsforbrug pr. vikartime ø samt antallet af vikartimer pr. borger (plejecentre) og pr. visiteret time (frit valg) ø. Det andet led opfanger det administrative personales tidsforbrug i forbindelse med slutmålingen. Som for planlæggerne antages det, at medarbejdernes tidsforbrug pr. vikartime er ens, uanset om vikartimen afholdes på et plejecenter eller på fritvalgsområdet. Leddet er antallet af borgere (plejecentre) samt antallet af visiterede timer pr. uge (frit valg). Endelig multipliceres tidsforbruget med 12 for at estimere ændringen i medarbejdernes tidsforbrug på årsplan. Den fælles medarbejderpulje Den samlede ændring i tidsforbruget pr. år for medarbejderne i den fælles medarbejderpulje kan findes ved hjælp af følgende formel: ø ø *52 Hvor i=1 er planlægger, og i=2 er administrativt personale Ændringen i tidsforbruget for den fælles medarbejderpulje kan således deles op i ændringen i tidsforbruget i forbindelse planlægning (i=1) og i forbindelse med det administrative personale (i=2). Det første led ø ø består af medarbejdernes tidsforbrug pr. vikartime ø samt antallet af vikartimer pr. borger (plejecentre) og pr. visiteret time (frit valg) ø i førmålingen. 22