Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser

Transkript

1 Miljøstyrelsens Rammeaftale på affaldsfaglige konsulentydelser og -bistand Bilag 2: Retningslinjer for gennemførelse af Miniudbud Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser Side 1 af 6

2 Indholdsfortegnelse 1. Miniudbud Hvornår kan der anvendes Miniudbud? Indholdet af Miniudbudsmaterialet Tildelingskriterium Sådan gennemføres Miniudbud i praksis... 4 Side 2 af 6

3 1. Miniudbud 1.1. Hvornår kan der anvendes Miniudbud? Miljøstyrelsen har mulighed for at genåbne konkurrencen ved Miniudbud på Rammeaftalens Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser mellem de på denne Delaftale valgte Leverandører. Miljøstyrelsen kan ved gennemførelse af Miniudbud på Delaftale 5 anvende det miniudbudsmateriale, der er angivet i Bilag 3a Miniudbudsmateriale for denne Delaftale Indholdet af Miniudbudsmaterialet Miljøstyrelsen gennemfører Miniudbud på Rammeaftalens Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser ved at udfylde nedenstående miniudbudsmateriale, der fremsendes til Leverandørerne. Bilag nr. Bilagets navn Beskrivelse af bilagets indhold 3a Miniudbudsbetingelser Beskrivelse af betingelserne, hvorunder der skal afgives tilbud, herunder beskrivelse af det tildelingskriterium og vægtning, tidsfrister for modtagelse af tilbud, opfordringsskrivelse mv. Udfyldes af Kunden. 3 Leveringsaftale Indeholder projektbeskrivelse, baggrund og formål, tidsplan, konsulentbehov mv. (fremsend evt. som pdf ved miniudbud). 3b Leverandørens tilbud til konkret Projekt Udfyldes af Kunden. Skal ikke udfyldes af Leverandøren Beskrivelse (CV) af de(n) affaldsfaglig(e) konsulent(er), som tilbydes til løsning af de konkrete Projekt samt angivelse af timepriser. Udførelse af Leverandøren Tildelingskriterium Ved Miniudbud på Rammeaftalens Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser skal tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes med følgende underkriterier og vægtning: Underkriterium: Vægtning: Kvalitet % Pris % Side 3 af 6

4 Miljøstyrelsen skal fastlægge den præcise vægtning, som skal være gældende ved det enkelte miniudbud. Vægtning skal samlet summe op til 100 %, og skal være inden for de angivne spænd for hvert underkriterium Sådan gennemføres Miniudbud i praksis Miniudbud gennemføres som beskrevet neden for trin-for-trin. Gennemførelse af et Miniudbud indebærer, at tildeling af Leveringsaftalen til løsning af det konkrete Projekt inden for Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser bliver afgjort efter Miljøstyrelsens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsvurdering. Trin 1 Udarbejdelse af Projektbeskrivelse Miljøstyrelsen sikrer sig, at det konkrete Projekt er omfattet af Delaftalens anvendelsesområde, jf. Bilag 1 Kravspecifikation og anvendelsesområde for Delaftale 5. Miniudbuddet påbegyndes ved, at Miljøstyrelsen udfylder punktet Projektbeskrivelse med tilhørende underpunkter i Bilag 3 Leveringsaftale til Delaftale 5. Beskrivelse af det konkrete Projekt skal være så konkret og detaljeret, at Leverandørerne kan afgive et tilbud målrettet og dækkende for behovet. Desuden skal Miljøstyrelsen: Fastlægge budgetrammen for det konkrete Projekts udførelse Fastlægge evt. krav til konsulentkategori per konsulent Trin 2 Udarbejdelse af Miniudbudsmateriale Til brug for Miniudbuddet skal Miljøstyrelsen færdiggøre Miniudbudsmaterialet, som angivet i Bilag 3a Miniudbudsbetingelser. Tekst angivet i kursiv i Miniudbudsbetingelserne er vejledende tekst for Miljøstyrelsen, og skal slettes inden udsendelse af Miniudbudsmaterialet. Tekst angivet i med grøn markering er forslag til tekst. Miljøstyrelsen kan ændre / tilføje / slette i teksten. Felter markeret med [ ] skal udfyldes af Miljøstyrelsen. Miljøstyrelsen kan med fordel forud for fremsendelse af Miniudbudsmateriale advisere Leverandørerne omkring forestående Miniudbud, med en kort beskrivelse af det konkrete Projekts indhold, samt forventet tidspunkt for fremsendelse af det samlede Miniudbudsmateriale. Det bør i så fald tydeligt angives, at der alene er tale om en forudgående orientering, og ikke egentligt Miniudbud. Advisering skal i givet fald ske samtidigt til alle Leverandører på Delaftalen. Trin 3 Igangsættelse af Miniudbud Side 4 af 6

5 Når Miljøstyrelsen har udfyldt Miniudbudsmaterialet (Bilag 3 og Bilag 3a) indledes Miniudbuddet ved, at Kunden fremsender en enslydende skriftlig og samtidig opfordring til alle Leverandører på Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser om at afgive tilbud på det konkrete Projekt. Trin 4 Tilbud fra Leverandørerne Leverandørerne fremsender CV for de(n) tilbudte konsulent(er), samt udfylder prisskema og timeforbrug til udførelse af det konkrete Projekt. Prisskema og timeforbrug per konsulent summeres, og angiver således Leverandørens samlede tilbud til fast pris på løsning af det konkrete Projekt (Bilag 3b Leverandørens tilbud til konkret Projekt). Leverandørerne skal sikre, at angivne timepriser ikke overstiger de maksimale timepriser, der er budt ind med på Rammeaftalen, jf. Bilag 4a Timepriser og CV, samt at timepriser og timeforbrug samlet set ikke overstiger den fastsatte budgetramme fra Miljøstyrelsen til løsning af det konkrete Projekt. Tilbudsgiverne er forpligtede til i henhold til Rammeaftalen, loyalt at byde på alle afholdte Miniudbud. Leverandørernes tilbud skal bestå af: Følgebrev Udfyldt skema med angivelse af konsulent(er), samt timeforbrug og timepris per konsulent CV for hver tilbudt konsulent til løsning af det konkrete Projekt Leverandørernes tilbud sendes til Miljøstyrelsen inden for den af Miljøstyrelse angivne tidsfrist. Trin 5 Evaluering af tilbuddene Miljøstyrelsen evaluerer tilbuddene på baggrund af tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til de angivne underkriterier og vægtning, og de forhold som vægter positivt ved evalueringen af tilbuddene. Trin 6 Samtidig meddelelse om tildeling af Leveringsaftale Når Miljøstyrelsen har truffet afgørelse om, hvem Leveringsaftalen skal indgås med, orienteres Leverandørerne hurtigst muligt herom. Underretningen sker samtidigt til alle Leverandørerne ved e- mail. Underretningen skal angive en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, så det for forbigåede Leverandører fremstår klart, hvorfor det konkrete Projekt er tildelt til anden side. Såfremt Miljøstyrelsen vælger at afholde en frivillig stand still-periode, indebærer dette at Håndhævelseslovens frist for indgivelse af klager over et miniudbud på 30 kalenderdage regnet fra dagen efter underretningen begynder at løbe. Fristen begynder dog først at løbe, såfremt Side 5 af 6

6 Miljøstyrelsen samtidig har underrettet tilbudsgiverne, og i underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Afholdelse af en frivillig stand still-periode indebærer endvidere, af Leveringsaftalen i tilfælde af en klagesag ikke længere er omfattet af adgangen til at få erklæret Leveringsaftalen for uden virkning med en forpligtelse til at bringe Leveringsaftalen til ophør, jf. Håndhævelseslovens regler herom. Indgåelse af en Leveringsaftale sker, når Miljøstyrelsen og den Leverandør, der tildeles det konkrete Projekt, har underskrevet Leveringsaftalen (Bilag 3). Side 6 af 6