OPDATERINGSVEJLEDNING FOR AKC DECEMBER 2008

Transkript

1 OPDATERINGSVEJLEDNING FOR AKC DECEMBER 2008 Denne vejledning beskriver installation af opdatering, nyheder og ændringer som skal bruges fra og med 1. januar Det er derfor meget vigtigt at du får opdateret programmet inden du går i gang med 2009, og særligt inden medio januar, da tiendeoplysninger skal indberettes på en helt anden måde mere herom senere. FØR DU GÅR I GANG MED OPDATERINGEN er det vigtigt at: 1. Du har taget en sikkerhedskopi af dit AKC5 program (husk at programmet ikke må være åbnet når du gør det) 2. Du har gennemlæst denne vejledning og følger punkterne nøje NYHEDER OG RETTELSER 1. Under Finans/Rapporter/Periodisk/Momskontrolliste finder du en rapport, som Servicecentret skal have for at kunne beregne momsrefusionen. Udskriv og indsend denne når Servicecentret anmoder om det. Rapporten udskriver en form for balance, der for hver konto opsummerer hvor meget der er bogført på kontoen i alt, uden momskode og med beløb pr. momskode. 2. Fejlmeldingen om at der er bogført på fejlkonto ved bogføring af posteringer med momskode, er nu væk. 3. På Medlemskartoteket kan der under fanen nu angives et CVR-nummer, såfremt det er en registreret virksomheder der optræder som gavegiver. Der er et særskilt felt og der kan ikke samtidigt angives et CVR- og CPR-nummer. Ved indtastning foretages der checkcifferkontrol af, om CVR-nummer er korrekt. 4. Under Medlem/Rapporter/Tiende/Uden CPR/CVR kan der udskrives en liste over medlemmer hvorpå der ikke er angivet et CPR/CVR nummer (fra og med 2008 SKAL der angives CPR/CVR hvis man vil have fradrag for gaver også 8A). 5. Bundgrænsen for 8A (kr. 500) er fjernet, idet indberetning for bidrag under Apostolsk Kirke samles i én samlet indberetning (vi er i myndighedernes øjne én virksomhed/enhed). Derfor skal alle beløb uanset størrelse indberettes, idet gaver givet til andre apostolske menigheder eller direkte til Landskirken/Mission tælles med pr. CPR nummer og opsummeres før indberetning til Skat. 6. Tiendekvittering for forpligtelseserklæring kan ikke længere udskrives, da den ikke skal anvendes. I stedet er kontoudtoget ændret til også at omfatte hvad der er indberettet til Skat. 7. Efter ønske er der lavet en ny alternativ Stamdata liste: Medlem/Rapporter/Stamdata/Stamdata komprimeret.

2 8. Under Finans/Rapporter/Periodisk/Indberetningslog her kan der udskrives en liste over hvilket Transfer Id der er indsendt til Servicecentret. Gælder kun for indberetninger der er sendt efter opdatering til version Under Finans/Rapporter/Periodisk/Indberettede beløb kan der udskrives en liste for en givet Transfer Id, så man kan se hvilke tal der er indberettet pr. en given dato. 10. Medlemskontoudtog kan nu sendes direkte som 11. På medlemskontoudtog skrives der hvis der ikke er angivet CPR/CVR nummer på medlemmet. 12. Der kan ny (valgfrit) udskrives CPR nummer på kontoudtog (enten som fuldt CPR-nr. eller hvor de sidste 4 cifre er erstattet af XXXX). 13. Tiendekontraktens udseende og funktion er ændret. På Medlem/Kartotek under fanen Tiende kan det nu vælges om en tiendekontrakt automatisk udløber efter 10 år eller om den fortsætter ubegrænset ud over det 10. år, indtil den opsiges. 14. Der er rettet en lille fejl som kunne gøre, at der ved indtastning af et CPR-nummer blev udledt en forkert fødselsdato (f.eks xxxx blev fejlagtigt til 16/ i stedet for 16/1 1916). 15. Muligheden for at registeret tiendegæld via finanskladden er fjernet. Denne måde at styre tiendegæld på er ikke lovlig, idet der kun kan indberettes beløb der er forfaldne og indbetalt. Se mere under punkt 16 c. 16. MEGET VIGTIGT FOR TIENDEREGNSKAB: Tiendeafslutningsbilledet (Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (Multi) og Medlem/Kartotek/Tiende/Årsafslutning) har gennemgået en omfattende tilpasning og ændring: a. Hvis billedet vælges fra Medlem/Periodisk, kan det valgfrit vælges om man vil have sorteret linierne efter medlemsid, tiendenr, fornavn eller efternavn. b. Feltet Lønsum er blevet ændret til Pligtigt. I dette felt angives det beløb som medlemmet for indeværende år skal have indbetalt. Dette SKAL udfyldes, så det kan beregnes om forpligtelseserklæringen er opfyldt. c. Der er kommet et nyt felt Gæld primo. Dette indeholder hvad der måtte være af manglende indbetaling vedr. forpligtelseserklæring for forudgående år. Eksempel: Der er indbetalt kr i Der skulle være indbetalt for at forpligtelseserklæringen er opfyldt: I Pligtigt angives I Kontraktbeløb indtastes Dette giver et Overskud på Når Tiendeårskørlsen afvikles (Medlem/Periodisk/Årsafslutning) opdateres feltet Gæld Primo for 2009 med

3 Efterfølgende år (2009) er der indbetalt Der skal være indbetalt for at opfylder forpligtelseserklæringen: I Pligtigt angives I Kontraktbeløb vil der nu skulle stå (det pligtige beløb for 2009: gælden fra 2008 på 2.500). Der er så plads til en 8A kvittering på Dette kan ikke fraviges, da indbetalt beløb FØRST skal gå til at dække evt. gæld for forudgående år, dernæst det pligtige beløb for indeværende år og så først derefter kan der afsættes beløb til 8A kvittering. Er tilfældet at der for 2009 er indbetalt for lidt til at dække både gæld og pligtigt beløb, vil der blive dannet en primogæld for 2010 osv. Det skal gøres opmærksom på, at man KUN kan få gæld for manglende indbetaling vedr. en forpligtelseserklæring. Der kan IKKE udstedes 8A kvitteringer, hvis der ikke er indbetalt mere end til at dække evt. gæld + pligtigt beløb for året! d. Forklaring til de forskellige kolonner i skærmbilledet: i. Id: Medlemsnummer/id ii. Tiendenr: Medlemmets tiendekontraktnummer iii. År: Det kalenderår som tallene gælder for iv. Indbetalt: Det beløb som er indbetalt i året (totalt) v. Gæld primo: Gæld fra tidligere år vedr. forpligtigtelseserklæring. Dannes automatisk. Via knappen Gæld primo kan man dog lave en manuel rettelse af dette felt. Dette bør kun gøres efter nøje overvejelse, f.eks. hvis der sker en overflytning af et medlem fra en anden menighed og denne har en ubetalt gæld vedr. forpligtelseserklæring. Se nærmere sidst i dokumentet om åbning af 2008 for gæld. vi. Dokumentation: Angiv hvilken for dokumentation medlemmet har vist for at dokumentere hvilket beløb der skulle have været indbetalt ( Pligtigt ). vii. Pligtigt: Det beløb som medlemmet iht. ovenstående dokumentation burde have indbetalt for året. viii. 12 (kontrakt): Det beløb som der skal indberettes vedr. forpligtelseserklæring ix. 8A: Det beløb som skal indberettes vedr. gavekvittering. x. Overskud: Det overskud/underskud (hvis negativt) der er på årets indbetalinger. HVIS beløbet er positivt, kan det overføres til næste år som forudbetaling. xi. O: Betyder Overføres. Hvis feltet markeres, vil et evt. overskud blive overført til næste år som forudbetalt tiende. Vil på kontoudtoget for året stå som Overført til næste år og på efterfølgende års kontoudtog stå som Overført fra tidligere år xii. U: Betyder Udlæst. Kan ikke udfyldes manuelt. Angiver om tallene er udlæst og indsendt til Servicecentret (mhp. indberetning til Skat). Hvis der ændres i tallene efter at der er udlæst, vil markeringen blive fjernet og der skal laves en ny udlæsning (se senere om Udlæsning til Skat).

4 xiii. L: Betyder Lukket. Kan ikke udfyldes manuelt. Når du er sikker på at tallene er korrekt, klikker du på knappen Afslut år (skal gøres pr. linje!). Når du har lukket linien, vil dette felt være markeret for at angive, at du har låst linien, så den ikke tilfældigt rettes siden. Alle linier SKAL være lukket, før Årskørslen (Medlem/Periodisk/Årsafslutning) kan køres. En lukket periode kan dog Genåbnes (knappen af samme navn), så længe årskørslen ikke er foretaget. 17. MEGET VIGTIGT VEDR. TIENDE: Der kan når som helst udlæses indberetning vedr. 12 og 8A til Servicecentret. Det sker under Medlem/Periodisk/Indberetning til Skat. Når menupunkt aktiveres, spørges der, om der kun skal indsendes ikke tidligere indsendte tal, eller om der skal laves en total indberetning. Sidstnævnte bør kun køres efter aftale med Servicecentret. Når der udlæses, sker dette til en krypteret fil, som automatisk indsendes til Servicecentret via e- mail. Filen kan KUN læses af Servicecentret pga. krypteringen (aht. opfyldelse af lov om datasikkerhed for personfølsomme data). Filen udlæser alle tal hver gang. I Servicecentret sker der en opsamling og beregning af data, så der kun indberette rettelser, såfremt man herfra allerede har indsendt data til Skat. Altså: Sker der rettelser i det tal som skal indberettes til Skat, kan det fint lade sig gøre i AKC5, så længe der ikke er kørt Årsafslutning i medlemssystemet (Medlem/Periodisk/Årsafslutning). 18. Når der er indsendt indberetning af tiendetal til Servicecentret, kan dette dokumenteres under Medlem/Periodisk/Indberetningslog, Medlem/Rapporter/Tiende/Indberetningslog og Medlem/Kartotek/Tiende/Indberetningslog. 19. Når Årsafslutningen køres (Medlem/Periodisk/Årsafslutning) vil evt. gamle tiendeperioder blive tvangslukket, dvs. de vil ikke længere kunne redigeres/ændres. 20. Overflytningsproceduren er ændret markant. Under Medlem/Kartotek/Udskrifter/Overflytning sker der en udskrift af et overflytningsdokument. Er der beløb (kun vedr. forpligtelseserklæring) som skal overføres til en anden menighed (se retningslinier fra Servicecentret om dette), udskrives der en kvittering for indbetalt beløb, samt. evt. gæld. På medlemmet vil der så blive bogført en postering som angiver at beløbet er overført til anden menighed (kan ses på kontoudtog), således at der kun er evt. overskydende beløb vedr. 8A kvittering tilbage på medlemmet. Overflytning opdaterer automatisk Udmeldt datoen, samt evt. slutdato på forpligtelseserklæring. KORTFATTET PROCEDURE VEDR. ÅRSAFSLUTNING M.M. I TIENDESYSTEMET (Se i øvrigt vejledningen fra Servicecentret, som blev udleveret ved årets kassererkursus). 1. Sørg for at der er oprettet nye regnskabsperioder under Finans/Tilpasning/Perioder. 2. Udskriv en liste over dem der mangler CPR-nummer (se under Nyheder og Rettelser, punkt 4) og få opdateret dem som mangler at få angivet CPR-nummer.

5 3. For medlemmer der har gæld vedr. tidligere år som der ikke er udstedt forpligtelseskvittering for, læg denne ind under Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (Multi) via knappen Gæld primo. Er der gæld som der er udstedt kvittering for, må afvikling af denne gæld styres manuelt! 4. Kør Medlem/Periodisk/Tiendeafslutning (Multi) indtast beløb i Pligtigt for de medlemmer der har forpligtelseserklæring, angiv hvad der skal indberettes på 12 og 8A. 5. Senest 17. januar SKAL Servicecentret have din indberetning af tal til indberetning til Skat (Medlem/Periodisk/Indberetning til Skat). 6. Når dokumentation af det pligtige beløb er på plads, så luk tiendeperioden for medlemmet (Medlem/Tiendeafslutning (Multi) knappen Afslut år ). 7. Når alle er på plads, kør kørslen under punkt 5 igen, såfremt der er sket ændringer af tallene siden indsendelsen i januar. 8. Afslut tienderegnskabet endeligt med kørslen Medlem/Periodisk/Årsafslutning. INSTALLATION AF OPDATERINGEN 1. Har du husket at tage en backup/sikkerhedskopi af din AKC5?? 2. Hent filen på - der skal logges ind på siden med Brugernavn: akc5-bruger og password: khthkdsgl (kun små bogstaver). Nogen gang skal man prøve 2-3 gange før man bliver lukket ind. a. Klik på filen: AKC5120_Opdatering.EXE og vælg at Åbne filen 3. Klik på Næste indtil den kommer frem til hvor der spørges hvor opdateringen skal installeres. Den foreslår C:\AKC5. Ret dette hvis programmet er installeret i en anden mappe hos dig. 4. Klik Næste, hvorefter filerne installeres. 5. Klik på Færdig når installationen er færdig. 6. Start AKC5. Der spørges nu om databasen skal opdateres til version Svar JA til dette og opdateringen påbegyndes. 7. Når opdateringen af databasen er gennemført korrekt, spørges der om Regnskabet XXX skal opdateres til version Svar Ja til dette og opdateringen er nu færdig. 8. Hvis du har flere regnskaber, vil punkt 7 skulle gentages for hvert regnskab. Til sidst en lille vigtig ting: Hvis du ikke har et password/kodeord du skal indtaste når du starter AKC5, så bør du gøre dette, da vi lovgivningsmæssigt er forpligtede til at beskytte personfølsomme data så godt som muligt.

6 Har du ikke password på dit login til C5, så gør følgende: 1. Gå ind i C5 som bruger Admin. 2. Gå til Generelt/Tilpasning/Adgangskontrol/Brugere og grupper 3. Stil markøren på det login du har til AKC5 (ikke Supervisor) og tast Alt+P 4. Indtast det password du vil anvende og gentag indtastning i feltet Verifikation. 5. Klik Ok 6. Tast F3 og sig JA til at opdatere ændringerne. OBS! Vedr. password: 1. Sørg for at det er et password du kan huske 2. Brug ikke password som 1234, 9999, 1111, de sidste 4 cifre i dit personnummer, dine initialer, dit navn, kattens/hundens/konens/mandens/børnenes navn eller initialer, dit postnummer osv. Vælg hellere et tilfældigt password. Tag f.eks. din yndlingssalme og brug det første bogstav for hvert ord i en af linierne. F.eks. Din, din er æren, Guds opstandne Søn giver passwordet ddeægos. Brug selv din fantasi. Et password bør være mindst 6-8 tegn langt. (PS! Er der nogen der kan regne ud hvilken salme passwordet khthkdsgl kommer fra?) Er der spørgsmål til opdateringen af teknisk karakter, så skriv til: akc5@apostolic.dk Med venlig hilsen Arne Damkjer,