Holstebro Kommunes administration af ordninger med statsrefusion, medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud.

Transkript

1 Holstebro Kommunes administration af ordninger med statsrefusion, medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud Juni 2014

2

3 RAPPORT OM HOLSTEBRO KOMMUNE 1 Holstebro Kommunes administration af ordninger med statsrefusion, medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud Kontor: 1. kontor J.nr.: I. Indledning 1. Rigsrevisionen besøger hvert år et antal kommuner som led i revisionen af statens afregning af statsrefusion med kommunerne, jf. Rigsrevisorlovens 5 og 6. Rigsrevisionen har gennemgået Holstebro Kommunes administration af ordninger med statsrefusion i regnskabsåret Gennemgangen omfattede kommunens budgettering og administration i forbindelse med refusionshjemtagelsen for at vurdere, om kommunen har etableret en forvaltning, der er med til at sikre en tilfredsstillende administration af ordninger med statsrefusion. Vi gennemgik også resultaterne af den senest afrapporterede revision, som vedrørte Formålet var at vurdere, om revisionen af kommunens regnskab var udført i overensstemmelse med de statslige krav og god offentlig revisionsskik. Desuden var formålet at vurdere, om kommunen havde foretaget en tilstrækkelig og rettidig opfølgning på revisors bemærkninger og anbefalinger samt på ministeriernes decisionsskrivelser. Som led i en særskilt undersøgelse om finansieringsmodellen for forsikrede lediges arbejdsløshedsdagpenge (kommunal medfinansiering og beskæftigelsestilskud) har vi endvidere i år særligt haft fokus på kommunens administration af medfinansieringen af a- dagpenge, herunder kommunens budgettering og kontrol af udgifterne til medfinansiering og datagrundlag for beregningen af medfinansieringsbidraget for forsikrede ledige. I sammenhæng hermed drøftede Rigsrevisionen kommunens administration vedrørende beskæftigelsestilskuddet. 2. Rigsrevisionens rapport behandler følgende temaer: Afsnit II. Kommunens budgetteringsprocedure og refusionshjemtagelse Budgettering og budgetopfølgning Tilrettelæggelse af refusionshjemtagelsen Opfølgning på den udførte revision Afsnit III. Kommunens administration vedrørende forsikrede lediges arbejdsløshedsdagpenge Budgettering af medfinansieringsordningen Procedurer vedrørende medfinansieringsordningen Procedurer vedrørende beskæftigelsestilskuddet

4 2 II. Kommunens budgetteringsprocedure og refusionshjemtagelse 3. Rigsrevisionen gennemgik Holstebro kommunes budgetlægning og budgetopfølgning, procedurer for hjemtagelse af statsrefusionen, den seneste revisionsberetning om regnskabsåret 2012 og kommunens opfølgning herpå. Budgettering og budgetopfølgning 4. Holstebro Kommunes budget er baseret på pris- og mængdeforudsætninger, som forankres i historiske regnskabsdata sammenholdt med lokal viden om udviklingen i antal modtagere. Kommunen udarbejder månedlige budgetopfølgninger samt 3 større budgetopfølgninger i henholdsvis februar, maj og august, hvor der i den forbindelse foretages omprioriteringer og omplacering af midler. Derudover udarbejder kommunen en ½-års opgørelse efter krav fra Økonomi- og Indenrigsministeriet. Generelt er der indarbejdet et hierarki i forhold til tilpasning af bevillinger, som også afhænger af tidsperspektivet i forhold til lovændringer, og om man kan nå at få ændringerne med. Kommunen oplyste, at der generelt er mest fokus på at ramme rigtigt i forhold til budgettet, hvorfor det forventede regnskab er særligt i fokus. Forudsætninger bliver lagt og beskrevet på aktiviteterne, som videre medfører dialogmøder mellem den centrale økonomifunktion og de øvrige fagforvaltninger. I forhold til eventuelle budgetoverskridelser er der indarbejdet en trappemodel: 1. Tilpassede handlinger, 2. Omprioritering inden for egne områder, 3. Merbevilling. Kommunen oplyste, at budgettet sjældent genåbnes. 5. Rigsrevisionen vurderer, at kommunens procedurer for budgetlægning og budgetopfølgning generelt medvirker til at sikre et tilfredsstillende grundlag for refusionshjemtagelsen. Tilrettelæggelse af refusionshjemtagelsen 6. Holstebro Kommune har primært placeret opgaverne vedrørende hjemtagelse af statsrefusion i Social- og Beskæftigelsesforvaltningen (selve anmeldelsen af statsrefusionen), mens ansvaret for beregning af refusionen sker decentralt i de enkelte fagforvaltninger, der indmelder resultatet af beretningen til Social- og Beskæftigelsesforvaltningen. I Social- og Beskæftigelsesforvaltningen arbejder 1 medarbejder udelukkende med hjemtagelse af statsrefusion. Kommunen oplyste, at der desuden er en anden medarbejder, som tidligere har siddet med samme ansvarsområde i en årrække og derfor også har kendskab til området. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen ikke har nedskrevne forretningsgange for hjemtagelse af statsrefusion. Kommunen oplyste, at der er afrapporteret til kommunens revisor BDO, hvordan forretningsgange generelt er tilrettelagt. 7. Rigsrevisionen konstaterede, at kontrollen med refusionshjemtagelsen primært foretages i de enkelte fagforvaltninger og eventuelt i forbindelse med budgetopfølgningerne. Kommunen fører derfor ikke et ledelsesmæssigt tilsyn med selve anmeldelsen af refusionshjemtagelsen. Social- og Beskæftigelsesforvaltningen, som samler og anmelder refusionsanmodningerne, sammenligner generelt ikke med poster fra tidligere år, medmindre der er konstateret væsentlige udsving i budgetopfølgningen. 8. Kommunerne anmoder elektronisk om statsrefusion. Refusionssystemet indeholder et udsvingsbånd, der er en ramme for, hvornår kommunen skal afgive forklaringer på afvigelser i forhold til tidligere refusionsanmodninger. Hvis Holstebro Kommune konstaterer væsentlige afvigelser i forbruget, analyseres afvigelsen, og forklaringen noteres (som påkrævet) i refusionssystemet.

5 3 9. Rigsrevisionen vurderer, at kommunen i det væsentlige har tilrettelagt sin forvaltning på en måde, der medvirker til at sikre, at vilkårene for hjemtagelse af statsrefusion er opfyldt. Rigsrevisionen finder det dog sårbart, at kommunen ikke har skriftlige forretningsgange for refusionshjemtagelsen, selvom der er mere end 1 medarbejder, der har kendskab til procedurerne. Kommunen kan overveje, om der kan udbygges med skriftlig vejledning på området under hensyntagen til personafhængighed ved hjemtagelsen af refusion. Det er Rigsrevisionens opfattelse, at en beskrivelse af sagsgangene øger sikkerheden i opgaveløsningen og mindsker risikoen for fejl. Opfølgning på den udførte revision 10. Rigsrevisionen gennemgik de 2 revisionsberetninger for regnskabsåret 2012, kommunens opfølgning på revisionsberetningerne og revisors erklæringer på de enkelte refusionsopgørelser. 11. Rigsrevisionen konstaterede ved gennemgangen af revisionsberetningerne, at kommunens revisor ikke havde afgivet revisionsbemærkninger vedrørende regnskabsåret 2012, ligesom der heller ikke var revisionsbemærkninger til opfølgning fra tidligere år. På refusionsområdet vurderede kommunens revisor endvidere, at kommunen på refusionsområdet generelt har etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Endelig viste Rigsrevisionens gennemgang, at kommunen havde fremlagt revisionsberetningerne for kommunalbestyrelsen. 12. Rigsrevisionen vurderer, at Holstebro Kommune havde en tilfredsstillende opfølgning på den udførte revision vedrørende regnskabsåret III. Kommunens administration vedrørende forsikrede lediges arbejdsløshedsdagpenge 13. Rigsrevisionen gennemgik Holstebro Kommunes administration vedrørende henholdsvis medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud. Gennemgangen havde fokus på kommunens budgettering af medfinansieringsordningen samt procedurer vedrørende henholdsvis medfinansieringen og beskæftigelsestilskuddet. Budgettering af medfinansieringsordningen 14. Holstebro Kommune oplyste, at budgetteringen af medfinansieringen af dagpenge primært tager udgangspunkt i data for persontal og i mindre grad karensperioden. Der budgetteres altid i helårspersoner. Ved budgetopfølgning anvendes klassisk aktiveringsredskaber og aktiveringspriser samt ledighedstal. Procedurer vedrørende medfinansieringsordningen 15. Social- og Beskæftigelsesforvaltningen varetager opgaverne knyttet til økonomien og udviklingen heri i forbindelse med kommunens medfinansiering af dagpenge til forsikrede ledige. 16. Da kommunerne pr. 1. januar 2010 som noget nyt skulle medfinansiere udgifterne til arbejdsløshedsdagpenge, valgte Holstebro Kommune selv at påtage sig opgaven med beregning af kommunens medfinansiering. Sidenhen har Holstebro Kommune valgt SKS som dataleverandør til registrering af jobcenter-data, bl.a. fordi SKS kunne ændre deres kodning hurtigt. Medfinansieringen af dagpenge beregnes i SKS databehandlingssystem på grundlag af oplysninger om kommunens registreringer samt data fra a-kasser og CPR-

6 4 registret. Kommunen modtager månedligt lister fra SKS, men der er 1 måneds forsinkelse i forhold til medfinansieringsordningen. Kommunen har 1 medarbejder, som også har teknisk viden om beregning af kommunens medfinansiering, og medarbejderen er i dialog med SKS, når beregningerne skal justeres som følge af fx lovændringer. Kommunen finder, at den dermed har rimelig sikkerhed for, at selve beregningen er korrekt. Derfor foretager kommunen kun enkelte stikprøver i forbindelse med større ændringer, fx i forhold til ny lovgivning. Kommunen modtager lister fra SKS, men har ikke mulighed for at kontrollere datagrundlaget (a-kasse data). 17. De data, der ligger til grund for SKS beregning af kommunens medfinansiering, genereres både i Jobcenterets system og i a-kassernes it-systemer. A-kassernes sagsbehandling giver imidlertid mulighed for at ændre data løbende og bagudrettet, og sådanne dynamiske data medfører, at systemet ikke altid viser et korrekt øjebliksbillede af den lediges situation. Det var videre kommunens vurdering, at a-kassernes manglende transaktioner har væsentlig betydning for en dækkende kontrol af medfinansieringen, idet der dermed opstår forskydninger i den løbende afregning. Kommunen vurderede, at de store a-kasser mangler op til transaktioner pr. måned. Procedurer vedrørende beskæftigelsestilskuddet 18. Kommunerne bliver i et vist omfang kompenseret for medfinansieringen med beskæftigelsestilskuddet. Holstebro Kommune oplyste, at budgetteringen af beskæftigelsestilskuddet er vanskelig, da tilskuddet reguleres på baggrund af historiske data og ledighedsudviklingen i omkringliggende kommuner. Kommunen anvendte ikke KL s løbende prognoser for regulering af beskæftigelsestilskuddet i budgetteringen på området. Det var kommunens oplevelse, at KL s prognosemodel skyder forkert i forhold til aktiveringsdata, ledighedstal mv., og kommunen er blevet negativt overrasket over nogle af resultaterne i løbet af årene. Opfølgningen på beskæftigelsestilskuddet ligger centralt i Økonomiforvaltningen. Holstebro Kommune oplyste, at området budgetteres med et nul, dvs. at beskæftigelsestilskuddet og kommunens medfinansiering af dagpenge er af samme størrelse. Kommunen oplyste videre, at det ikke kan lade sig gøre at benytte tilskuddet som et aktivt styringsredskab pga. de løbende reguleringer. Kommunen oplevede, at problemet med modellen for netop Holstebro kommune har været, at det var en højkonjunktur, som lå til grund for modellens tilblivelse, ligesom karensperioden efterfølgende blev nedsat. Kommunen blev forholdsvis hårdt ramt af disse forhold, da jyske kommuner generelt bidrager til udligningen i de øvrige kommuner i Østdanmark. Efter indfasningen af karensperioden ændrede man udligningsmodellen fra en landsdelsmodel til en regional model med 8 landsdele, hvilket var på et tidspunkt, hvor Holstebro Kommune ellers mente, at man nu kunne hente en større gevinst ved landsdelsmodellen. En anden afledt uhensigtsmæssighed ved modellen var, at kommunen i flere år havde 30 mio. kr. stående vedrørende området, hvilket bevirkede, at kommunens likviditet var så god, at de ikke kunne låne. 19. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen generelt ikke vurderede at have behov for at foretage løbende kontroller af beregningsgrundlaget for medfinansieringsbidraget. Dette skyldtes, at kommunen pga. den tætte kontakt til databehandleren (SKS) stolede på, at beregningen var korrekt. Kommunens kontrol af medfinansieringsbidraget var dog begrænset af, at der var perioder med manglende a-kasse data i beregningsgrundlaget, og at der lø-

7 5 bende sker reguleringer af a-kassernes sagsoplysninger, der ligger til grund for medfinansieringen. 20. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunens egne vurderinger af vanskelighederne forbundet med sikker budgettering og prognosticering af beskæftigelsestilskuddet fremføres som en generel problematik i de kommuner, Rigsrevisionen har besøgt i forbindelse med undersøgelsen.