Bilag 1. Retningslinier for udbud og udlicitering i Randers Kommune.

Transkript

1 Bilag 1. Retningslinier for udbud og udlicitering i Randers Kommune. Byrådet d. 25. marts 2008

2 1. INDLEDNING FORMÅL MÅLSÆTNINGER FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSEN OVERVEJELSER FØR EN OPGAVE UDBYDES Opgavers egnethed til udbud VALG AF LEVERANDØR OG KRAVSPECIFIKATION Valg af leverandør Kravspecifikation OMKOSTNINGSKALKULATION VED KONTROLBUD Organisatoriske forhold KVALITETSOPFØLGNING BESLUTNINGSPROCEDUREN I FORBINDELSE MED UDBUD INDDRAGELSE AF MEDARBEJDERNE SÆRLIGE KONTRAKTVILKÅR Anvendelsen af sociale klausuler Anvendelsen af arbejdsklausuler Medarbejdernes retstilling...7

3 1. Indledning Ved ændringen af styrelseslovens 62, stk. 2 og 62 c, stk. 3 er kommunerne blevet forpligtet til at udarbejde en servicestrategi, der blandt andet skal indeholde kommunalbestyrelsens udbudspolitik. Reglerne herfor er uddybet i Vejledning nr. 54 af 28/06/2006 (Vejledning om servicestrategi og opfølgningsredegørelse). Kommunens udbudspolitik skal indeholde en beskrivelse af kommunens principper for: valg af leverandør, kravspecifikationer og betingelser ved udbud, omkostningskalkulation ved kontrolbud, kvalitetsopfølgning, efter hvilken procedure der træffes beslutning om udbud, hvordan personalet inddrages og anvendelse af sociale klausuler. Disse retningslinier omfatter udbud af kommunale driftsopgaver, som f.eks. renovation eller rengøring. 2. Formål Formålet med disse retningslinier for udbud er at give borgere, potentielle leverandører og medarbejdere et overblik over byrådets holdninger til, hvordan udbud skal gribes an. Dette skal sikre, at de konkrete udbud gennemføres på et kendt grundlag og dermed med de bedst mulige vilkår for, at udbudet kan gennemføres gnidningsløst og med det ønskede resultat til følge. Retningslinierne skal være med til at sikre, at konsekvenserne ved udbud og udlicitering er vurderet i hvert enkelt tilfælde. 3. Målsætninger for konkurrenceudsættelsen Randers Kommune har siden 2002 haft en andel af private leverandører på ca. 20 % - i 2006 var den på 20,4 %, mens landsgennemsnittet var på 20,1 % 1. Randers Kommune anvender udbud og konkurrenceudsættelse som et blandt flere midler for at sikre en fortsat effektivisering. Derfor genudbydes opgaver, der allerede er i udbud og der tages i øvrigt stilling fra sag til sag, om man ønsker at anvende udbud i yderligere omfang. Randers Kommune ser det ikke som et mål i sig selv, at opgaverne løses af private leverandører. 4. Overvejelser før en opgave udbydes En række af de kommunale opgaver er myndighedsopgaver, som ikke kan udliciteres med mindre, der er givet en særlig lovhjemmel. Dette drejer sig eksempelvis om udstedelse af byggetilladelser eller miljøgodkendelser. 1 I økonomiaftalen mellem regeringen og KL for 2007 og 2008 fremgår det, at andelen af kommunale opgaver som konkurrenceudsættes skal øges fra 20 % i 2006 til 25 % i Graden af konkurrenceudsættelse måles her via PLI (Privat Leverandør Indikator), som angiver hvor stor en andel af de kommunale opgaver, som løses af private leverandører.

4 Kommunen er ikke forpligtet til at udbyde de opgaver, der ikke er myndighedsopgaver og varetages af kommunalt personale. Der gælder ligeledes ingen udbudspligt for kommunen ved inddragelse af andre aktører i varetagelse af opgaver i henhold til lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Selv om der ikke er udbudspligt, vurderes det løbende om yderligere opgaver er egnet til udbud og om de varetages bedst og billigst af Randers Kommune eller af eksterne leverandører Opgavers egnethed til udbud. Særlige hensyn kan medføre at en opgave ikke er egnet til udbud. Ved overvejelse om udbud af kommunens opgaver skal der derfor ske en konkret vurdering af Strategiske hensyn: Kan den nødvendige ekspertise hos den kommunale institution opretholdes, herunder sikre den fornødne ekspertise til at fastholde og kontrollere kvaliteten i opgaveløsningen? Hvilke konsekvenser er der for andre afdelingers opgavevaretagelse, herunder om der er risiko for koordineringsproblemer? Kan der opnås sikkerhed for leverancer af den ønskede kvalitet, herunder varetagelse af særlige sikkerhedshensyn, eksempelvis om området har en beredskabsmæssig interesse for kommunen, f.eks. i forbindelse med større færdselsuheld eller katastrofesituationer? Markedssituationen: Findes der på markedet konkurrerende leverandører, der kan levere opgaven - således at der ikke opbygges monopoler, der vil medføre et afhængighedsforhold til leverandører? Økonomi: Er de administrative omkostninger ved en udbudsprocedure rimelige set i forhold til opgavens størrelse og den mulige effektiviseringsgevinst ved udbudet? Kan der laves en dækkende sammenligning af omkostninger ved egenproduktion i forhold til indhentede tilbud fra eksterne leverandører? Generelt: Findes der andre alternativer end udbud for at opnå en bedre kvalitet og effektivitet, f.eks. organisatoriske ændringer? hvilke sandsynlige konsekvenser vil en udlicitering have for medarbejdernes løn- og ansættelsesvilkår? Ovenstående for-analyse gør sig primært gældende, når en opgave skal udbydes for første gang. 5. Valg af leverandør og kravspecifikation Valg af leverandør. Udbudsbetingelserne skal afstemmes efter det konkrete udbuds art, kompleksitet og størrelse. Generelt gælder det at kriteriet for valg af tilbud er laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud.

5 Når kriteriet økonomisk mest fordelagtige anvendes, kan der lægges på en række elementer udover prisen, eksempelvis kvalitet, teknisk værdi, arbejdsmiljøforhold, leveringsfrist, personaleforhold o.l. I hvert enkelt udbud præciseres, hvordan kvalitet og pris vægtes som tildelingskriterier. Krav til tilbudsgiverne fastsættes konkret, men der vil typisk være tale om krav til f.eks. soliditet, dokumentation af relevante erfaringer, arbejdsmiljø, miljø, sociale klausuler og arbejdsklausuler Kravspecifikation. Udbudsmaterialet skal indeholde en fyldestgørende specifikation af den udbudte opgave, herunder skal man præcist have afklaret, hvilket kvalitets- og serviceniveau, der skal være på området. Kravspecifikationen skal laves, så udbudsforretningen kan gennemføres under størst mulig og gennemsigtig konkurrence, så potentielle tilbudsgivere har en realistisk mulighed for at byde og således at afgivne tilbud er sammenlignelige. 6. Omkostningskalkulation ved kontrolbud. Formålet med kontrolbud er at skabe grundlag for en vurdering af, om en opgave løses bedst i eget eller i eksternt regi. De kommunale ledere og medarbejdere skal opmuntres til at indgå i konkurrence med private leverandører. Derfor har afdelingerne som udgangspunkt altid ret og pligt til selv at byde på opgaver, de hidtil har varetaget. Hvis afdelingen ikke selv råder over den nødvendige ekspertise, skal den sikres konsulentbistand. Dette kan enten ske ved ekstern konsulentbistand eller via bistand fra stabsfunktionerne. Finansieringen af ekstern konsulentbistand sker som hovedregel i den forvaltning, der laver kontrolbuddet. Randers Kommune anvender Indenrigsministeriets Vejledning om omkostningskalkulationer, når der skal udarbejdes kontrol bud eller eget bud. Disse er beskrevet i Budget og regnskabssystem for kommuner, kapitel 9. Ved at anvende disse regler indregnes både de direkte og indirekte omkostninger i sammenligningen Organisatoriske forhold. Når kommunens kontrolbud skal bruges til en sammenligning med en ekstern tilbudsgivers tilbud, er det vigtigt at sørge for, at buddene bliver afgivet på et ensartet grundlag, og at der ikke tages usaglige hensyn ved sammenligningen. Der skal derfor foretages en ledelsesmæssig og regnskabsmæssig opdeling i funktionen som indkøber (ordregiver) og funktionen som udfører (tilbudsgiver) og således sikres, at alle relevante poster indgår i omkostningskalkulationen. Kommunen skal herved sikre, at de samme medarbejdere ikke deltager i udarbejdelsen af kontrolbuddet og i den efterfølgende vurdering af buddene. 2 Se også Indkøbs- og udbudspolitikken samt afsnit 10 i disse retningslinier.

6 Samtidig anbefales det, at der såfremt kommunen vælger fremover at udføre opgaven internt (in house) udarbejdes en intern samarbejdsaftale om udførelsen af opgaven, samt at det overvejes om der skal foretages en organisatorisk udskillelse af den vindende, interne enhed. 7. Kvalitetsopfølgning. Der skal i kontraktperioden ske en løbende opfølgning/ kontrol i fht. kontrakten, uanset om leverandøren er intern eller ekstern. Den konkrete procedure for opfølgning vil være afhængig af opgavetypen og skal derfor indgå som en del af udbudsmaterialet. For at minimere bureaukrati og ressourceforbrug skal kommunens opfølgning suppleres med leverandørens egenkontrol. Randers Kommune ønsker at kontrollen foregår i et samarbejde og en konstruktiv dialog med leverandøren, og at brugerne i videst muligt omfang inddrages i opfølgningen, f.eks. igennem brugerundersøgelser. 8. Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud. Det er byrådet der beslutter, hvorvidt en opgave skal udbydes. Når en opgave udbydes, skal udbudsmaterialet (kravspecifikationen) samt valg af leverandør altid behandles i fagudvalget. Udbudsmaterialet og valg af leverandør ved større udbud (defineret ud fra enten økonomi og/ eller politisk interesse, f.eks. førstegangsudbud) behandles også i økonomiudvalget og byrådet. 9. Inddragelse af medarbejderne. Hver gang en kommunal driftsopgave skal udbydes, fastlægges der en procedure, der sikrer at både modtagerne af de pågældende ydelser og det berørte personale inddrages i drøftelsen af udbuddet. Personaleinddragelsen skal ske i henhold til protokollatet mellem KTO og KL, der forpligter kommunen til at sikre og gennemføre løbende medarbejderinddragelse med større omstillingsprojekter, herunder udlicitering. Personalet skal inddrages så tidligt som muligt i processen, allerede når udbuddet påtænkes. Inddragelsen sker bl.a. ved forelæggelse for og drøftelse i de(t) lokale medudvalg, hvor medarbejdere bliver berørt. Desuden skal samtlige berørte medarbejdere løbende holdes orienteret om drøftelser og beslutninger i forbindelse med det konkrete udbud. Den forvaltning, der er bestiller er ansvarlig for at orientere den forvaltning, der udfører opgaven om det påtænkte udbud. 10. Særlige kontraktvilkår. Leverandøren skal forpligte sig til at udvise et socialt ansvar, som skal svare til de politikker, der er gældende i Randers Kommune. Som udgangspunkt skal det derfor konkret indarbejdes i kravspecifikationen, at Randers Kommune forlanger, at de krav, som kommunen stiller til sig selv, skal opfyldes af leverandører.

7 10.1. Anvendelsen af sociale klausuler. Randers Kommune går ind for, at der anvendes sociale klausuler ved udbud - hvor det er muligt og hensigtsmæssigt. Visse områder er dog reguleret af lovgivningen på en sådan måde, at der ikke lovligt kan stilles sociale krav til leverandørerne. Hvilke sociale klausuler det er relevant at inddrage, tages der stilling til i det konkrete tilfælde. Ved brug af sociale klausuler skal det fremgå af udbudsmaterialet, at den der vinder udbuddet påtager sig en nærmer angivet social forpligtelse. En social klausul kan alene anvendes som et kontraktvilkår. Det kan f.eks. være et krav om: ansætte et antal/ en andel medarbejdere på særlige vilkår ansætte et antal/ en andel medarbejdere med en vis ledighedsperiode ansætte et antal/ en andel medarbejdere fra særlige grupper en etnisk ligestillingspolitik, en personalepolitik en arbejdsmiljøpolitik Anvendelsen af arbejdsklausuler. En arbejdsklausul skal forstås som en bestemmelse om, at den valgte leverandør og dennes underleverandører skal sikre sine medarbejdere løn- og arbejdsvilkår, der mindst svarer til det, der er aftalt i de danske overenskomster. En arbejdsklausul kan alene anvendes som et kontraktvilkår. Det skal indarbejdes i kontrakterne, at danske overenskomstforhold skal overholdes, når betingelserne for at anvende arbejdsklausuler er opfyldte betingelserne er bl.a. at klausulen skal være både relevant og proportional i forhold til den opgave der udbydes. Det er direktionen, der foretager den konkrete vurdering af, hvor betingelserne er opfyldt Medarbejdernes retstilling. Lov om virksomhedsoverdragelse skal finde anvendelse i forbindelse med førstegangsudbud. Dette indebærer, at udbudsvinderen umiddelbart indtræder i de rettigheder og pligter, der bestod på overdragelsestidspunktet. Randers Kommune sikrer de berørte medarbejdere yderligere ved, at der som kontraktvilkår stilles krav om, at medarbejdernes hidtidige løn- og ansættelsesvilkår opretholdes i hele kontraktperioden. Disse bestemmelser gælder alle de direkte berørte medarbejdere, altså dem der før udbuddet udfører opgaven i Randers Kommune og som overdrages til udbudsvinderen.