Digitalisering af arkiv, spørgsmål - svar

Transkript

1 Digitalisering af arkiv, spørgsmål - svar ID Spørgsmål, Leverandør Svar, Københavns Brandvæsen 1 Vil besvarelsen ske løbende? Vi stiller dette spørgsmål, fordi vi ofte har oplevet, at en besvarelse ofte kan give anledning til at stille nye spørgsmål Ja, besvarelse vil ske løbende jvf. endvidere de frister, der er angivet i udbudsmaterialet for afgivelse af spørgsmål og svar. 2 I kravspecifikationen punkt 3 Klargøring til scanning står der, at Københavns Brandvæsen selv sorterer sagerne i 4 hovedkategorier. Betyder det, at dokumenterne skal indscannes i den rækkefølge som de forefindes i, når vi modtager dem? 3 I udbudsmaterialet fremgår det ikke, at der skal foreligge et eksempel på en prøvescannet byggesag. Er det korrekt forstået, at Københavns Brandvæsen ikke ønsker at få prøvescannet en byggesag? 4 Vi vil gerne lave en samlet løsningsbeskrivelse, som besvarer de enkelte krav fra kravspecifikationen. Er det i orden, at besvarelsen foregår på denne måde, og at vi derfor udfylder kravspecifikationen, som vist i eksemplet: Det er en fejl i Bilag 1 kravspecifikation. Der er 5 kategorier, jf. også bilag 1 a. En sag vil være sorteret i en række omslag. I omslagene vil være et eller flere dokumenter. Dokumenter samlet med clips skal scannes til én fil. Ved scanning til én fil, skal de enkelte sider scannes i den rækkefølge de er clipset sammen. Københavns Brandvæsen ønsker adgang til eksempler på indscannede dokumenter, der afspejler de krav, som er specificeret i kravspecifikationen. Det fremgår af pkt. 6, Bilag 1 kravspecifikation. Det er ikke en byggesag fra Københavns Brandvæsen, der skal ligge til grund for disse eksempler. Nej. Bilag 1 kravspecifikation, skal udfyldes af leverandøren med fyldestgørende svar. Yderligere beskrivelser kan vedlægges som bilag.

2 5 For at være sikker på, at vi får uploadet alle de bilag, som kræves forespørger vi hermed, om det er korrekt forstået at følgende udfyldte bilag (og ikke andre) skal uploades til Mercell: Bilag A - Tro og Love erklæring Bilag B- Udfyldt nøgletalsformular Bilag D-Referenceliste (de sidste 3 år) Bilag 1 -Udfyldt kravspecifikation Bilag 2- Tids og betalingsplan Bilag 3- Københavns Brandvæsen leverancer og samarbejdsaftale Bilag 4- Driftsaftale Bilag 6 Licensbetingelser Bilag 8- Dokumentation Udbudsbetingelser (med de forskellige priser) Oplysning om, hvad der ønskes undtaget aktindsigt (pkt 18 udbudsbetingelser) Løsningsbeskrivelse fra leverandøren (i henhold til spørgsmål 1.3) 6 I bilag 2 Tids- og Betalingsplan punkt 2.3 skal der indføres et månedligt beløb for vedligehold af løsningen. Er det korrekt forstået at dette beløb er månedlig betaling for vedligeholdelse, når løsningen hostes hos Københavns Brandvæsen? 7 I bilag 2 Tids- og Betalingsplan punkt 2.6 Ophørsydelser henvises til kontraktens afsnit 28, skal dette ikke rettes til afsnit 29? Samtidig henvises under ophørsydelser til "en betaling jf. dette bilags afsnit 2.4" Menes der ikke afsnit 2.5? 8 Skal udbudsbetingelser med de forskellige priser uploades til Mercell under fanen "Dokumenter" Følgende bilag skal udloades til Mercell: Kontrakt Udbudsbetingelser Bilag A - Tro og Love erklæring Bilag B - Udfyldt nøgletalsformular Bilag C - Tro og love erklæring om virksomhedens økonomiske situation Bilag D - Referenceliste (de sidste 3 år) Bilag 1 - Udfyldt kravspecifikation Bilag 2 - Tids og betalingsplan Bilag 3 - Københavns Brandvæsen leverancer og samarbejdsaftale Bilag 4 - Driftsaftale Bilag 6 - Licensbetingelser Bilag 8 - Dokumentation Bilag 11 - Kontraktbilag om sociale og etiske hensyn Mht. den nævnte 'Løsningsbeskrivelse fra leverandøren' henvises der til svar på spørgsmål 1.4. Københavns Brandvæsen går ud fra, at tilbudsgiver mener spørgsmål 1.4, ellers opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål på ny. Københavns Brandvæsen gør opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at alle nødvendige oplysninger afgives og alle nødvendige bilag afleveres. Det er korrekt at dette beløb er ved hosting hos Københavns Brandvæsen. Bemærk dog at afsnit 2.4 Drift, ikke inkluderer Vedligehold, som også fremgår af prisskemaet i udbudsbetingelserne. Det er korrekt at henvisning i punkt 2.6 bilag 2 Tidsog Betalingsplan vedrører afsnit 29 i kontrakten. Under samme punkt og bilag. Det er korrekt at henvisningen er til afsnit 2.5 og ikke 2.4 Jævnfør svar på spørgsmål ID5 indgår udbudsbetingelserne blandt de bilag, der skal uploades til Mercell 9 I bilag 2 Tids- og Betalingsplan punkt 2.1 henvises der til, Nej, det er ikke korrekt forstået. Jævnfør punkt 2 i at "leverancevederlaget fremgår af leverandørens tilbud". Tids- og Betalingsplan omfatter Er det korrekt forstået, at det leverancevederlag der leverancevederlaget de opstillede krav i Bilag 1 henvises til er totalbeløbet fra det første skema i kravspecifikation. Leverancevederlaget er eksklusiv udbudsbetingelserne (hvor Københavns Brandvæsen selv drift og vedligehold. hoster løsningen

3 10 I Bilag 1 Kravspecifikation pkt. 6 fremgår det, at Københavns Brandvæsen ønsker adgang til et eller flere eksempler på scanning i den efterspurgte kvalitet. Hvor skal vi beskrive, hvordan Københavns Brandvæsen får denne adgang? Er det i orden, at vi under fanen Dokumenter uploader et dokument med titlen Københavns Brandvæsens adgang til scanningseksempler? 11 I bilag 2 Tids- og Betalingsplan punkt 2.1 henvises der til, at leverancevederlaget fremgår af leverandørens tilbud. Er det korrekt forstået at det leverancevederlag der henvises til er prisen fra det første felt Summen af leverancevederlag i det første skema i udbudsbetingelserne på side 6 øverst.? Altså prisen, hvor Københavns Brandvæsen hoster løsningen ekskl. vedligeholdelsesvederlag, konsulenttimepris og driftsvederlag? Ja, det er i orden, så længe dokumentet indeholder links til de relevante eksempler. Nej. Leverancevederlaget er det samme beløb uanset om løsningen hostes hos Københavns Brandvæsen eller hos leverandøren, da det er eksklusiv vedligehold og drift. Bilag 2 Tids- og Betalingsplan punkt 2.1, "Leverancevederlaget fremgår af leverandørens tilbud". Denne tabel beskriver betalingsplanen for projektet. "Det samlede leverancevederlag", modsvarer 1. række i begge tabeller side 6 i udbudsbetingelserne, "Summen af leverancevederlag". 12 1) Københavns Brandvæsen bedes oplyse, om forbehold Kontraktens punkt 12 indledes med "Såfremt andet for kontraktens punkt 12 (ejendoms- og brugsret) vil blive ikke er konkret og skriftligt aftalt". Dermed har betragtet som et forbehold for en grundlæggende leverandøren mulighed for at angive sine bestemmelse (jf. udbudsbetingelserne punkt 14), hvis licensbetingelser, og det er ikke et forbehold for en forbeholdet omfatter, at Københavns Brandvæsen ikke får grundlæggende bestemmelse jf. adgang til kildekode til specialudviklet udbudsbetingelserne punkt 14 Forbehold, så længe programmel/rettigheder der skabes ved kontraktens det kun vedrører adgangen til kildekode. Forbehold opfyldelse, og derved at Københavns Brandvæsen ikke vil blive kapitaliseret jf. også Udbudsbetingelserne kan ændre i kildekoden? punkt 14 Forbehold. Såfremt der tages forbehold for adgang til kildekode, så skal kildekode deponeres og vedligeholdes på et forud aftalt sted, og udlevereres i tilfælde af tilbudsgivers betalingsstandsning. Detaljerne heri afklares ved indgåelse af kontrakt. 13 2) Københavns Brandvæsen bedes oplyse, om forbehold for kontraktens punkt 12 (ejendoms- og brugsret) vil blive betragtet som et forbehold for en grundlæggende bestemmelse (jf. udbudsbetingelserne punkt 14), hvis forbeholdet omfatter, at kontraktens punkt 12, sidste afsnit fraviges sådan, at Københavns Brandvæsen ikke får adgang til kildekode og ikke tillades reverse engineering eller anden handling, som kan frembringe kildekoden til standardprogrammel, og at standardprogrammel dermed ikke af Københavns Brandvæsen kan tilpasses eller udvikles af Københavns Brandvæsen? Kontraktens punkt 12 indledes med "Såfremt andet ikke er konkret og skriftligt aftalt". Dermed har leverandøren mulighed for at angive sine licensbetingelser. Kontraktens punkt 12 sidste afsnit. Tilbudsgiver kan specificere, at "Tilpasse" ikke omfatter kildekode, jf. også svar på ID12. Forbehold vil blive kapitaliseret jf. også Udbudsbetingelserne punkt 14 Forbehold.

4 14 3) Københavns Brandvæsen bedes oplyse nærmere, hvordan bilag 6, punkt 3 skal besvares, eventuelt med en eksemplificering. I bilagets punkt 2.1 og 2.2 angives de licensvilkår, der indeholder den meddelte brugsret. Herudover indeholder kontraktens punkt 12 en regulering om rettigheder. Ud fra en almindelig licenstankegang, er det indeholdte i licensvilkårene dermed den tilladte brug, mens licenstager ikke må foretage sig handlinger/disponere over det licenserede programmel på anden vis. Oplistningen i licensvilkårene er dermed en positiv afgrænsning, om end der kan være eksempler på ikke-tilladt brug. Punkt 3 forekommer dermed ikke helt klar for tilbudsgiver vil det eksempelvis være en fyldestgørende besvarelse at angive, at Københavns Brandvæsen er begrænset i sin brug af programmel på en sådan måde, at enhver brug, der ikke er tilladt i henhold til licensbetingelserne, jf. bilag 6, punkt 2.1. og 2.2, skal anses for en begrænsning for Københavns Brandvæsen.? Nej, det vil ikke være en fyldestgørende besvarelse at angive, at Københavns Brandvæsen er begrænset i sin brug af programmel på en sådan måde, at enhver brug, der ikke er tilladt i henhold til licensbetingelserne, jf. bilag 6, punkt 2.1. og 2.2, skal anses for en begrænsning for Københavns Brandvæsen.? Jævnfør kontraktens punkt 12, så skal eventuelle begrænsninger anføres under punkt 3 i bilag 6. Jævnfør svar på ID12 og ID13, så vil begrænsninger i adgang til kildekode skulle anføres under punkt 3 bilag 6. Det skal være en udtømmende liste. 15 Københavns Brandvæsen ønsker beskrivelse af en løsning hvor arkivløsningen kan installeres på Københavns Brandvæsens egne servere. tilbudsgiver har 2 software løsninger til præsentation af digital arkivløsning. Én som hostes og vedligeholdes af tilbudsgiver, og én som kan installeres lokalt hos Københavns Brandvæsen. Bilag 8 må i det tilfælde leveres i to versioner, hvoraf det tydeligt er markeret, hvilken der vedrører option 1 Hosting. Bilag 1 Kravspecifikation må i det tilfælde afleveres i 2 versioner, hvoraf det tydeligt er markeret, hvilken der vedrører option 1 Hosting. Hvordan skal Bilag 8 samt hele Afsnit 7 i kravspecifikationen besvares, når der er tale om reelt 2 forskellige software platforme? 16 Tilbudsgiver har forskellige udviklingsplaner, alt efter om det vedrører den løsning tilbudsgiver selv hoster, eller der er tale om den løsning Københavns Brandvæsen selv kan installere på egne servere. Hvordan besvares Krav 9 i dette tilfælde? Jævnfør svar på ID15, så kan dette håndteres ved 2 versioner af bilag 1 kravspecifikation.

5 17 Københavns Brandvæsen har tidligere givet følgende svar i forbindelse med spørgsmål omkring prøvescanning: Københavns Brandvæsen ønsker adgang til eksempler på indscannede dokumenter, der afspejler de krav, som er specificeret i kravspecifikationen. Det fremgår af pkt. 6, Bilag 1 kravspecifikation. Det er ikke en byggesag fra Københavns Brandvæsen (KB), der skal ligge til grund for disse eksempler. Da det ikke er udvalgte byggesager fra Københavns Brandvæsens byggesagsarkiv der skal ligge til grund for vurdering af kvaliteten fra de forskellige tilbudsgivere, og da KB ikke kan sammenligne scanningsresultatet med de originale dokumenter, tillader vi os hermed at forespørge om følgende: 1) Hvordan vil KB sammenligne kvaliteten, hvis en tilbudsgiver har indscannet pæne dokumenter fra 2012, og en anden tilbudsgiver har indscannet mindre pæne dokumenter fra 1928? I begge tilfælde kan scanningsresultatet jo sagtens være bedre end originaldokumenterne. 18 I Bilag 2 Tids- og betalingsplan skal vi under punkt 2.5 timepris skrive en pris for konsulentydelser. I Udbudsbetingelserne i de 2 prisskemaer skal vi indskrive en konsulenttimepris, som ganges med faktor 200. Skal dette være timeprisen fra Bilag 2 punkt 2.5, eller må konsulentimeprisen variere, alt efter om det er en konsulenttimepris, hvor Københavns Brandvæsen hoster løsningen, eller en konsulenttimepris, hvor leverandøren hoster løsningen? I bilag 1 punkt 6 er er listet en række krav til kvalitet, og det er samtidig angivet i punkt 6, at eksemplerne skal afspejle disse krav. Tilbudsgiver bør se eksemplerne som en mulighed for at demonstrere, at der kan skannes i den ønskede kvalitet jf. krav uanset kvalitet af de bagved liggende dokumenter, jf. krav 23. KB foretager en vurdering af eksemplerne ud fra de skitserede krav. Nej, timeprisen må ikke varierer. Timeprisen fra bilag 2 punkt. 2.5 skal være den samme som den der angives i Udbudsbetingelserne