Procedurebeskrivelse. Analyse af frafald. Ergoterapeutuddannelsen i Aarhus. VIA University College. Dato: Den 26. august 2014

Transkript

1 Procedurebeskrivelse Analyse af frafald Ergoterapeutuddannelsen i Aarhus Dato: Den 26. august 2014 Journalnr.: U Ref.: TRHJ og LIFP

2 Procedure for analyse af frafald Nærværende procedurebeskrivelse er udarbejdet i henhold til Processtandard nr. 4 Analyse af frafald. 1 Formål med analyse af studerendes frafald og årsager til frafald Analyse af studerendes frafald og årsager hertil er en vigtig del af uddannelsens løbende kvalitetssikring. Ved at indgå i dialog med de studerende både før og efter et frafald, indhenter uddannelsen værdifuld viden om, hvorfor nogle studerende vælger at stoppe på uddannelsen før tid. Denne viden anvendes til vurdere hvorvidt der skal iværksættes tiltag, der kan forebygge yderligere frafald. På Ergoterapeutuddannelsen i Aarhus har analysen af frafald helt konkret til formål at belyse følgende områder: 1. At styre og prioritere uddannelsens ressourcer 2. At udvikle nye tiltag for at mindske frafaldet på uddannelsen 3. At levere dokumentation om uddannelsens frafald til VIA s Kvalitetsafdelingen Ad. 1. At styre og prioritere uddannelsens ressourcer Analyse af studerendes frafald har blandt andet til formål at give løbende information til uddannelseslederen, som kan bruges i arbejdet med at prioritere ressourcer og lægge budgetter. Ad. 2. At udvikle nye tiltag for at mindske frafaldet på uddannelsen Analyse af studerendes frafald har desuden til formål at opnå viden, som kan bruges til at lægge en strategi for at nedbringe frafaldet. Ad. 3. At levere dokumentation om uddannelsens frafald til VIA s Kvalitetsafdeling Formålet med analyse af studerendes frafald er endvidere at kunne frembringe data om frafald til Kvalitetsafdelingen i VIA, som de kan bruge i forbindelse med det overordnede kvalitetsarbejde på institutionen. 2 Hvem der indhenter informationer om studerendes frafald og årsager til frafald herunder hvordan informationer indhentes Hvis en studerende vælger at afbryde sit studie, skal den studerende udfylde og sende en blanket til studieadministrationen på campus, som så registrerer ophøret i SIS. På blanketten skal der opføres årsag til ophøret og blanketten skal underskrives af uddannelsesleder og en studievejleder på uddannelsen. Kvalitetsafdelingen sender hvert kvartal nøgletal for frafald på uddannelserne, som er trukket fra det studieadministrative system. Det er den studieadministrative medarbejder, som registrerer frafald og årsager til frafald i SIS og gemmer det i SBSys. Uddannelsens har det koordinerende ansvar ift. spørgeskemaundersøgelsen, som sendes ud til den pågældende tidligere studerende med henblik på at indsamle uddybende oplysninger omkring frafald og årsager til frafald. 1

3 3 Eventuelle andre metoder, ud over registrering, der belyser årsager til frafald Frafaldsundersøgelse i SurveyXact Der foretages en spørgeskemaundersøgelse udarbejdet i SurveyXact med henblik på at indhente oplysninger om følgende områder; At styre og prioritere uddannelsens ressourcer At udvikle nye tiltag for at mindske frafaldet på uddannelsen At levere dokumentation om uddannelsens frafald til Kvalitetsafdelingen Hvor ofte gennemføres frafaldsundersøgelsen? Frafaldsundersøgelsen gennemføres løbende hen over et akademisk år (fra september til september). Plan for gennemførsel af frafaldsundersøgelse Opgaver 1 Udarbejdelse og kvalitetssikring af spørgeskemaskabelon Uddannelsesleder 2 Hver gang studieadministrationen modtager en udmeldelse fra en studerende bliver der givet besked videre til en. Beskeden Studieadministrativ medarbejder inkluderer navn og privat adresse 3 Udsendelse af spørgeskemaet til den studerende per mail til vedkommendes private adresse 3 Udsendelse af påmindelsesmail til den studerende 4 Opfølgning per telefon, hvis den studerende ikke besvarer s henvendelserne Alternativt studenterstudievejleder 5 Luk for besvarelsen af målingen 1. september hvert år Plan for opfølgning på resultaterne af dimittendundersøgelsen Statusrapport Statusrapporten er et udtræk fra SurveyXact, hvor alle resultater præsenteres uden at være bearbejdet først. Rapportens målgruppe er uddannelseslederen, og den har til formål at give et overordnet indblik i undersøgelsens resultater. Opgaver i forbindelse med statusrapporten 1 Udarbejdelse af statusrapport i SurveyXact 2 Udsendelse af statusrapport til uddannelseslederen Resultatrapport Resultatrapporten er en bearbejdet rapport, som har til formål at præsentere centrale resultater fra frafaldsundersøgelsen inklusiv en vurdering og evaluering af undersøgelsesdesignet. Rapporten skal bruges ift. det overordnede kvalitetsarbejde på uddannelsen på området for analyse af frafald. Opgaver i forbindelse med resultatrapporten 1 Udarbejdelse af resultatrapport Uddannelseslederen 2 Resultatrapporten offentliggøres på uddannelsens hjemmeside, og der linkes til rapporten inde fra studienet 2

4 3 Der følges op på effekten af iværksatte tiltag ved næste frafaldsundersøgelse * Se pkt. 5 for en afklaring af i hvilke fora resultatrapporten vil blive drøftet Uddannelsesleder 4 Eventuelle andre kriterier, ud over de centralt fastsatte grænseværdier, der definerer, at der skal handles Andre relevante kriterier som definerer, at der skal handles: - Stort frafald på et enkelt modul eller et enkelt studieår - Stort fald i frafaldet over en periode på tre kalenderår 5 Hvilke fora der drøfter data om frafald og årsager til frafald samt iværksætter handlinger på baggrund af analysen Fora Deltagere Frekvens Bemærkninger DSR Studerende Hvert år Drøftes i forbindelse med offentliggørelsen Uddannelsesudvalg Teori-praksis Råd Repræsentanter fra RM, kommunerne, forskningsmiljøer, fagorganisationerne og studerende Teori-praksis rådet sammensættes med deltagelse fra praksis, studerende og uddannelsen. Fra praksis deltager personer fra såvel den politiske, den ledelsesmæssige og den praktiske kliniske undervisningsmæssige side samt fra brugersiden. Fra uddannelsen deltager repræsentanter for de studerende, studievejledningen og øvrige underviseres side samt uddannelseslederen. Hvert år Hvert år Drøftes i forbindelse med offentliggørelsen Drøftes i forbindelse med offentliggørelsen Personalemøde EIA ansatte Hvert år Drøftes i forbindelse med offentliggørelsen På baggrund af drøftelser i de ovenfor nævnte fora er det uddannelseslederens ansvar at udvælge indsatsområder og iværksætte relevante tiltag. Efter indrapportering til kvalitetsrapporten udarbejdes et notat, som beskriver uddannelsens samlede indsatsområder og tiltag på de områder, som der afrapporteres på, herunder tiltag vedr. inddragelse af 3

5 aftagere, inddragelse af dimittender, evaluering af undervisning og analyse af frafald. Notatet sendes til direktøren for Sundhedsfaglig Højskole. 6 Hvordan samarbejdet mellem uddannelsesleder, studievejleder og studieadministration organiseres Det drøftes på de formelle møder mellem uddannelsesleder, studievejleder, en repræsentant for studieadministrationen og en administrativ medarbejder fra uddannelsen. 7 Hvordan det sikres, at de, der registrerer og analyserer data, har en fælles forståelse af, hvad forskellige afgangsårsager og afgangsnoter indeholder Den studieadministrative medarbejder vurderer og noterer de informationer om frafald og årsager til frafald, som den studerende kommer med. Uddannelsen supplerer efterfølgende de informationer med en spørgeskemaundersøgelse, hvor der stilles uddybende spørgsmål angående frafald og årsager til frafald med henblik på at kvalitetssikre vurderingen af informationer om frafald og årsager til frafald. 8 Hvordan og hvor ofte proceduren for analyse af frafald evalueres Proceduren evalueres som minimum hvert 3. år i forbindelse med evaluering af den overordnede processtandard. 4