RAMMEAFTALER VEJREGELRÅDGIVNING RÅDGIVER

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 29. september 2011 Tea Dyrbye Jensen RAMMEAFTALER VEJREGELRÅDGIVNING RÅDGIVER BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) SEPTEMBER 2011 Niels Juels Gade København K vd@vd.dk EAN Postboks 9018 Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 2 af 11 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. ORIENTERING Ordregiver Klienten Opgavebetegnelse Rådgiverens ydelser Tilbudsgrundlag Indgåelse af rammeaftaler Tildeling af rådgiveraftaler BESTEMMELSER OM UDBUD Udbudsbekendtgørelse Tilbudsfasen Alternativer Aflevering af tilbud Forbehold Vedståelse Vederlag BESTEMMELSER OM TILBUD Tilbuddets form og indhold Følgebrev Kompetenceskema Rådgiver CV er Prisoplysning Serviceattest Tro- og loveerklæring Økonomisk og finansiel kapacitet BESTEMMELSER OM TILBUDSBEDØMMELSE OG AFTALEINDGÅELSE Tilbudsbedømmelsens forløb Egnethed Vurdering af tilbud Vurderingsmodel Resultat af bedømmelsen Indgåelse af rammeaftaler BESTEMMELSER OM MINIUDBUD Tildeling af rådgiveraftaler Vurderingsmodel OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ Oplysningspligt... 11

3 3 af ORIENTERING 1.1 ORDREGIVER Opgaven udbydes af: Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13, Postboks København K Yderligere oplysninger om Vejdirektoratet kan findes på: I det følgende benyttes om ordregiver enten betegnelsen Klienten (i relation til aftalemæssige forhold), Vejdirektoratet eller VD, mens de bydende og den virksomhed, der senere indgås rammeaftaler med, benævnes tilbudsgiver eller rådgiver. 1.2 KLIENTEN Afdelingen for vejstandarder. 1.3 OPGAVEBETEGNELSE Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) gælder i forbindelse med udbud og kontrahering af rammeaftaler om vejregelrådgivning. 1.4 RÅDGIVERENS YDELSER Rådgiverens opgaver omfatter teknisk rådgivning og bistand i forbindelse med udarbejdelsen af vejregler. 1.5 TILBUDSGRUNDLAG Tilbud skal afgives på følgende grundlag: Eventuelle rettelsesblade udarbejdet i tilbudsfasen, jf. afsnit 2.2 Nærværende Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), dateret september 2011 Kompetenceskema - Rådgiver, dateret september 2011 Paradigme, Rammeaftale om rådgivning og bistand, Vejregler - Rådgiver, dateret september 2011 Paradigme, Rekvisition, Aftale om rådgivning og bistand, Vejregler - Rådgiver, dateret februar 2011 Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand, dateret februar Arbejdssproget i forbindelse med rådgiverens ydelser er dansk.

4 4 af INDGÅELSE AF RAMMEAFTALER Vejdirektoratet vil ud fra det opstillede tildelingskriterium og tilhørende underkriterier bedømme tilbuddene som anført i afsnit 4, og herefter indgå rammeaftaler med de økonomisk mest fordelagtige. Vejdirektoratet agter at indgå op til 5 rammeaftaler for hvert emne. Ved indgåelse af rammeaftaler vælges ud fra rangfølgen i totalværdi. Rammeaftalerne forventes indgået december Rammeaftalerne løber i 4 år, således at der i denne periode kan tildeles rådgiveraftaler på baggrund af rammeaftalerne. En konkret rådgiveraftale kan således løbe i en periode, der slutter efter udløbet af de 4 år. Rammeaftalerne er ikke eksklusive, dvs. Vejdirektoratet kan i konkrete situationer vælge at indgå rådgiveraftale med rådgivere, der ikke har en rammeaftale. 1.7 TILDELING AF RÅDGIVERAFTALER Efter at rammeaftalerne er indgået tildeles konkrete rådgiveraftaler under rammeaftalerne ved en særskilt tildelingsprocedure - miniudbud - som er beskrevet i afsnit BESTEMMELSER OM UDBUD 2.1 UDBUDSBEKENDTGØRELSE Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Vejdirektoratet har offentliggjort udbudsbekendtgørelse om udbuddet. Udbudsbekendtgørelsen er bekendtgjort i EU-tidende samt på Vejdirektoratets køberprofil Udbud Rådgivning-tjenesteydelser Vejregelrådgivning - Rådgiver. Alt udbudsmateriale er tilgængeligt på Udbud Rådgivning-tjenesteydelser Vejregelrådgivning - Rådgiver. 2.2 TILBUDSFASEN Al henvendelse vedrørende tilbuddet skal ske til: Per Antvorskov Niels Juels Gade København K Tlf.: Mail: pnt@vd.dk

5 5 af 11 Alle spørgsmål skal sendes skriftligt pr. , og både spørgsmål, i anonymiseret form, og svar vil blive lagt på Udbud Rådgivning-tjenesteydelser Vejregelrådgivning - Rådgiver. Alle spørgsmål, der modtages senest 10 arbejdsdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at uploade svar senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Der vil blive uploadet rettelsesblade, såfremt spørgsmål eller forholdene i øvrigt giver anledning til ændring af udbudsmaterialet. Evt. rettelsesblade uploades senest 6 kalenderdage før fristen for tilbudsafgivelse på Udbud Rådgivning-tjenesteydelser Vejregelrådgivning - Rådgiver. 2.3 ALTERNATIVER Der modtages ikke alternative tilbud. 2.4 AFLEVERING AF TILBUD Tilbud skal afleveres senest: Mandag den 21. november 2011 kl. 12:00 Tilbud skal afleveres til: Vejdirektoratet (Receptionen) Niels Juels Gade København K Tilbud skal afleveres i særskilt lukket emballage med følgende påskrift: Vejdirektoratet - Vejregelrådgivning - Rådgiver, TILBUD - Må ikke åbnes af poståbningen. Tilbuddet skal fremsendes i papirudgave (original). Tilbudsgiver anmodes om at vedlægge 6 papirkopier og en CD-ROM/DVD eller USB-nøgle med materialet på digital form samlet i én pdf-fil. Undladelse af dette gør dog ikke tilbuddet ikkekonditionsmæssigt. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af forskelle. Åbning af tilbuddene vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 2.5 FORBEHOLD Eventuelle forbehold (individuelle eller standardforbehold) over for udbudsmaterialet skal fremgå af følgebrevet.

6 6 af 11 Håndtering af forbehold vil foregå som beskrevet nedenfor. Hvis tilbuddet indeholder væsentlige forbehold herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil dette medføre, at Vejdirektoratet erklærer et sådant tilbud for ikke-konditionsmæssigt, og tilbuddet optages ikke til bedømmelse. Eventuelle ikke-væsentlige forbehold vil blive prissat af Vejdirektoratet, og prisen vil blive tillagt tilbuddet. Ved denne prissætning vil en evt. usikkerhed om forbeholdets indhold som udgangspunkt øge det tillæg, som gives. Tilbudsgiveren kan pga. ligebehandlingsreglerne ikke spørges om et evt. forbeholds prissætning. Tilbudsgiverne anmodes derfor nøje om at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle evt. usikkerheder afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. 2.6 VEDSTÅELSE Tilbud på rammeaftalen skal vedstås i 60 kalenderdage fra fristen for aflevering af tilbud. Tilbud på miniudbud skal vedstås i 30 kalenderdage. 2.7 VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen og efterfølgende kontraktindgåelse. 3. BESTEMMELSER OM TILBUD 3.1 TILBUDDETS FORM OG INDHOLD Tilbud skal mærkes: Vejdirektoratet - Vejregelrådgivning - Rådgiver, TILBUD - Må ikke åbnes af poståbningen. Tilbudsmateriale skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal indeholde: Følgebrev, jf. afsnit 3.2 (et fra hver tilbudsgiver) Kompetenceskema Rådgiver, jf. afsnit 3.3 (et fra hver tilbudsgiver) CV er, jf. afsnit 3.4 (et for hver tilbudt projektansvarlig) Prisoplysningsskema, jf. afsnit 3.5 (et fra hver tilbudsgiver) Tro- og loveerklæring, jf. afsnit 3.7 (en fra hver tilbudsgiver) Økonomisk og finansiel kapacitet, jf. afsnit 3.8 (en fra hver tilbudsgiver) Teknisk kapacitet, jf. afsnit 4.2. Tilbuddet afleveres i A4-format med ovenstående inddeling.

7 7 af FØLGEBREV I følgebrevet angives følgende: Kontaktperson vedrørende tilbuddet/tilbuddene, herunder til kontaktperson Oplysning om hvilket/hvilke emne/emner der gives tilbud på Evt. supplerende oplysninger. 3.3 KOMPETENCESKEMA RÅDGIVER Kompetenceskema Rådgiver skal udfyldes og vedlægges. 3.4 CV ER Der vedlægges et CV for hver af de rådgivere (projektansvarlige), der er indsat navne på i Kompetenceskema Rådgiver, som dokumenterer overensstemmelsen mellem tilbudsgivers kompetencer og Kompetenceskema Rådgiver. Hvert CV må maksimalt fylde 3 A4 sider. 3.5 PRISOPLYSNING Prisoplysningsskema skal udfyldes og vedlægges. 3.6 SERVICEATTEST Forud for indgåelse af rammeaftale skal tilbudsgiver indsende en serviceattest udstedt inden for 6 måneder regnet fra tilbudsdagen fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller dokument indeholdende tilsvarende oplysninger udstedt af en kompetent myndighed. 3.7 TRO- OG LOVEERKLÆRING Der vedlægges Tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiveren ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr ,-. Denne erklæring skal bekræftes ved aftaleindgåelse efter miniudbud. 3.8 ØKONOMISK OG FINANSIEL KAPACITET Oplysning om omsætning, overskud af primær drift og egenkapital for de sidste 3 år. Såfremt virksomheden har eksisteret i kortere tid end 3 år gives oplysninger fra hele levetiden. Oplysning om omsætning indenfor relevante områder i forhold til denne opgave indenfor de sidste 3 år. Såfremt virksomheden har eksisteret i kortere tid end 3 år gives oplysninger fra hele levetiden.

8 8 af BESTEMMELSER OM TILBUDSBEDØMMELSE OG AFTALEINDGÅELSE 4.1 TILBUDSBEDØMMELSENS FORLØB Tilbuddene vil indledningsvis blive gennemgået for at konstatere, om de er konditionsmæssige. Ikke-konditionsmæssige tilbud optages ikke til bedømmelse, jf. afsnit 2.5. Vejdirektoratet kan i forbindelse med bedømmelsen stille spørgsmål til uklarheder i tilbuddene. Besvarelsen vil indgå i bedømmelsen. Vurdering af de konditionsmæssige tilbud vil ske i 2 faser: Egnethed Vurdering af tilbud 4.2 EGNETHED Her foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgiveres generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. De konditionsmæssige tilbud vil blive gennemgået for at udvælge de egnede tilbudsgivere på baggrund af følgende udvælgelseskriterier: 1. De økonomiske aktørers personlige forhold (Tro- og loveerklæring, jf. afsnit 3.7) 2. Økonomisk og finansiel kapacitet, jf. afsnit Teknisk kapacitet, jf. Udbudsbekendtgørelse afsnit III VURDERING AF TILBUD Her foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud fra de egnede tilbudsgivere, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt en rammeaftale. Tildelingen vil ske, individuelt inden for hvert enkelt område, ud fra det tildelingskriterium der fremgår af vurderingsmodellen, jf. afsnit VURDERINGSMODEL Tilbudsbedømmelsen viser det økonomisk mest fordelagtige tilbud og en rangering af øvrige tilbud i forhold hertil. Tildelingskriterium: Økonomisk mest fordelagtig To underkriterier med følgende vægtning indgår i tilbudsbedømmelsen: Kompetencer 65 %

9 9 af 11 Pris 35 % Karakteren for kompetencer: Der anvendes en absolut karakterskala. Tilbuddene gives karakter i intervallet [0-10] ud fra Vejdirektoratets vurdering af kompetencer. Der karaktergives kun med hele tal. To eller flere tilbud kan opnå samme karakter. Karaktereren for pris: Karakteren for pris findes ved omregning af pris til karakter, som sker efter følgende model: - Det tilbud med den laveste pris inden for hvert enkelt område gives karakteren 10 - Inden for hvert enkelt område, gives et tænkt tilbud, som er kr. 400,- dyrere end den laveste pris, karakteren 0. Der interpoleres og ekstrapoleres retlinet ud fra disse to punkter. Totalværdi: Et tilbuds totalværdi findes ved produktsummen af vægte og karakterer for de to underkriterier. 4.5 RESULTAT AF BEDØMMELSEN Det tilbud, som opnår den højeste totalværdi er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbuddene rangeres i henhold til deres totalværdi. 4.6 INDGÅELSE AF RAMMEAFTALER Vejdirektoratet agter at indgå op til 5 rammeaftaler indenfor hvert område. Ved indgåelse af rammeaftaler vælges ud fra rangfølgen i totalværdi. I tilfælde af at to eller flere tilbud opnår samme totalværdi regnet med 1 decimal, kan Vejdirektoratet vælge frit mellem disse tilbud. Selvom der indgås en rammeaftale med en rådgiver, har denne ikke krav på, at der efterfølgende indgås rådgiveraftaler om konkrete opgaver. Tildeling af rådgiveraftaler sker som anført i afsnit BESTEMMELSER OM MINIUDBUD 5.1 TILDELING AF RÅDGIVERAFTALER Tildeling af rådgiveraftaler sker ved miniudbud, hvor alle rådgivere med rammeaftale kan afgive tilbud.

10 10 af 11 Ved miniudbud på en opgave vil VD følge følgende procedure: VD sender mini-udbudsmateriale med opgavebeskrivelse og tilbudsliste til alle rådgivere med en rammeaftale for det pågældende område. Rådgiverne anmodes om med en frist på min. 10 arbejdsdage at afgive tilbud på løsning af den konkrete opgave Der skal udarbejdes et forslag til løsning af opgaven Tilbud skal indeholde CV er for de personer, som tilbydes til løsning af opgaven samt evt. organisationsplan for opgaveløsningen. For hver person angives hvilken kategori i tilbudslisten der afregnes efter Tilbud skal indeholde timepriser for de tilbudte kategorier af medarbejdere (som eksempel vedlægges tilbudsliste). Såfremt tilbudskategorier ikke passer ind i de der står anført, kan andre evt. anføres VD vurderer tilbuddene og tildeler rådgiveraftalen til det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. vurderingsmodellen i afsnit 5.2 Ved vurdering af kvalitet vurderes såvel den tilbudte organisation og de tilbudte CV er som opgavebeskrivelse i relation til den konkrete opgave. 5.2 VURDERINGSMODEL Vurderingsmodellen beskrives nærmere i de enkelte miniudbud inden for nedenstående overordnede rammer: Tildelingskriterium: Økonomisk mest fordelagtige To underkriterier, med følgende vægtninger, vil indgå i tilbudsbedømmelsen: Pris 35 % Kvalitet 65 % De tilbudte priser ved rammeaftalen kan ikke overskrides ved miniudbuddet. Karakteren for pris: Omregning af pris til karakter vil ske efter følgende model, idet VD s skønnede timeantal oplyses i mini-udbudsmaterialet: Karakteren for pris findes ved omregning af pris til karakter: - Det tilbud med den laveste pris gives karakteren 10 - Et tænkt tilbud, som er (kr. 400,- gange VD s skønnede timeantal) dyrere end den laveste pris gives karakteren 0 Der interpoleres og ekstrapoleres retlinet ud fra disse to punkter.

11 11 af 11 Karakteren for kvalitet: Der anvendes en absolut karakterskala. Tilbuddene gives karakter i intervallet [0-10] ud fra Vejdirektoratets vurdering af organisation, CV er, opgavebeskrivelse. Der karaktergives kun med hele tal. Ved miniudbuddet vil det blive beskrevet, hvilke kriterier der indgår ved vurderingen af kvaliteten. Totalværdi: Et tilbuds totalværdi findes ved produktsummen af vægte og karakterer for de to underkriterier. Det tilbud, som opnår den højeste totalværdi er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I tilfælde af at to eller flere tilbud opnår samme højeste totalværdi regnet med 1 decimal, kan Vejdirektoratet vælge frit mellem disse tilbud. 6. OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ 6.1 OPLYSNINGSPLIGT Til opfyldelse af Vejdirektoratets oplysningspligt om forpligtelser vedrørende skatter og afgifter samt miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt anføres følgende: Der henvises til Udbudsdirektivets artikel 27 og 4 i bekendtgørelse nr. 937 af , der gennemfører udbudsdirektivet i Danmark. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt