Instruks om bankkonto, web-erhverv og kort Sektion 4.1

Transkript

1 Enhederne har mulighed for at have egen bankkonto. Der skelnes mellem to slags bankkonti: Almindelig bankkonto, der kan bruges til overførsler, Web-erhverv, checks m.v. Anden bankkonto til Akiliut-kort og Visa Electron, se nærmere herom på side 5. Det normale maksimale samlede indestående på enhedens bankkonto er kr. og for et direktorat er det kr. Beløbene skal dog begrænses mest muligt. Hvis en kontohaver får behov for et større beløb, skal der på likviditetsanmodningen til DcR stå årsagen til dette. Det store beløb, som DcR overfører, skal anvendes samme dag. Der må ikke være overtræk på kontiene. Enhederne kan også bede DcR betale kreditorer direkte, hvis det er større beløb. Almindelig bankkonto Oprettelse af bankkonto og dets anvendelse 1. Blanket 4.1.A Oprettelse af bankkonto/akiliut-konto 1 udfyldes, og sendes via fagdirektoratet til DcR. 2. Enheder skal have fagdirektoratets godkendelse. Fagdirektoratet videresender efter behandling blanketten til DcR. 3. Herefter kontakter DcR banken. Banken fremsender efterfølgende kontonummer til DcR. 4. Efterfølgende returneres blanketten "Oprettelse af bankkonto/akiliut-konto" med kvittering til enheden. DcR opretter kontoen med følgende betingelser: Enheden oprettes som modtager af kontoudtog m.v. Kontoudtog fremsendes mindst en gang om måneden. At der ved brug af checks kræves to underskrifter for at hæve på kontoen. Renteindtægter overføres automatisk til Selvstyrets hovedkonto. Renteudgifter belastes enhederne. Kontoen afstemmes ved at anvende Grønlandsbankens Web-erhverv. I Weberhverv kan der yderligere foretages overførsel af penge til andre konti. Weberhverv er et elektronisk selvbetjeningssystem, hvor enheden er tilsluttet Grønlandsbanken direkte. Systemet kunne også kaldes for Grønlandsbankens netbank eller Web-erhverv til erhvervsformål. Brugen af checks bør begrænses mest muligt og kun benyttes, hvis modtageren ikke har en bankkonto. I Web-erhverv har enheden direkte adgang til sin(e) konto/konti, og dette medfører: Ingen brug af checks. At beløbet trækkes på kontoen med det samme og kontoen derfor altid er ajour, i modsætning til når der anvendes checks. At enheden kan forespørge på saldi på de enkelte konti. At enheden kan udskrive kontoudtog. At enheden kan foretage både indenlandske og udenlandske betalinger. 1 Findes i sektion 9.1, Blanketsamling. 23. Januar 2013 Regnskabshåndbogen Side 1 af 7

2 At enheden kan foretage overførsler mellem egne bankkonti. Web-erhverv må kun benyttes til overførsler, der ikke kan foretages i XAL ens moduler f.eks.(xal s rejsemodul), med PM ere eller via Selvstyrets lønsystem. D.v.s. at web-erhverv kun må bruges til personer, hvor betalingen ikke har skattemæssige konsekvenser for vedkommende, f.eks. udenlandske betalinger i fremmed valuta. Betalinger til personer, f.eks. tolke, hvor betalingen har skattemæssige konsekvenser for vedkommende, d.v.s. vederlag, løn og konsulentydelser, skal ske via Selvstyrets Lønadministration, uanset om de er ansat i Selvstyret eller ej. Hvis enheden er i tvivl om en person er lønmodtager (d.v.s. om betalingen skal afregnes via lønsystemet) eller erhvervsvirksomhed (d.v.s. om betalingen skal afregnes via kreditorsystemet) kan enheden kontakte den pågældendes kommune for at få afklaret spørgsmålet. Betalinger i Web-erhverv skal, lige som alle andre betalinger, også bogføres i XAL. Afmelding af bankkonto 1. Afmelding af bankkonto sker ved udfyldelse af blanket 4.1.E Afmelding til banken. Adgang til almindelig bankkonto/web-erhverv Tilslutning til Web-erhverv For at få adgang til Web-erhverv: Skal enheden have en bankkonto. Skal vedkommende have tjenstlige behov for at få denne adgang 2. Af sikkerhedsmæssige årsager skal alle betalinger foretages af to i forening. D.v.s. der skal være mindst to i enheden, der skal have adgang til Web-erhverv, for at det kan fungere. Oprettelse af brugere 1. Enheden udfylder blanket 4.1.B Oprettelse af brugere til Web-erhverv og sender/faxer den til DcR. DcR opretter en brugerkontrakt med banken. Regnskabschefen underskriver den. 2. Kopi af den underskrevne aftale sendes/faxes til enheden, så brugeren får sit brugernummer. 3. Banken sender en foreløbig pinkode til den nye bruger. Brugeren skal selv ændre pinkoden. 2 Se sektion 1.2, kapitel 16 om navn, ansvar og kompetence. 23. Januar 2013 Regnskabshåndbogen Side 2 af 7

3 4. Banken åbner for kontoen. Ved oprettelse af brugere skal enheden være opmærksom på, at der er følgende autorisationskoder at vælge imellem: B = oprette + 1. godkendelse og 2. godkendelse (dog ikke egne oprettelser). C = oprette + 1. godkendelse. D = læse/se adgang. 2 medarbejder, der er nært i familie med hinanden eller meget gode venner, må ikke have B- adgang til den samme bankkonto. Det daglige arbejde Når der skal foretages en betaling, skal den først oprettes og herefter have 2 godkendelser. Den der opretter betalingen kan også være 1. godkender. Hvis en bruger glemmer pinkoden, skal der rettes henvendelse til DcR, der vil kontakte banken. Udgifter ved anvendelse af Web-erhverv Enheden betaler selv eventuelle etableringsudgifter samt løbende driftsudgifter. Automatisk lukning af brugere Når en bruger ikke har været inde på Web-erhverv i 6 måneder lukkes adgangen til systemet automatisk. Hvis adgangen skal genåbnes skal der rettes henvendelse til DcR. Afmelding af brugere på Web-erhverv 1. Afmelding af brugere på Web-erhverv sker ved udfyldelse af blanket 4.1.E Afmelding til banken. Årlig oversigt til DcR over brugerne Enheden skal en gang årligt i marts måned sammen med ajourføring af regnskabsinstruksen indsende opgørelse til DcR over brugere på Web-erhverv med angivelse af rettigheder. Skema 16 fra instruksen. Adgang til at underskrive checks Brugen af checks bør begrænses mest muligt, da omkostningerne er større og arbejdsgangene mere besværlige, end ved brug af Web-erhverv. De personer i Lønadministrationen og Uddannelsesstøtteforvaltningen der underskriver udbetalingsanvisninger m.v. skal også have denne rettighed. 23. Januar 2013 Regnskabshåndbogen Side 3 af 7

4 Oprettelse af brugere Brug af checks kræver, at mindst 2 personer i enheden har fuldmagt til bankkontoen. Enheden er ansvarlig for vedligeholdelse af fuldmagtsforholdene, herunder afmelding af fratrådte medarbejdere. 1. Oprettelse af brugere, der skal kunne underskrive checks, sker ved udfyldelse af blanket 4.1.C Rettighed til underskrivelse af checks m.v.. 3. DcR godkender blanketten og sender den videre til banken med kopi til enheden. Opbevaring Checks skal opbevares aflåst og må ikke opbevares i underskreven stand. Spærring Hvis checks er bortkommet, stjålet eller misbrugt, skal banken øjeblikkeligt kontaktes for at få spærret kontoen eller de pågældende checks. Desuden skal ITR have skriftlig besked. Kontrol Enheden har det daglige ansvar for: at der er tilstrækkelige midler og kun dette på kontoen. at kontoen løbende afstemmes jf. sektion 6.2, Afstemningsinstruks. at opbevaring af checks sker på betryggende vis jf. gældende regler 3. at ikke-indløste checks spærres jf. sektion 4.3. Afmelding af brugere 1. Afmelding af brugere med rettighed til underskrivelse af checks m.v. sker ved udfyldelse af blanket 4.1.E Afmelding til banken. Årlig oversigt til DcR over brugerne Enheden skal en gang årligt, i marts måned sammen med ajourføring af regnskabsinstruksen, indsende opgørelse til DcR over brugere med adgang til at underskrive checks med angivelse af rettigheder.skema 16 fra instruksen. 3 Se sektion 1.2, kapitel 5 om betalingsforretninger. 23. Januar 2013 Regnskabshåndbogen Side 4 af 7

5 Udstedelse og anvendelse af Akiliut-kort og Internetkort Enhederne kan få betalingskort som alternativ betalingsmåde i stedet for brug af rekvisitioner, checks m.v. Der er mulighed for udstedelse af Akiliut-kort, der kan bruges til køb af varer i butikker og Internetkort, der kan bruges til handel på nettet. Enheden skal være særligt opmærksom på den øgede risiko ved, at medarbejdere med Akiliut-kort og Internetkort kan disponere over enhedens midler alene. Enhederne skal oprette en bankkonto til dette formål. Se afsnittet om oprettelse af bankkonto, side 1. Endvidere skal enheden have adgang til Web-erhverv af hensyn til opfølgningen af forbruget på kortet. Oprettelse af brugere og udstedelse af betalingskort 1. Blanket 4.1.D Oprettelse af Akiliut-kort/Internetkort 4 udfyldes, og sendes via fagdirektoratet til DcR. 2. For institutioner/skoler skal fagdirektoratet godkende ansøgningen og videresende den til DcR. 3. Herefter kontakter DcR banken med kopi til enheden. 4. Banken sender pinkode og kort til den nye bruger. For Akiliut-kort og Internetkort gives kun fuldmagt til den person, som har fået udstedt kortet (altså kun én fuldmagt pr. kort). Enheden kan godt have flere kort. Alle enhedens kort trækker på den samme bankkonto. Kortet er personligt. Kode og kort må derfor ikke overdrages eller udlånes til en anden person. Kortindehaver hæfter for ethvert forbrug, der sker på kortet jf. Lov om betalingskort. Desuden hæfter kortindehaver overfor enheden for ethvert forbrug på kortet, der ikke er afleveret bilag for. Manglende aflevering af bilag skal medføre løntræk. Dette skriver kortholder under på i forbindelse med ansøgning af kortet. Kortet må kun benyttes til tjenstlige formål. Spærring Hvis kort bortkommer eller misbruges, skal kortudsteder øjeblikkeligt kontaktes for at få spærret kontoen eller de pågældende kort. Desuden skal ITR have skriftlig besked. 4 Findes i sektion 9.1, Blanketsamling. 23. Januar 2013 Regnskabshåndbogen Side 5 af 7

6 Kontrol Enheden har det daglige ansvar for: at der er tilstrækkelige midler og kun dette på kontoen. at kontoen løbende opfølges og afstemmes jf. sektion 6.2, Afstemningsinstruks. at bilag for køb betalt med Akiliut-kort og Internetkort er til stede. at Akiliut-kortet og Internetkort ikke anvendes til betalinger, der er enheden uvedkommende 5. at udleverede Akiliut-kort og Internetkort inddrages ved fratrædelse. Det overklippede kort indsendes herefter til DcR sammen med afmeldingsblanketten. Afmelding af kortindehavere 1. Afmelding af kortindehavere sker ved udfyldelse af blanket 4.1.E Afmelding til banken. 5 F.eks. må kortet ikke anvendes til at betale et indkøb, der også indeholder private ting. 23. Januar 2013 Regnskabshåndbogen Side 6 af 7

7 Korttype Brugergruppe Gebyrer Anvendelse og afregning Risiko Ophør/udløb Akiliut-kort Internet- Kort Alle enheder til brug for små indkøb lokalt Alle enheder til brug for køb via nettet. Oprettelsesgebyr samt den årlige kortafgift betales af enheden. Oprettelsesgebyr samt den årlige kortafgift betales af enheden. Kortet må kun anvendes til tjenstlige udgifter. Forbruget trækkes på enhedens bankkonto. Ethvert brug skal dokumenteres, manglende dokumentation medfører løntræk. Kortet må kun anvendes til tjenstlige udgifter. Forbruget trækkes på enhedens bankkonto. Ethvert brug skal dokumenteres, manglende dokumentation medfører løntræk. Selvstyret hæfter overfor kreditkortselskabet for ethvert brug af kortet. Kortindehaver hæfter for forbrug uden dokumenta-tion, jf. Selvstyretss regler. Selvstyret hæfter overfor kreditkortselskabet for ethvert brug af kortet. Kortindehaver hæfter for forbrug uden dokumentation, jf. Selvstyrets regler. Ved fratrædelse skal kortet overklippes og sendes til DcR. Ved fratrædelse skal kortet overklippes og sendes til DcR. 23. Januar 2013 Regnskabshåndbogen Side 7 af 7