Mål- og Resultatplan. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse

Transkript

1 Mål- og Resultatplan Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse

2 Indhold 1. Indledning Strategisk målbillede Strategiske pejlemærker Mål for Opfølgning Påtegning...8

3 1. Indledning Denne mål- og resultatplan er indgået mellem Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse og Forsvarsministeriet. Mål- og resultatplanen træder i kraft den 1. januar 2017 og gælder ét år frem. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har fastlagt en forretningsstrategi, der skal bidrage til indfrielsen af Forsvarsministeriets mission og vision samt efterlevelse af Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelses finanslovsformål, der omfatter varetagelse af følgende opgaver: Udarbejdelse af regnskaber for hovedparten af koncernens styrelser og enheder. Gennemførsel af betalinger, likviditetsstyring samt registrering og overvågning af regnskabsmæssige transaktioner inden for indkøb og salg. Registrering og overvågning af de regnskabsmæssige transaktioner inden for rejsevirksomhed samt vedligeholdelse af centrale registre, der anvendes i regnskabsvirksomheden. Støtte til hovedparten af ministerområdets øvrige styrelser og enheder vedrørende regnskabsmæssige opgaver. Udvikling af uddannelsesområdet samt gennemførelse af kurser inden for økonomi- og regnskabsområdet. Understøttelse af internationale operationer ved udsendelse af regnskabsmedarbejdere til danske lejre i udlandet for primært at varetage pengeforsyning og kassefunktion. Finansiel controlling for hovedparten af koncernens styrelser. Lønadministration inden for store dele af Forsvarsministeriets områder. Styrelsen arbejder strategisk med optimering af egne såvel som koncernens processer ud fra kendte Lean-principper og er på den baggrund udpeget som koncernens første Lean-fyrtårn. 2. Strategisk målbillede Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse arbejder inden for Forsvarsministeriets koncernfælles mission og vision: Forsvarsministeriets koncernfælles mission: Sammen arbejder vi for Danmarks sikkerhed, interesser og borgernes tryghed Forsvarsministeriets koncernfælles vision: Vi driver og udvikler opgaveløsningen, så vi får mest mulig effekt ud af de ressourcer, vi sammen råder over Vi er en professionel og bredt anerkendt samarbejdspartner Vi skaber fælles handlekraft gennem loyalt og tillidsfuldt samarbejde Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har udarbejdet følgende strategiske målbillede, der understøtter den koncernfælles mission og vision. 1

4 Med udgangspunkt i kundernes behov vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse, som koncernens administrative shared service center, understøtte og samplacere opgaveløsninger i et tillidsfuldt samarbejde med kunderne på tværs i koncernen. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelses koncernfokus samt unikke proceskultur, der er oparbejdet igennem flere års dedikeret indsats med fokus på procesoptimering og effektivisering, skaber fundamentet for at kunne varetage et til stadighed større koncernansvar samt en større opgaveportefølje. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse skal fortsat udvikle service- og ydelsesdelen og derved udbygge positionen som et af de bedste og mest effektive shared service centre i Danmark. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse tilbyder sig som fleksibel og professionel facilitator og samarbejdspartner. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse tager i alle opgaveløsninger udgangspunkt i en værdiskabende og standardiseret service på tværs i koncernen og bidrager således til, at koncernen får mest mulig effekt ud af de samlede ressourcer. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har oparbejdet en status som et professionelt og moderne finansielt og administrativt videnscenter, der ressource- og kompetencemæssigt løbende tilpasses i forhold til opgaveporteføljen. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse ønsker på den baggrund fortsat at være en attraktiv arbejdsplads. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse arbejder målrettet på, gennem et loyalt og tillidsfuldt samarbejde med kunderne, at understøtte det styringsrelevante koncernfokus. Strategien er forankret i pejlemærker indenfor tre områder, der alle har et koncernfælles sigte Strategiske pejlemærker 1. Standardiserings- og effektiviseringsgevinster Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil, som Shared Service Center, tilsikre realiseringen af standardiserings- og effektiviseringsgevinsterne i koncernens administrative opgaver. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil derfor fortsat aktivt anvende den systematiske og strukturerede driftsstyring og procesoptimering som et solidt fundament. Dette gælder særligt opgaver med en lav kompleksitet og en høj volumen, der i dag løses forskelligt på tværs i koncernen. For varetagelse af opgavetyper med lav kompleksitet og høj volumen, hvor der skal tages særlige hensyn til nærheden i den lokale opgaveløsning, gennemføres opgaveløsninger fleksibelt i et tæt samarbejde med kunderne. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil gennem benchmarking tilsikre en kontinuerlig vurdering af niveauet for effektivitet, produktivitet og procesmodenhed. 2. Koncernfælles og kvalitative opgaveløsninger Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil, som Center of Excellence, sikre opnåelse af en større kvalitet og fælles handlekraft. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil derfor bidrage med udvikling af koncernfælles standarder og gensidigt forpligtende aftaler med kunderne samt understøtte en mere sammenhængende og standardiseret finansiel styring på tværs i koncernen. 2

5 Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil ligeledes understøtte koncernens fortsatte behov for udvikling af løsninger inden for koncernoptimering på det administrative område, gennem aktiv anvendelse af egne professionelle kompetencer. Opgaverne er typisk kendetegnet ved en lavere volumen men større kompleksitet, og de fordrer derfor et bæredygtigt fagligt miljø med et højt vidensniveau og en ensartet kvalitet i opgaveløsningen på tværs i koncernen. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse understøtter koncernen med en kvalitativ og effektiv løsning af de regnskabsrelaterede og administrative opgaver. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse minimerer herved sårbarheden i koncernen gennem udnyttelse af styrelsens egne kapaciteter. 3. Kunderelationer og understøttelse Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil, som Service Partner, sikre en høj kundetilfredshed og være det naturlige valg i løsning af administrative opgaver. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil gennem dialog og tilfredsstillende opgaveløsninger understøtte koncernen inden for styrelsens egne kerneområder funderet i en proces- og optimeringskultur. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil med baggrund i dialogen løbende udvikle produktporteføljen og være på forkant med fremtidens udfordringer. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse bidrager dermed til en styrkelse og fortsat understøttelse af koncernens forretningsudvikling, gennem effektive og kvalitative opgaveløsninger der matcher kundernes behov. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse ønsker tillige fortsat at være en væsentlig faktor i udviklingen af den koncernfælles økonomistyring. De individuelle løsninger kræver en høj grad af differentiering over for kundernes behov, dog med en central organisatorisk forankring. Fra strategi til mål Forsvarsministeriets mission og vision sætter i sammenhæng med det strategiske målbillede rammerne for Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelses arbejde i de kommende år. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse skal derfor struktureret og systematisk skabe de ønskede forandringer og derved indfri det fulde strategiske potentiale gennem operationaliseringen af målbilledet. 3

6 Strategiske pejlemærker Indsatsområder 1. Standardiserings- og effektiviseringsgevinster Koncernfælles og kvalitative opgaveløsninger Kunderelationer og understøttelse EFFEKTIVITET Øget tværgående effektivitet. Kontinuerlig forbedring gennem mere effektive tværgående processer. MEDARBEJDERE Vi har det rette hold gennem fokus på fornyelse og forøgelse af kompetencer KVALITET Vi har gennem kontinuerligt fokus på værdiskabelse, standarder og datakvalitet, det rette niveau af kvalitet KUNDER Vi løser flere og mere tværgående opgaver ved at være det naturlige valg for vores kunder Til understøttelse af fremdriften og sikring af målsætningen med de strategiske forandringer har Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse fastlagt og beskrevet indsatsen i et strategisk roadmap samt understøttende handleplaner, der tager afsæt i de fire udvalgte indsatsområder: Effektivitet og Medarbejdere gennem Standardiserings- og effektiviseringsgevinster, Kvalitet gennem Koncernfælles og kvalitative opgaveløsninger, og Kunder gennem Kunderelationer og understøttelse. Samtidig har Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse udvalgt strategisk relevante målepunkter og etableret et ydelseshierarki, der skaber sammenhæng mellem styrelsens kerneopgaver, ydelser og aktiviteter. Hermed er der skabt fundament for en løbende styring og opfølgning i forhold til målsætningen. De strategiske målepunkter er efterfølgende nedbrudt til også at omfatte det driftsmæssige niveau, og der er således etableret et styringsrelevant hierarki for hele styrelsen. 3. Mål for 2017 Det strategiske målbillede er udgangspunktet for formuleringen af de konkrete mål. Sammenhængen fremgår af nedenstående figur Shared Service Center (standardiserings- og effektiviseringsgevinster) Center of Excellence (koncernfælles og kvalitative opgaveløsninger) Service Partner (kunderelationer og understøttelse) A. 15 % forøget effektivitet på lønadministration B. C. 5 % forøget effektivitet på øvrige kerneopgaver C. Regnskabsstyrelsen er ISO certificeret D. Gensidigt forpligtende aftaler med kundespecifikke servicemål er indgået med alle styrelser A. Kunderne oplever en tilfredsstillende opgaveløsning på udvalgte produkter og services, med baggrund i gennemført kundetilfredshedsundersøgelse F. Forsvarsministeriet vurderer Regnskabsstyrelsens understøttelse til den koncernfælles økonomistyringsstrategi , for tilfredsstillende 4

7 Målene for 2017 er strategisk prioriterede og udvalgt, så de specifikt og fokuseret understøtter målsætningen for Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse. Dermed bidrager Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse til understøttelse af koncernens vision om mest mulig effekt af de ressourcer, som koncernen sammen råder over. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil i 2017 fortsætte det kontinuerlige arbejde med optimering af egne kerneprocesser og således udbygge positionen som et af de bedste og mest effektive shared service centre i Danmark. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil i 2017 gennemføre en ISO 9001 certificering og indgå Service Level Agreements med kundespecifikke servicemål med alle styrelser for derigennem at understøtte de kvalitative krav til opgaveløsningerne. Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse vil i 2017, som en professionel og værdiskabende service partner, vurderes med baggrund i kundetilfredshedsundersøgelser og kundeorienterede dialogmøder. A. Effektivisering af lønadministration Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse kan effektivisere ressourceforbruget med 30 % på lønadministration inden for 2 år fra overtagelse. For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse, med baggrund i egen proceskultur, iværksætte en struktureret og systematisk driftsstyring og procesoptimering. Målet er nået, når Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har opnået en effektiviseringsrealisering på 15 % på opgaven lønadministration i B. Effektivisering af øvrige kerneopgaver Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse kan effektivisere ressourceforbruget med 5 % årligt på egne øvrige kerneprocesser, der blandt andet omfatter rejseafregnings-, fakturabehandlings- og regnskabsprocessen samt finansiel controlling. For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse, med baggrund i egen proceskultur, fortsætte den strukturerede og systematiske driftsstyring og løbende procesoptimering. Målet er nået, når Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har opnået en effektiviseringsrealisering på 5 % på egne øvrige kerneprocesser i C. ISO 9001 certificering Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse leverer kvalitative ens og standardiserede opgaveløsninger og dermed understøtter muligheden for kontinuerlig vurdering af niveauet for effektivitet, produktivitet og procesmodenhed gennem benchmarking. For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse gennemføre en ISO 9001 certificering for hele opgaveporteføljen. 5

8 Målet er nået, når Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse er ISO 9001 certificeret for hele opgaveporteføljen i D. Klare og gensidigt forpligtende aftaler med styrelser Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse, gennem den værdiskabende dialog med kunderne, tilsikrer kvalitative opgaveløsninger for hele koncernen. For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse, med udgangspunkt i kundespecifikke servicemål, udarbejde og indgå gensidigt forpligtende Service Level Agreements med koncernens styrelser og øvrige myndigheder. Målet er nået, når Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har indgået Service Level Agreements med styrelser og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet i E. Styrkede kunderelationer i koncernen Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse, gennem dialog og en styrket kunderelation, tilsikrer den løbende udvikling og tilpasning af produkter og services i forhold til koncernens krav og efterspørgsel. For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse løbende og dialogbaseret efterspørge formelle tilbagemeldinger fra kunderne på kvaliteten af de leverede finansielle ydelser og services som grundlag for den videre udvikling af løsninger. Målet er nået, når kunderne, med baggrund i en kundetilfredshedsundersøgelse, oplever en tilfredsstillende opgaveløsning på områderne lønadministration, finansiel controlling og rejseafregning fra Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse i F. Bidrag til udvikling af koncernfælles økonomistyring Det er målet, at Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse fastholder sin status som den naturlige service partner på den strategiske understøttelse inden for det finansielle og administrative område og på den baggrund udgør en væsentlig faktor i udviklingen af den koncernfælles økonomistyring. For at nå målet vil Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse prioritere et ressource- og kompetencemæssigt bidrag til implementeringen af den koncernfælles økonomistyringsstrategi Målet er nået, når Forsvarsministeriet vurderer, at de stillede ressourcer og kompetencer til understøttelse af implementering af den koncernfælles økonomistyringsstrategi fra Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse har været tilfredsstillende i forhold til projekternes målsætning i

9 4. Opfølgning Opfølgningen på styrelsens mål- og resultatplan foregår ved ledelsesinformation, konsolideringsmøder, midtvejsrapport og årsberetning. Af tabellerne nedenfor fremgår hyppighed, milepæle og rapporteringssted. Tabel 1: Månedsvis følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Status på effektiviseringsrealisering på opgaven A Intern ledelsesinformation lønadministration Status på milepælene i implementeringsplanen vedrørende Service Level Agreements D Intern ledelsesinformation Tabel 2: Efter 1. kvartal følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Ingen - - Tabel 3: Efter 2. kvartal følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Status på effektiviseringsrealisering på egne øvrige kerneprocesser B Intern ledelsesinformation og midtvejsrapport Status på ISO 9001 certificering C Intern ledelsesinformation og midtvejsrapport Skabelon til Service Level Agreements udsendt til styrelserne og dialogmøder/forventningsafstemninger afholdt med styrelserne D Intern ledelsesinformation og midtvejsrapport Tabel 4: Efter 3. kvartal følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Kundetilfredshedsundersøgelse på områderne E Intern ledelsesinformation lønadministration, rejseafregning og finansiel controlling Vurdering af Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelses understøttelse til den koncernfælles økonomistyringsstrategi F Intern ledelsesinformation 5. Påtegning Styrelsen opgør status på mål- og resultatplanen minimum kvartalsvis i forbindelse med konsolideringsmøder og halvårligt i midtvejsrapporten. Styrelsen opgør den endelige målopfyldelse i styrelsens årsberetning. 7

10