Organisationsha ndbog Kirken i Hinnerup. Foreløbig udgave

Transkript

1 Organisationsha ndbog Kirken i Hinnerup Foreløbig udgave Januar 2015

2 Side 2

3 Visioner og målsætninger Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning Bygninger: Kirker, sognegård, kirkekontor 21 Kirkebygning 22 Inventar, kirke (herunder orgel og klokker) 23 Sognegård 24 Kirkekontor Fortsat energiregistrering. Plan for fremtidige energitiltag. Beslutning vedr. monitorer i kirkerne. Konkrete tiltag iværksat vedr. adgangsforhold til kirkene. Nyt tag på Haldum kirke. Ansøgning indsendt vedr. fjernelse af bænke i mindst én af kirkerne. Plan godkendt for ny indretning af Vitten kirke. Arbejdet hen mod anbefalinger i Grøn kirke -konceptet. Ny klokke i Haldum kirke. Automatisk ringning i Haldum kirke. Renoverede lydanlæg i alle kirkerne. "Lystræ" i Grundfør kirke. Ny alterdug i Haldum kirke. Vedtægterne for brug af sognegården er revideret. Anskaffelse af kunst til sognegården. Arbejdet hen mod anbefalinger i Grøn kirke -konceptet. Faste procedurer på vedligeholdelse Vedligeholdelse i samarbejde med andre Velfungerende orgel/klaver i alle kirker Opfylder rammen for kirkens behov for aktiviteter i midtbyen Ligevægt mellem egne arrangementer og udlån Økonomisk og praktisk ramme for ekstern betjening af borgerne Side 3

4 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning KIRKELIGE AKTIVITETER (alle 3) 31 GUDSTJENESTER OG KIRKELIGE HANDLINGER (alle 31) Arbejdet hen mod anbefalinger i Grøn kirke -konceptet. Fastholde gudstjenestelivets mangfoldighed (herunder evaluering af gudstjeneste- rul ) Løbende eksperimentere med nye gudstjenester Evaluering af ny ordning for højmessen? Plan for fornyelse af brugen af Vitten kirke er iværksat (i samarbejde m. VBI). Gudstjenester i sognegården. Fejring af Alle helgen i mindst 2 kirker 3101 Højmesser Mindst én højmesse per søndag/helligdag 3102 Aftengudstjenester Mindst 12 i løbet af året (fra kl. 17) Familiegudstjenester I forbindelse med minikonfirmand forløb 3104 Ungdomsgudstjeneste Mindst 8 i løbet af året Dåbsgudstjenester Efter ønske, dog på tider der passer i medarbejdernes kalender (såkaldte åbne tider) 3106 Alle Helgensgudstjeneste Mindegudstjeneste i Grundfør og Haldum? Evt. åben kirke, evt. stilhed, i de kirker, hvor der ikke afholdes mindegudstjeneste Konfirmationsgudstjenester Efter aftale, men også "Ny ordning" (A klasser første lørdag i maj, B-klasser anden lørdag i maj, C-klasser tredje lørdag i maj, D-klasser sidste lørdag i april) Dr. Dagmars kilde Sidste torsdag i maj. Gerne i samarbejde m. Hinnerup-koret samt Lions damerne. Gerne i samarbejde med andre sogne Højmessen som den røde tråd gennem kirkeåret Temagudstjenester, der tager hensyn til menighedens sammensætning og interesser/behov Kirkelige handlinger, der tilgodeser menighedens forskellighed og behov Side 4

5 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning Helligtrekonger m. optog Som tidligere De ni læsninger, jul med kor 3111 De ni læsninger, påske med kor Skærtorsdag, måltidsgudstjeneste 3112 Julegudstjenester for HH-skole alle klasser inviteres, alle klasser tager imod invitationen 3113 Julegudstjenester for Rønbækskolen 3114 Julegudstjenester for børnehaver i Haldum sogn 3115 Julegudstjenester for børnehaver i Grundfør sogn alle klasser inviteres, alle klasser tager imod invitationen Afholdes Afholdes 3116 Plejehjemsgudstjenester Sidste tirsdag i måneden 3117 Gud og spaghetti 8 gange (første tirsdag i måneden) 3118 Kyndelmisse 3119 Begravelser Efter ønske, men på "åbne tider" 3120 Bisættelser Efter ønske, men på "åbne tider" 3121 Vielse/KV Efter ønske, men på "åbne tider" 3123 Høst-familiegudstjeneste Afholdes, gerne med alle præster 3125 Gud og gule ærter / Gud og gullash Afholdes, hvis præst vil 3126 Syng julen ind (Vitten) Afholdes, gerne i samarbejde med VBI 3127 Pilgrimsvandring Vinter/forår og efterår, 2 gange i alt 3128 Friluftsgudstjeneste, Engen i Hadsten, 2. pinsedag Årstidsgudstjeneste i Grundfør Afholdes i Hadsten 3150 Alterbrød og vin Saft første søndag i måneden Lys og blomster (herunder adventskranse og juletræer) Helst afskårne blomster på alter, altid frisk buket. En enkel blomst kan også være smuk! 3152 Alterbøger Evt. a jour på nye udgivelser 3153 Noder Evt. a jour på nye udgivelser (både salme og orgelmusik) 3154 Kirkebil Gratis til alle gudstjenester (efter bestilling) Side 5

6 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning Hilsner/gaver til bryllup, dåb m.v Forplejning i forbindelse med kirkekaffe 3157 Litteratur, m.v. Stilhed i Grundfør kirke 32 KIRKELIG UNDERVISNING (alle 32) Dåbsbibler til alle Kirkekaffe efter højmesser samt efter aftale. Lillejuleaften og påskelørdag (BHR er tovholder) - måske udvide med flere dage og i andre kirker (f.eks. Vitten)? 3211 Konfirmander Konfirmationsforberedelse, som har en deltagelse på mindst 80% af de døbte på årgangen. Evaluering viser tilfredshed blandt forældre 3221 Konfirmander, specialhold Altid at være parat til at give særlig undervisning 3231 Mini-konfirmander, alle Mini-konfirmander, som har en deltagelse på mindst 80% af de døbte på årgangen. Evaluering viser tilfredshed blandt forældre Konfirmationsforberedelse, som har en deltagelse på mindst 80% af de døbte på årgangen. Mini-konfirmander, som har en deltagelse på mindst 80% af de døbte på årgangen Babysalmesang Baby-salmesang tilbydes. Tilbud til små børn (f.eks. babysalmesang) Kirkelig voksenundervisning 33 DIAKONAL VIRKSOMHED (alle 33) 3311 Sogneindsamling (Folkekirkens Nødhjælp) Mindst ét tilbud om kirkelig voksenundervisning. Skal prioriteres højt. Forløb skal evalueres. Deltagelse i Sogneindsamlingen 2015 (evt. som konfirmandprojekt) Tilbud til voksne. Deltagelse i landdækkende indsamling (f.eks. Folkekirkens Nødhjælp) 3321 Menighedspleje Velfungerede menighedspleje (ad hoc hjælp) Sogneudflugter. Arrangementer for flygtninge/indvandrere. m.fl. (gerne i samarbejde m. skolerne) Faste café-formiddage i sognegården. Aktiviteter på Hinneruplund Side 6

7 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning 2025 Fællesspisning (f.eks. ifm. gudstjenester) Konkrete uddelinger (som julehjælp) Sorggruppe Tilbud om sorggruppe (evt. m. Hinneruplund). 34 KOMMUNIKATION (alle 34) 35 KIRKEKOR (alle 35) Evaluering af kommunikationsindsats (herunder udnyttelse af "platforme", SMS, Facebook, flyers, plakater, banner, nyhedsbreve, annonce, etc.) Medarbejdere skal tænke kommunikation ind i alle aktiviteter. Evaluering af korskolens arbejder (kriterier?) Korskole for børn med deltagelse fra alle byens skoler. Kor-arrangementer Fortsat kordeltagelse i gudstjenester. Voksenkor-aktiviteter. Aktiviteter i sognegård Musik er en væsentlig del af kirkelivet i Hinnerup, derfor støtte til kirkekor (både børn og voksne) 36 KIRKEKONCERTER (alle 36) 37 FOREDRAGS- OG MØDEVIRK- SOMHED (alle 37) Musik integreres i gudstjenester.? antal koncerter. Koordinering af koncerter med Hadsten (og gerne andre). Bidrage aktivt til koncert-livet i Farvskov provsti 3711 Eftermiddagsmøder (Johs.) Eftermiddagsmøde. Der skal tilbydes foredrag og møder, som har en både oplysende og diakonal funktion Julearrangement (Johs.) Særligt julearrangement Julehygge på Hinneruplund (KBN) Julehygge på Hinneruplund Årsmøde Årsmøde (med mindst 60 deltagere). Årsmødet skal have fundet en ny form (i forhold til Årsmødet skal reelt være Kirken i Hinnerup s generalforsamling og et naturligt kob- Side 7

8 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning ). lingspunkt mellem MR og menigheden Højskolearrangemenet i samarbejde med andre Gennemført foredrag gerne i samarbejde med andre (f.eks. Ældresagen og Hinnerup Bibliotek) 3714 Skt. Hans, Engen I samarbejde m. Lions Club. Gerne ved sognegården. 4 KIRKEGÅRDENE (alle 4) 40 KIRKEGÅRDENE (alle 40) 4000 Kirkegårdene Fortsat fokus på vedligeholdelsesvenlighed 6 Administration og fællesformål 60 Fælles formål, administration Plejeplanen revideres. Uddannelse af graver indenfor sjælesorg (evt. v./egne præster) Fortsat god kommunikation mellem ansatte og besøgende på kirkegården Genkendelighed af personale på kirkegårdene (for de pårørende) Fortsat tilstræber, at samme graver er til stede ved bisættelse og urnenedsættelse Fortsat prioritering af pårørendes ønske om evt. højtideligholdelse af urnenedsættelsen Kirkegårdene skal fremtræde velplejede. Kirkegårdene skal være renholdelsesvenlige. Ydelser på kirkegårdene skal så vidt mulig modsvare betalingen Driften skal være effektiv, så bruger får mest muligt for deres betaling. Kirkegårdene skal imødekomme forskellige ønsker. Ny kirkegårdsudvidelse ved Haldum kirke afhænger af analyse. En effektiv og omkostningsbevidst administration Side 8

9 Formålskonto Beskrivelse - formålskonto Målsætning 2015 Målsætning Menighedsrådet 62 Personale 63 Bygning (konsulenter) 64 Økonomi MR skal have formuleret en vision. Åben og proaktiv ift. samarbejde på tværs af menighedsråd Muligheden for sammenlægning af sognene skal undersøges. Fortsat fokus på at være attraktivt praktiksted Fortsat fokus på god samarbejdskultur MR fungerer som bestyrelse for Kirken i Hinnerup Moderne og veludviklet personalepolitik Tilfredshed blandt personale Godt renommé som arbejdsplads Kvalificering af medarbejdere Tæt fagligt samarbejde med andre sogne/pastorater Tilsyn med bygninger, etc. skal så vidt muligt foregå i samarbejde (f.eks. provstiregi) Fælles økonomi-funktion med andre sogne. 65 Personregistrering 66 Efteruddannelse 67 Forsikring 68 MR-valg 69 Stiftsbidrag Efteruddannelse er en integreret del af stillinger. Side 9

10 Organisationsdiagram Menighedsråd Daglig leder Kirkegårdsudvalg Bygningsudvalg Liv- og vækst udvalg Stiludvalg Ledende graver Adm. medarbejder Sognemedhjælp Kordegn Graver 1 Graver 2 Pedel Køkkenhjælp Rengøring/sogngår d Kommando-vej Medlemmer af udvalg Skal tilføjes! Side 10

11 Menighedsråd Forretningsorden Menighedsrådets møder 1 Stk. 1. Menighedsrådets møder er offentlige. Menighedsrådet kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre. Stk. 2. Følgende sager skal, medmindre menighedsrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandles for lukkede døre: 1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold. 2. Sager om køb og salg af fast ejendom. 3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer. Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis det bestemmes af menighedsrådet eller formanden. Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst. 2 Stk. 1. Medlemmerne har pligt til at deltage i menighedsrådets møder. Stk. 2. Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde, skal dette meddeles formanden, inden mødet afholdes. Stk. 3. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende. Udsendelse af dagsorden og fremlæggelse af sagsfortegnelse 3 Stk. 1. Hvis et medlem, en af de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, nævnte præster eller den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jf. lov om menighedsråd 3, senest 10 hverdage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter formanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde. Stk. 2. Formanden foranlediger, at der senest 6 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af menighedsrådets medlemmer samt de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, nævnte præster og den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jfr. lov om menighedsråd 3, en dagsorden. Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt de i stk. 2 nævnte personer - være tilgængeligt på kordegnekontoret eller et andet af menighedsrådet fastsat sted i mindst 3 hverdage inden mødet. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt. Stk. 4. En sag, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles og afgøres på mødet, hvis alle medlemmer er til stede og enstemmigt vedtager det. Sagen kan dog behandles, hvis den ikke tåler udsættelse. Side 11

12 Stk. 5. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver formanden i videst muligt omfang medlemmerne og de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, og 3 nævnte personer underretning om de sager, der skal behandles på mødet. Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse 4 Stk. 1. Menighedsrådets beslutninger træffes i møder. Stk. 2. Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 3. Formanden og i hans forfald næstformanden leder menighedsrådets møder. Endvidere formulerer formanden de punkter, om hvilke der skal stemmes. Dog skal medlemmer, der fremsætter selvstændige forslag/ændringsforslag eller ønsker særstandpunkter refereret, selv formulere sådanne. Stk. 4. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer formanden den orden, hvori de får adgang til at tale. 5 Stk. 1. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som formanden bestemmer, og formanden kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Stk. 2. Ethvert medlem og de i lov om menighedsråd 2, stk. 2, og 3 nævnte personer kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt. Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger 6 Stk. 1. Menighedsrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om sagen. Stk. 2. Såfremt et medlem erklæres for inhabilt, skal vedkommende forlade mødelokalet under forhandlingen og afstemningen om sagen. Medlemmet er derimod ikke afskåret fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt der foreligger inhabilitet. Stk. 3. Et medlem skal underrette menighedsrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. 7 Stk. 1. Præster kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager vedrørende pastoratets præsteboliger eller i sager, der vedrører en anden præst i pastoratet. Stk. 2. Præster kan ikke deltage i afstemningen: 1. I sager, der er omfattet af bestemmelsen i lov om menighedsråd I sager, der vedrører opførelse af kirker og nedbrydning af kirker. 3. Om indstillingen i sager om sogneinddeling, herunder oprettelse af nye sogne og kirkedistrikter, og pastoratsinddelingen. Stk. 3. Side 12

13 En kirkefunktionær, der er medlem af menighedsrådet i den menighedsrådskreds, hvor den pågældende er ansat, kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager om ansættelse af kirkefunktionærer og i sager, der angår andre funktionærer ved kirken og kirkegården. Stk. 4. Repræsentanten for kirkefunktionærerne, jf. lov om menighedsråd 3, kan ikke deltage i forhandlingen i de i stk. 3 nævnte sager. Stk. 5. Under forhandlingen og afstemningen i de i stk. 1 og stk. 3-4 nævnte sager skal den inhabile forlade mødelokalet. Vedkommende skal dog forinden gives lejlighed til at fremføre sine synspunkter og bidrage med faktiske oplysninger. 8 Stk. 1. Menighedsrådets medlemmer kan ikke afgive stemmer ved fuldmagt, men alene ved deltagelse i rådets møder. Afstemninger 9 Stk. 1. Alle afstemninger i menighedsrådet foregår ved åben afstemning. Hemmelig/ skriftlig afstemning skal alene anvendes ved valg af formand og næstformand samt ved præstevalg. Den åbne afstemning sker ved håndsoprækning. Stk. 2. Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler formanden dette med angivelse af sin opfattelse med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse. Stk. 3. Til beslutning kræves almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Ved pligtmæssige afgørelser foretages i tilfælde af stemmelighed fornyet afstemning. I tilfælde af fortsat stemmelighed foretages lodtrækning. Stk. 4. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemningen ikke er påbegyndt. 10 Stk. 1. Ved valg af formand og næstformand samt ved valg til enkeltmandsposter anvendes bundet flertalsvalg. Stk. 2. Ved denne valgmåde er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilste-deværende medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning. 11 Stk. 1. Ved valg af to eller flere medlemmer til udvalg m.v. skal forholdstalsvalgmåden anvendes, hvis dette kræves af noget medlem af rådet. Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages på grundlag af d'hondts metode efter følgende regler: Side 13

14 Menighedsrådets medlemmer deles i de grupper, hvori medlemmerne har anmeldt for formanden at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele formanden, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde. Stk. 3. Gruppedelingen gælder alene det pågældende valg, og anden gruppedeling kan forekomme ved andet valg i samme møde. Menighedsrådets beslutningsprotokol 12 Stk. 1. I beslutningsprotokollen indføres de af menighedsrådet trufne beslutninger. Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt kort tilført beslutningsproto-kollen og kræve, at de myndigheder, som underrettes om vedkommende menighedsrådsbeslutning, samtidig gøres bekendt med indholdet af den nævnte tilføjelse. Stk. 3. Ved slutningen af mødet oplæses beslutningsprotokollen, som derpå underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Stk. 4. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller af andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen. Ændringer i forretningsordenen 13 Stk. 1. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære menighedsrådsmøder. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod lovbestemmelser. Ikrafttræden m.v. 14 Stk. 1. Denne forretningsorden træder i kraft den 18. januar Stk. 2. Der udleveres et eksemplar af forretningsordenen til hvert medlem af menighedsrådet samt til de personer, der er nævnt i lov om menighedsråd 2, stk. 2, og 3. Vedtaget på menighedsrådets møde den 13. Januar 2009 Vedtægt for kirkegårdsudvalg Generelt nedsættelse og konstituering MR vedtager antallet af medlemmer i udvalget. Udvalget nedsættes af MR. Side 14

15 MR vælger formand og næstformand. MR beslutter efter aftale med kontaktpersonen, hvem af de ansatte der pålægges opgaven som sekretær for udvalget. Såfremt et medlem af MR forlanger det, sker nedsættelse af udvalget og valg af formand efter forholdstalsmåden. Ansvarsområde Udvalget er ansvarlig for tilsyn med driften af kirkegårdene og de tilknyttede bygninger (f.eks. graverhusene). Herunder tilsyn med overholdelse og udarbejdelse af løbende ændringer af plejeplaner tilsyn med kirkegårdsprotokoller tilsyn med definering af ydelser og prisfastsættelse tilsyn med brugernes overholdelse af kirkegårdsvedtægten Syn Udvalget forbereder det årlige syn i samarbejde med den ledende graver. I forbindelse med synet præsenteres ønsker til omlægninger, fornyelser og anskaffelser. Personale Udvalget refererer til MR. Den ledende graver deltager i udvalgets møder. Den ledende graver skal sørge for, at udvalget har mulighed for at udføre sine forpligtigelser. Økonomi Udvalget gennemgår løbende kvartalsrapporterne for drift af kirkegårdene og deltager i forberedelsen af budgetterne. Administration Udvalget fører tilsyn med protokollerne. Udvalget tager initiativ til eventuelle ændringer af kirkegårdenes vedtægter. Inventar Udvalget skal påse, at der føres fyldestgørende og aktualiserede lister over kirkegårdenes inventar. Herunder at der er foto-dokumentation af særligt værdifuldt løsøre. Forsikring Udvalget skal påse, at relevant inventar og bygninger er forsikret. Møder Udvalget afholder en række ordinære møder, der aftales for ét år ad gangen. Derudover afholdes ekstraordinære møder efter behov. Møder indkaldes i god tid. Dagorden udsendes senest en uge før mødet. Der føres mødereferat, som er tilgængelig for samtlige medlemmer af MR samt relevant personale. Formanden kan tage stilling til uopsættelige forhold mellem møderne Vedtaget af Hinnerup menighedsråd d. 17. april 2012 Vedtægt for bygningsudvalg Generelt nedsættelse og konstituering MR vedtager antallet af medlemmer i udvalget. Udvalget nedsættes af MR. MR vælger formand og næstformand. Side 15

16 Formand for bygningsudvalget og kirkeværge kan være samme person. MR beslutter efter aftale med kontaktpersonen, hvem af de ansatte der pålægges opgaven som sekretær for udvalget. Såfremt et medlem af MR forlanger det, sker nedsættelse af udvalget og valg af formand efter forholdstalsmåden. Ansvarsområde Udvalget er ansvarligt for tilsyn med kirkens bygninger (kirker, sognegård, kirkekontor, præstebolig, udlejningsejendomme og jord). Herunder tilsyn med overholdelse og løbende ændringer af planer for vedligeholdelse tilsyn med retningslinjer for brug og udlejning tilsyn med energi-forbrug Syn Udvalget forbereder det årlige syn i samarbejde med den ledende graver. I forbindelse med synet præsenteres ønsker til ombygning, renovering og andre større investeringer. Personale Udvalget refererer til MR. Den ledende graver deltager i udvalgets møder. Den ledende graver skal sørge for, at udvalget har mulighed for at udføre sine forpligtigelser. Økonomi Udvalget gennemgår løbende kvartalsrapporterne for drift af bygningerne og deltager i forberedelsen af budgetterne. Inventar Udvalget skal påse, at der føres fyldestgørende og aktualiserede lister over bygningernes inventar. Herunder at der er foto-dokumentation af særligt værdifuldt løsøre. Forsikring Udvalget skal påse, at relevant inventar og bygninger er forsikret. Møder Udvalget afholder en række ordinære møder, der aftales for ét år ad gangen. Derudover afholdes ekstraordinære møder efter behov. Møder indkaldes i god tid. Dagorden udsendes senest en uge før mødet. Der føres mødereferat, som er tilgængelig for samtlige medlemmer af MR samt relevant personale. Formanden kan tage stilling til uopsættelige forhold mellem møderne Vedtaget af Menighedsrådet for Kirken i Hinnerup den 17. april 2012 Vedtægt for udvalg for liv og vækst Formål Udvalget for kirkens liv og vækst er menighedsrådets udvalg til fremme og støtte af pastoratets kirkelige aktiviteter, herunder: gudstjenester undervisning diakoni kommunikation kirkekor kirkekoncerter foredrag og møder Side 16

17 Opgaver overordnet at planlægge og koordinere aktiviteterne evaluere, systematisere og formidle erfaringer fra aktiviteterne udvikle idéer og inspirere til nye/forberede aktiviteter støtte udførelsen af aktiviteter budget-opfølgning Organisering Hver søjle har en daglig ansvarlig for udførelsen. Gudstjenester (31) : Præsterne. Undervisning (32): Den overenskomst ansatte sognepræst. Diakoni (33): Formanden for menighedsplejen. Kommunikation (34): Ledende organist Kirkekor (35): Ledende organist. Kirkekoncerter (36): Ledende organist. Foredrag og møder (37): Udpeges. Sammensætning af udvalget MR-medlemmer repræsentanter fra de enkelte søjler (ansatte og frivillige) Operativisering af udvalget 4 årlige møder med følgende dagsorden: o evaluering og opfølgning på aktiviteter siden sidst o planlægning af kommende aktiviteter o idé-udveksling, m.v. Menighedsrådet vælger formand og næstformand for udvalget. Der er tilknyttet sekretær-bistand til udvalget (til indkaldelse, referat, systematisering og lign.). Vedtægt for kirkeværge Generelt nedsættelse og konstituering MR vælger kirkeværge. Formand for bygningsudvalget og kirkeværge kan være samme person. Ansvarsområde Kirkeværgens særlige funktioner aftales i forbindelse med den årlige konstituering. Det kan typisk være tilsyn med eksterne arbejder. Kompetencer aftales ad hoc i forhold til formand for bygningsudvalget, ledende graver og kontorleder. Vedtaget af Menighedsrådet for Kirken i Hinnerup den 17. april 2012 Side 17

18 Andre udvalg Lovpligtigt udvalg: Valgbestyrelse. Ad hoc-udvalg: F.eks. byggeudvalg samt tematiske udvalg. Uge-, måneds- og årshjul Ugehjul Tidspunkt Mandage Tirsdage Onsdage Torsdage Fredage Lørdage Søndage Opgave Kontorpersonale: : Kontormøde Ledende graver: 9-12: Kontor- og mødetid Alle ansatte (der er på arbejde): : Kalendermøde Alle gravere og gravermedhjælpere: Arbejde i Grundfør : Åben tid til kirkelige handlinger Alle: 8.00: Sidste frist for betalinger/refusioner Bogholder: Bankbetalinger 11.00: Åben tid til kirkelige handlinger 13.00: Åben tid til kirkelige handlinger Kontorpersonale: : Kontormøde 11.00: Åben tid til kirkelige handlinger 13.00: Åben tid til kirkelige handlinger 11.00: Åben tid til kirkelige handlinger 13.00: Åben tid til kirkelige handlinger 11.00: Åben tid til kirkelige handlinger 12.30: Åben tid til kirkelige handlinger 14.00: Åben tid til kirkelige handlinger 15.30: Åben tid til kirkelige handlinger 11.00: Højmesse Månedshjul Tidspunkt Inden d. 5. i måneden Mandagen før 1. tirsdag i måneden 1. tirsdag i måneden Aktivitet Sidste frist for indberetning af løn og kørsel (til administration) Forberedelse af dagsorden til månedens MR-møde (formand, næstformand, Kjeldsen, sekretær, kontaktperson/daglig leder) Gudstjenestemøde, kl Lønkørsel (FLØS) Prøvekørsel, løn (FLØS) Senest 15. i måneden Inden 3. tirsdag i måneden Intern økonomi-rapport til og med foregående måned Økonomi-møde m. kasserer (bogholder og kontaktperson/daglig leder) 2. tirsdag i måne- Medarbejdermøde (kl ) Side 18

19 den 2. tirsdag i måneden 3. tirsdag i måneden Torsdag efter 3. tirsdag i måneden. Sidste frist for udsendelse af dagorden til MR-møde MR-møde Ledelsesmøde ( ) Side 19

20 Årshjul 2015 Side 20

21 Ansatte Medarbejder politik / værdier Som arbejdsgiver er Hinnerup menighedsråd kendetegnet ved at være: Visionær: Interesse for og engagement i kirkelivet i Hinnerup, evne til udvikle, opstille og forfølge mål for kirkens arbejde. Professionel: Forståelse og respekt for medarbejdernes opgaver og kompetencer. Gode medarbejder ved Kirken i Hinnerup er kendetegnet ved: Dedikation: blik og forståelse for kirkens opgaver og karakter. Kollegialitet: fleksibilitet, samarbejde, tillid, respekt, loyalitet, god omgangstone. Professionalisme: faglig dygtighed, lyst til videreudvikling, ansvarlighed, åbenhed, højt niveau af kommunikation. Vedtaget af MR, januar 2015 Arbejdsbeskrivelser Daglig leder/kontaktperson Beslutninger om visioner, politikker, vedtægter, målsætninger og budget ligger i MR. Stående udvalg fungerer som fora for løbende detaljeret rapportering (status), erfaringsopsamling og idéudvikling. Kontaktperson/daglig leder er daglig operativ ansvarlig for udførelsen af de opgaver, der ligger under Hinnerup menighedsråd, herunder: 1. Ledelse af personalet. Kontaktperson/dagligleder er den formelle kontakt mellem MR (formand) og personalet. Kontaktperson/dagligleder refererer til MR formand og orienterer denne løbende om personalemæssige dispositioner og overvejelser. Ansættelser og afskedigelser foregår i hvert enkelt tilfælde efter beslutning fra MR. 2. Disponering af midler inden for det af MR og PU godkendte budget og under hensyn til de af MR godkendte visioner, politikker, vedtægter og målsætninger. 3. Løbende rapportering til MR om økonomi og opfyldelse af målsætninger. 4. Kontakt til kirkelige myndigheder vedr. sagsbehandling og personaleforhold. 5. Sekretær/leder af sekretariatsfunktion for MR og udvalg nedsat af MR. Vedtaget af MR, september 2013 Ledende graver, graver, gravermedhjælp, sognegårdspedel, rengøringsassistent samt køkkenmedhjælp Stillingsbeskrivelser per 1. januar 2015

22 Boye Finlov, ledende graver Kirkebygning og sognegård Overordnet ansvarlig for drift og vedligeholdelse af kirkerne og øvrige bygninger Daglig ansvarlig for rengøringen af Vitten kirke samt øvrige bygninger på Vitten kirkegård. Ansvarlig for vedligeholdelse af inventar i alle kirker og bygninger. Ansvarlig for vedligeholdelse af orgler og klokker efter nærmere aftale med ledende organist. Assistere ved rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Assistere ved rengøring m.v. af kirkekontor (inde og ude) efter nærmere aftale. Kirkelige aktiviteter Ansvarlig for koordinationen af kirketjenerfunktionen i alle tre kirker. Forvagt for tjenester i Vitten kirke på hverdage. Forbereder tjenester til weekenden i Vitten kirke. Assisterer i alle kirker på hverdage efter nærmere aftale. Deltager i weekendvagten (i alle tre kirker). Koordinerer brugen af gravere til kirkelig undervisning med den ansvarlige præst. Assistere efter nærmere aftale. Koordinerer brugen af gravere til diakoni med den MR- ansvarlige. Assistere efter nærmere aftale. Koordinerer opsætningen og vedligeholdelsen af oplysninger i kirkerne og sognegådens informationstavler. Koordinerer brugen af gravere til kirkekor og kirkekoncerter med den ledende organist. Assistere efter nærmere aftale. Kirkegårdene Overordnet ansvarlig for renholdelsen på kirkegårdene, herunder opdatering af plejeplaner (i dialog med Kirke- og kirkegårdsudvalget). Ansvarlig for koordinationen af time-forbrug på kirkegårdene. Daglig ansvarlig for Vitten kirkegård (jf. gældende plejeplan). Assistere på de øvrige kirkegårde efter nærmere aftale. Ansvarlig for gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på Vitten kirkegård. Assistere på de øvrige efter nærmere aftale. Ansvarlig for Brandsoft (efter nærmere afgrænsning med regnskabsmedarbejder). Administration og fællesudgifter Ledelse af arbejdet med bygninger og kirkegårde (herunder personale, regnskab, lønindberetning, arbejdsplanlægning, ferielægning, m.v.) Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Forberede fakturering af ydelser på Vitten kirkegård. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Karen-Marie Kirkegaard, graver (Grundfør) Kirkebygning og sognegård Daglig ansvarlig for rengøringen af Grundfør kirke samt øvrige bygninger på Grundfør kirkegård. Assistere ved rengøringen af øvrige kirker og kirkebygninger efter nærmere aftale. Assistere rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Ansvarlig for rengøring m.v. af Hinnerup kirkekontor (inde og ude). Kirkelige aktiviteter Forvagt for tjenester i Grundfør kirke på hverdage. Forbereder tjenester til weekenden i Grundfør kirke. Assisterer i alle kirker på hverdage efter nærmere aftale. Side 22

23 Deltager i weekendvagten (i alle tre kirker). Assistance efter nærmere aftale til kirkelig undervisning. Assistance efter nærmere aftale til diakoni. Assistance efter nærmere aftale til kirkekor og kirkekoncerter. Kirkegårdene Daglig ansvarlig for Grundfør kirkegård (jf. gældende plejeplan). Assistere på de øvrige kirkegårde efter nærmere aftale. Ansvarlig for gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på Grundfør kirkegård. Assistere på de øvrige efter nærmere aftale. Administration og fællesudgifter Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Forberede fakturering af ydelser på Grundfør kirkegård. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Dennis Mølgaard Knudsen, graver (Haldum) Kirkebygning og sognegård Daglig ansvarlig for rengøringen af Haldum kirke samt øvrige bygninger på Haldum kirkegård. Assistere ved rengøringen af øvrige kirker og kirkebygninger efter nærmere aftale. Assistere rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Kirkelige aktiviteter Forvagt for tjenester i Haldum kirke på hverdage. Forbereder tjenester til weekenden i Haldum kirke. Assisterer i alle kirker på hverdage efter nærmere aftale. Deltager i weekendvagten (i alle tre kirker). Assistance efter nærmere aftale til kirkelig undervisning. Assistance efter nærmere aftale til diakoni. Assistance efter nærmere til kirkekor og kirkekoncerter. Kirkegårdene Daglig ansvarlig for Haldum kirkegård (jf. gældende plejeplan). Assistere på de øvrige kirkegårde efter nærmere aftale. Ansvarlig for gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på Haldum kirkegård. Assistere på de øvrige efter nærmere aftale. Administration og fællesudgifter Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Forberede fakturering af ydelser på Haldum kirkegård. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Gravermedhjælper, Lone Carlson Kirkebygning og sognegård Assistere ved rengøringen af pastoratets kirker samt øvrige bygninger på kirkegårdene. Assistere ved rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Assistere ved rengøring m.v. af Hinnerup kirkekontor (inde og ude). Kirkelige aktiviteter Forberede tjenester til weekenden efter aftale. Assistere ved tjenester i alle kirker på hverdage efter nærmere aftale. Deltage i weekendvagten (i alle tre kirker). Side 23

24 Assistance efter nærmere aftale til kirkelig undervisning. Assistance efter nærmere aftale til diakoni. Assistance efter nærmere til kirkekor og kirkekoncerter. Kirkegårdene Assistere på de tre kirkegårde efter nærmere aftale. Assistere ved gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på kirkegård. Administration og fællesudgifter Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Tue Hegner, gravermedhjælp Kirkebygning og sognegård Assistere ved rengøringen af pastoratets kirker samt øvrige bygninger på kirkegårdene. Assistere ved rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Assistere ved rengøring m.v. af Hinnerup kirkekontor (inde og ude). Kirkelige aktiviteter Forberede tjenester til weekenden efter aftale. Assistance efter nærmere aftale til kirkelig undervisning. Assistance efter nærmere aftale til diakoni. Assistance efter nærmere til kirkekor og kirkekoncerter. Kirkegårdene Assistere på de tre kirkegårde efter nærmere aftale. Assistere ved gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på kirkegård. Administration og fællesudgifter Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Christian Kreiberg Møller, gravermedhjælp Kirkebygning og sognegård Assistere ved rengøringen af pastoratets kirker samt øvrige bygninger på kirkegårdene. Assistere ved rengøring m.v. af sognegård (inde og ude) efter nærmere aftale. Assistere ved rengøring m.v. af Hinnerup kirkekontor (inde og ude). Kirkelige aktiviteter Forberede tjenester til weekenden efter aftale. Assistance efter nærmere aftale til kirkelig undervisning. Assistance efter nærmere aftale til diakoni. Assistance efter nærmere til kirkekor og kirkekoncerter. Kirkegårdene Assistere på de tre kirkegårde efter nærmere aftale. Assistere ved gravkastning, -dækning og urnenedsættelser på kirkegård. Administration og fællesudgifter Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Deltagelse i kurser efter nærmere aftale. Thorkild Petersen, sognegårdspedel og sognemedhjælper Side 24

25 Daglig ansvarlig for drift og vedligeholdelse af Hinnerup sognegård. Ansvarlig for løbende rengøring og oprydning i sognegården, herunder kontaktperson for personale tilknyttet Hinnerup sognegård (køkkenhjælp, rengøringsassistent samt gravere vedr. udendørs renholdelse). Assistere ved kirkelige aktiviteter efter aftale med daglig leder. Særligt foredrags- og mødevirksomhed, hvor der koordineres med den ansvarlige for kirkelige aktiviteter vedr. teknisk og logistisk hjælp. Praktisk hjælp til udlån af sognegården (fremvisning, åbning, lukning, opgørelse af forbrug af timer samt varer). Deltagelse i relevante møder med personale og MR. Kordegn (Monica Hansen) Stillingens indhold Ansvarlig for personregistrering/kirkebogsføring (med reference til kirkebogførende sognepræst). Ansvarlig for kontorbetjening i telefon- og åbningstid. Normalt kl o Herunder: Registrering af tilmeldinger til diverse arrangementer. Ansvarlig for kalenderstyring/operativ ansvarlig for elektronisk kalender. Herunder: o Oprettelse af tider til kirkelige handlinger ( åbne tider ) o Opfølgning på kalender-aftaler (dvs.: sikre, at arrangementer tilføjes ansvarlige, samt at oplysninger/ressourcer indføres af de ansvarlige). o Ledelse af det ugentlige kalendermøde. o Administration af udlån af sognegården. Regnskabsopgaver: o Fakturering af udlån fra sognegård. Koordinering og planlægning i samarbejde med kontaktperson. Herunder: o Daglig besvarelse/ekspedition af mail til kirkekontor samt IT-skrivebord. o Udarbejdelse af post-liste til MR-møderne. o Gudstjenestestatistik. Sekretær-opgaver for MR o Ansvarlig for MR s arkiv (referater m.v.) o Administrativ af diverse IT-adgange, m.v. for MR. (DAP/It-skrivebordet) o Administration af tilmeldinger til diverse arrangementer i MR regi. Ansvarlig for indkøb af inventar, kontorartikler, telefoner samt service på kopimaskiner på kirkekontor. Ansvarlig for administration af nøgler. Andre sekretæropgaver efter aftale med kontaktpersonen. Afløsning for administration (betaling af regninger, FLØS, m.v.) Reference: Kontaktpersonen (dog undtagen opgaver med kirkebogen, hvor kirkebogsførende sognepræst er ansvarlig). Administrativ medarbejder (Birgitte Andreassen) Opgaverne består bl.a. i: Regnskabsføring for Hinnerup og Voldum-Rud kirkekasser (samt evt. andre) o Ekspedition af regninger til attestering og kontering. o Betaling af regninger. o Rapportering (månedligt, kvartal, årsafslutning) o Kontakt til revision o Kollektregnskab. o Digitale adgang: Nordea, Brandsoft Side 25

26 Regnskabsføring for Hinnerup menighedspleje Lønadministration o Ansvarlig for indberetning af løn (internt og eksternt) o Lønstyring (timer/formål/fravær) o Refusioner/NemRefusion o Skat Andet administrativt arbejde o Adm. opfølgning på anlægsprojekter Adm. støtte til kirkegårdene Andre opgaver efter aftale med kontaktperson. Afløsning for kordegn (telefonpasning, post, kalenderstyring og personregistrering). Side 26

27 Politikker, vedtægter, retningslinjer, etc. Vedtægter for Grundfør, Haldum og Vitten kirkegårde. A. Kirkegårdens bestyrelsesforhold 1 Kirkegården ejes af Grundfør, Haldum og Vitten Kirker under fælles menighedsråd for Kirken i Hinnerup kirke og bestyres af Hinnerup menighedsråd. 2 Kirkegårdens drift forestås af det af menighedsrådet nedsatte kirkegårdsudvalg. Stk. 2. Tilsynet med driften påhviler kirkeværgen i overensstemmelse med reglerne i Vedtægt for kirkeværgen. Stk. 3. Kirkegårdens daglige drift varetages af den ved kirken ansatte graver/kirkegårdsleder under ansvar overfor menighedsrådet og i overensstemmelse med arbejdsbeskrivelse for graverstillingen samt bestemmelserne i denne vedtægt. Stk. 4. Klager vedrørende kirkegårdens drift rettes til menighedsrådet. 3 Kirkeværgen og graveren/kirkegårdslederen opbevarer hver et eksemplar af såvel kirkegårdskortet som kirkegårdsprotokollen i overensstemmelse med de til enhver tid gældende bestemmelser. Stk. 2. Kirkegårdsprotokollen skal føres i en af Kirkeministeriet godkendt standardprotokol eller en anden af Kirkeministeriet godkendt kirkegårdsprotokol. Kirkegårdsprotokollen kan føres på edb i et af Kirkeministeriet godkendt system. Stk. 3. Mindst en gang årligt skal gravpladserne på kirkegården sammenholdes med begge eksemplarer af kort og protokoller, og eventuelle uoverensstemmelser berigtiges. Kort og protokoller skal forevises ved syn over kirkegården. B. Gravsteder 4 Den bestående kirkelige tradition med kistens anbringelse i retningen øst-vest bevares så vidt muligt. Erhvervelse og fornyelse 5 Henvendelse om erhvervelse af brugsret til gravsteder gravstedsret og om nedsættelse af kister eller askeurner såvel i nye som i bestående gravsteder sker til kirkeværgen/graveren/kirkegårdslederen. 6 I forbindelse med udlæggelse af gravsted til begravelse eller urnenedsættelse udfærdiger kirkeværgen/graveren/kirkegårdslederen et gravstedsbrev. Stk. 2. Ved senere begravelser eller urnenedsættelser i gravstedet foretages påtegning herom på gravstedsbrevet. 7 Begæring om erhvervelse af gravstedsret skal imødekommes til begravelse af en person som: 1) har bopæl i sognet 2) er udensognsboende, men har en særlig tilknytning til sognet, idet særlig tilknytning foreligger, hvis den udensognsboende tidligere har haft bopæl i sognet, har nære pårørende, der bor i sognet eller har ægtefælle, forældre eller børn begravet på en kirkegård i sognet. Stk. 2. Der kan herudover ikke erhverves gravstedsret på kirkegården/der kan tillige erhverves gravstedsret til begravelse af andre efter menighedsrådets nærmere bestemmelse. Stk. 3. Når der udlægges gravplads til en gift person, skal der på begæring samtidig udlægges en gravplads til den efterlevende ægtefælle/registrerede partner umiddelbart ved siden af den anviste gravplads. Dette Side 27

28 gælder også i tilfælde, hvor der uden vederlag udlægges gravsted for en ubemidlet afdød. Ægtefællen/den registrerede partner bevarer retten hertil, uanset hvor han eller hun ved sin død har bopæl. Stk. 4. Der skal altid være adgang for ubemidlede, som opfylder betingelserne i stk. 1, til at få en gravplads udlagt uden vederlag. Stk. 5. Gravsteder kan udlægges med indtil 4gravpladser. Ønskes større gravsteder udlagt, kan dette alene ske med menighedsrådets godkendelse. Stk. 6. Ønske om fornyelse af gravstedsretten efter brugsperiodens udløb skal imødekommes, med mindre en godkendt reguleringsplan for kirkegården er til hinder for det. Stk. 7. Der kan indgås aftale om erhvervelse af gravsted for flere brugsperioder, dog aldrig længere end 60 år. Hvis en sådan aftale indgås, betales der et engangsbeløb for samtlige brugsperioder, ligesom der betales engangsbeløb for ren- og vedligeholdelse i alle brugsperioder ved ikrafttrædelsestidspunktet for aftalen. En aftale om, at kirken overtager vedligeholdelsesforpligtelsen for et gravsted for mere end én fredningsperiode skal indgås med udtrykkeligt forbehold for provstiudvalgets godkendelse af aftalen. 8 Ved begravelse eller urnenedsættelse i et bestående gravsted skal gravstedsretten om nødvendigt forlænges for det tidsrum, hvormed fredningstiden efter den seneste begravelse eller urnenedsættelse overstiger den løbende brugsperiode. 9 Den periode, for hvilken gravstedsretten er erhvervet eller fornyet, regnes fra den efter erhvervelsen eller fornyelsen førstkommende 1. januar. 10 Gravstedsretten kan kun overdrages med menighedsrådets samtykke. 11 Hvis gravstedsretten ønskes fornyet, må indehaveren af brugsretten rette henvendelse til kirkeværgen/graveren/kirkegårdslederen herom i rimelig tid før den løbende brugsperiodes ophør. Stk. 2. Sker sådan henvendelse ikke, sender kirkeværgen/graveren/kirkegårdslederen ved anbefalet brev indehaveren af brugsretten en påmindelse om fornyelsen. Medfører dette ikke fremsættelse af ønske om fornyelse af gravstedsretten, hjemfalder gravstedet, og hvad der findes derpå til kirkegården. Stk. 3. Indehaveren af brugsretten kan dog inden 4 uger efter brugstidens udløb fjerne planter m.m. samt gravminder. I så fald skal eventuelle fundamenter samtidig fjernes, og gravstedet afleveres i planeret stand. Orientering herom skal gives i den foran omhandlede påmindelse. Nedlæggelse og regulering 12 Erhvervelse eller fornyelse af brugsretten til et gravsted for en periode, som overstiger fredningstiden fra den senest stedfundne begravelse eller urnenedsættelse, kan ikke hindre kirkegårdens eventuelle nedlæggelse. 13 Hel eller delvis nedlæggelse af gravsteder eller ændring af bestående gravstedsanlæg i øvrigt kan kun ske efter udløbet af fredningstiden fra den senest stedfundne begravelse eller urnenedsættelse og kun som et led i en godkendt regulering af kirkegården. Gravstedernes indhegning 14 Gravstederne må ikke uden menighedsrådets godkendelse hegnes med andet end levende hegn. Undtagelse kan kun gøres, hvor den stedlige tradition tilsiger det. Stk. 2. Alle levende hække plantes, vedligeholdes og klippes ved menighedsrådets foranstaltning, og sådanne hække er kirkegårdens ejendom. Stk. 3. Gravstedsindhegninger af træ- eller jerngitterværk, murværk, stensætning eller lignende skal holdes sømmeligt ved lige på foranstaltning af ejeren af gravstedsretten. Gravgitre og lignende, som på grund af Side 28

29 manglende vedligeholdelse virker skæmmende på kirkegården, kan efter menighedsrådets beslutning og med provstiudvalgets forudgående godkendelse forlanges fjernet. Gravstedernes beplantning 15 Hvis bestående beplantninger på gravstederne ved deres højde eller udbredelse skønnes at være til ulempe, kan menighedsrådet forlange dem beskåret eller fjernet. Stk. 2. Træer må ikke uden provstiudvalgets forudgående godkendelse beskæres eller fjernes, uanset hvor på kirkegårdsarealet de står, og uanset af hvem plantningen er bekostet. Gravminder 16 Gravmindernes opstilling må indordnes den lokale tradition, hvis en sådan findes, f.eks. en ensartet vendt opstilling med gravmindernes forside mod øst. Stk. 2. Menighedsrådet påser, at der ikke anbringes gravminder, som ved deres størrelse eller form vil virke skæmmende for kirken eller kirkegården, eller hvis indskrift og udstyr må anses for upassende. Er sådanne gravminder trods alt blevet anbragt, kan de, hvis de ikke er registrerede som bevaringsværdige, af provstiudvalget forlanges fjernet fra kirkegården. Provstiudvalgets afgørelse kan påklages til biskoppen. Stk. 3. Fundament til gravminder skal udføres så forsvarligt, at der ikke kan opstå fare ved at gravsætte i et tilstødende gravsted. Stk. 4. Menighedsrådet må ikke fjerne registrerede gravminder fra kirkegården. Ved registrerede gravminder forstås gravminder, der er registreret i henhold til bestemmelserne i lovbekendtgørelse nr. 77 af 2. februar 2009 om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde, kapitel 4. Menighedsrådet/kirkegårdsbestyrelsen sørger for, at indehaverne af brugsretten, så vidt dette er muligt, gøres bekendt med registreringen. Stk. 5. På menighedsrådets begæring har indehaverne af brugsretten pligt til at afhjælpe indtrufne beskadigelser på gravminder. Stk. 6. Vedligeholdelse og istandsættelse af registrerede gravminder, der er hjemfaldet til kirkegården, påhviler menighedsrådet. Gravstedernes vedligeholdelse 17 Indehaveren af brugsretten har pligt til at drage omsorg for gravstedets sømmelige vedligeholdelse. Den pågældende har ansvaret for, at bestemmelserne i nærværende vedtægt overholdes. Stk. 2. Det påhviler den af menighedsrådet bemyndigede person at påse og afgøre, om gravstederne på kirkegården vedligeholdes sømmeligt og i overensstemmelse med vedtægtens bestemmelse. Stk. 3. Hvis indehaveren af brugsretten forsømmer sin pligt med hensyn til vedligeholdelse, skal menighedsrådet tilbyde, at kirkegården overtager vedligeholdelsen mod betaling af den i nærværende vedtægt fastsatte takst. Stk. 4. Hvis vedligeholdelsen ikke overlades til kirkegården, eller den fastsatte betaling herfor ikke erlægges, skal menighedsrådet ved anbefalet brev til indehaveren af brugsretten pålægge denne at opfylde sine forpligtelser vedrørende gravstedet inden en frist på 4 uger. Stk. 5. Hvis der ved fristens udløb fortsat ikke er draget omsorg for gravstedets vedligeholdelse, kan menighedsrådet lade det sløjfe som anlagt gravsted og tilplante, tilså eller gruslægge, men gravpladserne i gravstedet må ikke på ny anvendes til begravelse før udløbet af den periode, for hvilken brugsretten er erhvervet. Med skriftligt samtykke fra indehaveren af brugsretten kan gravstedet dog på ny anvendes til begravelse, når fredningstiden fra den senest foretagne begravelse eller urnenedsættelse er udløbet. 18 Kirkegården har intet ansvar for skader på gravminder, beplantning eller andet på gravstederne, forårsaget af naturbegivenheder, hærværk eller vold. 19 Kirkegården renholder gravsteder mod betaling efter reglerne i afsnit D. Side 29

30 Stk. 2. Pligten til vedligeholdelse af et gravsted kan overdrages til kirkegården mod indbetaling til stiftsadministrationen en gang for alle af et beløb, som er fastsat i nærværende vedtægts afsnit D, for vedligeholdelse i et tidsrum svarende til fredningstiden for gravstedet. Stk. 3. Engangsbeløb for længere tid end en fredningsperiode fastsættes ved aftale, som skal godkendes af provstiudvalget. En aftale om, at kirken overtager vedligeholdelsesforpligtelsen for et gravsted for mere end én fredningsperiode skal indgås med udtrykkeligt forbehold for provstiudvalgets godkendelse af aftalen. Stk. 4. Det er ikke tilladt menighedsrådsmedlemmer, kirkeværgen, graveren/kirkegårdslederen eller andre ved kirken eller kirkegården ansatte personer at medvirke ved gravsteders vedligeholdelse mod at oppebære eller forvalte renter og/eller hovedstol af en til dette formål i et pengeinstitut indsat kapital. Særlige bestemmelser for kistegrave 20 Fredningstiden den tid, hvori en grav skal henligge urørt er for kistegrave 25 år. Fredningstiden for børnegrave er 20 år. 21 En gravplads for en voksen skal være 2,20 x 1,30 m. Graven skal være så dyb, at der bliver mindst 1 m jord over kistelåget. Stk. 2. Kister med dødfødte eller spæde børn kan med menighedsrådets/kirkegårdsbestyrelsens samtykke nedsættes i en allerede benyttet grav. 22 Anvendes jern-, zink- eller egetræskister eller kister af andet særligt vanskeligt nedbrydeligt materiale, skal gravstedsretten være erhvervet eller fornyet for et tidsrum svarende til mindst det dobbelte af fredningstiden. Stk. 2. Murede grave kan kun tillades indrettet med menighedsrådets/kirkegårdsbestyrelsens samtykke og stiftsøvrighedens godkendelse af såvel planerne som vilkårene for indretningen. 23 Flytning af gravsatte kister må kun foretages efter forud indhentet tilladelse fra biskoppen og efter indhentet erklæring fra sundhedsmyndighederne. Særlige bestemmelser for urnegrave 24 Fredningstiden - den tid, hvori en grav skal henligge urørt er for urnegrave 10 år. 25 Et urnegravsted skal være 1,00 x 1,00 m. Graven skal være så dyb, at der bliver mindst 0,5 m jord over urnen. Stk. 2. Askeurner kan nedsættes i almindelige gravsteder, uanset om der tidligere er nedsat kister heri. Stk. 3. Urner skal nedsættes således, at de forbliver urørte i hele fredningsperioden, også af senere begravelser eller urnenedsættelser i gravstedet. 26 Urner af plasticmateriale eller andet langsomt forgængeligt materiale kan kun jordfæstes med tilladelse fra menighedsrådet. Stk.2. Anvendes en askeurne af materiale, som må antages ikke at gå til grunde i løbet af fredningstiden, skal den godkendes af menighedsrådet, der i sådanne tilfælde kan fastsætte en fredningstid, som er længere end den normale og en forhøjelse af taksten i forhold hertil. 27 Flytning af gravsatte urner må kun foretages efter forud indhentet tilladelse fra menighedsrådet. Øvrige bestemmelser 28 Såfremt der på kirkegården findes eller anlægges særlige afsnit til kiste- eller urnebegravelser, skal de nærmere regler for anlæg, indhegning, beplantning og anvendelse af gravminder fastsættes i et særligt tillæg til denne vedtægt. Sådanne tillæg, som tillige skal indeholde takster, skal godkendes af provstiudvalget. Side 30

31 29 Begravelser og urnenedsættelser på kirkegården kan normalt finde sted på alle hverdage/alle dage, dog ikke 1. juledag, 1. påskedag og 1. pinsedag. C. Ordensbestemmelser 30 Kirkegården er altid åben. Kirkegården er et indviet sted, hvor der skal være orden og fred. Erhvervsmæssigt arbejde på kirkegården og dens gravsteder må kun udføres inden for normal arbejdstid. Intet arbejde må udføres på kirkegården og dens gravsteder på en sådan måde, at det kan være til gene for gudstjenesten eller andre kirkelige handlinger. Kirkegården tilhørende redskaber, som benyttes af gravstedsbrugere, skal efter endt brug straks sættes tilbage på deres plads. Kirkegårdens dige eller hegn og gravstedernes indhegning må ikke gennembrydes. Kirkegårdens låger skal holdes lukkede. Færdsel uden for kirkegårdens gange er ikke tilladt. Hunde skal føres i snor. Cykling på kirkegården er ikke tilladt. Kørsel med motorkøretøj på kirkegården må kun foregå i kirkens eller kirkegårdens ærinde eller med kirkegårdsudvalgets særskilte tilladelse. Nummerpæle på gravstederne er kirkegårdens ejendom og må ikke flyttes eller fjernes. Ukrudtbekæmpende kemiske midler må ikke anvendes på kirkegården. Der må ikke anvendes plastic eller lignende materialer som underlag for ralbelægning på gravsteder eller andre arealer. Bænke må kun opstilles på gravstederne med kirkegårdsudvalgets samtykke. Stk. 2. Afbrydning af grene, beskadigelser af hegn og plantninger, fjernelse af blomster eller planter fra kirkegården eller andres gravsteder, beskadigelse af gravminder og lignende kan medføre erstatningsansvar og eventuelt tillige strafansvar. Stk. 3. Graveren/kirkegårdslederen er forpligtet til at påtale enhver krænkelse af kirkegårdens orden og fred og til at indberette krænkelser af nærværende ordensbestemmelser til kirkegårdsudvalget. Takstbladet (afsnit D - 31 til 37) er fastsat af Favrskov provstiudvalg. Hinnerup menighedsråd, d.16. november 2010 Vedtægt samarbejde mellem Hammel og Hinnerup menighedsråd om betjening af kirkekontorene Samarbejdets form 1. I samarbejdet om betjening af kirkekontorerne indgår menighedsrådene i Hammel og Hinnerup. Kontaktpersonerne i sognene repræsenterer rådene og udmønter det praktiske samarbejde. Kontaktpersonernes stedfortrædere er formændene. 2. En samarbejdspartner kan opsige sin deltagelse i samarbejdet med 3 måneders varsel. Dog kan den ene samarbejdspartner udtræde af samarbejdet med kortere varsel såfremt de øvrige samarbejdspartnere samtykker heri. Ansættelses- og lønforhold 3. Der sker ingen ændringer i kordegnenes løn- og ansættelsesforhold. 4. Arbejdsopgaver i forbindelse med samarbejdet tilføjes kordegnenes arbejdsbeskrivelse. Uenighed 5. Ved uenighed om fortolkning af denne vedtægt afholdes møde mellem menighedsrådenes kontaktpersoner og formænd. Efterfølgende skal menighedsrådene godkende deres forslag til løsning af uenigheden. Side 31

32 Ikrafttræden 6. Denne samarbejdsaftale træder i kraft, når den er godkendt af de samarbejdende menighedsråd. 7. De berørte sognes beboere kan gøre sig bekendt med vedtægten på sognenes hjemmeside. Instruks ved tilfælde af mistanke om hjertestop i kirker eller sognegård KIRKER Kirketjener løber hen til personen og tjekker vejrtrækning. Hvis der ikke er nogen vejrtrækning, lægges personen med hjælp af kirkesanger i midtergangen og livreddende behandling påbegyndes. Kirkesanger assisterer kirketjener Organisten ringer 112 eller finder én, der kan gøre det. Hvis ikke kirkesanger kan assistere ved hjertemassagen, træder organisten til. Præsten beder menigheden om at gå udenfor og spørger samtidig, om der er en sygeplejerske eller læge tilstede. Præsten tjekker, at der er kontakt til 112. Præsten tager sig af bekymrede pårørende. Det er vigtigt, at hele personalegruppen løbende kommunikerer med hinanden. Hvis kirketjeneren ikke er i kirken, er det kirkesanger og organist, der tjekker vejrtrækning og lægger personen i midtergangen, mens præsten sørger for, at der bliver ringet til 112. Præsten tager sig derefter af menigheden. SOGNEGÅRD Tovholder I sognegården er det tovholderen, der tjekker vejrtrækning og siger jeg har brug for hjælp eller hent Thorkild eller Rosa. Hjælper Hvis der ikke er nogen vejrtrækning, lægges personen ned og hjælperen bedes ringe til 112. Hjertemassage påbegyndes og hjælperen får de tilstedeværende ud af rummet. Alkoholpolitik for Kirken i Hinnerup: For medarbejdere gælder der: Alkohol må ikke indtages i arbejdstiden. Alkohol må ikke indtages på arbejdspladsen, medmindre det er i forbindelse med et officielt arrangement, og da kun efter arbejdstids ophør. Vedtaget af MR ogmeddelt på medarbejdermøde d. 8. juni 2010 Opgaver i forbindelse med gudstjenester og kirkelige handlinger Før 1. Tidspunkter jf. Brandsoft, ellers særskilt aftale mellem præst, organist og graver. 2. Præst oplyser salmenumre senest 48 timer før (på Brandsoft). Side 32

33 3. Særlige ønsker (dvs. ud over DDS) til musik aftales altid med organist og kirkesanger. Udgangspunktet er, at de man sørger selv for ekstern solist og dennes betaling. 4. Evt. pyntning mv. aftaler pårørende/brudepar direkte med graveren (noteres i Brandsoft). Ellers sørger graveren for, at der er pyntet. 5. Kirketjeneren modtager kirken og toiletter rengjort. 6. Toiletter rengøres kosmetisk. 7. Kirkerummet er klar 30 min. før (flag, bænkereservationer, pyntning, lys er tændt, salmenumre ophængt, vand til præst, etc.). Ved bisættelser og begravelsen er kisten på plads 30 min. før. 8. Ringning: Gudstjenester 30, 15 og 2 min. før; ved kirkelige handlinger 2 min. før. Nogle gudstjenester har kun ringning umiddelbart før (spørg præsten). 9. Kimning i forbindelse med vielse og kirkelig velsignelse (i Grundfør og Haldum). Der kimes 3 min. før og indtil bruden går ind i kirken. 10. Kimning juleaften, juledag, påskedag og pinsedag mellem ringningerne. 11. Ved begravelser er kirketjeneren ansvarlig for modtagelse af blomster og kranse, samling af kort, etc. (bedemand er altid kun medhjælper). 12. Kirkesangeren sørger for uddeling af salmebøger inden tjenesten begynder. Under 1. Kirketjener yder praktisk assistance til menighed og personale/præst, herunder regulering af lyd (højtaler) reagere ved ildebefindende sørge for ro & orden (aktivt at henvende sig til særligt urolige kirkegængere) ved altergang: praktisk hjælp med at hente af brød og vin 2. Kirkesanger ved dåb: ophældning af vand ved altergang (og efter aftale med præst): assistance ved uddeling 3. Kirkesangeren står som udgangspunk i midtergangen og synger (for at have bedst mulig kontakt med menigheden). 4. Hvis kirketjener ikke er til stede i kirken aftales opgaverne med andet personale (f.eks. kirkesanger). 5. Ved begravelser ringes indtil kisten er sænket helt. Derefter slås bedeslagene. 6. Fotografering efter aftale med præst. Efter 1. Kirketjener oprydning (dog: altid ca. 30 min. til pårørende til at tage fotos, etc. derfor vent med at slukke lys på alter) ved altergang: opvask kirkekaffe (kan evt. ordnes af frivillige) 2. Selve rengøringen er en særskilt opgave. 12. april 2011, rev. 11. sept Instruks for rengøring i sognegård, kirkekontor, præstekontor samt toiletter på kirkegårdene. Ugentligt grundig rengøring af sanitet (kummer, vaske) støvsugning overalt vask af gulve (linoleum, vinyl, klinker) afstøvning på tomme flader (vindueskarme, reoler, etc.) grundig oprydning (herunder deponering) - Side 33

34 Dagligt (næsten alle arbejdsdage) kosmetisk rengøring af sanitet (kummer, vaske) opfyldning af papir (wc og håndklæder) støvsugning/afvaskning af synligt snavs på gulve tømning af skraldespande (efter behov) oprydning Der forventes, at brugerne af lokalerne rydder op efter sig (herunder fjerner affald fra møbler og gulve) sætter borde og stole på plads sætter i opvaskemaskine tørrer køkkenbord af efter egen brug tjekker kaffemaskine 12. april rev. 6. december 2011 Instruks for ringning ved Kirken i Hinnerup Graver har fastsat følgende ringetider: Grundfør: 8.00 og (hele året) Haldum: 8.00/9.00 og 15.00/15.00 (sommer/vinter) Vitten: 8.15/8.45 og 14.45/15.15 (sommer/vinter) Meddelt på MEDARBEJDERMØDE tirsdag, den 10. maj 2011 Kommunikationstrategi for Kirken i Hinnerup BUDSKAB 1: FORKYNDELSEN Formidlingen af, hvad kirken står for. Målgruppe: Alle indbyggere i pastoratet. Særlige tilbud til de, der søger kirken af særlige årsager mennesker i forskellige aldre mennesker i forskellige livssituationer De, der ikke ved, at de har brug for os. Medier: De faste gudstjenester, anledningsgudstjenester, events, hjemmesiden, kirkebladet, nyhedsbrevet, undervisningen, korarbejdet, foredrag, studiekredse, opslagstavler, det personlige møde, skriftlig kommunikation som mail, tlf. møder, breve facebook, plakater, fadderbreve, omslag til attesterne, indsamlinger, gaver, accessories. BUDSKAB 2: INFORMATION Let tilgængelig konkret og praktisk information. Eksterne målgrupper: Kirkegårdsbrugere (priser, standarder m.m.), konfirmander, minikonfirmander, dåbsforældre, brudepar, faste kirkegængere, de der søger en præst, ved dødsfald, faste koncertgængere, korbørn og forældre, deltager i faste arrangementer, babysangs-deltagere. Medier: Alle moderne kommunikationsformer som hjemmeside, kirkeblad, nyhedsbrev, direct mail, opslagstavler, det personlige møde, skriftlig kommunikation som mail, tfl. breve, plakater. Interne målgrupper: Menighedsrådet, de ansatte, frivillige. Medier: Fælles kalender evt. udvidet kalender med fælles dokumentadgang, kalendermøder, hjemmesiden, kirkeblad, nyhedsbrev, mails, det personlige møde, medarbejdermøder, rådsmøder. I enhver form for kommunikation er det værd at huske kommunikationstrekanten: Side 34

35 Hvad er budskabet hvem skal det nå hvilket medie er det bedste lige hér? INDSATS: I pastoratet har vi periodisk fat i mange, både børn og voksne, og vi vil arbejde for i endnu bedre grad at fastholde kontakten med dem. Vi vil gøre os umage med at målrette hver enkelt kommunikationsopgave, hvad enten den handler om et arrangement eller det er en af præsterne, som sætter fokus på livets store og små spørgsmål. Vi støtter det samarbejde og de fælles initiativer, der allerede er i gang på provsti-plan og finder det også oplagt at arbejde frem mod et fælles fremstød i lokalbladene gerne en fælles arrangementskalender, suppleret med præstens klumme, som vil vise mangfoldigheden i provstiet. På landsplan arbejdes der generelt for kirkens synlighed og på kommunikationen til de, der ikke kommer i folkekirken. Vi skal holde øje med dels det generelle, dels det aktuelle stof og bruge det bl.a. ved at linke til det fra vores egen hjemmeside. Vedtaget på menighedsrådsmødet den 22. februar 2011 Vedtægt for Hinnerup Menighedspleje 1. Navn og hjemsted 1.1. Hinnerup Menighedspleje er en forening inden for Folkekirkens diakonale menighedsarbejde Menighedsplejens hjemsted er Favrskov kommune, Aarhus stift Menighedsplejen er medlem af Samvirkende Menighedsplejer. 2. Formål Menighedsplejens formål er at varetage diakonale (kirkeligt sociale) opgaver over for sognets beboere, enkeltpersoner såvel som grupper. 3. Årsmødet 3.1. Menighedsplejens øverste myndighed er årsmødet, der afholdes i forbindelse med et menighedsmøde inden 1. september Alle fremmødte medlemmer af Folkekirken, der har stemmeret til menighedsrådsvalg i sognet, har stemmeret ved årsmødet 3.3. Indkaldelse til årsmøde sker ved offentliggørelse med mindst 3 ugers varsel Ekstraordinært årsmøde afholdes efter bestyrelsens beslutning, eller når mindst 20 medlemmer af menigheden ønsker det Indkaldelse til ordinært årsmøde skal indeholde følgende forslag til dagsorden: Valg af dirigent Bestyrelsens beretning Revideret regnskab for det afsluttede regnskabsår Budget for indeværende regnskabsår Indkomne forslag Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg af 2 revisorer Valg af 2 bestyrelsessuppleanter og 1 revisorsuppleant Eventuelt 3.6. Forslag til bestyrelsesmedlemmer, revisor og suppleanter samt øvrige forslag, der ønskes behandlet på årsmødet, indgives skriftligt til formanden senest 14 dage før årsmødet Årsmødet træffer beslutninger ved almindelig stemmeflerhed Valg gælder for 2 år - valg af revisorer og suppleanter dog kun 1 år Der skal ske skriftlig afstemning, såfremt blot en årsmødedeltager ønsker dette. 4. Bestyrelsen 4.1. Bestyrelsen består af mindst 5 medlemmer, der vælges således: Side 35

36 3 medlemmer vælges af årsmødet for to år (2 vælges i lige år, 1 i ulige år) 2 medlemmer vælges af menighedsrådet blandt rådets medlemmer gældende for menighedsrådets valgperiode Lokalafdelingerne af Kirkens Korshær, Ældresagen, Røde Kors og Folkekirkens Nødhjælp kan hver udpege et bestyrelsesmedlem, såfremt de ønsker det Sognets præster er medlemmer af bestyrelsen, såfremt de ønsker det 4.2. Såfremt der i sognet er ansat en sognemedhjælper med diakonale opgaver (sognediakon), deltager denne i bestyrelsesmøder med taleret, men uden stemmeret Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer. Hverken formand eller næstformand kan vælges som kasserer. Desuden udpeges en sekretær Der indkaldes til bestyrelsesmøder efter behov - dog mindst 2 gange årligt Møder indkaldes og ledes af formanden Der føres protokol over møderne Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Der træffes afgørelse ved simpel stemmeflerhed. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. 5. Regnskab 5.1. Regnskabsåret er kalenderåret Årsregnskabet udarbejdes efter lovgivningens regler og revideres af 2 revisorer. 6. Vedtægtsændringer og ophør 6.1. Vedtægtsændringer kræver, at mindst 2/3 af de stemmeberettigede på et årsmøde stemmer herfor Vedtægtsændringer skal godkendes af Samvirkende Menighedsplejer Opløsning af menighedsplejen eller udmeldelse af Samvirkende Menighedsplejer kan kun ske, såfremt et forslag herom er tiltrådt af den samlede bestyrelse og af menighedsrådet. Desuden skal mindst 2/3 af de stemmeberettigede på det efterfølgende årsmøde stemme herfor I tilfælde af menighedsplejens ophør træffer menighedsrådet i samråd med Samvirkende Menighedsplejer beslutning om anvendelse af formuen i overensstemmelse med menighedsplejens formål. Vedtægt for Hinnerup sognegård 1. Sognegården er primært beregnet til aktiviteter arrangeret af sognepræsterne, kirkens ansatte, menighedsplejen og menighedsrådet. 2. Herudover kan lokale foreninger, interessegrupper m.v., hvis formål ikke strider mod folkekirkens virke, låne lokaler til møder og aktiviteter med kirkelige, sociale, kulturelle og oplysende formål. 3. Sognegården kan udlånes til mindesamvær i forbindelse med begravelser og bisættelser fra kirkerne i Hinnerup. 4. Udlån er gratis, men der beregnes et beløb til dækning af rengøringen. 5. Udlån administreres af kirkekontoret. 6. Kirkekontoret sørger for, at der udarbejdes reglement og prisliste. 7. Eventuelle klager over kirkekontorets administration rettes til Hinnerup menighedsråds bygningsudvalg. Ordensreglement 1. Den daglige drift, herunder udlejning af lokaler, varetages af pedellen. 2. Lokalerne kan normalt kun reserveres 12 måneder frem, dog tidligst fra og med 1. juli. 3. Tilladelse til at benytte bygningens lokaler kan kun opnås efter udfyldelse af en lejekontrakt, som udleveres af pedellen. Samtidig udleveres nøgle. 4. Underskriveren af kontrakten er ansvarlig over for Kirken i Hinnerup og har ansvar for, at lokalerne afleveres i samme stand, som de er modtaget. 5. Pedellen kan antage løs køkkenhjælp i nødvendigt omfang. Side 36

37 6. Kirkekontoret sender regningen til lejeren. 7. Udlejning til mindesamvær kan kun ske, hvis en person, autoriseret af pedellen, kan stå for køkkenet. 8. Der må ikke foretages udlån af sognegårdens inventar. 9. Lejere af sognegården skal efterlade denne i samme stand, som den var, da man overtog lokalerne, dvs. at borde/stole skal være stillet på plads efter den ophængte plan, gulvet skal være fejet, og bordene skal være aftørret. 10. Køkkenet må bruges til madlavning og anretning, dog kun af personer, der er autoriset af pedellen. 11. Drikkevarer kan købes i sognegården. Brugerne registrerer selv deres forbrug. 12. Oprydning af benyttet service sker ved opstabling på rullevogn. Affald kommes i affaldssækken. Rullevognen stilles i køkkenet. Opvaskemaskinen må ikke benyttes af andre end pedellen, med mindre andet er aftalt. 13. Bordene aftørres og stilles efter ophængt plan. Gulvet fejes (kost, fejeblad i stolerum, klud og spand i køkkenet). Eventuelle mangler ved oprydningen og rengøringen kan medføre ekstrabetaling for lejeren. 14. Ved eventuelle beskadigelser af bygningens lokaler eller inventar skal man selv gøre opmærksom på det over for pedellen. Den ansvarlige kan gøres erstatningspligtig af menighedsrådet. 15. Bygningen skal forlades senest kl Rygning er ikke tilladt i sognegården. Prisliste for brug af Hinnerup sognegård Rengøring efter udlån: Fast grundløb: kr. 150 per udlån (inkl. 30 min. rengøring). Herefter: kr. 150,- for hver påbegyndt halve time. Køkkenhjælp ved mindesamvær: Kr. 300,- per time. Kaffe: Kr. 20,- per kande. Øl og vand: Kr. 10,- Side 37

38 Flow for regninger/fakturaer Modtagelse af regning/faktura Regning modtages med post, , pakker eller i butik. Birgitte (/kirkekontor) sørger for, at regninger videresendes til kvittering. Regninger forsynes med gul formular (INDTÆGT/UDGIFT). Kvittering for modtagelse af vare på regning/faktura Den, der har bestilt og/eller modtaget varen kvitterer for modtagelsen af varen. Kvittering for modtagelse sker på selve regningen (m. dato og initialer). Den gule formular kan helt eller delvis udfyldes. Den kvitterede regning afleveres til Birgitte (/kirkekontor). Kontering af udgifter på regning/faktura De kvitterede regninger videresendes til den afdelingsansvarlige (Boye, Birgitte eller Kjeld alternativt Monica). Den afdelingsansvarlige færdiggør kontering, herunder teksten til bilaget samt eventuelle betalingsoplysninger. Den konterede regning afleveres til Birgitte (/kirkekontor). Anvisning af regning/faktura til betaling Kjeld anviser regning til betaling. Betaling af regning/faktura Birgitte betaler regning. Normalt hver onsdag. Regning/bilag sættes i bogføringsmappen. Bogføring af regning/faktura Birgitte sørger for bogføring. Normalt hver torsdag KBN Side 38

39 Kontaktdata Kirkekontor Menighedsråd Ansatte Kaj Ove Højgaard Svend Smedegaard Kjeldsen Dorrit Mikkelsen Birgit Svarre Niels Søndergaard Kirsten Venning Ida Sonne Laursen Bent Engelbrecht Vivi Rimdal Kjær Inge Vejby Møller Hanne Østergaard Inger Bech Sognepræst (kbf) Johannes Hjørlund Sognepræst Sognepræst (daglig leder) Anne Mette Fruelund Andersen Kjeld B. Nielsen Kordegn Monica Hansen Adm. medarbejder Birgitte Anderasen Værtinde Rosa Vestergaard Ledende graver Boye Juul Finlov Graver Karen-Marie Kirkegaard Graver Gravermedhjælp Gravermedhjæl Gravermedhjæl Rengøring Pedel Dennis Mølgaard Knudsen Tue Hegner Lone Carlson Christian Kreiberg Møller Ann Cameron Thorkild Petersen Ledende organist Birgitte Hyldgaard Rathje Organist Jens Morsing Kirkesanger Bent Laursen Kirkesanger Karina Schwartz Kirkesanger Tanja Schmedes Enevoldsen Kirkesanger Pernille Dahl Side 39