Boligselskabet Futura Fredericia Referat fra organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 18. maj 2016, kl

Transkript

1 Boligselskabet Futura Fredericia Referat fra organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 18. maj 2016, kl Repræsentantskabets medlemmer deltog - med taleret - som gæster på mødet. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering fra kommunalt udpeget bestyrelsesmedlem Bestyrelsesforhold Bestyrelsens kontaktoplysninger Bestyrelseshonorar Boligorganisationens årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens budget Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Udlejningsforhold Feriefremleje/Feriebytte Fuldmagt vedr. sager om ejendomsbeskatning Personaleforhold Generel orientering Domea.dks Landskonference Økonomisk rådgivning Undersøgelse for evt. korroderende murbindere Den gode bestyrelse Nybyggeri Fredericia C Orientering om stade Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Jonna K. Jørgensen, formand Henning Due Lorentzen, næstformand Svend Hviid Mogensen, medlem Børge Larsen, medlem - afbud Vibeke Kiil, medlem Jan Broch Jørgensen, medlem Annette Daugaard, medlem Øvrige deltagere: Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev Ib Hansen, Futura Fredericia Kurt Andersen, Futura Fredericia Udsendt fredag den 10. juni 2016 Side 1 af 12

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 1. oktober Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Godkendt og underskrevet af formanden. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Jonna K. Jørgensen orienterede om følgende: Deltagelse ved Domea.dks garantforsamling, repræsentantskabsmøde og Landskonference d. 20. og 21. maj Deltaget ved ordinære afdelingsmøder og fornemmer overordnet en god stemning blandt beboerne. Bygherremøder 1 gang pr. måned fsv. Frederikshuset, Fredericia C. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Svend Hviid Mogensen orienterede om følgende: Domea 2015-planen er nu implementeret. Strategi 2016/2017 med følgende 5 spor: 1. Forankring af 2015-strategien. 2. Vækst. 3. Stærkere it-platform til nuværende og kommende kunder. Side 2 af 12

3 4. Digitalisering. 5. Styrkelse af image gennem synliggørelse af samfundsansvar. Flygtningeboliger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Orientering fra kommunalt udpeget bestyrelsesmedlem. Orientering gives på mødet. Referat: Henning Due Lorentzen orienterede om følgende: Visioner for Fredericia C og mulige kommende byggeopgaver. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har forinden dagens ordinære repræsentantskabsmøde følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Jonna K. Jørgensen Formand Repræsentantskabet 2016 Henning Due Lorentzen Næstformand Udp. af kommunen til Svend Hviid Mogensen Medlem Domea 2016 Børge Larsen Medlem Udp. af kommunen til Vibeke Kiil Medlem Repræsentantskabet 2016 Jan Broch Jørgensen Medlem Repræsentantskabet 2017 Annette Daugaard Medlem Repræsentantskabet 2017 Med Domea.dk som forretningsfører. Nugældende aftale har udløb når den opsiges. Opsigelse kan dog tidligst ske pr. 31. december 2018 med 12 måneders varsel, således aftalen tidligst kan ophøre pr. 31. december Afgangsorden indebærer at Jonna Kristiansen Jørgensen er på valg som formand og medlem Vibeke Kiil er på valg for 2 år. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under selvstændigt punkt på dagsordenen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.5 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som administrationen har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Ingen bemærkninger til noterede kontaktoplysninger. Side 3 af 12

4 3.6 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar, og næstformand oppebærer 1½ honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen besluttede, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar, og næstformand oppebærer 1½ honorar. 3.7 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 18. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Godkendt. 3.8 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Godkendt. 3.9 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 10 til 18 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Side 4 af 12

5 Referat: Årsberetningen som optrykt i regnskabet + formandens mundtlige beretning blev enstemmigt godkendt Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Styrringsrapport for 2015 godkendt med enkelte ændringer der meddeles Domea.dk, således rettelser kan foretages inden indberetning til Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. Referat: Administrationen bemyndiges til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, når de overstiger kr. 321,00 pr. lejemålsenhed (satsen gælder for regnskabsår, der påbegyndes efter august 2015). Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens dispositionsfonden er presset på likvider. Administrationen anbefaler Boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Side 5 af 12

6 Hvis Boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Referat: Administrationen bemyndiges til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Budgettet for år 2017 blev godkendt. Opfølgning vedr. budget 2016 eftersendes til organisationsbestyrelsen Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Organisationsbestyrelsen besluttede at lade sig repræsentere ved formand og næstformand Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Side 6 af 12

7 Referat: Organisationsbestyrelsen besluttede af lade sig repræsentere ved Jonna Kristiansen Jørgensen og Vibeke Kiil Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 648 personer. Heraf har 222 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Referat: Forslaget blev forkastet Fuldmagt vedr. sager om ejendomsbeskatning På boligorganisationernes vegne har Domea.dk i 2005 indgået en aftale med firmaet Rafn & Søn om at gennemgå og overvåge afdelingernes ejendomsbeskatning og at føre sager imod SKAT med henblik på nedsættelse af ejendomsskatten. Pr. 31. marts 2016 har samarbejdet med Rafn & Søn resulteret i samlede årlige besparelser på kr. 79 mio. fordelt på en række boligafdelinger. Rafn & Søn honoreres efter et såkaldt no-cure-no-pay princip. Hvis de opnår at få nedsat ejendomsskatten for en boligafdeling, så tilfalder første års besparelse Rafn & Søn som honorar. Hvis der opnås besparelser med tilbagevirkende kraft, så til- Side 7 af 12

8 falder desuden 25 % af besparelsen i de foregående år Rafn & Søn som honorar. Herefter tilfalder den fulde besparelse boligafdelingen. I praksis gennemgår og analyserer Rafn & Søn afdelingernes ejendomsbeskatning. Hvis der efter deres opfattelse er baggrund for at føre en sag, så ovedrages sagen til advokatfirmaet Aducco, som herefter fører sagen overfor SKAT. Hvis Aducco vinder sagen, så dækkes 50 % af deres honorar af Rafn & Søn, mens SKAT udbetaler en såkaldt omkostningsgodtgørelse, der dækker de resterende 50 % af Aduccos honorar. Hvis Aducco taber sagen, så dækker Rafn & Søn deres honorar fuldt ud, idet der ikke udbetales omkostningsgodtgørelse fra SKAT. Boligafdelingerne berøres altså ikke af Aduccos honorar, uanset om sagen bliver tabt eller vundet. På det seneste har SKAT afvist at udbetale omkostningsgodtgørelse til Aducco, medmindre der i de konkrete sager foreligger en erklæring, som er underskrevet af boligorganisationen. For at sikre, at der kan udbetales omkostningsgodtgørelse i de aktuelle sager er det derfor nødvendigt, at organisationsbestyrelsen underskriver de vedlagte erklæringer. For at sikre imod indsigelser fra SKAT i fremtidige sager er det desuden nødvendigt, at organisationsbestyrelsen underskriver den vedlagte fuldmagt. Ved underskrift af erklæring og fuldmagt forpligter boligorganisationen sig også til at dække Aduccos honorar, såfremt Rafn & søn skulle gå konkurs. I sager, der vindes, vil det dreje sig om 50 % af honoraret og i sager, der tabes, vil det dreje sig om det fulde honorar til Aducco. Det indstilles, at bestyrelsen stadfæster allerede underskrevet erklæring og fuldmagt. Referat: Allerede underskrevet erklæring og fuldmagt af formand og næstformand blev stadfæstet Personaleforhold Generel orientering Ikke offentligt referat Domea.dks Landskonference 2016 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 20. og 21. maj 2016 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Økonomisk rådgivning Hvert år er der personer, som oplever at blive sat ud af deres bolig, fordi de ikke har betalt deres husleje. Erfaringer viser, at mange af tilfældene kunne være undgået, hvis de berørte havde fået hjælp til fx at administrere deres gæld eller søge ydelser, de ikke var klar over, de var berettiget til. Hvis beboeren har svært ved at få økonomien til at hænge sammen og fx er kommet bagud med regningerne og huslejen, så er der hjælp at hente hos organisationer, som giver gratis økonomisk rådgivning. Side 8 af 12

9 Domea.dk har indgået en aftale med Forbrugerrådet Tænks gældsrådgivning. På Domea.dks hjemmeside har vi samlet en lang række gode råd og vejledninger samt oplysninger om, hvordan den enkelte kan få gratis økonomisk rådgivning af en af de 160 frivillige rådgivere Link til oplysninger om gældsrådgivningen: Forbrugerrådet Tænk er en uafhængig NGO. Gældsrådgivningen åbnede i februar 2010, og flere end borgere har fået rådgivning. Gældsrådgivningen er støttet af Social- og Integrationsministeriet økonomisk. Som en del af satspuljemidlerne afsatte ministeriet 16 mio. kroner i perioden og 40 mio. kroner i perioden til gratis og frivillig gældsrådgivning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Undersøgelse for evt. korroderende murbindere I forbindelse med stormen januar 2015 er man ved Willis blevet opmærksom på en aktuel problemstilling vedrørende korroderede murbindere. Problemstillingen kan få forsikringsmæssige konsekvenser for bygninger med ydermure opført i perioden ca til For bygninger under 3 etager dog helt frem til Herefter indførtes et generelt krav om, at alle bindere i ydermure skal være rustfaste. Willis har udarbejdet et notat om problemstillingen og deres anbefalinger se vedhæftet. For Futura Fredericia gælder, at nedenstående byggeafsnit anbefales gennemgået: Afd. 45/05: Lundingsvej 17, 7000 Fredericia - nr. 1 til nr. 416 Domea.dk har på baggrund af den aktuelle problemstilling afholdt udbud på kontrol af murbindere og efterfølgende indgået rammeaftale med Nordsjællands bygningsrådgivning se vedhæftet prisblad. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter emnet samt tager beslutning om det videre forløb herunder økonomien. Referat: Godkendt som fremlagt. Opfølgning sker i samarbejde mellem ejdm. Kurt Andersen og driftsleder Allan Bak Christensen. Udgiften afholdes via dispositionsfonden Den gode bestyrelse Oplæg til drøftelse v/ Jan Bojsen fokus vil være organisations- og afdelingsbestyrelses arbejde for Futura Fredericia i dag og fremover. Det indstilles, at bestyrelsen optager drøftelse om punktet. Referat: Bestyrelsen + øvrige mødedeltagere havde god og proaktiv drøftelse omkring den gode bestyrelse, hvor nedenstående udpluk var blot nogle af emnerne: Side 9 af 12

10 Fælles målsætning hvad vil vi med områderne, og hvordan sikrer vi det gode boligliv. Accepten af at mennesker er forskellige og har forskellige opfattelse af sagerne/livet. Uddannelse/vidensdeling på tværs i organisationen. Bestyrelsen vil på fremtidige møder genoptage drøftelsen mhb. på senere inddragelse ud i organisationen. 4 Nybyggeri Fredericia C 4.1 Orientering om stade Orientering gives på mødet af byggeudvalg. Referat: Byggeudvalget og Jan Bojsen orienterede i samarbejde om stade på Frederikshuset, Fredericia C. Aktuelt forventes byggeriet afleveret den 18. maj Boligorganisationens afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden til vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 4503: underskud på kr Afdeling 4505: underskud på kr Afdeling 4506: overskud på kr Afdeling 4507: underskud på kr Afdeling 4508: Balance på (byggesag) Afdeling 4512: overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 18. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Afdelingernes årsregnskaber for 2015 blev godkendt. 5.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til vedlægges som bilag. Afdeling 4503: Side 10 af 12

11 Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,90 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 4505: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,30 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 4506: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,78 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 4507: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,98 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 4512: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,13 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Afdelingernes driftsbudgetter for 2017 blev godkendt. 5.3 Orientering om driftsforhold Orientering gives på mødet af Ib Hansen og Kurt Andersen samt eventuelt Jan Bojsen. Referat: Skriftlig orientering fra hhv. Ib Hansen samt Kurt Andersen er vedlagt dette referat. 6 Mødeplanlægning I henhold til boligorganisationens vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligorganisationens bestyrelse skal godkende budgetter for boligorganisation og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde afholdes traditionelt juni måned. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Næste ordinære organisationsbestyrelsesmøde (regnskabsmødet) samt ordinært repræsentantskabsmøde planlægges afholdt medio maj måned Endvidere kan/må der forventes mødeaktivitet i forb. med igangværende nybyggeri Fredericia C. Side 11 af 12

12 7 Eventuelt Der blev fra afd. 45/06 stillet spørgsmål vedr. fordeling af udgifter via servicecenteraftalen med særlig fokusering af fordeling af udgiften til maskiner og håndværktøjer, idet afdelingerne nu kollektivt betaler for førnævnte og ikke som tidl. pr. afdeling umiddelbart kan der argumenteres for manglende rimelighed her, idet f.eks. afd. 45/06 ikke har udearealer af betydning og derfor ikke finder det hensigtsmæssig at medvirke til betaling af f.eks. traktor eller lign. Organisationsbestyrelsen vil i samarbejde med Jan Bojsen se på om evt. ændringer i aftale om fordeling af udgifter skal foretages. For referatets godkendelse: den Jonna K. Jørgensen, formand Side 12 af 12