Vejledning til administration af brugere i DONG Energy s installationsblanket (ISB).

Transkript

1 Vejledning til administration af brugere i DONG Energy s installationsblanket (ISB). Forord. I forbindelse med Autorisationsloven, som trådte i kraft i juni måned 2014, har det været nødvendigt at indføre en ny rolle, med ekstra administrator rettigheder. Der er nu 3 roller med forskellige rettigheder, for at tilgodese at det nu er virksomhedens struktur, som skal afspejles. De 3 roller hedder Faglig ansvarlig, Installatør og Elektriker. Navngivningen af rollerne afspejler ikke faglig kvalifikationer, men de roller og administrative opgaver, som en bruger skal benytte for at udføre sit arbejde. Hvem der tildeles en given rolle, bestemmes udelukkende af virksomheden, som alene er ansvarlig i forhold til at overholde autorisationsloven og dens bekendtgørelser. Hvis en bruger ikke kan se en sagsliste eller et menupunkt, som er beskrevet i denne vejledning, skyldes det, at den rolle man er tildelt ikke tillader det. Indhold i vejledningen: 1. Beskrivelse af rollen Faglig ansvarlig. 2. Beskrivelse af rollen Installatør. 3. Beskrivelse af rollen elektriker. 4. Sagslister. 5. Funktion Overtag sag. 6. Funktion Flyt sag. 7. Menupunkt Brugere. - Opret ny bruger med rollen Elektriker. - Rediger brugeroplysninger. - Gør en bruger inaktiv / aktiv. 8. Menupunkt Afdeling / teams. - Opret ny bruger med rollen Installatør. - Rediger brugeroplysninger. - Gør en bruger inaktiv / aktiv. 9. Menupunkt Min profil. 1/6

2 1. Beskrivelse af Faglig ansvarlig. Rollen, som Faglig ansvarlig, tildeles den person, der logger på DONG Energy s ISB blanket første gang, når en ny autorisation er tildelt en virksomhed. Hvis det er en enkeltmands virksomhed, logger man på og vil kunne tilmelde og behandle sager uden at skulle foretage sig yderligere. Hvis det er en større virksomhed, med flere afdelinger, hvor en leder har et antal ansatte, kan der oprettes Afdelinger. Når en bruger oprettes, via menuen Afdelinger / teams, får brugeren rollen Installatør, og denne rolle vil kunne oprette de brugere som er ansat i afdelingen. Faglig ansvarlig kan også oprette brugere, til sin egen afdeling, via menuen Brugere. Disse brugere får rollen Elektriker. Rollen, som Faglig ansvarlig, kan kun ændres fra én person til en anden ved hjælp fra DONG Energy Nettilslutninger. Den faglig ansvarlige har rettigheder til at: Oprette / nedlægge Afdelinger (= Installatører), med begrænset administrator muligheder. Oprette / nedlægge brugere (= Elektrikere), uden administrator muligheder. Overtage sager fra brugere uanset rolle og afdeling. Flytte sager fra én bruger til en anden, uanset rolle og afdeling. Redigere i egen eller en brugers oplysninger, uanset rolle. Tilmelde og behandle egne sager. 2. Beskrivelse af rollen Installatør: Rollen, som Installatør, kan kun oprettes og nedlægges af den Faglig ansvarlige. Rollen som Installatør, kan oprettes fordi en virksomhed har flere afdelinger, hvor en leder, har bug for at kunne administrere en gruppe ansatte og deres sager. Installatør rollen kan oprette eller nedlægge brugere, som er ansat i en afdeling. Disse brugere oprettes med rollen som Elektriker. Rollen Installatør har rettigheder til at: Oprette / nedlægge brugere med rollen Elektriker, til egen afdeling. Overtage sager fra anden bruger, i egen afdeling. Flytte sager fra én Elektriker til en anden, i egen afdeling. Redigere i egne eller en Elektrikers brugeroplysninger, i egen afdeling. Tilmelde og behandle egne sager. 2/6

3 3. Beskrivelse af rollen Elektriker: Rollen som Elektriker, kan oprettes og nedlægges af rollerne Faglig ansvarlig og Installatør. Rollen som Elektriker, kan oprettes fordi en virksomhed har én eller flere afdelinger, som har brug for at kunne administrere en gruppe ansatte og deres sager. Rollen Elektriker har rettigheder til at: Redigere i egne brugeroplysninger. Tilmelde og behandle egne sager. 4. Vejledning for sagslister. Sagslisten Mine sager. Denne liste viser kun egne sager, uanset hvilken rolle man har fået tildelt. Sagslisten Alle sager. Denne liste vises for rollerne Faglig ansvarlig og Installatører. Listen viser alle sager, som er aktive i ens egen afdeling. Her kan sager overtages fra en bruger til ens egen sagsliste, eller flyttes fra én bruger til en anden, i den Faglig ansvarliges eller Installatørens egen afdeling. Sagslisten Afsluttede sager. Denne liste viser kun egne afsluttede sager, uanset hvilken rolle man har fået tildelt. Sagslisten: Annullerede sager. Denne liste viser kun egne annullerede sager, uanset hvilken rolle man har fået tildelt. Sagslisten Alle sager i alle afdelinger. Denne liste indeholder alle sager, der er oprettet af en bruger, under samme autorisationsnummer. I denne liste kan en Faglig ansvarlig overtage eller flytte sager imellem 2 brugere, uanset hvilken afdeling og rolle brugerne har. Denne sagsliste vises kun for rollen Faglig ansvarlig. 5. Overtag sag. En eller flere aktive sager overtages ved at markere den / dem i sagslisten og klikke på knappen Overtag. Hvis knappen Overtag ikke er aktiv, er der markeret en sag, som allerede findes på ens egen sagsliste. Overtag sag kan kun udføres af rollerne Faglig ansvarlig og Installatør. 3/6

4 6. Flyt sag. Det er kun muligt, for rollerne Faglig ansvarlig og Installatør, at flytte aktive sager. En Faglig ansvarlig kan flytte aktive sager imellem alle brugere, uanset hvilken rolle de har og hvilken afdeling de er oprettet i. En Installatør kan flytte aktive sager imellem brugerne, som er oprettet i hans egen afdeling. Det er muligt at flytte aktive sager på to måder. Den ene er at finde en sag, i én af sagslisterne med aktive sager, markere den i listen og klikke på knappen Flyt, som er placeret øverst i højre side. En dialogboks åbnes hvor den bruger, som skal modtage sagen / sagerne vises i en liste. Klik på brugeren og herefter på OK. Den anden mulighed er at klikke på menupunktet Flyt sager. En liste med brugere vises. Klik på den bruger, som sagerne skal flyttes fra, så sagerne vises i en sagsliste. Marker den / De aktive sager, i listen, og klik på knappen Flyt, som er placeret øverst i højre side. En dialogboks åbnes hvor den bruger, som skal modtage sagen / sagerne vises i en liste. Klik på brugeren og herefter på OK. Det er ikke muligt at benytte funktionen Flyt sag hvis man selv skal behandle sagen. Er dette tilfældet, skal funktionen Overtag sag bruges. 7. Menupunkt Brugere. Denne funktion vises kun for rollerne Faglig ansvarlig og Installatør. I denne funktion, oprettes de brugere, som en Faglig ansvarlig og Installatør har i sin afdeling, med rollen Elektriker. Listen med brugere, viser kun aktive brugere. Hvis man vil se alle skal der sættes en markering i Vis alle på listen. Opret ny bruger. En ny bruger oprettes ved at klikke på teksten Opret ny bruger, og udfyld alle felter, der er markeret med en rød kant. Adressen er automatisk udfyldt med firmaets adresse, men kan rettes til en anden, hvis brugeren f.eks. skal kunne få tilsendt plomber til et kontor, med en anden adresse end hovedkontoret. Sæt markering for om den nye bruger, skal have besked fra ISB via SMS. Husk, brugernavnet angives ved oprettelse, og kan ikke ændres efterfølgende. Brugernavnet, er det navn, der vises i alle brugerlister, og det er det navn, som benyttes ved log in. Når der klikkes på knappen Bekræft oprettelse af bruger sendes der en velkomstmail som indeholder brugernavnet og en adgangskode. Det anbefales at brugeren ændrer adgangskoden til en personlig kode. Hvis man fortryder oprettelsen, inden der klikkes på Bekræft oprettelse af bruger klikkes der blot på Annuller. 4/6

5 Rediger en brugers oplysninger. Marker brugeren, i listen, og ret de oplysninger, som er påkrævet og klik på Bekræft ændringer. Gør en bruger inaktiv. En bruger kan gøres inaktiv, men kun hvis han ikke har aktive sager. Hvis brugeren har aktive sager, vises det i teksten over brugernavnet, nederst på siden. Marker den ønskede bruger, og fjern flueben i feltet ved teksten Brugeren er aktiv og har adgang til systemet. Så vil brugeren ikke Gør en inaktiv bruger aktiv. Hvis en tidligere bruger igen skal benytte ISB, klikkes der på knappen Vis alle på listen så alle aktive og inaktive brugere vises. Marker den ønskede bruger, og sæt flueben i feltet ved teksten Brugeren er aktiv og har adgang til systemet. Så vil brugeren igen Husk at rette brugeroplysninger, hvis de er ændret. 8. Menupunkt Afdeling / teams. Denne funktion er kun mulig for rollen Faglig ansvarlig. I denne funktion, kan der oprettes brugere med rollen Installatør, når en faglig ansvarlig ønsker at oprette én eller flere afdelinger, hvor en bruger (Installatør rollen) har et antal ansatte i en afdeling eller et team. Listen med brugere viser kun aktive brugere. Hvis man vil se alle aktive og inaktive brugere samtidig, skal der sættes en markering i Vis alle på listen. En Faglig ansvarlig kan kun se de brugere, som er oprettet under egen afdeling (menupunkt Brugere) og de Afdelinger / teams som er blevet oprettet. Den Faglig ansvarlige kan ikke se de brugere (Elektriker rollen) som er oprettet i andre lister end Flyt sager. Opret ny bruger. En ny bruger oprettes ved at klikke på teksten Opret ny bruger, og udfyld alle felter, der er markeret med en rød kant. Adressen er automatisk udfyldt med firmaets adresse, men kan rettes til en anden, hvis brugeren f.eks. møder på en anden adresse end hovedkontoret. Sæt markering for om den nye bruger, skal have besked fra ISB via SMS. Husk, brugernavnet angives ved oprettelse, og kan ikke ændres efterfølgende. Brugernavnet, er det navn, der vises i alle brugerlister, og det er det navn, som benyttes ved log in. Når der klikkes på knappen Bekræft oprettelse af bruger sendes der en Velkomstmail som indeholder brugernavnet og en adgangskode. Det anbefales at brugeren ændrer adgangskoden til en personlig kode. Hvis man fortryder oprettelsen, inden der klikkes på Bekræft oprettelse af bruger klikkes der blot på Annuller. 5/6

6 Rediger en brugers oplysninger. Marker brugeren, i listen, og ret de oplysninger, som er påkrævet og klik på Bekræft ændringer. Gør en bruger inaktiv. En bruger kan gøres inaktiv, men kun hvis han ikke har aktive sager. Hvis brugeren har aktive sager, vises det i teksten over brugernavnet, nederst på siden. Marker den ønskede bruger, og fjern flueben i feltet ved teksten Brugeren er aktiv og har adgang til systemet. Så vil brugeren ikke Gør en inaktiv bruger aktiv. Hvis en tidligere bruger igen skal benytte ISB, klikkes der på knappen Vis alle på listen så alle aktive og inaktive brugere vises. Marker den ønskede bruger, og sæt flueben i feltet ved teksten Brugeren er aktiv og har adgang til systemet. Så vil brugeren igen Husk at rette brugeroplysninger, hvis de er ændret. 9. Menupunkt Min profil. Her kan alle brugere, uanset rolle, redigere deres egne oplysninger og ændre adgangskode. DONG Energy A/S Distribution Teknikerbyen Virum Tlf.: Mail: nettilslutninger@dongenergy.dk 6/6