Inden du kan tage systemet i brug og sende spørgeskemaer, kortlægge arbejdsmiljøet, lave handlingsplaner mv. skal systemet sættes op.

Transkript

1 Indledning Workcyclus er et Internetbaseret arbejdsmiljøsystem, der giver fuldt overblik over virksomhedens arbejdsmiljøtilstand og gør arbejdsmiljøet målbart og synligt på alle niveauer i organisationen. Workcyclus består af en række værktøjer og teknikker, der forbedrer kundernes styring af sikkerheds-, sundheds- og arbejdsmiljøforhold, samtidig med at de styrker medarbejdernes forhold til deres eget arbejdsmiljø og til sikkerheden. Workcyclus er et lokalt værktøj til virksomhedens arbejdsmiljøgrupper med alle de nødvendige arbejdsmiljøredskaber samlet ét sted - i ét system. Med Workcyclus kan man kortlægge og analysere arbejdsmiljøet på forud definerede APV spørgeskemaer, og arbejde direkte videre i systemgenerede dynamiske handlingsplaner. Inden du kan tage systemet i brug og sende spørgeskemaer, kortlægge arbejdsmiljøet, lave handlingsplaner mv. skal systemet sættes op. Når du har logget dig på med dit brugernavn og adgangskode er du allerede godt i gang med det Internetbaserede APV system Workcyclus. God fornøjelse!

2 Indholdsfortegnelse Indledning... 1 Workcyclus login... 3 Workcyclus opbygning... 4 Administration... 5 Oprettelse af organisationen... 6 Opret arbejdsmiljøudvalg... 7 Opret arbejdsmiljøgruppe... 8

3 Workcyclus login Alle kunder har en unik websideadresse, som skal bruges for at logge på systemet. Brugernavn og adgangskode er som regel oprettet i samarbejde mellem virksomheden og PBJ. Det giver adgang til at se virksomhedens kortlægninger og de handlinger virksomhedens arbejdsmiljøorganisation har beskrevet. Hver enkelt medarbejder kan logge på og ændre sin adgangskode (dette gøres under Min Profil når han/hun har logget på).

4 Workcyclus opbygning Workcyclus er bygget op med en hovedmenu, der er udformet som faneblade. Hovedmenuen består af fanebladene: Startside, Kortlægninger, Handlingsplaner, Arbejdsmiljødrøftelse, Rapporter og Administration. Startside er fanebladet hvor du altid starter. Du har fra forsiden et overblik over status på handlingsplaner, indsatsområder, tilhørsforhold i organisationen, dine opgaver og besvarelse af spørgeskemaer/kortlægninger. Kortlægninger er fanebladet som administrerer dine kortlægninger. Når spørgeskemaet er oprettet kan det udsendes til medarbejdere. Fra Kortlægningsfanen sker opfølgning på udsendte spørgeskemaer. Påmindelser kan evt. sendes direkte til medarbejdere, der endnu ikke har svaret. Handlingsplaner er fanebladet du bruger, når der skal arbejdes med handlingsplan. Arbejdsmiljødrøftelse er fanebladet hvor du kan arbejde med jeres arbejdsmiljødrøftelse. Rapporter er fanebladet hvor statistikker og rapporter for besvarelser bliver vist. Administration er fanebladet, hvor du opsætter systemet så det passer til Jeres sikkerhedsarbejde, arbejder med spørgeskemaer, opretter medarbejdere og opbygger din arbejdsmiljøorganisation med grupper, udvalg, arbejdsmiljørepræsentanter, ledere mv. Du kan vælge at lave dine egne spørgeskemaer eller bruge Workcyclus spørgeskema skabeloner. Vær opmærksom på, at brugerne, kun får vist faneblade de har rettigheder til. Informationsbjælken ude til højre giver dig mulighed for at se Arbejdsmiljø barometer, Trivsels barometer og Nyheder.

5 Administration Inden du kan tage Workcyclus i brug til at arbejde med din APV, udsende spørgeskemaer, lave handlingsplan, se besvarelser og statistik mv., skal systemet sættes op. Det kan være at jeres virksomhed, har valgt at bruge PBJ konsulenthjælp, og du blot skal vedligeholde eller opdatere systemet med nye indstillinger. De vigtigste indstillinger før du igangsætter en kortlægning, er listet nedenfor: 1. Tjek/opret organisationen =>se afsnit Oprettelse af organisationen 2. Tjek/opret dine respondenter og brugere => se afsnit Oprettelse af en respondent/bruger 3. Indstil rettigheder til nøglepersoner =>se afsnit Oprette roller / redigere roller / slet roller 4. Tilpas/opret spørgeskema =>se afsnit Spørgeskema administration To typer brugere Respondenter kan besvare spørgeskemaer og se egen gruppe/afdelings handlingsplaner og arbejdsmiljødrøftelse. Respondentens rettigheder kan ikke ændres. Brugere med roller kan ikke svare på spørgeskemaer, men har afhængig af rolle, rettighed til at administrere forskellige funktionaliteter i Workcyclus. Samme person kan godt være både respondent og bruger med rolle i samme gruppe.

6 Oprettelse af organisationen Klik på fanebladet Administration => klik på knappen Organisation Organisationen kan bygges op så det svarer præcis til den organisering I har. Der er mulighed for at oprette 3 forskellige organisationstyper: Arbejdsmiljøorganisation herunder selvstændige arbejdsmiljøgrupper. Der er således også mulighed for at have arbejdsmiljø udvalg (Respondenter kan oprettes i flere grupper) Afdelingsorganisation Kan bygges op med den afdelings- / forretningsorganisation man har i sin organisation (Respondenter kan kun oprettes i én afdeling) Generel Gruppe Hvis man har brug for helt andre grupperinger på tværs af organisationen Organisationsstyring BEMÆRK: Klik på pilene udenfor hvert firma, udvalg, arbejdsmiljøgruppe, afdeling m.m. for at åbne op for den. Virksomhedsniveau (I dette eksempel FIRMA DEMO ) her vises alle brugere / medarbejdere for virksomheden/organisationen dvs. Brugerlisten. Her kan man sætte indstillinger for virksomheden generelt Arbejdsmiljøorganisation - Arbejdsmiljøudvalg (Arbejdsmiljøorganisation)og arbejdsmiljøgruppe (Arbejdsmiljøgruppe). Spørgeskemaundersøgelser kan sendes ud fra udvalg og herunder underliggende arbejdsmiljøgrupper eller direkte på en arbejdsmiljøgruppe.

7 Afdelingsorganisation Spørgeskemaundersøgelser kan sendes herfra. Enten fra et udvalgsniveau og herunder underliggende afdelinger eller direkte på en afdeling. Kan også bruges, som et alternativt rapporteringsgrundlag for en Arbejdsmiljøorganisation. Et eksempel: Der oprettes et arbejdsmiljøudvalg og herunder de arbejdsmiljøgrupper man har brug for. På den måde kan man trække statistikker for hver arbejdsmiljøgruppe og samlet for alle arbejdsmiljøgrupper oprettet under arbejdsmiljøudvalget, såfremt kortlægningen er startet fra udvalget. Arbejdsmiljøudvalg (tidligere Sikkerhedsudvalg) Et arbejdsmiljøudvalg er øverste instans i arbejdsmiljøorganisationen og herfra tages overordnede beslutninger, der vedrører arbejdsmiljøet og sikkerheden for hele organisationen. De brugere, der er oprettet i det niveau kan se resultaterne af de underliggende arbejdsmiljøgrupper. Opret arbejdsmiljøudvalg 1. Højreklik med musen på det øverste niveau (i dette eks. FIRMA(DEMO) ) og et nyt vindue kommer frem. 2. Her vælger du Opret og et nyt vindue kommer til syne igen og her vælges der Nyt Arbejdsmiljøudvalg.

8 3. Et nyt vindue kommer til syne og her indtaster du arbejdsmiljøudvalgets navn (i dette eks. Arbejdsmiljøudvalg 2 og klikker på Opret. 4. Det nyoprettede arbejdsmiljøudvalg Arbejdsmiljøudvalg 2 kan nu ses under Organisationsstyring i venstre menu. Arbejdsmiljøgrupper (tidligere Sikkerhedsgrupper) En arbejdsmiljøgruppe er sidste led i arbejdsmiljøorganisationens hierarki, og er de grupper, som repræsenterer medarbejderne. Det er også her at arbejdsleder og arbejdsmiljørepræsentant er registeret. Opret arbejdsmiljøgruppe 1. Højreklik med musen på det arbejdsmiljøudvalg hvorunder arbejdsmiljøgruppen skal oprettes (i dette eks. Arbejdsmiljøorganisation ) og et nyt vindue kommer til syne.

9 2. Her vælger du Opret og et nyt vindue kommer til syne igen og her vælges der Ny Arbejdsmiljøgruppe. 3. Et nyt vindue kommer til syne og indtaster du arbejdsmiljøgruppens navn (i dette eks. Arbejdsmiljøgruppe 2 og klikker på Opret. 4. Den nyoprettede arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe 2 kan nu ses under arbejdsmiljøudvalget Arbejdsmiljøorganisation i Organisationsstyring i venstre menu.

10 Opret afdeling I Workcyclus er der således også mulighed for at oprette den afdeling/foretningsorganisation man har i sin organisation. Bemærk at respondenter i denne organisationsstruktur kun kan oprettes i én afdeling. Ligesom ved arbejdsmiljøorganisation kan man oprette et afdelingsudvalg og herunder afdelinger. Som udgangspunkt oprettes alle virksomheder i Workcyclus som standard med et Arbejdsmiljøorganisation udvalg og et Afdelinger udvalg. Så du kan med fordel oprette dine afdelinger under det allerede eksisterende udvalg Afdelinger. 1. Højreklik med musen på det afdelingsudvalg hvorunder afdelingen skal oprettes (i dette eks. Afdelinger ) og et nyt vindue kommer til syne. 2. Her vælger du Opret og et nyt vindue kommer til syne igen og her vælges der Ny afdeling. 3. Et nyt vindue kommer til syne og indtaster du afdelingens navn (i dette eks. Afdeling C og klikker på Opret ).

11 4. Den nyoprettede afdeling Afdeling C kan nu ses under afdelingsudvalget Afdelinger i Organisationsstyring i venstre menu. Opret generel gruppe Har man brug for andre grupperinger på tværs af organisationen er dette således også muligt i Workcyclus. Her er det at man kan oprette generelle grupper. 1. Højreklik med musen på den øverste instans, virksomhedsniveau (i dette eks. FIRMA DEMO ) og et nyt vindue kommer til syne. 2. Her vælger du Opret og et nyt vindue kommer til syne igen og her vælges der Ny generel gruppe. 11

12 3. Et nyt vindue kommer til syne og indtaster du gruppens navn (i dette eks. Gruppe 1 og klikker på Opret ). 4. Den nyoprettede gruppe Gruppe 1 kan nu ses under firmaet FIRMA DE- MO i Organisationsstyring i venstre menu. Oprettelse af en respondent / bruger Klik på fanebladet Administration => klik på knappen Organisation 1. For at oprette en respondent / bruger, gå ind i fanebladet Administration => Organisation. 2. I venstre side klikker du på den gruppe eller afdeling, hvor du ønsker at oprette en ny respondent / bruger. Du kan således også oprette en bruger i organisationen på virksomhedsniveau uden at han/hun er tilknyttet en gruppe/afdeling (i dette eks. FIRMA (DEMO) ).

13 Du kan nu se medlemmerne af gruppen midt på skærmen. 3. Klik herefter på knappen Opret bruger i midten af vinduet. OBS! Du kan ikke oprette en respondent / bruger, hvis brugernavnet allerede er i brug. I stedet skal du trykke Tilføj Bruger for at tilføje en allerede eksisterende respondent/bruger til gruppen/afdelingen. 4. Et nyt pop-up vindue ( Opret bruger ) kommer frem. Indtast nu respondentens/brugerens oplysninger. Vælg rolle og klik herefter på fanebladet Adgangskode (i samme pop-up vindue).

14 5. Indtast nu en adgangskode til respondenten / brugeren og klik herefter på knappen Gem. OBS! Adgangskoden skal være på min. 5 karakterer. Tilføj bruger med rolle / respondent (eksisterende) Klik på fanebladet Administration => klik på knappen Organisation 1. For at tilføje en respondent / en bruger med rolle, gå ind i fanebladet Administration => Organisation. 2. I venstre organisation træ klikker du på den gruppe eller afdeling, hvor du ønsker at tilføje respondenten / brugeren til. Du kan nu se medlemmerne af gruppen midt på skærmen.

15 3. Klik herefter på knappen Tilføj Bruger i midten af vinduet 4. Du får nu en samlet oversigt over alle brugere i organisationen. B. A. C. D. A. Søg respondenten/brugeren ved at søge på navn, eller brugernavn i søgefeltet. B. Angiv rolle (Respondent får spørgeskema ved udsendelse, andre roller giver rettigheder på det niveau og ned i hierarkiet som f.eks. Arbejdsleder eller Arbejdsmiljørepræsentant) C. Sæt flueben ud for den respondent/bruger du ønsker at tilføje. D. Tryk Gem E. Respondenten/brugeren med rolle er nu tilføjet til den valgte gruppe. Systemet er oprettet med 2 standardroller: Administrator Har alle rettigheder til de moduler der følger med jeres system. Kan oprette nye roller i systemet (se afsnit Oprette roller / redigere roller / slet rolle ) Respondent (kan ikke redigeres). Kan svare på spørgeskemaer Kan logge på og se forsiden og se handlingsplaner Kan se arbejdsmiljødrøftelsen for sin afdeling/gruppe

16 Giv bruger en rolle/rettigheder som gælder for hele organisationen Klik på fanebladet Administration => Organisation => Klik på din virksomhed på virksomhedsniveau Du har mulighed for at give en bruger en rolle/rettigheder som gælder for hele organisationen og ikke kun på enkelt udvalg, gruppe m.m. 1. Klik på din virksomhed på virksomhedsniveau, i dette tilfælde FIRMA (DE- MO). Klik herefter på knappen Brugere. 2. Klik enten på knappen Opret bruger eller Tilføj bruger

17 Opret bruger : hvor du opretter en ny bruger (her skal der oprettes en ny bruger med alle medarbejder data såsom brugernavn, adresse, adgangskode m.m.). Husk at vælge den rolle han/hun skal have for hele organisationen under rolle. Afslut ved at klikke på Gem. Tilføj bruger : Hvor du tilføjer en allerede eksisterende bruger. Sæt flueben ud for vedkommende, vælg rolle under Rolle som f.eks. Administrator og klik på Gem.

18 Redigere en bruger / respondent Klik på fanebladet Administration => Organisation Når man vil redigere en respondent/bruger, skal man først finde respondenten/brugeren i organisationen. Når man ønsker at redigere en respondent/bruger er det lige meget hvor i organisationen man står kun ens rettigheder sætter begrænsningen. Du kan evt. finde respondenten/brugeren ved at klikke på firmaniveauet (i dette eks. FIRMA (DEMO), du får hermed automatisk en oversigt over alle brugere/respondenter i organisationen. Klik på navnet (med den grønne tekst) på den respondent/bruger, du ønsker at redigere: Et nyt vindue Opdater Bruger vises og der er mulighed for at ændre: I Fanebladet Brugeroplysninger : Fornavn(e) Efternavn Køn Sprog (kun administrator) Jobtitel Ansættelsesdato Ansættelsestype P-nummer Telefon Mobiltelefon OBS! Husk at klikke på knappen Gem for at gemme. Det er ikke muligt at ændre i brugernavn.

19 I Fanebladet Adgangskode : Ændre adgangskode (det er kun brugeren selv og Administrator, som kan ændre denne) Får du ikke lov til at redigere en respondent/bruger, har du ikke rettigheden til det kontakt da jeres Administrator.

20 Hvordan en bruger kan ændre sine egne oplysninger såsom adgangskode m.m. Brugeren skal først logge ind med sit brugernavn og adgangskode. Klik på Min Profil i øverste højre hjørne. Her kan vedkommende ændre de oplysninger han ønsker og afslut ved at klikke på knappen Gem profil. (Det øverste gem ikon) Hvis vedkommende ønsker at ændre sin adgangskode skal han/hun først indtaste den nuværende adgangskode i feltet Indtast nuværende adgangskode. Herefter indtast den nye adgangskode i feltet Ny adgangskode samt i feltet Gentag ny adgangskode, klik herefter på Gem adgangskode for at gemme den nye adgangskode (det nederste gem ikon) Bemærk: Man kan ikke ændre sit brugernavn (login)!

21 Fjerne brugere med rolle / respondenter fra grupper, udvalg eller afdeling. Klik på fanebladet Administration => Organisation => Vælg gruppen, udvalget, eller afdelingen. Har du en respondent/bruger med rolle, som ikke længere er med i en gruppe, udvalg eller afdeling eller blot er tilføjet ved en fejl, kan du fjerne respondenten/brugeren uden at slette vedkommende fra resten af organisationen. 1. Klik på den gruppe/det udvalg/den afdeling, som det drejer sig om 2. Klik på ikonet, udfor den/dem som skal fjernes. 3. Respondenten/brugeren er hermed fjernet fra gruppen, udvalget eller afdelingen. 4. For at fjerne flere brugere på én gang, sæt flueben ud for de pågældende brugere og klik herefter på knappen Slet valgte. Slet en bruger/respondent fra organisationen Klik på fanebladet Administration => Organisation Har du en bruger/respondent, som ikke længere er i virksomheden, kan du slette brugeren/respondenten helt. 1. Vælg virksomhedsniveauet, selve virksomheden med ikonet (i dette eks. FIRMA DEMO)

22 2. Klik på ikonet udfor den bruger/respondent du ønsker at slette. 3. For at fjerne flere brugere på én gang, sæt flueben ud for de pågældende brugere og klik herefter på knappen Slet valgte. Udvidet brugersøgning Klik på fanebladet Administration => Organisation => Vælg din virksomhed på virksomhedsniveau. Under Udvidet brugersøgning har du mulighed for at søge efter en specifik bruger i hele jeres organisation og således se hvor i organisationen han/hun befinder sig. 1. Klik på jeres virksomhed på virksomhedsniveau (i dette tilfælde FIRMA (DEMO ). Klik herefter på knappen Udvidet Søgning. 2. Du kan nu indtaste vedkommendes navn i feltet Navnesøgning og evt. herefter vælge vedkommendes rolle under Rollesøgning som f.eks. Administrator, Arbejdsleder, Respondent m.m. Felterne Periode start og Periode slut anvendes hvis man ved hvornår vedkommende fik tildelt den pågældende rolle. Slut af med at klikke på knappen Søg. Du vil nu få den ønskede oversigt.

23 3. Du har mulighed for at printe oversigten ud ved at klikke på knappen Print.