Del-evaluering 1: Udnyttelse af de administrative ressourcer

Transkript

1 Organisationsevaluering (UDKAST til kravspecifikation) Del-evaluering 1: Udnyttelse af de administrative ressourcer Formålet med evalueringen er at vurdere I hvilket omfang organiseringen i Region Midtjylland bidrager til realisering af kommunalreformens intentioner med regionerne hvor godt organiseringen understøtter en effektiv udnyttelse af de administrative ressourcer, og hvor godt organiseringen medvirker til at skabe merværdi. I evalueringen vil indgå følgende dele: Udarbejdelsen af notat med vurdering af intensionerne med kommunalreformen og i hvilket omfang organiseringen af Region Midtjylland lever op hertil Beskrivelse af den hidtidige organisatoriske opbygning af regionen samt de ændringer, derløbende er foretaget En sammenligning af de fem regioners organisering. Indsamling af eksisterende materiale vedrørende regionernes organisering. Udarbejdelse af notat, der beskriver forskelle i organisationsformer mellem de fem regioner En vurdering af den faglige bæredygtighed af Region Midtjyllands organisering med flere regionshuse En benchmarking på overordnet niveau af administrativt ressourceforbrug i de fem regioner, herunder eventuelt forslag til dyberegående undersøgelser, f.eks. i delevaluering 4. Der vil ske en indsamling af materiale om administrativt ressourceforbrug på overordnet niveau hele organisationen og på sektorniveau. Sekretariatet udarbejder med inddragelse af relevante ressourcepersoner - de beskrevne forslag til notater og analyser. Repræsentanter for Finansministeriet og Danske Regioner inviteres til at drøfte materialet undervejs i forløbet. Ressourcer Sekretariatet (2-3 personer) 100?

2 Tidsplan x x x

3 Organisationsevaluering (UDKAST til kravspecifikation) Del-evaluering 2: Understøttelse af det politiske niveau Formålet med evalueringen er at vurdere, i hvilken udstrækning organiseringen bidrager til at understøtte, at det politiske niveau kan fungere. Det skal undersøges, i hvilken grad politikerne oplever, at deres muligheder for at løse de politiske opgaver understøttes af regionens administrative organisation. Politikernes samarbejde med direktion og den øvrige administration vil indgå. Der udføres gruppeinterview med et udvalg af Regionsrådets medlemmer Fokus er på de overordnede linier og den generelle opfattelse af, hvorledes organiseringen fungerer På baggrund af gruppeinterview udarbejdes en rapport Et mindre antal repræsentanter for sekretariatet udfører gruppeinterview. Sekretariatet er i dialog med sektorerne i forbindelse med forberedelse af spørgeguide til gruppeinterview. Dialog med sektorerne kan ske gennem repræsentanter for sektorerne i den tværorganisatoriske arbejdsgruppe, der nedsættes under delevaluering 4. Ressourcer Sekretariatet (2-3 personer) 5-7 Medlemmer af forretningsudvalget 5-7 MRR uden for forretningsudvalget I alt ? Tid x

4 Organisationsevaluering (UDKAST til kravspecifikation) Del-evaluering 3: Koncernledelsens funktion Formålet med evalueringen er at vurdere, i hvilken udstrækning koncernledelsen (incl. direktionen) fungerer som sådan. Evalueringen vil bestå af to dele: 1) Det skal vurderes i hvilken udstrækning koncernledelsens medlemmer selv opfatter sig som del af en koncernledelse, der arbejder inden for fælles rammer (f.eks. ledelses- og styringsgrundlaget) og med fælles målsætninger. Det skal vurderes, hvordan andre, f.eks. kontorchefer og øvrige medarbejdere i administrationen samt ledere i virksomhederne oplever koncernledelsens funktionalitet og synlighed. 2) Det skal vurderes, i hvilken udstrækning direktionen fungerer som direktion for en koncern, dels i forhold til den samlede organisation og dels i forhold til resten af koncernledelsen Der gennemføres en anonym spørgeskemaundersøgelse blandt medlemmerne af koncernledelsen samt blandt medarbejdere og ledere i administration og virksomheder for at bidrage til henholdsvis formål 1 og 2. Som oplæg til de to spørgeskemaundersøgelser udarbejder sekretariatet et notat, der beskriver begrebet koncernledelse anvendt i forhold til en region samt specificerer de måder, god koncernledelse kan forventes at komme til udtryk på. Center for kvalitetsudvikling gennemfører spørgeskemaundersøgelsen efter centrets sædvanlige praksis og rapporterer den gennemførte undersøgelse i form af en metodebeskrivelse og simple, statistiske fordelinger. Efter aftale kan der yderligere gennemføres diverse statistiske analyser. Sekretariatet analyserer resultaterne af spørgeskemaundersøgelserne i lyset af det indledende notat og fremlægger udkastet til sin rapport til høring i et panel fra koncernledelsen og resten af organisationen (central og decentral) Sekretariatet har ansvaret for design og rapportering af evalueringen. Center for kvalitetsudvikling har det undersøgelsesfaglige ansvar for den spørgeskemaundersøgelse, som indgår. Parterne koordinerer arbejdet i en fælles arbejdsgruppe, der refererer til styregruppen vedrørende evaluering af Region Midtjyllands organisationsplan Ressourcer Center for kvalitetsudvikling Sekretariatet (1-2 personer) 110 timer 45 timer?

5 Hørings panel (5 fra koncernledelsen, 5 øvrige ledere fra administrationen og 5 ledere fra virksomhederne) I alt 45 timer 200 timer Tidsplan x x

6 Organisationsevaluering: UDKAST til kravspecifikation Del-evaluering 4: Opfyldelse af sektormål Evalueringen skal besvare spørgsmålet: Hvordan understøtter den enkelte sektors organisering opfyldelse af sektorens specifikke mål og mere generelt kravene til effektiv ressourceudnyttelse samt service og kvalitet i ydelserne? Evalueringerne skal gennemføres for alle fagområders administration og service med henblik på videnoverførsel, læring og inspiration på tværs af hele organisationen For hvert af fagområderne fællesstabe, sundhed, psykiatri, social samt regional udvikling: Ledelsesorienteret (frem for videnskabelig) evaluering med involvering af ledere og nøglepersoner fra det berørte fagområde To workshops med ovennævnte personkreds som informanter Workshops forberedes med data indsamlet af fagområdet selv efter specifikation fra arbejdsgruppen Workshop I (½ dag): i dialog fås informanternes umiddelbare svar på et standard interviewskema (ensartet for alle sektorer) Workshop II (½ dag): i dialog bearbejdes, skærpes og suppleres rapporten fra WS I deltagerkredsen den samme. Ca. 14 dages mellemrum Rapporter fra WS II for alle fagområder bearbejdes på tværs af arbejdsgruppen i 1 dags seminar En gennemgående tværorganisatorisk - arbejdsgruppe styrer processen, bearbejder og rapporterer resultaterne En tværorganisatorisk arbejdsgruppe (1 fra sundhedsstab, 2 fra hospitaler, 1 fra social-psykiatristab, 1 fra psykiatri eller fra social, 1 fra regional udvikling) ledet af sekretariatet planlægger og gennemfører evalueringen. Det forudsættes, at de afgivne gruppemedlemmer personligt dedikerer en væsentlig del af deres tid til opgaven, mens den står på (1-2 dg./uge i uger) Evalueringspanel fra fagområdet sammensættes af den ressortansvarlige direktør efter skabelon fra evalueringsgruppen (10-20 ledelses- og medarbejderrepræsentanter fra hvert fagområde) Den tværorganisatoriske arbejdsgruppe udarbejder en rapport om evalueringens konklusioner. Den tværorganisatoriske arbejdsgruppe refererer til projektets styregruppe gennem sekretariatet.

7 Ressourcer Sekretariatet: Tværorganisatorisk arbejdsgruppe: 6*Sektorpanel: Tidsplan I alt x x x x?

8 Organisationsevaluering (UDKAST til kravspecifikation) Del-evaluering 5: af tværgående administrative funktioner Formålet med evalueringen er at vurdere, om organiseringen af de tværgående administrative funktioner er merværdiskabende, herunder om organiseringen bidrager til en effektiv ressourceudnyttelse. Evalueringen skal bl.a. give en vurdering af, om organiseringen understøtter, at brugerne oplever, at de modtager den service/de oplysninger, de har brug for. Evalueringen kan vurdere placering af tværgående administrative funktioner centralt/decentralt. Den kan se på snitflader mellem sektorer og fællesstabene, og den kan se på forhold internt i fællesstabene. Det foreslås, at der kommer særlig fokus på områderne Indkøb, IT, regnskab og bygninger. Sekretariatet udarbejder standard for undersøgelse i den tværorganisatoriske arbejdsgruppe. Der kan tages udgangspunkt i dele af materialet, der udarbejdes i delevaluering nummer 1. Fokus vil være på, om brugerne får det, de har brug for. Sekretariatet beskriver, hvorledes organiseringen af de tværgående administrative funktioner er i region Midtjylland og andre regioner, evt. også større virksomheder En tværorganisatorisk arbejdsgruppe mødes 2-3 gange incl. eventuelt studiebesøg Sekretariatet udarbejder rapport på baggrund af konklusioner fra møderne Der nedsættes en tværorganisatorisk arbejdsgruppe, der skal have fokus på forholdet mellem fællesstabene og andre. Sammensætning kunne være 1 fra sundhedsstab, 2 fra hospitaler, 1 fra psykiatri- og socialstab, 1 fra driften i psykiatri og social samt 1 fra regional udvikling. Sekretariatet leder, planlægger og gennemfører. Sekretariatet udarbejder sammenligning af, hvorledes andre har organiseret de tværgående administrative funktioner. Med afsæt i sammenligningen gennemføres 2 dagseminarer med den tværorganisatoriske arbejdsgruppe for at komplettere og vurdere billedet. Det tilstræbes som et vigtigt element at gennemføre studiebesøg i andre regioner og toneangivende, større virksomheder. Der vil igennem hele evalueringen ske en løbende involvering af de områder, der evalueres. Herudover vil resultaterne af evalueringen blive præsenteret for et høringspanel bestående af ledere og medarbejdere fra fællesstabene specielt de områder, der fokuseres på (Indkøb, IT, Regnskab, Bygninger)

9 Ressourcer Sekretariatet Tværorganisatorisk arbejdsgruppe Høringspanel I alt ? Tidsplan x x x x x x

10 Organisationsevaluering (UDKAST til kravspecifikation) Del-evaluering 6: Internationalt og strategisk perspektiv Denne delevaluering skal belyse, hvordan og i hvilken udstrækning den aktuelle organisering understøtter de strategier, RM forfølger. Endvidere skal evalueringen sætte Region Midtjyllands aktuelle organisering i et internationalt perspektiv. Er vi på forkant m.h.t. til at understøtte ressourceeffektivitet, faglig kvalitet og brugerservice? Fokus vil være såvel på forvaltning på regionalt niveau som på overordnet hospitalsdrift i lande, der på andre parametre er sammenlignelige med Danmark (EU, angelsaksiske lande). Litteraturstudier kombineret med opsøgende studier ved besøg i udvalgte, relevante lande med henblik på interviews og evt. konferencedeltagelse. Teoretisk vil en væsentlig del af afsættet være i kontingensteorien, hvor grundantagelsen er, at organisering på sigt er nødt til at matche eksterne og interne vilkår. Endvidere antages det, at organiseringen skal understøtte strategien, og at nogle organisationsformer vil gøre det bedre end andre. HWB er primær ressource, men vil trække på andre ressourcepersoner i RM og DR, der har indsigt og interesse. En allerede planlagt studierejse til Holland søges udnyttet til de første studier. Mulighed for at engagere specialestuderende ved Institut for Statskundskab undersøges. Ressourcer HWB 120 Øvrige (eksterne)? Tidsplan x x x

11 Organisationsevaluering: UDKAST til kravspecifikation Del-evaluering 7: Fleksibilitet Formålet med denne delevaluering er at undersøge, om organiseringen af RM gør regionen tilstrækkeligt fleksibel til i nødvendigt omfang at kunne tilpasse sig drastisk ændrede vilkår. Kan organiseringen f.eks. hurtigt tilpasses, hvis der kommer en kræftplan? Eller hvis der sker en markant hjemtagning/afgivelse af sociale institutioner? Evalueringen skal også belyse, hvordan fleksibiliteten opnås. Undersøgelsen skal så vidt muligt rumme en vurdering af evnen til fleksibel respons sammenlignet med andre regioner, og den skal i hvert fald give mulighed for udveksling med og læring af de andre regioner. Evalueringen tager teoretisk afsæt i kontingensteorien, hvor antagelsen er, at enhver organisation på sigt er nødt til at passe til de interne og eksterne vilkår. Hvis vilkårene er omskiftelige, stiller det ekstra krav til fleksibilitet. Teorien kan bidrage til at identificere og vurdere elementer, der styrker fleksibiliteten. Med afsæt i teorien analyseres en række eksempler på drastisk ændrede vilkår, som skulle håndteres, og hvor organiseringen evt. skulle ændres for at svare på udfordringerne. Analyserne danner grundlag for en checkliste, der benyttes ved studiebesøg i andre regioner. I lyset af studiebesøgene revideres analyserne af de oprindelige eksempler, og der foretages en samlet vurdering. Sekretariatet leverer de indledende analyser og strukturerer arbejdet. En tværorganisatorisk høringsgruppe af ledere/medarbejdere, der har ansvar for og erfaring med organisering, bidrager til kvalificering af analyserne. Når analyserne foreligger i en første udgave, danner de grundlag for studiebesøg hos og dialog med relevante kolleger i flere af de øvrige regioner (direktionssekretariat, fagstabe, servicefunktioner o.l.). De oprindelige analyser af egen organisation ajourføres i lyset af resultaterne fra besøgene, og begge dele afrapporteres samlet. Ressourcer Sekretariatet Tværorganisatorisk høringsgruppe I alt

12 x x