BEHANDLING AF ACONTOBEGÆRING

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 12. maj 2016 Version 1.2 JobManager supporten BEHANDLING AF ACONTOBEGÆRING DEBITORBOGHOLDEREN

2 Dan næste acontobegæring INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 DAN NÆSTE ACONTOBEGÆRING...FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. Opret en kladde... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Tilret periode... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Opdater... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. ACCEPTER ACONTOBEGÆRING... 4 Søg og vælg acontobegæring... 4 Påfør fakturanummer TILBAGEFØR ACONTOBEGÆRING... 7 Søg og vælg acontobegæring af 9

3 Dan næste acontobegæring INTRODUKTION Denne vejledning er udarbejdet med det formål at beskrive de processer, der skal gennemgås, når acontobegæringer behandles i JobManager. Acontobegæringer anvendes til at opsamle poster fra job med godkendt mængdeopgørelse til en acontobegæring inden for en entreprise. Udgangspunktet for hvem der danner næste acontobegæring afhænger af hvilke aftale der er indgået mellem Vejdirektoratet og entreprenøren (initiativpligtsaftalen). Acontobegæringer accepteres eller tilbageføres af debitorbogholderen. Entrepriselederen hos entreprenøren kan dog godt have denne rolle. De tre overordnede faser, er illustreret i nedenstående figur. Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist, med det formål at illustrere hvilket emne den pågældende side beskriver (blå baggrundsfarve i modsætning til grå). Hver fase opdeles i underfaser for at give et overblik over de trin, som skal gennemgås for at fuldføre den pågældende fase. 3 af 9

4 ACCEPTER ACONTOBEGÆRING Når entreprisestyreren har godkendt en acontobegæring, modtager debitorbogholderen en mail herom. Denne mail indikerer, at acontobegæring nu kan accepteres af debitorbogholderen i JobManager. Et eksempel på denne mail er vist herunder og indeholder navnet på acontobegæring, samt den dato, den er blevet godkendt. Linket i ovenstående mail fører direkte til acontobegæringssiden i JobManager. Proceduren for accept af en acontobegæring er vist herunder. Søg acontobegæring Påfør fakturanummer Søg og vælg acontobegæring For at acceptere næste acontobegæring navigeres via JobManager Forsiden til AC & Jobafregning Acontobegæringsliste som vist herunder. 4 af 9

5 Det fører til skærmbilledet Acontobegæringsliste. Herfra vælges den entreprise, hvorpå acontobegæringen ønskes accepteret. Entreprisen kan søges frem ved at klikke på, pil 1, eller ved indtastning direkte i feltet. Når entreprisen er fundet, klikkes på, pil 2. Herefter vises de acontobegæringer, der findes på entreprisen. Den ønskede acontobegæring vælges ved at klikke på, se pilen herunder. Påfør fakturanummer På siden Acontobegæring Job påføres entreprenørens eventuelle interne fakturanr. ud for det enkelte job, pil 1. Ændringerne gemmes ved at klikke Opdater, pil 2. 5 af 9

6 Inden en acontobegæring accepteres, bør den gennemgås for at verificere, at alle summerne stemmer. Kontrollerér, at der ikke er røde felter, ingen 0-beløb og max 100 jobs. Når acontobegæring er gennemgået og den accepteres, klikkes på, pil 3. Der kommer herefter en advarsel, hvor brugeren spørges om acontobegæringen kan accepteres, se herunder: Klik, hvis acontobegæring accepteres og afregning kan godkendes. Herefter kan vinduet lukkes. Efter godkendelsen sendes der automatisk en mail til Vejdirektoratets SAPopgaveansvarlige, som er sidste led i godkendelsesflowet. 6 af 9

7 AC TILBAGEFØR ACONTOBEGÆRING Hvis den SAP-opgaveansvarlige vælger at afvise en acontobegæring, skal denne tilbageføres, hvorefter de fornødne tilpasninger kan ske på acontobegæringen. Debitorbogholderen får en mail om, at den SAP-opgaveansvarlige har afvist acontobegæring, hvorefter debitorbogholderen skal annullere acontobegæring. Dette medfører at entreprisestyreren får en tilsvarende mail om, at debitorbogholderen har annulleret acontobegæring og entreprisestyreren skal åbne den lukkede-/godkendte acontobegæring. TIP: En acontobegæring kan kun føres tilbage, indtil den nye acontobegæringsperiode (kladde) bliver oprettet. Derfor bør en ny acontobegæringsperiode(kladde) aldrig oprettes inden den forrige er godkendt og afregnet. Proceduren for tilbageførelsen for debitorbogholderen ser ud som vist herunder. Søg acontobegæring Søg og vælg acontobegæring For at tilbageføre den ønskede acontobegæring navigeres via JobManager Forsiden til AC & Jobafregning Acontobegæringsliste som vist herunder. 7 af 9

8 AC Det fører til skærmbilledet Acontobegæringsliste. Herfra vælges den entreprise, hvorpå acontobegæringen ønskes tilbageført. Entreprisen kan søges frem ved at klikke på, pil 1, eller ved indtastning direkte i feltet. Når den korrekte entreprise er fundet, klikkes på, pil 2. Herefter vises alle de acontobegæringer, der findes på entreprisen i listen. Den ønskede acontobegæring vælges ved at klikke på, pil 3. Bemærk, at status er Faktura afvist, som følge af, at den SAP-opgaveansvarlige har afvist acontobegæringen. 8 af 9

9 AC Efter at have valgt den ønskede acontobegæring, kan lukningen annulleres ved at klikke på, se pilen herunder. Der kommer herefter en advarsel, hvor brugeren spørges om afregningen skal annulleres, se herunder: Klik, hvis afregningen skal annulleres. Herefter kan vinduet lukkes. Entreprisestyreren vil herefter modtage en mail om, at han/hun også skal gå ind og åbne for acontobegæringen. Knappen er i mellemtiden blevet synlig igen, hvilket betyder, at når de ændringer, der skal gennemføres på acontobegæringen, er lavet, skal den godkendes af debitorbogholderen igen. Bemærk! Så snart entreprisestyreren har lavet tilbageførelsen på acontobegæring, vil debitorbogholderen ikke have mulighed for at acceptere acontobegæring. Dette er først muligt, når den står som attesteret af entreprisestyreren. Hvis acontobegæring fremsøges i Acontobegæringslisten, fremgår det, at den nu har status acontobegæringsperiode lukket/ -godkendt. 9 af 9