FOR KOMMUNALT UDBUDSFÆLLESSKAB AF

Transkript

1 Horten Philip Heymans Allé Hellerup Tlf Fax J.nr UDKAST 15. december 2011 VEDTÆGTER FOR KOMMUNALT UDBUDSFÆLLESSKAB AF 2012 F:\anne.line.moeller\Indkøb- generelt\12bysamarbejde_komudbud\dokumenter\vedtægter KomUdbud.docx AdvokataktieForeningen Horten CVR

2 1. NAVN Side Foreningens navn er Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 F.m.B.A. (forkortet KomUdbud) Foreningen har hjemsted i Odense Kommune. 2. FORMÅL 2.1. Foreningens formål er at fremme et effektivt, professionelt og forpligtende offentligt udbudsfællesskab og herved opnå store gevinster gennem fælles udbud i overensstemmelse med den vedtagne udbudspolitik Foreningen skal ved anvendelse af effektive administrations- og udbudsprocesser samt via foreningens volumen skabe effektiviseringsgevinster til gavn for de enkelte medlemskommuner. Foreningens formål er endvidere at sikre videndeling og udvikling af analyser, metoder og standardprocedurer samt sikre kvaliteten, standardisering og professionalisering af udbudskompetencerne hos medlemmerne Endelig er foreningens formål at sikre, at udbudsprocedurer, der er gennemført i foreningens regi, sker i overensstemmelse med den gældende lovgivning, herunder EU's udbudsregler Foreningen har ikke til formål at oparbejde overskud. 3. GENERALFORSAMLINGEN, KOMPETENCE, STED OG INDKAL- DELSE 3.1. Generalforsamlingen er den højeste myndighed i alle foreningens anliggender inden for de i lovgivningen og nærværende vedtægter fastsatte grænser Bestyrelsen fastsætter mødestedet for generalforsamlingen Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i maj måned. Generalforsamlinger indkaldes af bestyrelsen med mindst 6 ugers og højst 8 ugers varsel ved almindeligt brev eller til hvert enkelt medlem Ekstraordinære generalforsamlinger skal afholdes, når 1 bestyrelsesmedlem eller 1 medlemskommune forlanger eller finder det hensigtsmæssigt. Ekstraordinær generalforsamling til behandling af et bestemt angivet emne skal indkaldes senest 2 uger efter, at det skriftligt er forlangt af 1 bestyrelsesmedlem eller 1 medlemskommune Forslag fra foreningens medlemmer til behandling på generalforsamlingen skal skriftligt være indgivet til bestyrelsen i så god tid, at emnet kan optages på dagsordenen. Forslag modtaget senest 5 uger før generalforsamlingens afholdelse skal altid optages på dagsordenen. 4. GENERALFORSAMLINGEN, DAGSORDEN

3 4.1. Senest 4 uger før generalforsamlingen skal dagsordenen og de fuldstændige forslag, der skal behandles på generalforsamlingen, og for den ordinære generalforsamlings vedkommende tillige foreningens årsregnskab, fremsendes til foreningens medlemmer. Side Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning, herunder status på indfrielse af udbudspolitik og udbudsplan 3. Forelæggelse af foreningens årsregnskab til godkendelse samt næste års budget 4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte regnskab 5. Godkendelse af udbudsplan efter indstilling fra bestyrelsen 6. Orientering om udbudspolitik 7. Godkendelse af kontingent 8. Valg af medlemmer til bestyrelsen 9. Eventuelt 5. GENERALFORSAMLINGEN, MØDERET 5.1. Hver medlemskommune kan deltage på generalforsamlingen ved deltagelse af en repræsentant, som udøver stemmeret på vegne af den pågældende medlemskommune. Repræsentanten skal være ansat på direktionsniveau eller dennes nærmeste stedfortræder i den pågældende medlemskommune. Øvrige relevante embedsmænd fra medlemskommunerne kan også deltage og har i så fald taleret, men ikke stemmeret Deltagelse på generalforsamlingen kan ikke ske ved fuldmagt. 6. GENERALFORSAMLINGEN, DIRIGENT, BESLUTNINGER MV Generalforsamlingen udpeger en dirigent, der leder forhandlingerne og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandling og stemmeafgivning På generalforsamlingen har hvert medlem én stemme Beslutninger på generalforsamlinger træffes ved simpelt stemmeflertal, jf. dog punkt Generalforsamlingen skal træffe beslutning om forhold, der har væsentlig økonomisk og politisk betydning for foreningen. Herudover træffer generalforsamlingen beslutning om følgende forhold med kvalificeret flertal:

4 a) Ændringer af foreningens vedtægter Side 4 b) Optagelse af nye medlemmer c) Vedtagelse af udbudsplanen d) Afsættelse af bestyrelsesmedlemmer før udløb af den pågældendes valgperiode e) Eksklusion af medlemskommuner Ved kvalificeret flertal forstås 2/3 af de afgivne stemmer Over det på generalforsamlingen passerede føres en protokol, der underskrives af dirigenten. 7. BESTYRELSEN 7.1. Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af foreningens anliggender. Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisering og drift af foreningens virksomhed Bestyrelsen består af 5 medlemmer. 4 medlemmer vælges af generalforsamlingen, mens sekretariatskommunen har ret til at udpege 1 medlem Bestyrelsen er selvsupplerende Den, der opstiller til bestyrelsen, skal være ansat i en medlemskommune på direktionsniveau Såfremt et bestyrelsesmedlem ikke længere er ansat i kommunen eller ikke længere er ansat på direktionsniveau, udtræder denne straks af bestyrelsen De bestyrelsesvalgte medlemmer er på valg hvert 2. år, dog således at 2 medlemmer er på valg det ene år, og 2 medlemmer på valg det andet år. Ved første valg til bestyrelsen vælges 2 medlemmer for en periode på 2 år, mens 2 medlemmer vælges for 1 år. Det medlem, som er udpeget af sekretariatskommunen, er valgt i en periode på 2 år Bestyrelsen vælger blandt sine medlemmer en formand og en næstformand Bestyrelsesmøder indkaldes skriftligt. Indkaldelse sker almindeligvis med mindst 8 kalenderdages varsel Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer er til stede. De i bestyrelsen behandlede emner afgøres ved simpelt stemmeflertal. Formandens stemme er udslagsgivende ved stemmelighed. Ved formandens forfald er næstformandens stemme udslagsgivende Bestyrelsen kan ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv, ligesom bestyrelsen kan fastsætte arbejdsopgaver og instrukser for styregruppen i forretningsordenen.

5 Side 5 8. STYREGRUPPEN 8.1. Bestyrelsen nedsætter en styregruppe, som varetager den daglige ledelse af foreningen. 9. TEGNINGSREGEL 9.1. Foreningen tegnes af formanden for bestyrelsen sammen med et øvrigt bestyrelsesmedlem eller af den samlede bestyrelse. 10. KONTINGENT OG ANDRE PLIGTER Foreningens medlemmer betaler medlemskontingent til foreningen. Kontingentet består af et årligt beløb, som dækker foreningens fællesomkostninger Medlemmerne er forpligtede til at varetage et antal af de udbud, som fremgår af den 3-årige udbudsplan som tovholderkommune. Bestyrelsen udarbejder en beskrivelse af tovholder- og vicetovholderkommunens pligter og rettigheder Kontingent og antallet af udbud som tovholderkommune gradueres i forhold til den enkelte kommunes størrelse målt efter antal indbyggere. Bestyrelsen udarbejder principper for beregning af medlemskontingentet samt fordeling af udbud På baggrund af foreningens regnskab fremsætter bestyrelsen forslag til generalforsamlingen til budget samt medlemskontingentet for det kommende år Udgifter i forbindelse med klagesager fordeles ligeligt mellem de kommuner, der deltager i udbuddet. De nærmere principper herfor fastsættes af bestyrelsen. 11. OPTAGELSE AF NYE MEDLEMMER Som medlem i foreningen kan optages danske kommuner Bestyrelsen behandler ansøgning om medlemskab af foreningen, som videresender ansøgningen sammen med en indstilling til generalforsamlingen Generalforsamlingen træffer beslutning om at optage nye medlemmer, jf. pkt. 6.4, litra b Nye medlemmer indtræder i samarbejdet med samme rettigheder og forpligtelser som eksisterende medlemmer.

6 11.5. Ved optagelse i foreningen betales forholdsmæssigt kontingent for det indeværende år. Side OPSIGELSE AF MEDLEMSKAB Et medlem kan til enhver tid opsige sit medlemskab i foreningen Medlemskabet skal opsiges skriftligt ved brev eller til styregruppen. Medlemsskabet skal opsiges med 6 måneders varsel. Indbetalt kontingent tilbagebetales ikke Såfremt et medlem har givet bindende tilsagn om at deltage i et eller flere udbud i overensstemmelse med udbudsplanen, er medlemmet forpligtet heraf trods opsigelse. Medlemskommunen er endvidere forpligtet til at afslutte igangværende udbud som tovholderkommune Ved opsigelse bevarer foreningen retten til aktiver og passiver, herunder udarbejdede modeller mv. 13. SANKTIONER OG EKSKLUSION Såfremt et medlem handler i strid med foreningens formål eller misligholder sine medlemsforpligtelser i øvrigt, kan bestyrelsen give det pågældende medlem en skriftlig advarsel Ved gentagen eller væsentlig overtrædelse af foreningens vedtægter kan generalforsamlingen ekskludere et medlem I forbindelse med eksklusion tilbagebetales kontingentet ikke Et ekskluderet medlem er forpligtet til at deltage i de udbud, som den pågældende kommune har givet bindende tilsagn om at deltage i Foreningen bevarer retten til aktiver/passiver, herunder udarbejdede modeller mv. 14. OPLØSNING Foreningens opløsning kan alene ske på en generalforsamling indkaldt med dette formål for øje. Beslutning om opløsning kan kun gyldigt vedtages, såfremt 2/3 af medlemmerne er repræsenteret, og såfremt 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer for forslaget.

7 14.2. Såfremt der ikke er det fornødne fremmøde til at træffe beslutning efter punkt 14.1, kan beslutning om opløsning af foreningen træffes på en ny generalforsamling indkaldt med dette formål for øje. Beslutning om opløsning er gyldigt vedtaget, såfremt 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer for forslaget Foreningens eventuelle formue og midler skal ved opløsning tilbageføres til medlemmerne i forhold til deres indbetalte kontingent i de seneste 3 år. Side KONFLIKTER OG TVISTER Tvister mellem medlemmerne, der opstår i forbindelse foreningens drift, skal søges løst ved forhandlinger mellem medlemskommunernes kommunaldirektører Hvis punkt 15.1 ikke fører til enighed, kan medlemmerne anmode en opmand om at tage stilling til den opståede uenighed. Hvis medlemmerne ikke er enige om en opmand, kan foreningen anmode KL om at udpege en opmand Medlemmerne bærer egne omkostninger i forbindelse med tvisteløsning, medmindre opmanden ved skriftlig og begrundet beslutning bestemmer andet. 16. REGNSKAB OG HÆFTELSE Foreningens midler skal af sekretariatskommunen anbringes i et anerkendt pengeinstitut Regnskabs- og kontingentåret følger kalenderåret. Foreningens første regnskabsår løber fra stiftelsen til 31. december Foreningens revisor vælges af sekretariatskommunen Foreningens medlemmer, bestyrelsesmedlemmer og styregruppemedlemmer hæfter ikke personligt for de af foreningen indgåede forpligtelser. Bestyrelsesmedlemmerne kan dog blive erstatningsansvarlige, hvis de under udførelse af deres stilling handler ansvarspådragende Foreningens medlemmer har ikke nogen økonomisk forpligtelse over for foreningen bortset fra at indbetale kontingent. Foreningens medlemmer har ikke krav på nogen del af foreningens formue eller udbytte af nogen art. ---oo0oo--- Således vedtaget ved Foreningens stiftelse den [datoangivelse].

8 [navn], dirigent Side 8