INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 23. maj 2013 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 30. maj 2013 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl a. Velkomst * b. Bestyrelsens arbejdsform (B) * c. Forretningsorden (B) * d. Konstituering (B) * i) Forretningsudvalg ii) Byggeudvalg vedr. afdeling 73 Virup Skovvej iii) AARHUSbolig repræsentantskab iv) BL s 5. kreds v) Kontaktpersoner til afdelingerne vi) Kontaktpersoner til udvalgene vii) Varmecentralen Århus Vest viii) Styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Frydenlund ix) Styregruppen for aarhusvest.dk x) Repræsentantskabet for Gellerup Højskole e. Opfølgning på repræsentantskabsmøde (D) * f. IT-politik for organisationsbestyrelsen (B) * 2. Afdelinger kl a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Aftale vedr. hjemfaldsklausuler (O) * 3. Administration kl a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering kl Kommende møder kl a. Emner til næste møde, der holdes den 20. juni 2013 (B) b. Mødeplan (B) * 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Status på organisationen DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Notatet skal give bestyrelsen et overblik over organisationen. Det er inddelt i følgende afsnit: 1. Oversigt over organisationens boliger, afdelinger og deres beliggenhed. 2. Oversigt over igangværende nybyggerier og større renoveringer samt fremtidige projekter 3. Oversigt over administrationens organisering og personale 4. Oversigt over ejendomsfunktionærpersonale 5. Oversigt over boligsociale projekter og medarbejdere 1. Afdelinger Boligkontoret Århus har knap boliger fordelt på: Familieboliger Ungdomsboliger boliger 88 I alt Boligerne er fordelt på 72 boligafdelinger inkl. afdeling under færdigopførelse i Hjortshøj. Dertil kommer tre afdelinger bestående af institutioner og én af erhvervslejemål. I alt er der 8 institutioner og 37 erhvervslejemål i Boligkontoret Århus regi. Boligafdelingerne fordeler sig geografisk således.

3 Område Antal boliger Centrum Hallssti Istedgade Fredensgade Fredericiagade 8 52 Viborgvej Norsgade Høegh Guldbergsgade Herningvej Herningvej 42 Charlottehøj Majdalen Hammershusvej Hammershusvej Tamperdalsvej Paludan Müllersvej Chokoladen 80 Christiansbjerg Haugesundsvej/Kristianssundsvej/Stockholmsgade Dalstien/Hardangergade/Norddalsvej/Opdalsvej/Sæterstien Norgesparken Reginehøj Kalmargade Brendstrupvej Katrinebjergvej 36 Frydenlund Fuglebakkevej/Høgevej 195 Hammel Mosevænget Ryttervej 24 2/9

4 Område Antal boliger Herredsvang Rydevænget Kappelvænget/Torpevænget 88 Hinnerup Nørreskovvej Nørreskovvej Fredensgade Østergade 22 Hjortshøj Virupvej Virup Skovvej 65 Hårup Salonikivej Attikavej 35 Langenæs/Viby Uffesvej/Rosenvangs Allé Kirkedammen 107 Løgten Hjelmagerparken 62 Møllevang Jens Baggesensvej/Paludan Müllersvej Viggo Stuckenbergsvej Otto Benzonsvej/Viggo Stuckenbergsvej Peter Fabersvej/Vilhelm Bergsøesvej Helge Rodes Vej Helge Rodes Vej 217 Mårslet Visbjerg Hegn Hørretløkken Damgårdstoften 20 3/9

5 Område Antal boliger Risskov Julsøvej Julsøvej Åvænget 47 Risvang Bethesdavej/Risvang Allé Bethesdavej 6 Sabro Vistoftparken Ranunkelvej Ranunkelvej Rønnevangen 23 Skejby Skelagervej Skejbyparken 48 Skæring Skæring Parkvej Skæring Parkvej Skæring Parkvej 14 Spørring Hjulby Hegn 32 Trøjborg Trøjborgvej Aldersrovej Trøjborgvej 46 Vestre Ringgade Chr. Molbechs Vej/H.V. Kaalunds Vej Vestre Ringgade Finlandsgade 2 26 Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade Gustav Wiedsvej/Vestre Ringgade 50 4/9

6 Område Antal boliger Vorrevang Illerupvej Nydamsparken Lindholmparken 216 Hovedtotal En række afdelinger drives sammen ift. såvel bestyrelser som ejendomsfunktionærer m.m. Det drejer sig om: 3-5 (Møllevang) (Charlottehøj) (Trøjborg) Afdelinger med særlige forhold Der bør knyttes en særlig kommentar til enkelte afdelinger. 21 Finlandsgade Afdelingen består af to boliglejemål i Boligkontoret Århus tidligere administrationsbygning. Organisationsbestyrelsen fungerer som afdelingsbestyrelse. 65 Bethesdavej Afdelingen drives i samarbejde med den selvejende institution Ellengården under Jysk Børneforsorg, som afdelingen også ligger umiddelbart op ad. De seks boliger visiteres af Ellengården som korttidslejemål til familier med børn samt enlige kvinder uden børn med særlige sociale behov, som kun kan opholde sig i egen bolig med støtte i umiddelbar nærhed. Der pågår pt. drøftelser med Aarhus Kommune samt Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter om det lovmæssige grundlag for udlejningen af boligerne. Selskabslokaler Der er selskabslokaler tilknyttet en lang række afdelinger. Det varierer en del, hvem der kan låne/leje lokalet, samt hvem der varetager udlejningen. 03 Viggo Stuckenbergsvej 04 Chr. Molbechsvej 07 Vestre Ringgade 11 Helge Rohdesvej 13 Hammershusvej Legepladsen Peter Fabersvej 15 Peter Fabersvej 17 Uffesvej/Rosenvangs Allé 19 Tamperdalsvej 5/9

7 20 Norgesparken 23 Nydamsparken 25 Reginehøj 28 Lindholmparken 32 Nørreskovvej 35 Skelagervej 36 Hallssti og Istedgade 38 Visbjerg Hegn 40 Fredensgade 41 Virupvej 42 Hjelmagerparken 43 Mosevænget 48 Skæring Parkvej 57 Åvænget 60 Paludan Müllersvej 61 Chokoladen 67 Hørretløkken 70 Ranunkelvej 2. Projekter Nybyggerier Pt. er nybyggeriet af afdeling 73 på Virup Skovvej i Hjortshøj under afslutning. Der opføres i alt 65 familieboliger med indflytning fra 1. februar frem til 1. oktober Renoveringer og moderniseringer Der gennemføres løbende større renoveringer og moderniseringer i afdelingerne. De kan løbende følges i orienteringen fra afdelingerne. Derudover er der større forestående men uafklarede projekter: Afdeling Projekt 17 Kongsvang Facaderenovering. Ansøgning hos Landsbyggefonden. 23 Nydamsparken Større renovering, klimaskærm, køkkener, sammenlægning af lejligheder, tilsagn fra Landsbyggefonden inkl. ⅕-ordning med tilsagn fra Aarhus Kommune. Afventer Landsbyggefonden. 44 Hjulby Hegn Byggeskade, tagudskiftning. Ansøgning hos Landsbyggefonden. 54 Norsgade Byggeskade, totalrenovering, fundamenter, fugtoptrængning, tilsagn om kapitaltilførsel (⅕-ordning) fra Landsbyggefonden og Aarhus Kommune. Afventer økonomi og projektering. 61 Chokoladen I forbindelse med tagrenovering er der bevilget kvote til byggeri af endnu en etage med ungdomsboliger. Pt. er lokalplan under udarbejdelse. 6/9

8 3. Administration Der er fastansat 30 medarbejdere i administrationen. Administrationen er pr. 1. september 2011 organiseret i fire afdelinger: Udlejning Jette Bøttern Laursen Linda Laursen Rikke Laursen Charlotte Konrad Anne Kastrup Winnie Valler Teamleder Udlejningsassistent Udlejningsassistent Udlejningsassistent Udlejningsassistent Udlejningsassistent Økonomi Carl Danielsen Peter Nielsen Elin Thorvaldsen Birgit Mow Helle Ikkala Josefine Kildahl Kira Andreasen Casper Bodholt Jens Dam Kofoed Heidi Qvortrup Administrationschef Økonomisk konsulent Bogholder Økonomiassistent Økonomiassistent (barselsorlov) Økonomiassistent Økonomiassistent Økonomiassistent Juridisk konsulent Kontorelev Teknik Michael Andersen Kirsten Christiansen Margrethe Skou Ole Kleis Aksel Jensen Johnny Lillethorup Christian Jessen Chris Mikkelsen Finn Pedersen Jonas Gylling Kølbæk Teknisk chef Teknisk sekretær Teknisk sekretær Inspektør Inspektør Inspektør Inspektør Inspektør Projektmedarbejder Projektmedarbejder 7/9

9 Ledelsessekretariat Morten Homann Direktør Mette Kjær Larsson Kommunikationsmedarbejder Mogens Bøgh Vindbjerg Kommunikationsrådgiver Per Pedersen Kontorbetjent (også ejendomsfunktionær i afdeling 56) 4. Ejendomsfunktionærer Der ansat 62 ejendomsfunktionærer i Boligkontoret Århus, heraf 5 afløsere. De refererer til inspektørerne. 42 afdelinger betjenes af kun én ejendomsfunktionær, mens 26 afdelinger betjenes af mere end én ejendomsfunktionær. Ved en omlægning pr. 1. januar 2013 er en hel del flere afdelinger blevet knyttet sammen for gensidig afløsning, sparring m.m. Følgende afdelinger drives sammen ift. ejendomsfunktionærer, maskinpark m.m. ikke at forveksle med, at en del ejendomsfunktionærer betjener flere afdelinger: 3-5 (Møllevang) (Vestre Ringgade) (Trøjborg) (Christiansbjerg) (Charlottehøj) (Hinnerup) (Hårup) (Centrum) (Hammel) (Skæring) (Charlottehøj) (Sabro, sammen med Almenbos afdelinger) To afdelinger drives uden ejendomsfunktionær, afdeling 2 (Christiansbjerg) samt 67 (Mårslet). De betjenes af administrationen, primært ejendomsinspektøren, vedr. ejendomsfunktionæropgaver. 5. Boligsociale projekter og medarbejdere Boligkontoret Århus er ansvarlig for tre boligsociale helhedsplaner, hvor der er ansat boligsociale medarbejdere. Det drejer sig om følgende: A. Møllevang Søren Høgsberg er ansat som boligsocial medarbejder. Udover Boligkontoret Århus afdelinger omfatter projektet også Ringgårdens samt Murersvendenes Stiftelses afdelinger i Møllevang B. Frydenlund Per Wied Andersen er ansat som boligsocial medarbejder. Udover Boligkontoret Århus afdeling 27 omfatter projektet også AAB s, Almenbos og Ringgårdens afdelinger i Frydenlund. 8/9

10 C. Kalmargade Anne Jørgensen er ansat som boligsocial medarbejder i det nyeste boligsociale projekt. Projektet omfatter alene afdeling 29 Kalmargade. Boligsociale medarbejdere refererer til den tekniske chef. Alle tre helhedsplaner udløber den 31. december Der er indsendt prækvalifikationsansøgning om to nye helhedsplaner i hhv. Møllevang-Frydenlund-Charlottehøj og Vandtårnsområdet med start 1. januar Der forventes svar på prækvalifikationen inden sommerferien. Derudover er afdeling 31 Rydevænget også omfattet af den boligsociale helhedsplan for Herredsvang, der fornys fra nytår. Endvidere drives Café Smilet i afdeling 23 Nydamsparken, hvor Henrik Autzen er ansat, med tilskud fra boligorganisationen og Aarhus Kommune. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. 9/9

11 NOTAT TIL PKT 1.b Professionel bestyrelsesservice, professionelt bestyrelsesarbejde DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Siden den 9. juni 2011 har bestyrelsen i Boligkontoret Århus på linje med bestyrelserne i det daværende Bo83, Højbo og VesterBo tilrettelagt sit arbejde efter nedenstående principper, der bygger på BL s anbefalinger om God almen ledelse. Forudsætningen for godt og effektivt bestyrelsesarbejde er bl.a., at der er klarhed om, hvad der kan besluttes og hvilke konsekvenser en given beslutning får såvel juridisk og demokratisk som økonomisk, administrativt, kommunikationsmæssigt, miljømæssigt osv. Det betyder, at bestyrelsen kan bruge sin tid og opmærksomhed på det væsentligste, nemlig holdningsmæssige og strategiske spørgsmål. Det forudsætter dels fra administrationen, at der foreligger indstillinger med relevant baggrundsinformation og meningsfulde alternativer til hvert punkt, at formålet med hvert punkt er klart, og at der følges systematisk op. Men det stiller også krav til, at bestyrelsens medlemmer benytter disse oplæg til at forberede sig til mødet, accepterer lidt sagsbehandlingstid inden ikke-hastende spørgsmål behandles i bestyrelsen og at der i øvrigt er en klar arbejdsdeling, hvor bestyrelsen har ansvaret for politik og strategi og administrationen tager sig af administration og implementering. INDSTILLING Det indstilles, at konceptet fortsat anvendes i organisationsbestyrelsen.

12 NOTAT TIL PKT 1.b Årshjul DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Til støtte for en strategisk rolle for bestyrelsen planlægges årets bestyrelsesmøder efter en nærmere bestemt plan. De to vigtigste værktøjer i denne proces er strategipapiret det fremadrettede og forvaltningsrevisionen det bagudrettede. Årshjulet, der senest blev behandlet af organisationsbestyrelsen på mødet den 10. januar 2013, beskriver denne plan. Koncept for afdelingsmøder: April Repræsentantskabsmøde: Maj Status på forvaltningsrevision: August Særlige indsatsmål: April Styringsdialog og afdelingsmøder: August Budget og regnskab: April Opfølgning på forvaltningsrevision: Januar Afdelingsbudgetter: September

13 Møde og tidspunkt Repræsentantskabsmøde maj Bestyrelsesmøde august Bestyrelsesmøde september Bestyrelsesmøde januar Handling Overordnede beslutninger Evt. ændringer til strategipapirets overordnede mål. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på årets første seks måneder. Bestyrelsen vedtager oplæg vedr. styringsdialog. Bestyrelsen vedtager bemanding af afdelingsmøder m.m. Bestyrelsen godkender budgetter for afdelingerne. Administrationen forelægger en status på realiseringen af forvaltningsrevisionens mål baseret på det foregående år. På baggrund heraf samt strategiplanen justerer bestyrelsen evt. mål i forvaltningsrevisionen. Bestyrelsesmøde april Bestyrelsen behandler budget for organisationen for år + 1 Bestyrelsen behandler regnskab for organisationen og afdelingerne for år 1. Bestyrelsen vedtager koncept for afvikling af afdelingsmøder. Konklusion vedr. de årlige strategiske mål for indeværende år samt udpegning af strategiske mål for det kommende år på de tre indsatsområder. INDSTILLING Årshjulet er til bestyrelsens orientering. 2/2

14 NOTAT TIL PKT 1.b Mål for forvaltningsrevisionen 2013 DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING 2012 var det første hele år, hvor organisationen har været styret efter det nye forvaltningsrevisionskoncept. Organisationsbestyrelsen har løbende fået tilbagemeldinger på status. Samlet set er resultaterne blevet som følger: Målsætning Målepunkt Status ultimo 2011 Status ultimo 2012 Mål 2012 Din fremtidssikrede bolig Prioritering af renoveringsprojekter - x x Din fremtidssikrede bolig Kvalitet af nybyggeri Din fremtidssikrede bolig Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje 2,6 3,0 3,0 Nytænkning af beboerdemokratiet Nye tiltag i beboerdemokratiet 0 IKKE OPGJORT 3 Nytænkning af beboerdemokratiet Høj deltagelse 52% 44% 40% Nytænkning af beboerdemokratiet Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen 2,8 2,9 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær 2,8 3,3 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med service fra administration 2,4 3,2 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med information 2,8 3,1 3,0 Byens bedste service Andel klagesager pr. lejemål - 0,18% 0,5%

15 Målsætning Målepunkt Status ultimo 2011 Status ultimo 2012 Mål 2012 Byens bedste service Hurtig genudlejning - 2,8 3,0 Byens bedste service Hurtig ekspedition af flytteopgørelser 35,2 32,9 42 Høj og ensartet kvalitet Udarbejdelse af forretningsgange 30% 100% 100% Høj og ensartet kvalitet Overholdelse af forretningsgange - 100% 95% Attraktiv arbejdsplads Medarbejdertilfredshed 3,6 3,8 3,2 Attraktiv arbejdsplads Sygefravær 9,1 7,5 10,0 Attraktiv arbejdsplads Score for God ledelse 3,0 3,3 3,0 Bestyrelsen har den 10. januar 2013 tilpasset målsætninger og målepunkter, så irrelevante mål er udgået og væsentlige nye er tilføjet. Indsatsområde Målepunkt Mål 2012 Mål 2013 Kundetilfredshed med service fra ejendomsfunktionær Min 3,0 Min 3,0 Kundetilfredshed med service fra administration Min 3,0 Min 3,0 Byens bedste service Kundetilfredshed med information Min 3,0 Min 3,0 Andel klagesager pr lejemål Maks. 2 Maks. 2 Hurtig genudlejning Maks. 3 dage Maks. 3 dage Hurtig ekspedition af flytteopgørelser Maks. 6 uger Maks. 6 uger Din fremtidssikrede bolig Kvalitet af nybyggeri Maks. 2 gruppe 3-fejl. Ingen gruppe 4 eller 5- fejl pr. byggeri Fejl! Bogmærke Kundetilfredshed med boligkvalitet ift. husleje er ikke defineret. Min. 3,0 Min. 3,0 Maks. 2 gruppe 3-fejl. Ingen gruppe 4 eller 5-fejl pr. byggeri Nytænkning af beboerdemokratiet Høj deltagelse 1 Min. 40 % Beboervalgtes tilfredshed med service fra administrationen 2 Min. 3,0 Min. 3,0 1 Andel af beboerne, der angiver at have deltaget i en eller flere beboerdemokratiske aktiviteter. 2/4

16 Medarbejdertilfredshed 3 Min 3,2 Min 3,2 Attraktiv arbejdsplads Gennemsnitligt sygefravær 4 Maks. 10 dage Maks. 9 dage God ledelse 3 Min. 3,0 Min. 3,0 Høj kvalitet Overholdelse af forretningsgange 5 95% 95% Derudover opstilles hvert år et strategisk mål for hvert hovedindsatsområde i strategiplanen til implementering fra repræsentantskabsmøde til repræsentantskabsmøde. For perioden er målene i strategiplanen følgende: A. Byens bedste service: Forbedret information til beboere og boligsøgende Målet er i vid udstrækning realiseret med vedtagelsen af kommunikationsstrategien i september Der kan dog opstilles mål om realisering af disse konkrete indsatser: Uddybende information til boligsøgende på afdelingernes hjemmesider, herunder link til AARHUSbolig Tiltag for forbedret kommunikation omkring selve modtagelsen af den nye beboer i afdelingen. Det indstilles, at administrationen er ansvarlig for indsatserne. B. Nytænkning af beboerdemokratiet: Branding af beboerdemokratiet information om mulighederne og deling af succeshistorier Målet realiseres ved at lave en underside på om muligheder og erfaringer med beboerdemokrati. Ansvarlig er demokratiudvalget og administrationen. C. Renovering plan for opgradering af den gamle boligmasse Målet realiseres ved vedtagelsen af fremtidssikringsstrategier for 90 pct. af afdelingerne inden udgangen af Ansvarlig er administrationen og organisationsbestyrelsens kontaktpersoner til afdelingerne. Endelig er der på bestyrelsesmødet den 10. april 2013 opstillet følgende mål i 2013 vedr. beboerdemokrati: Mål 1: 50 % af beboerne kender beboerdemokratiets opbygning og kompetencer og ved hvordan man stiller og får vedtaget et forslag Metode: Stikprøve interviews 2 Årlig tilfredshedsundersøgelse blandt beboervalgte, skala Årlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse, skala Samlet gennemsnitligt sygefravær. 5 Andel af de skriftlige forretningsgange der iht. stikprøver overholdes i praksis. 3/4

17 Mål 2: De stillede forslag (materialet) er gennemarbejdede og belyser forslaget og dets konsekvenser godt. Metode: Evalueringsskema til deltagerne med en markering af 1-gangs og 2-gangs deltagere. Mål 3: Nye aktiviteter/deltagelsesformer. Åbne nye rum for debatten. Metode: Evalueringsskema til deltagerne i de nye initiativer fælles ansvar for administration, organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelser at konstatere, når nye initiativer sættes i værk. INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens orientering. 4/4

18 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

19 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk.2. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 3. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand og næstformand. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det.

20 Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og - sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. 7 Beslutningsdygtighed 8 Afstemning 9 Direktørens rolle 10 Seminar 11 Forhandlingsprotokollen Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organisationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desu-

21 den skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor 15 Revisionspro- Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilfø-

22 tokol 16 Tavshedspligt jelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordnen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse.

23 NOTAT TIL PKT 1.d Konstitueringer DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen skal hvert år foretage en række konstitueringer. i) Forretningsudvalg Ifølge forretningsorden består forretningsudvalget automatisk af formand og næstformand. Der skal således ikke foretages valg her. ii) Byggeudvalg vedr. afdeling 73 Virup Skovvej Ifølge forretningsorden nedsættes der ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Siden maj 2012 har byggeudvalget vedr. afdeling 73 Virup Skovvej bestået af Michael Rud, Chris Mikkelsen, Søren Høgsberg, Torben Kjølhede og Henrik Autzen. iii) AARHUSbolig repræsentantskab Alle boligorganisationer i AARHUSbolig har hver tre repræsentanter. Organisationsbestyrelsen forholdt sig sidst til repræsentanterne på sit møde den 2. maj Repræsentanterne er Søren Høgsberg (også formand for bestyrelsen i AARHUSbolig), Torben Kjølhede og Henrik Autzen (suppleant til AARHUSboligs bestyrelse). Siden Boligkontoret Århus repræsentantskabsmøde den 16. maj har der ikke været nogen suppleanter til repræsentantskabet, men der bør også udpeget som minimum én suppleant. iv) BL s 5. kreds Bestyrelsens medlemmer er fødte kredsdelegerede sammen med de 13 delegerede (samt suppleanter) valgt på Boligkontoret Århus repræsentantskabsmøde. Derudover skal der vælges to kredsrepræsentanter med hver deres personlige suppleant. Siden organisationsbestyrelsens møde den 7. marts 2013 har Søren Høgsberg med Olav Bertelsen som suppleant samt Henrik Autzen med Lars Hansen som suppleant været valgt som kredsrepræsentanter.

24 v) Kontaktpersoner til afdelingerne Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hver afdeling for at støtte afdelingerne samt sikre den bedst mulige kommunikation. Forretningsudvalget fremsender særskilt indstilling hertil. Organisationsbestyrelsen besluttede den 4. januar 2012, at de overordnede formål med kontakten mellem organisationsbestyrelse og afdelinger kan sammenfattes som: At sikre, at afdelinger og afdelingsbestyrelser har en reel oplevelse af at kunne tage kontakt og blive hørt af organisationsbestyrelsen At sikre, at organisationsbestyrelsens medlemmer har den fornødne viden om afdelingerne i organisationen At sikre, at organisationsbestyrelsen har optimal mulighed for at følge op på projekter og andre forhold i afdelingen, der fordrer bestyrelsens opmærksomhed. vi) Kontaktpersoner til udvalgene Organisationsbestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem som kontaktperson til hvert udvalg for at støtte udvalgene samt sikre den bedst mulige kommunikation.. Om muligt bør det være et medlem af udvalget. Efter repræsentantskabsmødet er udvalgene sammensat, som det fremgår nedenfor. Her er også markeret med kursiv, hvis der er et bestyrelsesmedlem i udvalget, der vil kunne fungere som kontaktperson. De steder, hvor der ikke er et bestyrelsesmedlem i udvalget, bør bestyrelsen udpege en kontaktperson af sin midte. Hvis ikke andet fremgår, er udvalgsmedlemmer valgt frem til repræsentantskabsmødet Udvalgene vælger selv deres formand. Der blev ikke nedsat et fritidsudvalg, og det indstilles derfor i overensstemmelse med organisationsbestyrelsens beslutning fra den 7. marts 2013, at udvalget suspenderes, og at det evt. indstilles til næste ordinære repræsentantskabsmøde, at udvalget nedlægges. Udvalget har ikke siden organisationens start holdt reelle møder endsige taget initiativer trods løbende initiativ og støtte fra organisationsbestyrelsen. 2/5

25 Demokratiudvalg Peter Lykke Nielsen 1, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Berit Jørgensen, afdeling 11 Helge Rodes Vej Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Jesper Rasmussen 1, afdeling 10 Dalstien m.m. Råderetsudvalg Dan Hjorth, afdeling 17 Kongsvang Søren Nissen 1, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Grethe Rasmussen 1, afdeling 67 Hørretløkken Mogens Carlsen 1, afdeling 67 Hørretløkken Heidi Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Mia Falck 1, Afdeling 7 Vestre Ringgade Erik Vandet 1, afdeling 62 Skejbyparken IT- og Multimedieudvalg Michael Rud, afdeling 7 Vestre Ringgade Torben Ulrich Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Klaus Mark, afdeling 48 Skæring Parkvej Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Michael Würtz, afdeling 25 Reginehøj Redaktionsudvalg Peter Ebbesen, afdeling 5 Otto Benzons Vej Jette Hjermitslev, afdeling 9 Trøjborgvej Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Kristine Simonsen (35) 1 Valgt til /5

26 Kommunikationsudvalg Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Helle M. Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Torben Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Nybyggeri og renoveringsudvalg Per Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Miljø-, energi- og klimaudvalg Hans Jørgen Riis, afdeling 2 Haugesundsvej m.m. Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Michael Rud, afdeling 7 Vestre Ringgade Micky Hansen, afdeling 59 Høegh-Guldbergs Gade Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin, afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Kursusudvalg Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Mikkel Weidanz, afdeling 35 Skelagervej vii) Varmecentralen Århus Vest Boligkontoret Århus har på linje med AAB, AlmenBo Aarhus og Boligforeningen Ringgården en repræsentant i bestyrelsen for Varmecentralen Århus Vest. Det har i en årrække været Kaj Nielsen, tidligere medlem af organisationsbestyrelsen i VesterBo. Imidlertid træffes der en række økonomisk og juridisk bindende beslutninger i bestyrelsen, hvorfor det vil være påkrævet, at det er et medlem af organisationsbestyrelsen, der repræsenterer Boligkontoret Århus i varmecentralens bestyrelse. 4/5

27 viii) Styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Frydenlund Indtil nu har Heidi Bindløv siddet for organisationsbestyrelsen i styregruppen, men efter Heidis udtræden bør organisationsbestyrelsen udpege en repræsentant for den resterende periode frem til helhedsplanens udløb den 31. december ix) Styregruppen for aarhusvest.dk Indtil nu har Heidi Bindløv siddet for organisationsbestyrelsen i styregruppen, men efter Heidis udtræden bør organisationsbestyrelsen udpege en repræsentant til den fælles portal for helhedsplanerne i Møllevang, Frydenlund og Herredsvang. x) Repræsentantskabet for Gellerup Højskole Tidligere har Kaj Nielsen fra det daværende VesterBos organisationsbestyrelse siddet i repræsentantskabet for Gellerup Højskole. Organisationsbestyrelsen bør udpege en repræsentant af sin midte. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer de beskrevne hverv samt træffer beslutning om evt. nedlæggelse af Fritidsudvalget. 5/5

28 NOTAT TIL PKT 1.e Opsamling på repræsentantskabsmødet DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet den 16. maj 2013 kan sammenfattes med følgende beslutninger: Beretning: Godkendt. Regnskaber 2012: Godkendt. Vedtægtsændring: Godkendt (reviderede vedtægter optrykt som bilag A). Bemyndigelse til grundkøb: Godkendt. Vedr. spørgsmålet vedr. partnerskabsaftaler henvises til orientering om projekt Byg Op, se pkt. 3a. Afskaffelse af generel husorden pr. 31. december 2013: Godkendt. Fremtidssikringsstrategi: Godkendt (optrykt som bilag B). Valg af årets afdeling 2013: Afdeling 29 Kalmargade. Valgt til organisationsbestyrelsen: Anne Tidemand-Dal, Olav Bertelsen og Kirsten Hillebrandt (for to år) samt Johnny Eriksen (for ét år). Valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen for ét år: Per Hasager (1. suppleant) og Martin Westy Løvendahl (2. suppleant). Valgt som kredsdelegerede (udover bestyrelsen, der er fødte medlemmer): Kirsten Thomsen afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Kim Assentoft, afdeling 1 Jens Baggesens Vej Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Per Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Helle M. Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Grethe Rasmussen, afdeling 67 Hørretløkken Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Heidi Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen

29 Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Mikkel Weidanz, afdeling 35 Skelagervej Som suppleanter valgtes i rækkefølge: Torben Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Godkendt som revisor: Revisionsinstituttet blev godkendt. Valg til organisationens udvalg: Demokratiudvalg Peter Lykke Nielsen 1, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Berit Jørgensen, afdeling 11 Helge Rodes Vej Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Jesper Rasmussen 1, afdeling 10 Dalstien m.m. Råderetsudvalg Dan Hjorth, afdeling 17 Kongsvang Søren Nissen 1, afdeling 29 Kalmargade Kirsten Hillebrandt, afdeling 38 Visbjerg Hegn Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Grethe Rasmussen 1, afdeling 67 Hørretløkken Mogens Carlsen 1, afdeling 67 Hørretløkken Heidi Bindløv, afdeling 72 Rønnevangen Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Mia Falck 1, Afdeling 7 Vestre Ringgade Erik Vandet 1, afdeling 62 Skejbyparken IT- og Multimedieudvalg Michael Rud, afdeling 7 Vestre Ringgade Torben Ulrich Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Klaus Mark, afdeling 48 Skæring Parkvej Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Michael Würtz, afdeling 25 Reginehøj 1 Valgt til /14

30 Redaktionsudvalg Peter Ebbesen, afdeling 5 Otto Benzons Vej Jette Hjermitslev, afdeling 9 Trøjborgvej Martin Westy Løvendahl, afdeling 11 Helge Rodes Vej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Lise Ryde, afdeling 29 Kalmargade Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Kristine Simonsen (35) Kommunikationsudvalg Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Hans-Jørgen Krickhahn, afdeling 42 Hjelmagerparken Brian Kristensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Helle M. Jensen, afdeling 48 Skæring Parkvej Torben Sørensen, afdeling 28 Lindholmparken Kristine Simonsen, afdeling 35 Skelagervej Nybyggeri og renoveringsudvalg Per Hasager, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Miljø-, energi- og klimaudvalg Hans Jørgen Riis, afdeling 2 Haugesundsvej m.m. Anders Isaksen, afdeling 10 Dalstien m.m. Michael Rud, afdeling 7 Vestre Ringgade Micky Hansen, afdeling 59 Høegh-Guldbergs Gade Robert Thorsen, afdeling 72 Rønnevangen Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin, afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej Torben Kjølhede, afdeling 52 Viborgvej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. 3/14

31 Kursusudvalg Peter Lykke Nielsen, afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Søren Høgsberg, afdeling 15 Peter Fabers Vej m.m. Henrik Autzen, afdeling 17 Kongsvang Johnny Eriksen, afdeling 25 Reginehøj Mikkel Weidanz, afdeling 35 Skelagervej Repræsentantskabsmødet efterlader flg. opgaver for organisationsbestyrelsen: Udmøntning af fremtidssikringsstrategi, primært i forbindelse med afdelingsmøderne Administrationen kommer senere med en indstilling hertil. Konsolidering af husordener, der retter sig mod den generelle husorden: Opgaven udmøntes af administrationen op til afdelingsmøderne i september 2013 i overensstemmelse med organisationsbestyrelsens beslutning fra den 7. marts Endelig er der (mindst) to forhold, organisationsbestyrelsen bør drøfte inden næste repræsentantskabsmøde: A. Indskrivningen af deltagere på repræsentantskabsmødet gav igen anledning til en del uklarhed, idet der var ganske mange afdelinger enten ikke havde oplyst administrationen om deres repræsentantskabsmedlemmer og/eller havde oplyst, hvem der deltog i mødet. Det betød selvsagt, at mange ikke havde modtaget materialet da administrationen kun har kunnet sende materiale til repræsentanter, der har været oplyst. Det betyder også, at der har været stor usikkerhed om bestilling af forplejning, opstilling af siddepladser m.v., da det faktiske deltagerantal ikke har været kendt. Det bør derfor indskærpes inden næste repræsentantskabsmøde, at afdelingerne både skal oplyse repræsentanter samt at alle repræsentanter, udvalgsmedlemmer, afdelingsbestyrelsesmedlemmer og gæster skal tilmeldes mødet. Organisationsbestyrelsen bør endvidere træffe beslutning om, hvorvidt det skal stilles som krav for udlevering af stemmesedler, at repræsentanterne er tilmeldt på forhånd, således at det kan sikres at kun stemmeberettigede får mulighed for at stemme. Det taler dog klart imod en sådan løsning, at i det flertal af afdelingerne, hvor det er afdelingsbestyrelsen, der udpeger repræsentanter, kan der vedtægtsmæssigt ikke stilles særlige formkrav til denne beslutning og dens meddelelse som forudsætning for adgang til at afgive stemme. B. Mødets varighed frem til næste midnat må give anledning til overvejelser. Fordi repræsentantskabet er boligorganisationens højeste myndighed, er det ikke tilfredsstillende, at kun ca. halvdelen af de stemmeberettigede deltog i de sidste afstemninger om bl.a. fremtidssikringsstrategien. Det illustrerer, at det også er af væsentlig betydning, hvad repræsentantskabet prioriterer den første del af sin mødetid på. Bestyrelsen kunne overveje flere mulige konklusioner, fx: 4/14

32 a) Strammere tidsstyring af særligt beretningsdebatten men også det øvrige, så repræsentantskabsmødet fx kunne gennemføres til kl. 22. Der kunne fx overvejes begrænset talertid, tematiserede debatter osv. b) Begrænsning af, hvilke emner der kommer på dagsordenen, også for at sikre, at repræsentantskabet har tilstrækkelig strategisk fokus. c) Klar udmelding til repræsentanterne om, at mødet må forventes at vare til kl. 23 eller 24, evt. med en halv times tidligere start. d) Flytning af mødet til en hel lørdag vel vidende at det formodentlig vil afskære en del fra at deltage eller indførelse af to årlige repræsentantskabsmøder vel vidende at en del af debatterne i så fald formodentlig vil blive gentagelser. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes evaluere repræsentantskabsmødet og drøfte, hvorledes man ønsker repræsentantskabsmøder afviklet fremover. Derudover indstilles det, at organisationsbestyrelsen tager opsamlingen til efterretning. 5/14

33 Bilag A: Gældende vedtægter Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål 1 Boligorganisationens navn er boligorganisationen Boligkontoret Århus. stk. 2. Organisationen har hjemsted i Århus Kommune. 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2: Medlemskab og kapitalforhold 4 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. Kapitel 3: Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 5 Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens organisationsbestyrelse og én repræsentant for hver afdeling samt yderligere én repræsentant for hver påbegyndt 100 lejemålsenheder udover de første 50, jf. 11 og 14. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne. 6/14

34 stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende afdelingerne: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en afdeling. 6) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 18 stk. 2. stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. 6 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede. 7) Godkendelse af revisor. 8) Eventuelt. stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. 7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst fire ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ¼ af repræsentantskabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 11 stk. 4, 5. pkt. stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. 8 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest to uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest én uge før mødet, jf. 7 stk. 1. 7/14

35 stk. 2. Ud over repræsentantskabets medlemmer har medlemmer af afdelingsbestyrelser og organisationens udvalg adgang med taleret til repræsentantskabsmødet. Endelig har direktør samt evt. indbudte medarbejdere adgang med taleret. 9 Hvert medlem af repræsentantskabet har én stemme. Stemmeretten kan kun udøves ved personligt fremmøde. 10 Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsentantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden to uger. På dette møde kan forslaget uanset antallet af fremmødte vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Organisationsbestyrelsen 11 Bestyrelsen består af ni medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger syv medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges særskilt en formand, jf. stk. 2. Endelig vælges et medlem og en personlig suppleant af og blandt organisationens medarbejdere. stk. 2. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet blandt repræsentantskabets medlemmer. stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden for den magistratsafdeling, hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår fire i lige år og tre i ulige år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. stk. 5. Afgår formanden inden valgperiodens udløb konstitueres næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. stk. 6. Repræsentantskabet vælger herudover et antal suppleanter for de seks menige bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden for disse er ét år, og genvalg kan finde sted. stk. 7. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. En indtrådt suppleant er på valg ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til 8/14

36 valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af medarbejderne, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. stk. 8. Suppleant indkaldes til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. stk. 9. Bestyrelsen træffer nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv ved en forretningsorden. 12 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 14 stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. 13 Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når to medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har direktøren adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst et antal medlemmer er til stede, således at der samlet er mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer til stede. stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 9/14

37 Kapitel 4: Afdelingernes ledelse 14 Hvert år afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst fire ugers varsel til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og stk. 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt. stk. 3. Fremsætter mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i 16 stk. 4. stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden fem måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træffer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af afdelingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet, samt hvorledes der vælges suppleanter hertil. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. 16 stk. 3, træffer anden beslutning. stk. 7. Indtræder en suppleant, er denne på valg ved førstkommende ordinære afdelingsmøde. stk. 8. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst ¼ af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog 18 stk. 3, 5. pkt. 10/14

38 15 Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regnskabsmøde, jf. 14 stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. 14 stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før afdelingsmødet. 16 Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde. stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De personer, der er nævnt i pkt., har ikke stemmeret. Organisationens ledelse kan beslutte, at andre kan deltage i mødet med taleret. stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og stk. 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være administrationen i hænde senest to uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest én uge før mødet. stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har to stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 17 Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelingsmødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gældende årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. 11/14

39 stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Fastsætter afdelingsmødet ikke en husorden for afdelingen er organisationens husordens regler gældende for afdelingen. stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. 18 Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der bebos af svage og plejekrævende ældre, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbestyrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at to eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse. stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møderne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest fire uger efter mødets afholdelse. stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organisationens ledelse. stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. 12/14

40 Kapitel 5: Valg af revisor 19 Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der godkendes på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. Kapitel 6: Årsregnskab 20 Regnskabsåret for boligorganisationen og dens afdelinger er kalenderåret. stk. 2. Årsregnskabet består af særskilte regnskaber for organisationen og dens enkelte afdelinger. 21 Hvis der er ansat en direktør, forelægger denne udkast til årsregnskabet for bestyrelsen. stk. 2. Det godkendte regnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor. Hvis der er ansat en direktør, underskriver denne også regnskabet. 22 Det godkendte årsregnskab skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning indsendes til kommunalbestyrelsen til gennemgang. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Landsbyggefonden. Kapitel 7: Likvidation 23 Likvidation af boligorganisationen eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fastsat herom for almene boligorganisationer. Disse vedtægter suppleres med reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Således vedtaget på repræsentantskabsmødet den 16. maj /14

41 Bilag B: Fremtidssikringsstrategi Der bør fremover vedtages en Fremtidssikringsstrategi for hver enkelt afdeling. Fremtidssikringsstrategien kunne bl.a. indeholde: 1. Angivelse af, hvilke renoveringer og forbedringer afdelingen prioriterer på 5-10 års sigt. 2. Angivelse af, hvilke målsætninger for boligstandarden, man ønsker i afdelingen, fx mht. boligstørrelser, sanitære forhold 3. Angivelse af, hvilke forbedringsarbejder, der tænkes gennemført kollektivt og hvilke der gennemføres individuelt. 4. Angivelse af, hvilke forbrugs- og energimæssige mål, afdelingen ønsker at nå 5. Angivelse af en flerårig plan for regulering af henlæggelserne 6. Angivelse af, hvilke forhold man i afdelingen ønsker en indgående drøftelse af, og hvilke man som udgangspunkt vil overlade til administrationen og ejendomsfunktionæren at udmønte 7. Angivelse af evt. særlige kendetegn eller målsætninger for afdelingen Fremtidssikringsstrategien bør udarbejdes i fællesskab mellem afdelingsbestyrelse, organisationsbestyrelse og administration og vedtages på et afdelingsmøde. Den skal ikke bekræftes eller revideres hvert år, men alene ved større ændringer i afdelingens strategiske prioriteringer. Klimaskærm Tekniske installationer Bad Køkken Indretning Øvrige tilbud (service) Administration Beboer/ afdelingsbestyrelse En del afdelinger har allerede i dag truffet enkeltstående beslutninger, der bør indarbejdes i fremtidssikringsstrategien. Fremtidssikringsstrategiens punkt 6 ovenfor bygger på en erkendelse af, at faglig kompetence og interesse som oftest hænger sådan sammen, at beboeren forventer høj grad af driftssikkerhed og har ringe kompetence om håndteringen af fx klimaskærm mure, tag, vinduer osv. og tekniske installationer el, vand og varme men til gengæld har stor interesse for og indflydelse på indretning, køkken, bad, serviceniveau m.m. Forudsætningen for en succesfuld implementering af fremtidssikringsstrategien er dels en løbende dialog med afdelingsbestyrelse, organisationsbestyrelse og administration om indhold og implementering af planen, dels en stærk støtte til afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet om de økonomiske muligheder, udfordringer og forudsætninger for gennemførelse af planen. 14/14

42 NOTAT TIL PKT 1.f IT-politik for organisationsbestyrelsen DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/Forretningsudvalg PROBLEMSTILLING I det følgende skitseres, hvilke redskaber, der kan men ikke skal stilles rådighed for organisationsbestyrelsens medlemmer for disses arbejde. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsens medlemmer såfremt de både har behov for og ønske om det kan få følgende stillet til rådighed af boligorganisationen: PC evt. med printer og tilhørende Microsoft Office-pakke ipad Udstyret er Boligkontoret Århus ejendom, men kan overgå til bestyrelsesmedlemmet uden beregning, når dets alder overstiger afskrivningsperioden på tre år. Administrationen forestår indkøb og opsætning af udstyret.

43 NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 7 Vestre Ringgade Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 28 Lindholmparken Afdeling 29 Kalmargade De 2 første opgange er nu færdig, og der er udført en mangelgennemgang i opgang 186, hvor der kun er konstateret småfejl. Arbejdet forventes afsluttet efter tidsplanen. Vandure skiftes i uge 21 Resultatet af licitationen vedr. ny velfærdsbygning den 2. maj viste sig dyre end forventet, der vil blive forhandlet med lavestbydende. Der kan blive tale om en aflysning af licitationen og et evt. beboermøde vedr. ny økonomi. Arbejdet forløber efter tidsplanen, blok 9 afsluttes først i juni. Efterfølgende vil der blive samlet op på diverse mangler og efterbestillinger. Der startes op på de sidste 3 boligblokke efter sommerferien. Arbejdet med elektronisk skalsikring, ny LED belysning og alarmgiver er startet op. Der er udtaget stævning mod kommunen for betaling af flytteopgørelse samt låneydelser på renoveringslån i forbindelse med kommunens fraflytning af erhvervslejemålet i Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling og 68 Hinnerup Der er indkaldt til afdelingsmøde med valg af afdelingsbestyrelse. Resultatet af licitationen vedr. ny velfærdsbygning den 2. maj viste sig dyrere end forventet. Der vil blive forhandlet med lavestbydende. Der kan blive tale om en aflysning af licitationen og der holdes afdelingsmøde vedr. ny økonomi.

44 Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 38 Visbjerg Hegn Afdeling 52 Viborgvej Afdeling 72 Rønnevangen Licitation af beklædninger af skure og hegn afholdt og igangsættes snarest. Der er indkaldt til afdelingsmøde vedrørende godkendelse af ændring af haveregulativ (trampolin, hoppeborg og badebassin) Afdelingsmødet besluttede ikke at godkende regnskabet for 2012 med henvisning til en række uafklarede spørgsmål i relation til køkkenudskiftningen. Administrationen, afdelingsbestyrelsen og entreprenørerne er dialog om korrektion af fejl i opgørelserne. Sagen drøftes endvidere med Aarhus Kommune. Maling af vinduer igangsat i uge 20 Afdelingsbestyrelsen afventer med godkendelse af regnskab 2012 under henvisning til, at der er afholdt udgifter, der under normale omstændigheder ville have været dækket af garantien, men som dækkes af afdelingen grundet hovedentreprenørens konkurs og den reducerede garantistillelse. Spørgsmålet forelægges bestyrelsen til principiel drøftelse på mødet den 20. juni. Afdeling 73 Virup Skovvej Der har nu været indflytning i 4 boligblokke. Den sidst (blok B) og varmemesterens bygning mangler samt en del af byggemodningen. Blok B driller stadig med for meget fugt. De første boliger kan indflyttes den 1. september, de sidste boliger forventes først indflytningsklare den 1. oktober. Herefter vil gartner og byggemodningen blive afsluttet. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

45 NOTAT TIL PKT 2.b Hjemfaldsklausuler DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Der foreligger nu en endelig aftaletekst vedr. hjemfaldsklausulerne (vedlagt). Udgifterne for dispositionsfond/arbejdskapital som følge af reglerne i omprioriteringsloven anslås som følger: Afdeling År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 22 Illerupvej Nydamsparken Kirkedammen Frydenlund Lindholmparken Kalmargade Rydevænget Paludan-Müllers Vej Chokoladen I alt Der er regnet med en årlig regulering af egenbetaling på 2 % pr. år fra år 4. Egenbetaling 10, 20 og 30 kr. pr. m 2 i år 1, 2 og 3. Beregningen af tilskud er foretaget på baggrund af kreditforeningslån med en løbetid på 30 år (ydelse ca. 5,7 %). Det vil formentlig være muligt for visse afdelinger at komme ind under ordningen hos Landsbyggefonden med stigninger på 2 kr., 3 kr. og 4 kr. de første 3 år. Herefter stiger egenbetalingen. Det vil dog betyde større tilskud fra dispositionsfond eller arbejdskapital, mest sandsynligt arbejdskapitalen i hvert fald de første år. Lån til dispositionsfond er sidste mulighed. Frøen er ikke med taget i oversigten. Boligkontoret Århus skal betale udgiften på ca kr. uden låneoptagelse.

46 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager oversigten og aftalen til efterretning og træffer beslutning om aftalen, finansiering af tilskud til afdelingerne, information om aftalen samt proces for ekstraordinært repræsentantskabsmøde på bestyrelsesmødet den 20. juni. 2/2

47 Mellem Aarhus Kommune Rådhuspladsen Aarhus C ( Aarhus Kommune ) og Boligselskabernes Landsforening og de almene boligorganisationer opregnet i bilag 1 Hver for sig Part og sammen Parterne er indgået følgende AFTALE om frikøb af tilbagekøbsdeklarationer ( Aftalen ) 1. Baggrund og formål 1.0 Aftalen er resultatet af drøftelser mellem Parterne. 1.1 En række ejendomme, der blev solgt af Aarhus Kommune til almene boligorganisationer til alment boligbyggeri, har tinglyst en tilbagekøbsdeklaration. Deklarationen giver Aarhus Kommune ret til efter et antal år at overtage grunden til den oprindelige salgspris med tillæg af bygningernes værdi på overtagelsesdagen, fastsat på baggrund af en uvildig vurdering. Kommunen vil kunne overtage ejendommene i perioden 2052 til Med Aftalen etableres en samlet ordning for frikøb af tilbagekøbsdeklarationer for så vidt angår de almene boligorganisationer, der er opregnet i bilag Almene boligorganisationer, der ikke fremgår af bilag 1, og afdelinger i almene boligorganisationer opregnet i bilag 1 med boliger beliggende i Aarhus Kommune, der er opført på ejendomme, hvorpå der er tinglyst tilbagekøbsdeklarationer til fordel for Aarhus Kommune, som ikke fremgår af bilag 2, vil af Aarhus Kommune blive tilbudt et frikøb af tilbagekøbsdeklarationen på vilkår svarende til de, der fremgår af Aftalen. 2. Frikøb af tilbagekøbsdeklarationer 2.0 De ejendomme, der er omfattet af Aftalen, er opgjort i bilag 2 ( Ejendommene ). 2.1 Såfremt der på den enkelte ejendom er institutioner, der er etableret af og/eller drives under Aarhus Kommune, dels kommunale institutioner og dels selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen, skal der ikke ske betaling for frikøbet for den del af ejendommen, hvor institutionen er beliggende ( Institutionsejendomme ), jf. punkt 2.3. Side 1 af 5

48 2.2 Det samlede beløb for frikøb af Ejendommene med overtagelsesdag den 1. december 2013 udgør kr ,00 ( Frikøbsbeløbet ). Beregninger for de enkelte ejendomme fremgår af bilag Frikøbsbeløbet er opgjort på baggrund af den offentlige grundværdivurdering for Ejendommene pr. 1. oktober 2012, som registreret på tidspunktet for Aftalens underskrift, jf. bilag 2. En ændring af den enkelte ejendoms grundværdivurdering pr. 1. oktober 2012 skal kun lægges til grund i de tilfælde, hvor vurderingen for den enkelte ejendom er påklaget, inden tidspunktet for Aftalens underskrift, og klagen medfører en ændret offentlig grundværdivurdering pr. 1. oktober Frikøbsbeløbet fremkommer ved for Ejendommene at sammenlægge forskellen mellem den oprindelige salgspris for den enkelte ejendom og den pr. 1. oktober 2012 gældende offentlige grundværdivurdering for den enkelte ejendom, idet der er ydet en rabat på 72 % af det beregnede beløb for den enkelte ejendom I de tilfælde, hvor en institution er beliggende på en selvstændig matrikuleret ejendom, der er samnoteret med én eller flere af Ejendommene, skal der i forbindelse med opgørelsen af den oprindelige salgspris for de ejendomme, som institutionen er samnoteret med, ske et forholdsmæssigt fradrag for den ejendom, hvor institutionen er beliggende, svarende til forskellen mellem den offentlige grundværdivurdering pr. 1. oktober 2012 for den ejendom, hvor institutionen er beliggende, og den offentlige grundværdivurdering pr. 1. oktober 2012 for de ejendomme, som institutionen er samnoteret med Ejendommen matr. nr. 8xp, Hasle, Århus Jorder, beliggende Rydevænget 49, 8210 Aarhus V anvendes af to boligorganisationer, hvorfor det er aftalt, at: AlmenBo Aarhus skal betale 50 % af frikøbsbeløbet for denne ejendom, og Boligkontoret Aarhus skal betale 50 % af frikøbsbeløbet for denne ejendom. 2.3 Af Frikøbsbeløbet skal fratrækkes et forholdsmæssigt beløb for så vidt angår Institutionsejendomme Det beløb, der skal fratrækkes for den enkelte institutionsejendom, beregnes på baggrund af den andel, institutionslejen udgør af den samlede boligafdelings leje i det seneste afsluttede årsregnskab for boligafdelingen før den 1. december Udgør institutionslejen, fx 1/10 af den samlede boligafdelingsleje i det seneste afsluttede årsregnskab for boligafdelingen før den 1. december 2013, skal der ske et fradrag i frikøbsbeløbet for den ejendom, hvor institutionsejendommen er beliggende, svarende til 1/10 af frikøbsbeløbet for den enkelte ejendom opgjort i overensstemmelse med punkt Af Frikøbsbeløbet skal herefter fratrækkes summen af fradrag for hver af Institutionsejendommene opgjort i overensstemmelse med punkt samlet kaldet Fradragsbeløbet. Side 2 af 5

49 3. Betaling og finansiering af Frikøbsbeløbet 3.0 Boligselskabernes Landsforening og de almene boligorganisationer, der er opregnet i bilag 1, indestår over for Aarhus Kommune for, at samtlige berørte afdelinger frikøber Ejendommene for tilbagekøbsdeklarationer i henhold til Aftalen. 3.1 Boligselskabernes Landsforening og de almene boligorganisationer, der er opregnet i bilag 1, indestår over for Aarhus Kommune for, at Aarhus Kommune senest den 1. december 2013 kontant modtager Frikøbsbeløbet stort kr ,00, jf. bilag 2. Beløbet skal indsættes i Nordea på reg.nr. 2211, konto nr Såfremt Frikøbsbeløbet med fradrag af Fradragsbeløbet ikke fuldt ud er indbetalt den 1. december 2013, jf. punkt 3.1, forrentes den manglende del af Frikøbsbeløbet med Nationalbankens udlånsrente plus 2,0 % p.a. fra den 1. december 2013, indtil betaling sker. 3.2 Når Frikøbsbeløbet med fradrag af Fradragsbeløbet tillagt eventuelle renter, jf. punkt 3.1.1, er betalt fuldt ud, sørger Aarhus Kommune for aflysning af tilbagekøbsdeklarationer tinglyst på Ejendommene. Aarhus Kommune er dog ikke forpligtet til at aflyse tilbagekøbsdeklarationer i forhold til institutioner beliggende på ejendomme, der er selvstændigt udmatrikuleret, og som derfor ikke er omfattet af Aftalen, jf. hertil punkt 2.1 og punkt De almene boligorganisationerne drager omsorg for, at afdelingerne om fornødent tilvejebringer de kontante frikøbsbeløb ved optagelse af realkreditobligationslån med sikkerhed i Ejendommene. 3.4 Hvor den fornødne friværdi til låneoptagelse ikke er til stede, stiller Aarhus Kommune helt eller delvis garanti for disse realkreditlån efter reglerne i lov om almene boliger og de i medfør heraf udarbejdede bekendtgørelser, regler og regulativer. 3.5 Omkostningerne ved låneoptagelse afholdes af den enkelte almene boligorganisation/afdeling. 4. Tillægsbetaling 4.1 Såfremt der i en boligafdeling - inden udløbet af det tinglyste hjemfaldsår for den aktuelle ejendom som angivet i bilag 2 - sker bortsalg af areal eller byggeret, ekspropriation til offentlige formål eller anden form for bortsalg af areal af én/flere af Ejendommene, opgøres salgssummen/ekspropriationserstatningen med fradrag af værdien af eventuelle bygninger omfattet af salget/ekspropriationen opgjort på tidspunktet for videresalg/ekspropriation samt i tilfælde af salg med fradrag af salgsomkostninger forstået som omkostninger til ejendomsmægler, advokat, landinspektør og tinglysning. Af den således opgjorte salgssum/ekspropriationserstatning tilfalder 72 % Aarhus Kommune og 28 % den boligafdeling, der bortsælger arealet. 4.2 Såfremt der i en boligafdeling inden udløbet af det tinglyste hjemfaldsår for den aktuelle ejendom som angivet i bilag 2 sker en forøgelse af bebyggelsesprocenten, der ikke er af Side 3 af 5

50 bagatelagtig karakter, uden at det sker ved afståelse (salg) til en ny afdeling jf. punkt 4.1, skal den afdeling, der har adkomst til ejendommen, til Aarhus Kommune betale et tillæg på 72 % af værdien af forøgelsen af bebyggelsesprocenten opgjort som gennemsnittet af to uafhængige mæglervurderinger. Parterne er enige om, at en forøgelse af bebyggelsesprocenten, der alene beror på, fx men ikke begrænset til isolering af hensyn til energioptimering, etablering af affaldsø og udvidelse af fælleshus med terrasse, falder uden for bestemmelsens anvendelsesområde, idet en sådan forøgelse af bebyggelsesprocenten skal anses for at være af bagatelagtig karakter. 4.3 Bestemmelserne i Aftalen punkt 4.1 og 4.2 administreres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almene boliger blandt andet det til enhver tid gældende Regulativ om indbetalinger til Landsbyggefonden fra almene boligafdelinger, selvejende ældreboliginstitutioner samt kommunale og regionale ældreboliger. 5. Lovgrundlag 5.0 Lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser, cirkulærer m.v. 5.1 Regulativ om støtte til frikøb af hjemfaldsklausuler. 6. Tillæg til aftale om udvidet samarbejde i forbindelse med frikøb 6.0 Samtidig med Aftalen indgår Aarhus Kommune og de almene boligorganisationer i Aarhus et tillæg til de tidligere indgåede aftaler om et udvidet samarbejde, jf. bilag Betingelser 7.0 For de almene boligorganisationer opregnet i bilag 1 er Aftalen betinget af, at de øverste myndigheder i de almene boligorganisationer opregnet i bilag 1 tiltræder Aftalen uden forbehold. 7.1 For Aarhus Kommune er Aftalen betinget af, at Aarhus Byråd tiltræder Aftalen uden forbehold. 7.2 Betingelserne i punkt 7.0 og pkt. 7.1 skal være opfyldt senest den 1. december 2013, idet Aftalen bortfalder i sin helhed, såfremt Aftalen ikke er endelig på dette tidspunkt, uden at Parterne i så fald kan gøre krav af nogen art gældende mod hinanden. Side 4 af 5

51 8. Underskrifter Aarhus, den 2013 Aarhus, den 2013 Aarhus Kommune Boligselskabernes Landsforening Aarhus, den 2013 Aarhus, den 2013 Aarhus Kommune Boligselskabernes Landsforening Bilag Bilag 1 Almene boligorganisationer omfattet af Aftalen Bilag 2 Ejendommene omfattet af Aftalen med beregnede frikøbsværdier pr. 1. december 2013 Bilag 3 Tillæg om udvidet samarbejde mellem Aarhus kommune og de almene boligorganisationer i Aarhus Kommune Side 5 af 5

52 Bilag 1 Almene boligorganisationer omfattet af aftalen med Aarhus Kommune om frikøb af tilbagekøbsdeklarationer: AAB Arbejdernes Andels Boligforening Boligkontoret Aarhus AlmenBo Aarhus Boligforeningen Ringgården Boligforeningen Aarhus Omegn Alboa Kollegiekontoret

53 Bilag 2 Boligforening Off. Grundværdivurd 2012 Oprindelig salgspris Frikøbsværdi Efter rabat Alboa AlmenBo Aarhus Boligkontoret Århus Kollegiekontoret Aarhus Ringgården AAB Århus Omegn I alt Boligforening Adresse Off. Grundværdivurd 2012 Oprindelig salgspris Frikøbsværdi Efter rabat Matr.nr. Ejerlav Tinglyst hjemfaldsår Alboa Abildgade c Århus Markjorder april 2068 AlmenBo Aarhus Rydevænget 49A vn Hasle, Århus Jorder april 2072 AlmenBo Aarhus Rydevænget vp Hasle, Århus Jorder april 2072 AlmenBo Aarhus Rydevænget vm Hasle, Århus Jorder april 2072 AlmenBo Aarhus Fjældevænget vu Hasle, Århus Jorder april 2072 AlmenBo Aarhus Fjældevænget vs Hasle, Århus Jorder april 2072 AlmenBo Aarhus Åbenrågade cl Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AlmenBo Aarhus Åbenrågade bi Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AlmenBo Aarhus Kirkedammen 10, bh Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AlmenBo Aarhus Kirkedammen 10, bg Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AlmenBo Aarhus Fyrkatvej 2, m.fl br Århus Markjorder april 2055 AlmenBo Aarhus Fuglebakkevej 80, m.fl z Århus Markjorder april 2067 AlmenBo Aarhus Fuglebakkevej 80, m.fl k Århus Markjorder april 2067 AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21,31, m.fl ad Århus Markjorder april 2067 AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 31, m.fl aa Århus Markjorder april 2067 AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 31, m.fl ø Århus Markjorder april 2067 AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 31, m.fl ac Århus Markjorder april 2067 AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 31, m.fl ab Århus Markjorder april 2067 AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 31, m.fl h Århus Markjorder april 2067 AlmenBo Aarhus Frydenlunds Allé 21, 21, m.fl æ Århus Markjorder april 2067 Boligkontoret Århus Rydevænget vo Hasle, Århus Jorder april 2072 Boligkontoret Århus Kirkedammen bb Marselisborg, Århus Jorder april 2055 Boligkontoret Århus Paludan Müllers Vej 46A, 46B, 46C hk Århus Markjorder april 2066 Boligkontoret Århus Paludan Müllers Vej ræ Århus Markjorder april 2066 Boligkontoret Århus Paludan Müllers Vej 44A ræ Århus Markjorder april 2066 Boligkontoret Århus Lindholmvej 2, m.fl bv Århus Markjorder april 2067 Boligkontoret Århus Kalmargade 28, m.fl eq Århus Markjorder april 2070 Boligkontoret Århus Kalmargade 28, m.fl eo Århus Markjorder april 2070 Boligkontoret Århus Illerupvej bu Århus Markjorder april 2055 Boligkontoret Århus Illerupvej bs Århus Markjorder april 2055 Boligkontoret Århus Illerupvej bq Århus Markjorder april 2055 Boligkontoret Århus Fuglebakkevej 72, 88, Høgevej y Århus Markjorder april 2067 Boligkontoret Århus Fuglebakkevej 72, 88, Høgevej x Århus Markjorder april 2067 Boligkontoret Århus Fuglebakkevej 72, 88, Høgevej g Århus Markjorder april 2067 Kollegiekontoret Aarhus Gøteborg Allé ei Århus Markjorder april 2066 Kollegiekontoret Aarhus Gøteborg Allé eh Århus Markjorder april 2066 Ringgården Rydevænget 105, vq Hasle, Århus Jorder april 2072 Ringgården Fjældevænget 110, 114, 124, vr Hasle, Århus Jorder april 2072 Ringgården Musvågevej l Århus Markjorder april 2067 Ringgården Bogfinkevej ae Århus Markjorder april 2067 Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47, s Århus Markjorder april 2067 Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47, r Århus Markjorder april 2067 Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47, q Århus Markjorder april 2067 Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47, p Århus Markjorder april 2067 Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47, o Århus Markjorder april 2067 Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47, n Århus Markjorder april 2067 Ringgården Bogfinkevej 1,11,19,29,37,47, m Århus Markjorder april 2067 Ringgården Bodøvej 6 og 56A iy Århus Markjorder april 2070 Ringgården Bodøvej 110, 116, 120, 124, ka Århus Markjorder april 2070 AAB Fjældevænget 2, m.fl vv Hasle, Århus Jorder april 2072 AAB Langenæs Allé bl Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AAB Langenæs Allé bk Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AAB Langenæs Allé be Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AAB Langenæs Allé 46-54, 54A y Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AAB Langenæs Allé x Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AAB Langenæs Allé q Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AAB Langenæs Allé p Marselisborg, Århus Jorder april 2055 AAB Langenæs Allé bx Marselisborg, Århus Jorder april 2066 AAB Nygade 2,3 og c Århus Bygrunde april 2067 AAB Nygade 2, 3, e Århus Bygrunde april 2067 AAB Vorregårds Allé bg Århus Markjorder april 2055 AAB Randkløvevej 1, 2, Nykersvej hg Århus Markjorder april 2055 AAB Fuglebakkevej 96,106, 114 og i Århus Markjorder april 2067 AAB Fuglebakkevej 96, 106, 114 og v Århus Markjorder april 2067 AAB Fuglebakkevej 96, 106, 114 og u Århus Markjorder april 2067 AAB Fuglebakkevej 96, 106, 114 og t Århus Markjorder april 2067 Århus Omegn Finsensgade cm Århus Markjorder april 2055 AlmenBo & Boligkontoret Rydevænget xp Hasle, Århus Jorder april 2072

54 Bilag 3 Tillæg til aftale om frikøb af tilbagekøbeklausuler i Aarhus Kommune. Indledning Aftalen om frikøb af tilbagekøbsklausuler er et led i et øget samarbejde mellem Aarhus Kommune og Boligorganisationerne i Aarhus. Hovedformålet er, at tilføre byudviklingen dynamik og ressourcer i et omfang der positivt understøtter den udviklingsstrategi og vækst, der er Aarhus kommunes mål for de kommende år. Der ligger store udfordringer i byudviklingen i Aarhus kommune. Set i lyset af udviklingsstrategien og de igangværende væksttendenser vil udfordringerne især koncentrere sig om boligmarkedet, hvor der skal tilvejebringes et tilstrækkeligt antal boliger til at tilgodese væksten, men også spørgsmålet om at vedligeholde eksisterende boliger og bidrag til udvikling af de nye byudviklingsog fortætningsområder trænger sig på. Aftalen er herudover en fortsættelse af, det samarbejde der har udviklet sig over en årrække, i erkendelse af, at en række problemstillinger i udviklingen af kommunen kun kan løses ved et tættere samarbejde mellem kommunen og boligorganisationerne. Udfordringerne ligger indenfor såvel byudvikling generelt, sociale forhold som innovativ byggeteknik. Byudvikling Aarhus kommune har en positiv vækststrategi. Frem til 2030 skal byen udvikle sig med ca nye Aarhusianere. Vidensindustrien og uddannelsesinstitutionerne ekspanderer, og der vil komme et øget antal studerende til byen. Aarhus byråd er enige om, at en bæredygtig, velfungerende og inspirerende by er en mangfoldig by. Det er en erkendelse, der er kommet til udtryk på de bynære havnearealer og i forbindelse med arbejdet med de store helhedsplaner i Gellerup og Aarhus syd. Denne aftale er derfor også en aftale om et fælles ansvar for en mangfoldig byudvikling, og det er en del af aftalen, at der i den kommende budgetperiode sker en væsentlig forøgelse af nybyggede almene boliger både i de nye byudviklingsområder men også i de fortætnings- og omdannelsesområder, der arbejdes med i planlægningen. Det forøgede byggeri er ikke kun vigtigt for at sikre mangfoldighed i byudviklingen. Alment byggeri har i Aarhus tradition for at udvikle ny og spændende byggeteknik og boliger med lavt energiforbrug. Det understøtter byens CO2 strategi. Alment byggeri kan også være katalysator for at trække private bygherre til nye byudviklingsområder, og der kan gennem nye samarbejdsformer sikres et positivt samarbejde med disse. Endelig vil igangsætning af alment byggeri bidrage væsentligt til jobskabelse og erhvervsmæssig vækst i kommunen. Boligsocialt Der har gennem de sidste 4 år været et betydelig samarbejde omkring det boligsociale arbejde i de udsatte boligområder i kommunen. Det drejer sig om en lang række opgaver der normalt er kommunale kerneydelser, men som kan tilføres rationale og effektivitet ved et tættere samarbejde mellem de kommunale forvaltninger og boligorganisationerne.

55 Fra det aktuelle samarbejde kan nævnes en fremskudt beskæftigelsesindsats, lektiehjælp til børn og unge, integrationsprojekter (kvindehuset), lommepengeprojekter, sundhedsprojekt, RAP akademi, kriminalitetsforebyggende indsats (en ny start) samt fremskaffelse af praktik og lærerpladser. Herudover har såvel kommune som boligorganisationer et unikt samarbejde i udviklingen og brugen af BoSoc data, der giver detaljerede data på hvorledes byområderne udvikler sig, og dermed hvorledes man mest effektivt kan sætte ind, hvor der er behov for konkrete initiativer. Det er et samarbejde der hovedsageligt er centreret om Det Boligsociale Fællessekretariat, hvor både udvikling og koordinering af indsats finder sted. Dannelsen af Det Boligsociale Fællessekretariat har været væsentligt, både i forhold til at få identificeret problemfelterne, og i forhold til at sætte ind med effektive og virkningsfulde indsatser. Det Boligsociale Fællessekretariat er finansieret som et fælles projekt mellem boligorganisationerne og kommunen i erkendelse af, at der løses opgaver for såvel kommune som boligorganisationer, og det er derfor en del af denne aftale, at der i den kommende budgetperiode (budget ) afsættes kommunal finansiering til denne opgave samt at boligorganisationerne ligeledes bidrager med deres del af finansieringen. Boligsocial anvisning. En del af De almene boligorganisationers opgaver er at stille boliger til rådighed for den sociale forvaltning i kommunen, til brug for løsning af sociale problemer vedr. boligforhold, som opstår blandt kommunens borgere. Det er en opgave, som kun de almene boligorganisationer bidrager til at løse, og som der er indgået tætte samarbejder om mellem boligorganisationer og kommune. Det er en del af denne aftale, at der fortsat skal stilles ¼ af de ledigblevne boliger til rådighed for løsning af boligsociale problemstillinger. Anvendelsen skal fortsat ske i tæt samarbejde mellem boligorganisationer og kommune, og udviklingen i anvendelse af boligerne vil også fortsat skulle drøftes. I øjeblikket benyttes boligerne, ud over direkte boligsociale anvisninger, til genhusning i forbindelse med helhedsplanernes gennemførelse og i forbindelse med løsning af dele af hjemløsepolitikken, og enkelte andre boligsociale projekter (kriminalitet, mv.) Anvendelsen af ¼ boligerne justeres løbende, bl.a. i forbindelse med vurdering af boligområdernes belastning på ensidig beboersammensætning og øvrige problemstillinger der monitoreres gennem BoSoc data og lignende. Små boliger Aarhus Kommune har efterspurgt flere små og billige boliger med central beliggenhed hos de almene boligorganisationer. Boligerne efterspørges til flere unge (ungdomsboliger) men også i forbindelse med løsning af hjemløseproblemer og boligbehov for vanskeligt stillede unge. Boligorganisationerne har hidtil ikke kunnet imødekomme denne efterspørgsel alene af den grund, at der er for få af denne boligtype, og at der allerede er stor efterspørgsel efter disse boliger på boligorganisationernes ventelister. Det aftales derfor, at problemstillingen søges løst ved nedsættelse af en tværmagistratslig arbejdsgruppe med central ledelse og med deltagelse af de almene boligorganisationer (5. kreds). Arbejdsgruppen skal klargøre, hvilke kommunale beboelsesejendomme (tidligere ældre, pleje og beskyttede boliger), der kan overtages af almene boligorganisationer, renoveres og anvendes til gavn for hjemløse, udsatte unge og studerende.

56 Denne indsats søges suppleret med øget nybyggeri af små almene boliger i en øget almen byggeaktivitet i budgetperioden ), jf. afsnittet om byudvikling. Renoveringer Ved aftalens gennemførelse får de almene boligorganisationer mulighed for at renovere og løbende vedligeholde de ejendomme, der er omfattet af frikøbet uden, at der opstår de belåningsproblemer, der vil opstå uden frikøb. Det er ældre ejendomme og ofte markante ejendomme med arkitektoniske værdier, som med denne aftale sikres at kunne trække på de tilskudsmuligheder og belåningsformer, der er en del af det almene system. Men også en række nyere ejendomme sikres via denne aftale mod øget nedslidning og en negativ udviklingsspiral og undgår dermed at blive en del af de udsatte boligområder. Aftalen understreger dermed også forventningen om, at boligorganisationerne fortsat bidrager med et tilbud om gode, billige og moderne boliger af høj kvalitet som en del af det samlede boligtilbud i Aarhus Kommune.

57 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Administration A. HCK & Partners har afsluttet deres analyse af arbejdsgange og pengestrømme i boligorganisationen og vil komme med deres anbefalinger ultimo maj. Bestyrelsen vil blive orientereret, når anbefalingerne foreligger. B. De besluttede analyser af PCB i de ældre afdelinger er gennemført. De endelige resultater foreligger primo juni, hvorefter beboere og afdelingsbestyrelser vil blive informeret i overensstemmelse med organisationsbestyrelsens beslutning. C. Ansøgningerne om prækvalifikation af de to helhedsplaner for Møllevang-Frydenlund- Charlottehøj samt Vandtårnsområdet er fremsendt til Landsbyggefonden, der forventer at afslutte sagsbehandlingen medio juni. D. Boligkontoret Århus forsikringer skal i udbud i 2. halvår, og i samarbejde med organisationens forsikringsmægler Willis er der nu udarbejdet en tidsplan for processen. Det betyder, at organisationsbestyrelsen vil få en lidt mere uddybende orientering på mødet den 20. juni, og at resultatet af udbuddet vil kunne forelægges bestyrelsen ultimo oktober. E. Chris Mikkelsen er valgt af medarbejderne som bestyrelsesmedlem frem til repræsentantskabsmødet Jonas Gylling Kølbæk er valgt som suppleant. F. Der blev den 23. maj afviklet et foredrag om beboerdemokrati i samarbejde med Aarhus Universitets Center for Participatory IT om de muligheder, IT teknologier giver for udvikling af nye deltagelsesformer i lokalt demokrati. Alle beboervalgte i Boligkontoret Århus samt organisationsbestyrelser og medarbejdere fra de øvrige boligorganisationer i 5. kreds var indbudt. Der var 12 deltager foruden de to indlægsholdere Fiorella de Chindio fra Universitetet i Milano og Matthias Korn fra Aarhus Universitet.

58 G. De nye regler vedr. elaflæsning giver alle boligadministrationer og elleverandører store vanskeligheder. Essensen er, at det fra 1. marts alene er en sag for beboeren at til- og framelde el i forbindelse med flytning. Efter at have vurderet på de lovgivningsmæssige muligheder og pålideligheden af elselskabernes administration har administrationen erkendt, at det ikke vil være lovgivningsmæssigt og praktisk muligt at overtage denne opgave fra lejeren. Der er derfor i stedet iværksat en målrettet information til ind- og udflyttere om deres opgaver ift. elleverancen. Der bliver formodentlig en moderat merudgift i forbindelse med lovændringen, da det næppe vil være praktisk muligt at rejse krav overfor de fraflyttere, der i god tro afmelder el på fraflytningsdagen, selv om de i kraft af lejeaftalen hæfter frem til frigørelsesdagen. H. På bestyrelsens møde den 10. januar blev det besluttet forsøgsvis at åbne BKÅ Portalen for alle interesserede. Det kunne lade sig gøre at give alle internetbrugere læseadgang til alt, der ikke foregår i lukkede grupper. At oprette indlæg kræver stadig registrering og i overensstemmelse med bestyrelsens beslutning registreres kun beboervalgte. I lyset af den smidige implementering af beslutningen og af, at der ikke har været nogen problemer i mellemtiden, permanentgøres ordningen. I. I regi af 5. kreds og Det Boligsociale Fællessekretariat er der nu opstartet projekt Byg Op. Formålet med projektet er at skabe lokale fritidsjobs samt lære- og praktikpladser i forbindelse med de mange bygge- og renoveringssager i boligforeningerne i Aarhus. Det skal være med til at øge den fremtidige erhvervs- og uddannelsesfrekvens blandt de lokale unge. Fællessekretariatet har ansat Anette Nitschke til at stå i spidsen for det toårige projekt. Byg Op er finansieret af midler fra Landsbyggefonden. LO og MC Malerforretning indgår i en følgegruppe, og derudover er Byg Op et samarbejde mellem de århusianske boligorganisationer, de boligsociale medarbejdere og Aarhus Tech. J. I forlængelse af bestyrelsens vedtagelse af energistrategien den 2. maj har energi- og miljøudvalget og administrationen aftalt flg. udmøntning af den resterende del: Der indgås aftale med en leverandør om følgende: Et indledende energisyn (ikke energimærkning) af alle afdelinger (der rekvireres en pris herpå, som afholdes af de pågældende afdelinger) Herefter aftale om, hvilke afdelinger der skal tilses hver fx halve, hele eller hvert tredje år Energisynet bruges som grundlag for hver afdelings fremtidssikringsstrategi Mulighed for tilkøb af konsulentbistand til driftsoptimering samt alternative energikilder, outsourcing af drift/tilsyn af konkrete anlæg Mulighed for tilkøb af bistand til beboerinformation og -rådgivning samt evt. efteruddannelse af medarbejdere 2/3

59 Aftalen kan laves med Energi&Miljø, men forinden testes markedet med én eller to andre seriøse udbydere af disse ydelser for at sikre, at vi finder den bedste mulige pris for afdelingerne. Bestyrelsen vil naturligvis blive orienteret, når analysen er tilendebragt. K. Nye regler betyder, at der fremover skal opkræves moms af administrationsgebyret på de PM-aftaler, hvorigennem Boligkontoret Århus obligationsportefølje forvaltes. Administrationen forsøger at begrænse merudgiften ved at forhandle nye gebyraftaler. L. Repræsentantskabet i AARHUSbolig har besluttet, at projektledelsen i AARHUSbolig fra 2015 til 2017 overgår til Boligkontoret Århus. Fra 2013 til 2015 ligger opgaven hos Al2Bolig. M. Administrationen har fået og besvaret en henvendelse fra Aarhus Kommune som opfølgning på styringsdialogen om niveauet for henlæggelser (vedlagt). INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

60

61

62

63 Henlæggelser svar spørgsmål fra Aarhus kommune Generelle spørgsmål: Vedligeholdelsesplanen viser de første 10 år detaljeret med alle arbejder anført efter den nye forvaltningsklassifikation. År vises som en sammendrag. Det er således muligt at se om der er anden kapitalfremskaffelse i en periode på 20 år. Der står et samlet beløb det enkelte år. Det kan godt dække over mere end et arbejde. Man kan ikke se om der er tilskud der vil reducere låneoptagelsen. Det kan være tilskud fra trækningsretten og dispositionsfonden. Det er ikke muligt i dag at se om anden kapitalfremskaffelse vedrører et forbedringsarbejde hvor henlæggelser ikke kan benyttes. Der er dog ikke mange rene forbedringsarbejder. Vi overvejer fra 2014 at anføre yderligere oplysninger på forsiden af vedligeholdelsesplanen til afdelingsmødet. Det kan være størrelsen af lejeforhøjelsen og tilskud. Efter fusionen pr. 1. januar 2012 er vi ved at ensrette praksis hvor det er muligt. Der kan være beslutninger truffet på afdelingsmøder der medfører forskel. Vi fokuserer mere på finansiering af forbedringsarbejder skal ske ved optagelse af lån. Der kan være lukning af åbne altaner, dørtefoner, ny servicebygning, ombygning af erhvervslejemål m.v. Der er ikke formelt set ikke forskel på en vedligeholdelsesplan om afdelingen er omfattet af Byggeskadefonden eller ej. Vi har haft arbejder hvor det viste sig muligt at få en del af udgiften til arbejdet (eks. tag) dækket af Byggeskadefonden. Vi reducerer som udgangspunkt ikke henlæggelserne hvis en afdeling er omfattet af Byggeskadefonden. Kommunen spørger om der er eksempler på henlæggelser er anvendt til andet formål end det er henlagt til. Kommunen henviser til 62 i driftsbekendtgørelsen. Der er betydelige udsving i udgiften til istandsættelse ved fraflytning i afdelinger. Det skylder antallet af flytninger varierer en del fra år til år. Vi har fra 1. januar 2012 en afdeling med B-ordning (afd. 71). Der er også nogle år hvor der er meget store tab ved fraflytning i enkelte afdelinger. Det problem bliver væsentlig mindre fra Her skal vi dække udgifter til tab ved fraflytning udover p.t. 313 kr. pr. lejemålsenhed. Afdelingerne bliver således ikke så sårbar hvis der opstår et meget stor tab til fraflytning. Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning benyttes nu kun til procentgodtgørelse ved fraflytning. Der var forskellig praksis før. Udgifter til vedligeholdelse af træværk m.v. medtages fra 2013 i afdelingens vedligeholdelsesplan. Vedligeholdelse af gulve medtages i vedligeholdelsesplanen, hvis der ikke er tale om lejers misligholdelse. Kommunen ønsker oplyst hvilke afdelinger der henlægger mindre til planlagt vedligeholdelse end undersøgelsen af benchmark udarbejdet af KPMG C. Jespersen. Landsbyggefonden har også udarbejdet en oversigt over henlæggelser. Den benytter en anden aldersopdeling. Vi vedlægger oversigt over henlæggelser til konto 120 for Vi kan oplyse afdeling 74, 89, 90 og 91 er institutioner lejet af kommunen, afdeling 81 er en afdeling med erhvervslejemål og 2 lejligheder. Afdeling 71 og 72 har første regnskabsår i Henlæggelserne er derfor særligt lave men de forhøjes løbende i fremtidige budgetter. Vi vedlægger også en oversigt over henlæggelser i 2012 og Henlæggelserne er forhøjet med kr. svarende til 12,49 %. Vi vil fortsat forhøje henlæggelserne fremover, første gang i budgetterne for 2014 der udarbejdes i juni. Det fremgår af oversigten at der afdelinger der har en ret høj leje. De har svært ved at bære en stor forhøjelse af henlæggelserne med mindre de får et tilskud.

64 Afdelingsspecifikke spørgsmål: Der er flere årsager til der ikke er henlagt tilstrækkelige midler. Der har i nogle afdelinger været modstand mod at hæve henlæggelserne væsentlig. De tidligere organisationer har også været tilbageholdende før i tiden med at forhøje henlæggelserne nok. Det skyldes i nogle tilfælde lejens størrelse. De seneste år er der kommet fokus på henlæggelserne skal forhøjes for at reducere behovet for optagelse af lån. Vi har forhøjet dem betydeligt mere end tidligere, men det er ikke muligt på kort sigt at forhøje dem så meget at lån kan undgås. Der er mange større arbejder i de ældre afdelinger de kommende år. Vi benytter meget aktivt trækningsret, dispositionsfond og senest arbejdskapitalen for at reducere lejeforhøjelser hvor det er nødvendigt. Der er lavet en overgangsperiode på 5 år i forbindelse med fusionen om tilskud fra trækningsretten. Det skyldes at afdelinger der indbetalte G-indskud i det tidligere Højbo selv kunne disponere over dette tilskud. Vi er nødt til at optage realkreditlån eller banklån i det omfang henlæggelser og tilskud ikke kan dække udgiften til vedligeholdelsesarbejder. Vi er som nævnt meget opmærksom på henlæggelserne forhøjes. Det har vi blandt andet fortalt på et kursus om økonomi i slutningen af februar.

65 NOTAT TIL PKT 5.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 23. maj 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i Dato Arrangement Indhold 30. maj 2013 Bestyrelsesmøde Konstituering Opfølgning på repræsentantskabsmøde 20. juni 2013 Bestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde i AarhusBo Fusion med Boligkontoret Århus 20. juni 2013 Bestyrelsesmøde Boligsociale helhedsplaner Evaluering af bestyrelsens arbejde Hjemfaldsklausuler Afdelingsmøder Sommermiddag 15. august 2013 Bestyrelsesmøde Status på forvaltningsrevisionens mål Styringsdialog Bemanding af afdelingsmøder m.m. Økonomisk orientering 2. kvartal 19. august 2013 Dialogmøde Afdelingsmøder 21. august 2013 Dirigentkursus 5. september 2013 Bestyrelsesmøde 26. september 2013 Bestyrelsesmøde Godkendelse af afdelingsbudgetter Børnereglen oktober Bestyrelsesseminar 21. oktober 2013 Dialogmøde Strategi for bredbånd og tv-pakker

66 Dato Arrangement Indhold 7. november 2013 Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 3. kvartal Finansiering af individuel råderet 9. november 2013 Organisationskonference 5. december 2013 Bestyrelsesmøde Evaluering af bestyrelsens arbejde INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens godkendelse. 2/2