3. Hvornår er de forskellige aktører og samarbejdspartnere involveret? 4. Hvad er de kritiske områder i samarbejdet mellem aktørerne?

Transkript

1 Projekt sammenhængende forløb fra år Ansøgning om støtte til omstilling, innovation og kompetenceudvikling 1. Titel Projekt sammenhængende forløb fra år Delprojekt: Analyse, udvikling, afprøvning og evaluering 2. Ansøger(e) Styregruppen for projekt sammenhængende forløb: Henning Haahr (Projektejer/Direktør), Lars Kirkegaard (Direktør), Jørgen Erlandsen (Beskæftigelses- og Sundhedschef), Jan Møller Iversen (Ældre- og Handicapchef), Annie Noes (Børn og Ungechef) og Charlotte Hald Madsen (Projektleder) 3. Baggrunden for projektet I forbindelse med Projekt sammenhængende forløb fra år med Borgeren i centrum er der behov for, en større analyse af såvel målgruppen, indsatser, aktører og ikke mindst kritiske områder. En udfordring i etableringen af mere sammenhængende forløb er, at der ofte mangler overblik mellem de involverede aktører. Analysefasen har til formål at tilvejebringe grundlaget for at kunne vurdere følgende overordnede spørgsmål: 1. Hvad kendetegner borgerne i målgruppen? 2. Hvilke aktører og samarbejdspartnere er involveret i den samlede kommunale indsats for disse borgere? 3. Hvornår er de forskellige aktører og samarbejdspartnere involveret? 4. Hvad er de kritiske områder i samarbejdet mellem aktørerne? Det første spørgsmål, som skal besvares er, hvilke borgere det giver mest mening at samarbejde om mellem de involverede aktører samt hvad der kendetegner dem. Det drejer sig således fx om: Hvor mange borgere er omfattet af målgruppen? Hvad er deres primære problemstilliner? Hvad er deres tilknytning til uddannelsessystemet og arbejdsmarkedet? Når målgruppen er indkredset og beskrevet i detaljer på disse og andre relevante parametre, gennemføres en kortlægning af, hvilke aktører på tværs af forvaltningerne, som er involveret i indsatsen for borgerne på forskellige tidspunkter af deres liv (jf. spørgsmål 2). I første omgang kortlægges den samlede indsats, dvs. alle relevante indsatser og samarbejdspartnere i kommunen på tværs af hele målgruppen. I anden omgang udvælges en række arketyper blandt den beskrevne målgruppe, som definerer forskellige typer af borgere ud fra deres forskellige problemstillinger. For hver arketype udarbejdes oversigter, som belyser hvilke aktører der er involveret i indsatsen for netop denne type borger. Da mange aktører vil være involveret på forskellige tidspunkter i borgernes liv, udvikles der for hver arketype dernæst forløbsdiagrammer for, hvilke aktører, der kan forventes at være involveret i indsatsen for den pågældende arketype (jf. spørgsmål 3). Borgerforløbsanalyserne vil således være reducerede beskrivelser af, hvordan borgernes vej gennem systemet kan forventes at se ud: Hvilke aktører er involveret?

2 Hvilke overgange eksisterer? Hvilke samarbejds- og snitflader findes? Hvilke faglige tilgange gør sig gældende? Etc. På baggrund af borgerforløbsanalyserne gennemføres en identifikation af kritiske områder i form af fx brudflader, centrale overgange, faglige uoverensstemmelser mv. Der udvælges hvilke kritiske områder, der skal arbejdes videre med. 4. Formål Projektets overordnede formål: 1. At sikre koordinering og sammenhæng i den samlede indsats for de årige på tværs af fagområder og derved sikre borgere med behov for træning, kompensation eller støtte fra kommunen en faglig optimal indsats til rette tid. 2. At skabe større konsensus i form af fælles mål, fælles metoder og fælles kultur på tværs af fagområder og nuværende lovgivningsmæssige og organisatoriske skel. Enhver indsats for unge og voksne i Skanderborg Kommune skal have fokus på uddannelse, beskæftigelse og et aktivt liv. Derfor sættes der fokus på mestring og borgernes egen aktive indsats i trænings- og rehabiliteringsforløb samt monitorering af indsatser og dokumentation af resultater med henblik på optimering prioriteres højere. Fremtidige indsatser skal bygges på evidens eller erfaringer med indsatser, der giver de bedste resultater. Monitorering og effektmåling af indsatser skal synliggøre resultater og være et naturligt afsæt for den løbende læring og kvalitetsudvilking i Skanderborg Kommune. For at sikre alt dette og som beskrevet i punkt 3, er delprojektet vedr. analyse, udvikling, afprøvning og evaluering en nødvendighed. 5. Nyhedsværdi Borgere der modtager træning, kompensation og støtte fra kommunen kommer ofte i kontakt med en række forskellige aktører. Borgere med komplekse problemstillinger har oftest de største trænings- og støtte behov, hvilket kan medføre de fleste kontakter i det kommunale system. Disse borgere forventes at kunne navigere rundt og finde vej i de forskellige kommunale fagområder og indsatser. Lidt sat på spidsen skal borgerne selv koordinere de bevilligede indsatser mellem de forskellige involverede kommunale (evt. også regionale og private) aktører. Konsekvensen af dette er i værste fald, at indsatsen kan opleves ukoordineret og usammenhængende både for den enkelte borgere, de pårørende og de involverede fagpersoner. Kommunen bruger i så fald unødigt mange ressourcer, arbejder med overvejende stor sandsynlighed med forskellige formål og målsætninger implicit i forskellige retninger og udfører i værste fald dobbeltarbejde. Alt dette på bekostning af et samlet overblik, styring af de bevilligede indsatser samt den 2

3 faglige kvalitet i indsatsen i forhold til borgerne og kommunens samlede ressourcer. Der er således gode grunde til at beskæftige sig med at gøre indsatsen mere sammenhængende og integreret. Hvordan gennemføres løsningerne? Udviklingen og afprøvningen af de nye samarbejdsformer og evt. organisationsmodeller, som skal bidrage til at skabe større sammenhæng og kontinuitet i indsatsen ses i følgende 4 trin: 1. ANALYSE 2. UDVIKLING AF FORANDRINGS- TILTAG 3. PILOT- AFPRØVNING 4. EVALUERING Nye løsninger vil som følge af en optimal udnyttelse af de til området afsatte ressourcer (medarbejdere, kompetencer/ekspertise, tilbud mv.) klart forventes, at medføre en optimering/effektivisering af det samlede ressourceforbrug. Den samlede gevinst vil selvfølgelig være afhængig af de forandringstiltag, der fremkommer på baggrund af analysen, hvorfor en mere konkret beregning af forventet investeringsgevinst må afvente denne. Skanderborg Kommune har en forventning om, at resultaterne af dette projekt vil betyde, at den enkelte borger er hos os i kortere tid, da vi formår at gøre borgerne helt eller delvist selvhjulpne og at færre borgere vil efterspørge Kommunens hjælp, da vi formår at aktivere borgernes ressourcer samt i højere grad at aktivere frivillige og civilsamfund. 6. Overordnet tids - og aktivitetsplan Det samlede projekt gennemføres i overensstemmelse med følgende overordnede tidsplan. Analyse Udvikling af forandringstiltag Pilotafprøvning Evaluering og formidling Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 August 2013 December 2013 Februar December Marts 7. Projektorganisation 3

4 Styregruppen: Projektejer/Direktør Henning Haahr Pedersen Direktør Lars Kirkegaard Fagchef Beskæftigelse og Sundhed, Jørgen Erlandsen Fagchef Ældre og Handicap, Jan Møller Iversen Fagchef Børn og Unge, Annie Noes Styregruppen er den øverste beslutningsmyndighed for projektet. Fra styregruppen udspringer projektplan, kommunikationsplan, interessentanalyse, risikoanalyse og overordnede aktiviteter samt ressourceforbrug godkendes. Projektleder: Konsulent, Charlotte Hald Madsen Leder og styrer projektet, dvs. sikrer fremdriften fra projektet fra start til afslutning. Kontaktperson for Beskæftigelsesministeriet Projektgruppen: Konsulent, Else-Marie Behrmann, Beskæftigelse og Sundhed Konsulent, Tina Sønderskov Nielsen, Ældre og Handicap Konsulent, Bente Rye Damkjær, Børn og Unge Projektmedarbejder: Projektmedarbejder og konsulent Karen Lindemann Projektsekretariat: For at sikre en hurtig adgang og klare kommunikationsveje til de centrale stabe for projektlederen, etableres et projektsekretariat med kontaktpersoner fra eksempelvis Økonomi, It, Analyse og Innovation samt Borgerservice. Omfanget og behovet for et sådant sekretariat er ikke afklaret på nuværende tidspunkt og vil derfor blive vurderet løbende. Aktuel organisering mellem Skanderborg Kommune og Metodecentret Skanderborg Kommune er projektejer og varetager den overordnede styring og organisering af projektet. Skanderborg Kommune bidrager således med projektledelse og medarbejderressourcer i forbindelse med projektets aktiviteter, som fx workshops. Konkret er Skanderborg Kommune ansvarlig for følgende: Indsamling af data til analyseaktiviteterne Implementering af forandringstiltagene i forbindelse med pilotafprøvningen Evaluering og formidling af forandringstiltagene Metodecentret er ansvarligt for følgende aktiviteter i samarbejde med relevante medarbejdere i Skanderborg Kommune: Planlægning af dataindsamling Beskrivelse af målgruppen Kortlægning af indsatser, aktører og samarbejdspartnere Udvikling af forløbsbeskrivelser Udpegning af kritiske områder 4

5 Udvikling af forandringstiltag Udarbejdelse af implementeringsplan Processtøtte i forbindelse med implementering af forandringstiltagene (pilotafprøvning) Støtte i forbindelse med evaluering og formidling af forandringstiltagene 8. Økonomi og budget, herunder det ansøgte beløb Der ansøges om i alt: kr. Se vedlagte samarbejdsaftale fra Metodecentret. 9. Evaluering og formidling Der gennemføres i første omgang en evaluering af pilotafprøvningen med inddragelse af de data som indsamles undervejs i afprøvningen. Det konkrete design for evalueringen udvikles, når forandringstiltagene er beskrevet og justeres undervejs, jf. forbedringsmodellen. Dog vil evalueringen under alle omstændigheder fokusere på både virkningerne for borgerne og for ressourceforbruget. Evalueringen vil også indeholde en grundig beskrivelse af de tiltag, som er blevet udviklet under pilotafprøvningen. Formidling af evalueringen sker blandt andet gennem Metodecentrets hjemmeside. 10. risikovurdering Projekt sammenhængende forløb fra år med Borgeren i centrum er et stort og ambitiøst projekt, der indebærer flere parallelle processer, herunder de 3 Fagsekretariater Beskæftigelse & Sundhed, Ældre & Handicap og Børn og Unge, som skal arbejde sammen på ledelses- og medarbejderniveau. Samtidig skal de forskellige lovgivninger spille sammen. Der er ligeledes en udfordring i at få klarlagt budgetforholdene på tværs af de 3 fagsekretariater. Samtidig er der et stærkt fokus på omstilling for især medarbejderne, sideløbende med innovative tiltag og en ny kompetenceudvikling. I et sådan projekt kan der være risiko for, dels at undervurdere den koordinerende styring og samtidig for hurtigt springe over de ovennævnte processer. En håndtering af denne risiko kan tilsige et fokus på ressourcer til processtyring. Dato : og underskrift : 5