SKANDERBORG KOMMUNE. Beretning nr. 16. (side ) Løbende revision. Delberetning for regnskabsår 2014

Transkript

1 BDO Kommunernes Revision Kystvejen 29 DK-8000 Aarhus C. SKANDERBORG KOMMUNE Beretning nr. 16 (side ) Delberetning for regnskabsår 2014 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger til den løbende revision Personsager på det sociale område Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Kasse- og regnskabsregulativ Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Revisionsbesøg ved decentrale enheder REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Vederlag m.v. til politikere REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager FORVALTNINGSREVISION

3 Til Skanderborg Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrig til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 14). Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2014 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 439

4 2.2 Revisionens bemærkninger til den løbende revision 2014 Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: Personsager på det sociale område På baggrunde af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Merudgifter til voksne Uddannelseshjælp For det nærmere indhold henvises til afsnit Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Vi har i revisionsberetning nr. 14 om den løbende revision for 2013 afgivet revisionsbemærkning om personsager på det sociale område vedrørende merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste. Vi vil foretage opfølgning herpå i forbindelse med den afsluttende revision af kommunens regnskab for 2014 og resultatet heraf vil indgå i revisionsberetningen herom. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Kasse- og regnskabsregulativ Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at kasse- og regnskabsregulativet i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af kasse- og regnskabsregulativet fungerer i praksis. 440

5 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i kasse- og regnskabsregulativet. Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici, eksempelvis regler for budgetansvarliges ledelsestilsyn, systemansvarliges kontroller af indberetninger og kontrol med særlig risikofyldte bilag. Regulativet indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Bilagene kræver alene elektronisk attestation før bogføring og betaling. Den ledelsesmæssige kontrol af bilagene er integreret i de budgetansvarliges almindelige ledelsestilsyn ud fra en afvejning af risiko og væsentlighed. Det fremgår af regulativet, at de budgetansvarlige har pligt til at tilrettelægge, beskrive, udføre og dokumentere et økonomisk ledelsestilsyn Finansteamet udfører kontroller af særlig risikofyldte manuelle udbetalinger Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Det er vores generelle opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Finansteamet udfører et tæt tilsyn med bilagsbehandlingen og udfører forskellige kontroller for at efterprøve om de tilrettelagte interne kontroller efterleves. Herigennem opsamles løbende viden om kvaliteten i bilagsbehandlingen, samt indsigt i om de enkelte bogføringsenheder er ajour med bilagsbehandlingen. Ovenstående underbygges af vores stikprøvevise kontroller af om forretningsgangene følges. Vi har ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Vores revisionsbesøg ved decentrale enheder har dog givet anledning kommentarer og anbefalinger jfr. afsnit 3.4 i denne revisionsberetning. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 26. september 2014, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Finansteamet har i et underbilag til kasse- og regnskabsregulativet beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidster- 441

6 miner og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Finansteamet har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Beholdningernes tilstedeværelse, deres tilhørsforhold til kommunen samt anbringelse pr. eftersynsdagen er kontrolleret og fundet i orden. Vores efterprøvning af forretningsgangen viste, at Finansteamet følger op på, at afstemningerne udføres. Der var konstateret manglende afstemninger fra forvaltningerne Beskæftigelse og Sundhed, Børn og Unge samt HR. Vi har efterfølgende modtaget og kontrolleret de manglende afstemninger. Vi anbefaler, at der sikres en konsekvent opfølgning på manglende afstemninger. Det er herudover vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 3.4 Revisionsbesøg ved decentrale enheder Efter aftale har vi i samarbejde med Finansteamet gennemført revisionsbesøg ved følgende budgetansvarlige enheder: Skovbyskolen Skovby Mosegård Brand og Redning Teknisk Forvaltning Dagtilbud Ry Besøgene har omfattet stikprøvevise kontroller af forretningsgangene på følgende områder: Kontroloptælling af forskudskasser og vurdering af forretningsgangen omkring kassen Forretningsgangen for afstemning af statuskonti Ledelsestilsyn i forhold til bilagsbehandling og betalingsformidling Kontrol af om der sker rettidig bilagsbehandling Forretningsgange for indtægter De udførte kontrolbesøg har givet anledning til følgende kommentarer og anbefalinger: Ledelsestilsynet var ikke udført på flere af de besøgte enheder. Vi har foretaget opfølgning på at tilsynet er udført efterfølgende. Vi anbefaler, at ledelsestilsynet udføres løbende f.eks. en gang om måneden. Ledelsestilsyn og bilagskontroller var i flere tilfælde ikke dokumenteret i ledelsestilsynsmodulet i økonomisystemet. Systemet er indført i 2013 og kan give ledelsen et godt grundlag for at følge op på omfanget og resultatet af det udførte ledelsestilsyn og bilagskontroller. Vi anbefaler, at der sættes fokus på at systemet anvendes konsekvent. Vi har efterfølgende konstateret en forøget anvendelse af systemet. 442

7 Manuelle bilag er ofte ikke indscannet til økonomisystemet og i enkelte tilfælde har det ikke været muligt at få forelagt bilagsmaterialet. Vi anbefaler, at bilagsmaterialet fremadrettet indscannes. Resultatet af de udførte kontrolbesøg er rapporteret i et notat til de budgetansvarlige ledere. 4 Revision af kommunens interne itkontroller Revisionens omfang Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2014 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration. Indhentelse og vurdering af revisorerklæringer vedrørende eksterne driftsleverandører. Revisionen har desuden omfattet krav i henhold til bekendtgørelse om kommunernes budgetog regnskabsvæsen, revision mv. i forhold til it-anvendelsen samt elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD er ansvarlig for i henhold til aftale med kommunen. Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Vi vurderer, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden kan forbedres ved at gennemføre følgende anbefaling: Kommunen har regler for risikovurdering af den forretningsmæssige afhængighed af it-systemer, men udfører ikke risikovurderingerne konsekvent. Vi anbefaler, at kommunen prioriterer arbejdet med risikovurderinger og beskriver og implementerer procedurer herfor. 443

8 Vores konklusion er afgivet under forudsætning af, at de endnu ikke modtagne revisorerklæringer for de dele af kommunens it-anvendelse, som KMD er ansvarlige for, er uden forbehold eller supplerende oplysninger. 5 Løn- og personaleområdet 5.1 Forretningsgange og sagsrevision Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 19 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Teknik og Miljø Børn og Unge Ældre og Handicap I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse særydelser er udbetalt med korrekt beløbssats Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssigt. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 5.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Kommunen har ikke udarbejdet retningslinjer for administration af tabt arbejdsfortjeneste til byrådsmedlemmer. Der er p.t. ingen byrådsmedlemmer, der har valgt tabt arbejdsfortjeneste 444

9 i stedet for vederlag. Vi skal anbefale, at kommunen udarbejder sådanne retningslinjer, hvis et byrådsmedlem fremover vælger at modtage tabt arbejdsfortjeneste. 6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 13. december 2013 og nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig og principiel karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, 445

10 herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.2 Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, særlig uddannelsesydelse, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, enkeltydelser, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaring, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller af 59 personsager, fordelt på de forskellige fagområder, for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Hos Beskæftigelse og Sundhed konstaterede vi, at ydelseskontoret på revisionstidspunktet alene havde foretaget ledelsestilsyn på få områder. Der er i september udarbejdet nyt koncept for ledelsestilsyn. Vi vil inden afslutning af revisionen for 2014 følge op på implementering af ledelsestilsynet. Set i lyset af kommunens fejlniveau vedrørende merudgifter til voksne jfr. afsnit 6.3 har vi fået oplyst, at området fremover omfattes af ledelsestilsynet hos Beskæftigelse og Sundhed. 6.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, særlig uddannelsesydelse, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, enkeltydelser, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) 446

11 Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaring, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. På følgende områder har vi alene fundet ubetydelige eller ingen fejl: Kontanthjælp Sygedagpenge Ledighedsydelse Forsikrede ledige Midlertidig arbejdsmarkedsydelse Kontanthjælp til personer omfattet af integrationsloven Integrationsprogram Hjælp i særlig tilfælde til personer omfattet af integrationsloven Flekslønstilskud og fleksjob Tilkendelse af førtidspension Helbredstillæg og personlig tillæg Beboerindskudslån På følgende områder er der efter vores opfattelse behov for opstramning af sagsadministrationen: Merudgifter til voksne I 4 ud af 6 sager var der ikke foretaget rettidig opfølgning på merudgifterne, i 1 sag manglede der dokumentation for dele af merudgifterne, der indgik i beregningsgrundlaget, og i 1 sag var beregning og udbetaling af merudgifterne forkert. Opfølgning bør foretages løbende, da manglende opfølgning kan medføre fejludbetalinger af hjælp. Vi har fået oplyst, at der tages initiativ til en forbedret sagsbehandling på området. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Uddannelseshjælp I 3 ud af 5 sager var der ikke foretaget rettidig opfølgning. I 2 af sagerne var der ligeledes ikke givet tilbud rettidig. Herudover manglede der en skriftlig aftale om mentorstøtte i 2 sager og der var manglende dokumentation om uddannelsespålæg i 2 sager. Herudover var der øvrige enkeltstående fejl i sagerne. Vi har fået oplyst, at der tages initiativ til en forbedret sagsbehandling på området. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. 447

12 Ressourceforløb Vi har gennemgået 2 sager. I 1 sag var opfølgningen ikke foretaget rettidigt og i 1 sag var der alene foretaget opfølgning telefonisk og ikke ved personlig fremmøde, som der var krav om. Vi skal anbefale, at der fremover er fokus på opfølgningsbestemmelserne. Revalidering I 3 ud af 5 sager var hjælpen i perioder fejlkonteret. Fejlene, som har refusionsmæssig betydning, skyldes fejlregistrering i jobcentret. Herudover er der øvrige enkeltstående fejl. I forhold til fejlkontering skal vi anbefale, at området generelt gennemgås for 2014 og der foretages de fornødne refusionsmæssige berigtigelse og der fremover er fokus på korrekt kontering. Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder redegørelse for enkeltstående fejl, samt de tværministerielle oversigter. 7 Forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om Byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3.1 og 3.2 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 4 om revision af kommunen interne it-kontroller Afsnit 5.1 om forretningsgange og sagsrevision på lønområdet Afsnit 6.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder. Aarhus, den 25. marts 2015 BDO Kommunernes Revision Ole Nielsen Director, registreret revisor, COR 448