Andelsboligforeningen Brande

Transkript

1 509 Andelsboligforeningen Brande Ribe, den 28. april 2014 Referat af bestyrelsesmødet torsdag, den 24. april 2014, kl Deltagere: Til stede var: Afbud: Kamma Ebsen, Frank Overgaard, Leif Elkjær, og Ulla Kristensen. Finn Iversen Fraværende: Fra Andelsboligforeningen Brande: Lokalinspektør Aage Førrisdahl. Fra Boligkontoret Danmark: Asger Helles (ref.). Dagsorden: 1) Godkendelse af sidste mødes referat 2) Meddelelser fra formanden 3) Meddelelser fra Boligkontoret Danmark 4) Afdelingerne v. Aage Førrisdahl 5) Eventuelt Referat: Ad. punkt 1: Godkendelse af sidste mødereferat. Referatet fra bestyrelsesmødet den 6. februar 2014 blev gennemgået og underskrevet. Ad. punkt 2: Meddelelser fra formanden. Kamma Ebsen orienterede om følgende: Hyvildparken Andelsboligforeningen Brande har fremsendt ansøgning til opførelse af 24 boliger på Hyvildvej i Brande. Ifølge Kirsten Pedersen fra Ikast-Brande kommune bliver ansøgningen behandlet på økonomiudvalgsmødet den 6. maj 2014 og forventes endeligt behandlet på byrådsmødet den 12. maj Lokalrådsmøde Tirsdag den 6. maj 2014 afholdes lokalrådsmødet på Bramdrupdam Kro, Vejlevej 332, 6000 Kolding. Lokalrådsmødet starter kl og forventes afsluttet ca. kl Fra Andelsboligforeningen Brande deltager Kamma Ebsen, Frank Overgaard og Leif Elkjær.

2 510 Almene Boligdage den september 2014 Almene boligdage afholdes i København den september Tilmelding til arrangementet inkl. workshop starter den 5. maj 2014 kl I den forbindelse anbefaler Boligkontoret Danmark, at deltagerne tilmelder sig til Almene Boligdage via afdelingskontoret i Ribe senest den 2. maj 2014, således at muligheden for at få hotelværelser og pladser til workshop er større. Man har fra tidligere år erfaret, at arrangementet allerede få dage efter tilmeldingsfristen start, var alt optaget. Tilmeldingsgebyr og hotelophold for arrangementet Almene Boligdage er kr ,- pr deltager. Bestyrelsen besluttede, at Kamma Ebsen, Ulla Kristensen, Frank Overgaard og Leif Elkjær repræsenterer Andelsboligforeningen Brande til Almene Boligdage i år. Man ønsker at lokalkontoret i Ribe forestår tilmeldingen til Almene dage arrangementet, således hotel, workshop m.v. kan gennemføres sammen med de øvrige boligforeninger, der administreres via afdelingskontoret i Ribe. Åbent hus arrangement vedrørende renovering af Blichersvej i Brande. På sidste bestyrelsesmøde den 6. februar 2014 besluttede man, at åbent hus arrangementet skulle gennemføres i weekenden marts Dette åbent hus arrangement kunne ikke gennemføres på grund af byggetekniske problemer. Bestyrelsen besluttede at åbent hus arrangementet i stedet gennemføres fredag den 13. juni 2014 i tidsrummet kl til kl mer og hjælpere møder kl på Blichersvej i Brande, vedrørende forberedelse og klargøring af de aktiviteter, der skal gennemføres under åbent hus arrangementet, som man vedtog på bestyrelsesmødet den 6. februar Ad. punkt 3: Meddelelser fra Boligkontoret Danmark. Asger Helles orienterede om følgende: Digital udsendelse af regnskaber I forlængelse af ønsket om større digitalisering og udnyttelse af ressourcerne, kan Boligkontoret tilbyde at levere regnskabet elektronisk frem for på papir. Fordelen ved at overgå til elektronisk udsendelse af regnskaberne er, at godkendte regnskaber derved hurtigere kan fremsendes til bestyrelsen, samtidig med at forbruget af papir vil mindskes betydeligt til glæde for miljøet og ressourcerne. I bedes i bestyrelsen drøfte og tage beslutning om, hvorvidt det fremadrettet kan undgås at skrive regnskaberne ud i papirformat, for i stedet alene at få det fremsendt elektronisk. Bestyrelsen besluttede at bestyrelsen for fremtiden modtager Andelsboligforeningen Brandes regnskaber elektronisk. Budgetkontrol Budgetkontrol pr. 31/ for Andelsboligforeningen Brande afdeling 1,3 & 7 blev gennemgået og taget til efterretning. Kursus i ny hjemmeside I forbindelse med lanceringen af Boligkontoret Danmarks ny hjemmeside tilbydes kursus for lokale webredaktører, mandag den 5. maj 2014 kl Kamma Ebsen har fået tilsagn om, at der er 8 beboerdemokrater, der ønsker at deltage i kurset. Deltagerliste fremsendes senest den 29. april 2014 til lokalkontoret i Ribe, således at der kan etableres adgangskoder til deltagerne.

3 511 Habilitetsregler Bestyrelsens beslutning af 6. februar 2014 om aflevering af skema vedrørende habilitetsregler, udsættes til næste bestyrelsesmøde den. 24. juni Willis oplæg om ulykkesforsikringer Forsikringsmæglerselskabet Willis oplæg blev gennemgået og bestyrelsen besluttede, at der på nuværende tidspunkt ikke er interesse for at indgå en policeaftale vedr. ulykkesforsikring for bestyrelsesmedlemmer i Andelsboligforeningen Brande. Ad. punkt 4: Afdelingerne v. Aage Førrisdahl. Aage Førrisdahl orienterede om følgende: Siden sidst: Dags dato er der opsagt 8 lejemål, hvoraf der er indgået ny kontrakt med 3 lejemål. Renovering af Blichersvej Status med renovering af Blichersvej er at grundvandstanden under elevatorskakten nu er stabil og man forventer ud fra de samlede undersøgelser og jordbundsprøver der er foretaget i de seneste par måneder, at færdiggørelsen af renoveringen forventes afsluttet ultimo september Elevatortårn og tilhørende altangange monteres i uge 18 eller uge 19. Mangelgennemgang forventes gennemført i uge 31 og 33, hvor Boligkontorets driftschef deltager. Økonomien i projektet er ifølge bygherrerådgiver fra Kuben Management Jens Krauthammer dårlig idet der er opstået ekstraordinære omkostninger, man ikke havde medtaget i det oprindelige anlægsbudget. Bestyrelsen debatterede renoveringsprojektet af Blichersvej, hvor de bestyrelsesmedlemmer der sidder i byggeudvalget tilkendegav en frustration over, at de indsigelser man tilkendegav på byggemøderne ikke blev taget ad note i de efterfølgende referater af bygherrerådgiveren. merne var meget i tvivl om, hvem bygherrerådgiveren repræsenterede på projektet, da man havde den opfattelse at bygherrerådgiveren varetog entreprenørens interesser i stedet for Andelsboligforeningen Brandes interesse. Bestyrelsen besluttede, at de bestyrelsesmedlemmer der sidder i byggeudvalget vil tage ovenstående problemstillinger op til debat på byggemødet, således at sidste del af renoveringsprojektet får et mere positivt forløb for byggemøderne. Nye dørlåse i afdeling 3 I afdeling 3 har man været nødsaget til at udskifte alle dørlåsene på grund af slid i alle låsecylinderne. Udgiften til nye låse har forårsaget en ekstraudgift på kr ,- der ikke har været budgetteret i driftsbudgettet for tidligere og nuværende regnskabsår. Afdelingsbestyrelsen i afdeling 3 har mundtlig tilkendegivet at udskiftning af låse var en nødvendighed. Asger Helles Boligkontoret Danmark orienterede bestyrelsen, at den ekstraordinære udgift på nye låsecylindere vil forårsage et driftsunderskud og dermed en huslejestigning på sigt. Det henstilles, at man i forbindelse med den årlige markvandring er mere grundig med udarbejdelse af vedligeholdelsesbudgettet. Andelsboligforeningen Brandes lokalinspektør har været nødsaget til at overskride sine beføjelser, da man igangsatte udskiftning af låsecylindre i alle lejemål. Vedligeholdelsesudgifter i størrelsesordenen kr ,- vil forårsage en huslejestigning på ca. 2% til 3% og skal godkendes på et afdelingsmøde af lejerne. Bestyrelsen tog sagen til efterretning, idet afdelingsbestyrelsen mundligt havde tilkendegivet over for lokalinspektøren, at de slidte låsecylindre skulle udskiftes straks. Bestyrelsen henstillede endvidere til, at man for fremtiden skal være mere grundig med budgetlægningen i forbindelse med markvandringen.

4 512 Brande Fjernvarme I afd. 7 Nørremarken, er Brande Fjernvarme p.t. i gang med etablering af nye jordledninger og stikledninger i 65 lejemål. Dette anlægsarbejde forårsager en ekstraordinær udgift for afd. 7, til udskiftning af fast inventar i lejemålenes baglokaler, hvor de nye fjernvarmeinstallationer samles. Førstehjælpskursus. Ejendomsfunktionærerne Leif og Lynge deltager på førstehjælpskursus den 29. april Orienteringsmøde i afd. 7. I 2013 fremsendte afd. 7 en ansøgning til Landsbyggefonden om tilskud m.v. til et renoveringsprojekt af Mosevænget. På baggrund af den fremsendte ansøgning, gennemførte afdelingsbestyrelsen i afd. 7 og lokalinspektør Aage Førrisdahl en gennemgang af renoveringsprojektet, som ligger til grund for ansøgningen til Landsbyggefonden. Der deltog 8 husstande. Alle deltagere var meget tilfredse med projektets oplæg til renoveringen af Mosevænget. På samme orienteringsmøde debatterede man udskiftningen af fliserne i gangarealerne i Mosevænget, nu hvor Brande Fjernvarme allerede har gravet en del af fliserne op i forbindelse med udskiftning af fjernvarmeledningerne. Bestyrelsen tilkendegav, at det ikke var god planlægning, hvis afd. 7 skal til at udskifte fliser i gangarealerne, når man om få år skal til at renovere Mosevænget, med store og tunge entreprenørmaskiner. Ad. punkt 5: Eventuelt. Møder 2014: Torsdag 24/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde Tirsdag 06/ Mødestart kl Lokalrådsmøde i Kolding. Tirsdag 13/ Mødestart kl Byggemøde vedr. Blichersvej Afd. 1 Fredag 13/ Mødestart kl Åbent hus arrangement, Blichersvej Lørdag 14/ Mødestart kl BDK Repræsentantskabsmøde København Tirsdag 24/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde. Regnskab 2013/14 (2. udkast) Torsdag 07/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde Torsdag 14/ Mødestart kl Regnskabsmøde for afdelingsbestyrelse Torsdag 04/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde Forslag til generalforsamling Forretningsorden Torsdag 18/ Mødestart kl Generalforsamling - + Bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituering. Torsdag 16/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde, Afdelingernes budget Mandag 20/ Mødestart kl Afdelingsbestyrelse (budget) Tirsdag 21/ Mødestart kl Afdelingsbestyrelse (budget) Onsdag 22/ Mødestart kl Afdelingsbestyrelse (budget) Mandag 17/ Mødestart kl Afdelingsmøde (budget) Tirsdag 18/ Mødestart kl Afdelingsmøde (budget) Onsdag 19/ Mødestart kl Afdelingsmøde (budget) Torsdag 04/ Mødestart kl Bestyrelsesmøde

5 513 Fredag 12/ Mødestart kl.? Julefrokost for bestyrelse og ansatte. Bestyrelsesmødet afsluttet kl Kamma Ebsen Formand Frank Overgaard Leif Elkjær Ulla Kristensen