Programopdatering November ver

Transkript

1 Programopdatering ovember ver Vejledning til indlæsning af programopdateringer Det tager ca. 5 min. at indlæse rettelserne. Alle terminaler SKAL stå i login billedet, inden indlægningen foretages. Login: med sipak. I hovedmenu vælges: Utilities. I næste menu vælges: Indlæg rettelser. Der bedes om et kodeord. Kodeordet er: v20064 efterfulgt af ETER. år kodeordet er indtastet starter opdateringen. Der returneres nu til printermenu og en kontrolliste udskrives, denne stemples og sendes eller faxes til JMA A/S. Herefter vælges: Slut i menuerne indtil skærmen er tilbage i login. Login kan nu foretages som normalt. Hvis noget går galt under indlæsningen Står der på skærmen: Alle skal ud af systemet afslut med F2, betyder det at nogen stadig er logget ind på systemet, og at de skal logges ud vha. F2. Gør som følger for at logge dem af: login med sipak på en anden skærm vælg Utilities vælg Process kontrol vælg Låst terminal Vha. denne funktion lukkes alle kørende processer, undtagen de to med sipak, ned. Herefter lukkes denne skærm, og der returneres til hovedmaskinen. Der tastes nu J = Ja, da alle andre er ude af systemet nu. Installationen kan herefter fortsætte. VIGTIGT!!! Hvis der er fejl i installationen, må der under ingen omstændigheder logges ind og arbejdes videre på systemet, uden man først har fået grønt lys fra JMA A/S. Side 1 af 7

2 Programopdatering ovember ver Følgende er en oversigt over de ændringer, som programopdateringen omfatter. Oversigten er opdelt efter menupunkt på LMF-systemets hovedmenu. Den kode, som står i kolonnen mellem menupunkt og beskrivelse, angiver følgende: = y funktion R = Rettelse af fejl og uhensigtsmæssigheder = ndringer af funktionaliteter i programmet F = Felt eller menupunkt er fjernet = ERFA-ønske 01 Stamoplysninger Tekst og procentsats til arbejdsordre. Der kan nu indsættes et min. og max. beløb for beregning af hjælpematerialer. Dvs. indsættes f.eks. kr. 500 i max. beløb, vil de 500 blive sat ind, såfremt at beregningen af hjælpematerialer er højere. Ved indtastning af arbejdsordreprogram A1306R åbnes et nyt vindue. Heri angives hvilket varegruppetekstinterval der ønskes foreslået som standard i forbindelse med udskrivning af arbejdskort i menu Her kan vælges mellem intervallerne 01-15, 16-30, 31-45, Intervallerne kan overstyres ved udskrivningen. I ovennævnte vindue er der tilføjet et nyt spørgsmål: Udskrivning af garantiophør og garantinavn j/n. Hvis der svares Ja til dette, udskrives garantiophørsdato og garantinavn på arbejdskortet, såfremt kunden er intern. Specifikation af værkstedsfaktura. Her angives om der ønskes advarsel i menu 13.03, hvis der i forvejen findes en arbejdsordre til det kundenr., man er i gang med at oprette en ny a-ordre til. Man kan vælge mellem følgende muligheder: Blank = ingen advarsel. A = Advarsel hvis der i forvejen findes en a-ordre til kunden. B = Advarsel hvis der i forvejen findes en a-ordre til kunden med samme Maskinnr. Bemærk at der ikke advares, hvis maskinnr. er , og at funktionen kun gælder eksterne kunder. Password på status/købspriser. y stamoplysning til at angive 2-cifret kode for at få adgang til at ændre salgskoder på maskiner i Se desuden beskrivelse af pkt Vedligeholdelse af tekster til a-ordrer/rykkere/garanti/fakturaer. Ved at oprette en fakturatekst med koden Å, kommer denne tekst Side 2 af 7

3 Programopdatering ovember ver automatisk med ud på alle maskinordrebekræftelser. Se desuden beskrivelse af dette under pkt Stamoplysning for afgang fra lager. Det er nu muligt at indsætte en negativ beholdningsadvarsel, således at man ved overskridelse af den indsatte grænse får en advarsel ved salg i Ved at blive advaret i tide, f.eks. ved -700 stk. kan man nå at lægge varer på lager og dermed forhindre, at den negative beholdning rammet loftet og at varelogistikken dermed bliver upålidelig. I stamoplysningen kan man vælge om der ønskes advarsel ved salg, eller både advarsel og blokering for salg i Bemærk at der IKKE advares ved kit, afgifter eller erstatninger. Anvendes restordremodulet er funktionen ikke i brug. 03 Debitorer Vedligeholdelse af kunder. Man kan nu angive på hver enkelt kunde, eksterne som interne, om der skal beregnes hjælpematerialer af arbejdsløn. Det er også muligt at angive en individuel procentsats, som er forskellig fra den procentsats der er angivet i stamoplysning Hvis der er svaret J til beregning af hjælpematerialer, men procentsatsen på debitorkortet er blank/00,00 anvendes procentsatsen fra Bogføring Udskrivning af bogføringsliste. Sidetælleren (sideantallet) er nu udvidet fra 999 til Varegrupper/leverandør/betalingskartotek Vedligeholdelse af varegruppekartotek. Ved maskinvaregrupper (enhedsgruppe 2) skal der indtastes konti til brug ved automatisk overprisberegning hvis man ønsker at anvende dette. Se desuden særskilt beskrivelse vedr. automatisk overprisberegning. Vedligeholdelse af tekst til maskiner pr. varegruppe. Det er nu muligt at indtaste 60 varegruppetekster mod tidligere 30. Side 3 af 7

4 Programopdatering ovember ver Reservedelskartotek T Vedligeholdelse af varekartotek. Ved T = varelogistik vil det nu på optællingsposterne (LO) fremgå, hvilken medarbejder der har optalt varen, såfremt feltet medarbejderinitialer var udfyldt ved indmeldingen af optællingen & Enkelt- og masseindmeldinger. Ved indmelding af optællinger er det nu muligt at angive medarbejderinitialer, således at man efterfølgende kan finde tilbage til hvem der har optalt den enkelte vare. Ved udfyldelse af feltet medarbejderinitialer kan der søges i medarbejdere, men der er ikke noget krav om at medarbejderen skal være oprettet. Bemærk at det kun er de 2 første karakterer, der vises på varelogistikken og på optællingsdifferencelisten pr. varegruppe Udskrivning af optællingsdifference pr. varegruppe. Ved udskrivning af listen vil det fremgå, hvilken medarbejder der har optalt varen, såfremt feltet medarbejderinitialer var udfyldt ved indmeldingen af optællingen. Prisopdatering varekartotek. Ved opdatering af priser, hvor der er svaret ja til også at opdatere rabatkoden, vil varer med rabatkode ikke længere få ændret rabatkoden. 09 Salgsregistrering y advarsel ved overskridelse af negativ beholdning. Hvis den negative beholdning, som er indsat i stamoplysning 01.31, overskrides vil man få vist en advarsel og, hvis stamoplysningen er sat op til det, blive nægtet at gennemføre salget. Se desuden beskrivelsen til pkt Værkstedsfakturering R Vedligeholdelse af arbejdsordrer. Der er nu åbnet mulighed for at anvende Å-funktionen, dvs. at kalde afgang fra lager, via selvom den maskine, der står på arbejdskortet, tilhører en anden afdeling. Å-funktionen fungerer nu selvom man i stamoplysning har svaret ej til at vise følgeseddelnr. Side 4 af 7

5 Programopdatering ovember ver R Beregning af hjælpematerialer sker ikke, hvis der på den aktuelle debitor, intern som ekstern, er svaret ej til dette. Ellers sker beregningen efter den procentsats, der er angivet på debitorkortet, og hvis feltet der er blankt/00,00, anvendes den sats, som står i stamoplysning Hvis man anvender arbejdsordreprogram A1306R (dette angives i menu se tillige beskrivelse af dette punkt) er der nu mulighed for at vælge hvilke maskinvaregruppetekster/leveringsoplysninger, der skal udskrives på arbejdskortet. I har man angivet et standardinterval, men dette kan overstyres ved udskrivningen ved at taste pil op, og derefter vælge et af de andre mulige intervaller. Se desuden hjælpetekst SHIFT+F11. Der er nu mulighed for at få vist en advarsel, hvis der i forvejen findes en arbejdsordre til det kundenr., man er i gang med at oprette en ny arbejdsordre til. Se desuden beskrivelse af menu Det er nu muligt at give linjerabat på reservedele på værkstedsordrer samtidig med at der laves garanti/reklamationsdeling. Rabatten bliver trukket ud af reservedelsbeløbet inden garanti/reklamationsdeling. Der tages alene højde for almindelig linjerabat (linjerabat 1) og dvs. ikke for fakturarabat og linjerabat 2. Linjer, hvorpå der både er givet rabat og lavet garanti/reklamationsdeling, vises på fakturaen med R*+ den anvendte garantikode. Hvis man i stamoplysning havde svaret ej til at få vist følgeseddelnummer ved afslutning i 09.02, kom man tilbage til et blankt skærmbillede (dvs. uden arbejdsordrenummer) efter at have anvendt Å- funktionen. Dette er nu rettet, således at man kommer tilbage til det arbejdsordrenummer, man oprindeligt kom fra. Ved udskrivning af arbejdsordrer kan man vælge hvilke maskingruppetekster, der skal udskrives. Hvis man ikke ændrer i kriterierne, udskrives det i stamoplysningerne (01.10) valgte interval. Ved udskrivning af arbejdsordrer til interne kunder kan man vælge at få udskrevet maskinens garantiophørsdato og garantinavn. Dette angives i menu Se desuden beskrivelse af menu Udskrift af intern garantifaktura. For at kunne give salgsafdelingen et overblik over omkostninger, der vedrører garantisager, kan man nu udskrive en intern faktura, der kun viser reduktionsbeløbene. Funktionen fungerer som en slags genudskrivning af faktura, men med udeladelse af visse oplysninger, idet fakturaen er intern. F.eks. medtages momsbeløb, betalingsbetingelser, reklame- og fakturatekster ikke. Udskrivning af leveringsoplysninger/maskinvaregruppetekster. yt program til udskrivning af enten maskinvaregruppetekster ved at vælge teksterne i intervallet 01-30, eller leveringsoplysninger ved at vælge teksterne i intervallet Man kan også vælge at få udskrevet samtlige tekster ved at vælge intervallet Side 5 af 7

6 Programopdatering ovember ver Maskinkartotek R Vedligehold af maskinkartotek. Der er nu mulighed for at lægge password på manuel ændring af salgskode. Dette gælder dog ikke ved oprettelse af ny maskine. I stamoplysning kan angives en 2-cifret kode, denne skal så angives i 14.01, når man vil ændre salgskoden på en maskine. Hvis feltet i er blank, ændres salgskoden uden videre. Det er nu muligt at indtaste 60 varegruppetekster mod tidligere 30. Udskrivning af lagerkort. u udskrives også stelnr. på lagerkortet. Indtastning af faktura. Betalingsbetingelserne udskrives nu på leveringssedlen (funktionskode K), såfremt der i stamoplysning er svaret Ja hertil. Der udskrives nu ikke betalingsplan til ordrebekræftelsen, hvis der i stamoplysning er svaret ej til dette. På ordrebekræftelsen er det nu muligt at udskrive en længere tekst, f.eks. udformet som en tro og love erklæring som køber og sælger kan underskrive. Denne tekst kommer automatisk med ud på ordrebekræftelsen, såfremt den er oprettet i menu som en fakturatekst (FT) med koden Å. Ved oprettelse af en handelsaftale(linje), testes nu på om den maskine, man er ved at sælge, i forvejen findes på en anden handelsaftale. Hvis den gør det, vises en advarsel med oplysning om det pågældende handelsaftalenummer. Denne advarsel kommer kun under forudsætning af, at ovenstående er opfyldt samtidig med, at linjen ikke er faktureret og at der er tale om et enhedssalg, dvs. der advares ikke ved sammensat salg eller delsalg. Ved indbytning af maskiner, er det nu muligt at få systemet til at ajourføre dette manuelt. Ved salg af maskine som enhed (dvs. ikke delsalg eller sammensat salg), hvor der tages en anden maskine i bytte, kan der tastes T i koden til venstre for handelsaftalelinjerne. Derved åbnes et vindue, hvor systemet foreslår at udfylde feltet indbyttet på på maskinstamkortet. Systemet vil altid foreslå det første enhedssalg det finder, vær derfor opmærksom på rækkefølgen, som maskinlinjerne indtastes i! Bemærk også, at hvis feltet indbyttet på i i forvejen er udfyldt, så opdateres det ikke. Se endvidere hjælpeteksten i programmet samt særskilt beskrivelse vedr. automatisk overprisberegning. Lagerliste til salgsafdeling. Feltet HK er udvidet fra 3 til 4 tegn. Side 6 af 7

7 Programopdatering ovember ver Vi gør opmærksom på, at vi hele tiden udvider systemet med on-line hjælp. On-line hjælpen åbnes ved at taste SHIFT + F11 og lukkes igen ved at taste F1. Der kan bladres op og ned i on-line hjælpen ved hjælp af piletaster og page up/down tasterne. Vi arbejder til stadighed på at eliminere antallet af x-form fejl. Derfor bedes I stadig kontakte os, når I får sådanne fejl. Fejlformularen udfyldes på skærmen og udskrives efterfølgende. Vi modtager gerne fejlformularene på fax nr Bemærk at denne beskrivelse til enhver tid kan hentes/læses på vores hjemmeside under Kunder Extranet, Programopdateringer, LMF Opdateringer. Det samme gælder også tidligere programopdateringer. Side 7 af 7