Notat om roller og ansvar i forbindelse med indsatsen i forhold til sygefravær i Region Midtjylland.

Transkript

1 Notat om roller og ansvar i forbindelse med indsatsen i forhold til sygefravær i Region Midtjylland. Nedbringelse af sygefraværet har positive effekter både menneskeligt for den enkelte medarbejder, dennes familie, kollegerne og organisatorisk i forhold til bl.a. økonomi, effektivitet, kvalitet og skabelsen af attraktive arbejdspladser, der kan rekruttere og fastholde de nødvendige medarbejdere. Regionshuset Viborg HR Skottenborg 26 DK-8800 Viborg Tel HR-viborg@rm.dk Undersøgelser og erfaringer har vist, at en stor del af sygefraværet kan tilskrives forhold på arbejdspladsen (f. eks. forhold vedrørende fysisk og psykisk arbejdsmiljø, ulykkesrisici, ledelse, arbejdstilrettelæggelse, graden af indflydelse på egen arbejdssituation/fleksibilitet, balance mellem krav og ressourcer og balance mellem arbejdsliv og privatliv, kompetenceudvikling/efteruddannelse osv.), hvilket giver arbejdspladsen en særlig forpligtelse og motivation til at arbejde med reduktion/minimering af sygefraværet. Eksempelvis er arbejdspladser, der har et godt psykisk arbejdsmiljø, også ofte kendetegnet ved generelt at have et relativt lavt sygefravær. En arbejdspladskultur, hvor medarbejderne involveres i arbejdets tilrettelæggelse og i de ledelsesmæssige beslutninger, og hvor der er et godt og tillidsfuldt samarbejde, synes ligeledes at have en positiv effekt i forhold til sygefraværet. 29. juni 2007 Gert Rasmussen/Jakob Olesen Tel / Gert.Rasmussen@stab.rm.dk Jakob.Olesen@stab.rm.dk Side 1 Samtidigt er der mange eksempler på, at der er et stort potentiale forbundet med at have ledelsesmæssig opmærksomhed omkring og gøre en aktiv indsats for at forebygge/nedbringe/minimere sygefraværet ved at sætte fokus på forhold på arbejdspladsen. Der findes således flere eksempler på hospitaler i Region Midtjylland, hvor man ved at sætte fokus på at forbedre ledelsesindsatsen og kommunikation har opnået fald i sygefraværet 1. Endelig kan det fremhæves, at erfaringer har vist, at arbejdspladser der satser på forebyggende initiativer (f.eks. ved at sætte fokus på sundhedsfremmende tiltag og skabelsen af fleksible og attraktive arbejdspladser) og aktivt følger op i forhold til gentaget korterevarende sygefravær (f.eks. i form af samtaler om årsager/forebyggende tiltag) og længerevarende sygefravær (f.eks. i form af tidlig indsats og dialog om mulighederne for hurtig hel eller delvis tilbagevenden til arbejdet og eventuelle ændringer af arbejdsopgaver/funktioner) har gode muligheder for, at det afspejler sig positivt i sygefraværsstatistikken. Det er i den forbindelse interessant, at flere undersøgelser indikerer, at arbejdspladsrelaterede interventioner rettet mod at mindske sygefraværet er økonomisk rentable 2. 1 Jf. bl.a. erfaringer fra Århus Universitetshospital, Skejby Sygehus. Som et andet eksempel kan nævnes, at man i en undersøgelse fra det tidligere Århus Kommune Hospital har beregnet forebyggelsespotentialet forbundet med arbejdsmiljørelaterede faktorer i forbindelse med graviditet til at udgøre op imod 40% af sygefraværet. 2 Ovenstående bygger bl.a. på forskningsresultater fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (bl.a. beskrevet i rapporten Sygefravær i et arbejdsmiljøperspektiv som kan findes på sygefravaer.pdf) og erfaringer fra arbejdet med at forebygge sygefravær i amterne.

2 Nærværende notat beskæftiger sig generelt med indsatsen i forhold til at minimere sygefraværet, uanset hvad det skyldes, herunder også nedbringelse af sygefraværet som en del af arbejdsmiljøarbejdet og arbejdet for at skabe attraktive arbejdspladser i Region Midtjylland. Indledningsvist sættes der fokus på de overordnede rammer og visioner for indsatsen og dernæst på vigtigheden af dialog i regi af både ledelses- og MEDsystemet. I notatets sidste del sættes fokus på, hvilke roller og ansvar de forskellige ledelsesniveauer har i forbindelse med arbejdet samt på MEDsystemets rolle. Når der i notatet tales om at sætte fokus på at minimere sygefraværet, er det vigtigt at være opmærksom på, at der kan være forskellige tilgange til at arbejde med problemstillingen i praksis. F.eks. er der flere eksempler på, at man på arbejdspladser i Region Midtjylland har opnået positive effekter ved primært at fokusere på/tale om at skabe nærvær og arbejdsglæde frem for at rette opmærksomheden specifikt mod sygefraværet. De overordnede rammer og visioner Region Midtjyllands Ledelses- og Styringsgrundlag understreger, at Region Midtjylland for at nå sine mål skal rumme nogle af landets bedste arbejdspladser, og at der skal være et godt arbejdsmiljø for alle ansatte. Styringsmodellen er grundlaget for en resultatbaseret dialog mellem de forskellige ledelsesniveauer, med brugere og interessenter og mellem ledelse og medarbejdere. Region Midtjyllands MEDaftale følger op på Ledelses- og Styringsgrundlaget, og aftalen understreger overordnet nødvendigheden af dialog og et godt arbejdsmiljø. Aftalen skal således medvirke til at sikre og til stadighed forbedre og udvikle gode forhold for personalet, herunder sikkerheds- og sundhedsforhold, der fremmer tryghed og trivsel. Det kan ske på flere forskellige måder. Det understreges således i MEDaftalen: at det er en vigtig ledelsesopgave på alle niveauer at sørge for et godt arbejdsmiljø, og at den enkelte medarbejder skal arbejde aktivt for eget og kollegers arbejdsmiljø, at arbejdsmiljøarbejdet skal ske gennem en systematisk, forebyggende og sundhedsfremmende indsats. at Region Midtjylland skal være en arbejdsplads, som kan fastholde og rekruttere de bedste medarbejdere. Regionen skal samtidig være en god, attraktiv og socialt ansvarlig arbejdsplads Essensen af ovenstående er, at Region Midtjylland ønsker og vil kendes på attraktive arbejdspladser, højt fagligt niveau og et godt arbejdsmiljø med indflydelse på eget arbejdsmiljø, alt sammen skabt og udviklet gennem dialog mellem ledelse og medarbejdere (MEDsystemet) og i ledelsessystemet. Det vil derfor også være naturligt at have en ambition om, at arbejdspladserne i Region Midtjylland skal være kendetegnet ved høj medarbejdertilfredshed og et relativt lavt sygefravær. Resultatorienteret dialog Der skelnes her mellem dialogen i ledelsessystemet og dialogen i MEDsystemet og med de faglige organisationer. Fælles for disse dialoger er, at de ikke bare er dialoger for dialogens skyld, men at de er resultatorienterede de skal påvirke såvel holdninger som handlinger. Dialogen kan gøres resultatorienteret ved f.eks. at sætte fokus på analyser/fakta vedr. sygefraværets omfang og karakter, Side 2

3 drøftelse af eventuelle målsætninger/visioner/politikker og særlige indsatsområder samt på planlægningen og gennemførelsen af en målrettet og struktureret indsats. Dialogen i ledelsessystemet Ansvaret for, at der gøres en aktiv indsats for at minimere sygefraværet, påhviler alle ledelsesniveauer i Region Midtjylland Direktionen, sektorledelserne, institutions- og afdelingsledelser og alle andre med umiddelbart ledelsesansvar. Varetagelsen af ansvaret sker i en dialog mellem de forskellige ledelsesniveauer med henblik på at sikre en sammenhængende, koordineret indsats, identifikation af indsatsområder, afklaring af gensidige forventninger og resultatopfølgning. Dialogen mellem direktionen og lederne af de respektive stabe og driftsenheder kan f. eks. ske i forbindelse med de årlige dialogmøder. Man kan her forestille sig, at arbejdsmiljø er et overordnet emne, og at nedbringelse sygefravær bliver en del af dette emne. Dialogen mellem de respektive stabe og driftsenheder og institutions-/afdelingslederniveauet fastlægges inden for den enkelte stab/driftsenhed, men vil hensigtsmæssigt kunne ses i sammenhæng med dialogen på direktionsniveau. Som faktuelt grundlag for dialogerne kan bl.a. inddrages sygefraværs- og ulykkesstatistik samt eksisterende viden om hvad der kan gøres i forhold til at nedbringe/minimere sygefraværet. Dialogen i MEDudvalgene I MEDudvalgene er der en gensidig pligt til at informere om og drøfte alle spørgsmål vedrørende arbejds-, samarbejds-, personale- og arbejdsmiljøforhold. MEDudvalgene har en vigtig rolle i at implementere Region Midtjyllands værdier og holdninger, som de fremgår af Styrings- og ledelsesgrundlaget. Der skal i fornødent omfang fastlægges retningslinier/politikker, som understøtter at arbejdspladsen er attraktiv og at sygefraværet minimeres, f.eks. vedrørende arbejdsmiljø, ulykkesforebyggelse, håndtering af sygefravær, fleksible arbejdspladser/arbejdstilrettelæggelse og kompetenceudvikling. I henhold til en central rammeaftale skal der aftales retningslinier for håndtering af stress. Med henblik på at sikre fokus og dialog omkring sygefraværet foreslås: At aspekterne ved sygefraværet mindst en gang årligt skal drøftes i MEDudvalget, d.v.s. såvel i RegionsMEDudvalget, HovedMEDudvalgene som LokalMEDudvalgene og sikkerhedsudvalgene. Udover dialogen i MEDsystemet bør der være dialog og samarbejde med de faglige organisationer, f.eks. omkring gennemførelsen af målrettede indsatser/projekter i forhold til udsatte grupper/arbejdspladser. Roller og ansvar Nedbringelsen af sygefraværet er som nævnt et fælles ansvar, hvor de forskellige ledelsesniveauer og medindflydelsesniveauer har forskellige roller og ansvar alt efter deres placering i organisationen. Side 3

4 De lokale ledelser og samarbejdsorganer vil naturligt nok især fokusere på dagligdagen, mens den øverste ledelses opgave fortrinsvis vil være at sikre den nødvendige dialog med den politiske ledelse og RegionsMEDudvalget, udstikke de overordnede rammer og retninger med respekt for det lokale råderum og initiativ samt følge op herpå. Direktionsniveau Direktionen har ansvaret for: at forelægge forslag til politiske mål på arbejdsmiljøområdet, herunder for håndtering af sygefraværet for den politiske ledelse f.eks. i forbindelse med vedtagelsen af Ledelses- og Styringsgrundlaget. at der sker en løbende drøftelse i RegionsMEDudvalget om arbejdsmiljø, herunder spørgsmål vedrørende sygefravær, arbejdsulykker og sundhedsfremme (Arbejdsmiljø kan evt. være et fast punkt på RegionsMEDudvalgets dagsorden). at RegionsMEDudvalget gennemfører sin årlige drøftelse i henhold til rammeaftalerne om kompetenceudvikling og Socialt Kapitel og iøvrigt drøfter/beslutter, hvordan denne drøftelse i øvrigt skal finde sted i MEDsystemet. at tiltagene og de opnåede resultater vedrørende arbejdsmiljø, herunder sygefravær og kompetenceudvikling er på dagsordenen på de årlige møder mellem direktionen og lederne af stabene/driftsenhederne og på den baggrund vurdere, om der skal iværksættes konkrete (evt. tværgående) initiativer. at være opmærksom på og skabe mulighed for tværgående initiativer, som forbedrer og udvikle arbejdsmiljøet med henblik på nedbringelse af sygefraværet. at der indføres obligatoriske sygefraværssamtaler (krav om opfølgende kontakt/dialog om arbejdsrelaterede årsager i forbindelse med længerevarende sygefravær og hyppigt korterevarende fravær) i Region Midtjylland Afdelingschef-/hospitalsledelsesniveau Afdelingscheferne og hospitalsledelserne har ansvaret for: at der sker mindst én årlig drøftelse i HovedMEDudvalget og/eller Hovedsikkerhedsudvalget om arbejdsmiljø, herunder spørgsmål vedrørende sygefravær arbejdsulykker og sundhedsfremme. at der inden for egen organisation arbejdes målrettet med at minimere sygefraværet, og herunder udarbejdes handleplaner for håndtering af sygefraværet (især for de mest udsatte grupper). Institutions- og hospitalsafdelingsniveau Institutionslederne og afdelingslederne på hospitalerne har ansvaret for: at LokalMEDudvalget og/eller sikkerhedsudvalget mindst én gang årligt drøfter spørgsmål vedrørende håndtering af sygefravær, arbejdsulykker og sundhedsfremme med henblik på fastlæggelse af lokale retningslinier/politikker og målrettede tiltag. at der lokalt er tydelighed omkring roller og ansvar, og forudsigelighed i forhold til hvilke indsatser der iværksættes (f.eks. vedrørende kontakt til sygemeldte medarbejdere) at APV og Arbejdsklimaundersøgelser bruges som redskab til at sætte fokus på at reducere sygdomsfremkaldende faktorer arbejdspladsen. Side 4

5 at iværksætte initiativer og følge op herpå (f.eks. forebyggende og opfølgende tiltag vedrørende arbejdsmiljø, arbejdstilrettelæggelse, fraværssamtaler osv.) sikkerhedsgruppen involveres HR-afdelingens rolle Region Midtjyllands HR-afdeling har qua sin opgaveportefølje og placering i organisationen en særlig forpligtelse som rådgiver og initiativtager vedrørende spørgsmål om arbejdsmiljø og sygefravær både i forhold til ledelsessystemet, MEDsystemet og sikkerhedsorganisationen. HR-afdelingen skal således bl.a.: Sikre at der er viden til stede i Region Midtjylland om, hvad der virker/kan have positiv effekt i forhold til at nedbringe/minimere/forebygge sygefravær og skabe attraktive arbejdspladser - og fremme erfaringsudveksling, brugen af de rigtige værktøjer og best practice på tværs i organisationen. Udarbejde årlige statistiker 3 om sygefravær samt komme med forslag til, hvordan der kan arbejdes med og følges op på talmaterialet samt identificere særlige problem- /indsatsområder og gode eksempler. Aktivt tilbyde indsats i forhold til arbejdspladser (den lokale ledelse), hvor der er (faggrupper med) højt sygefravær. Udarbejde oplæg til direktionen og RegionsMEDudvalget vedrørende politikker og strategier for arbejdet med at forebygge/nedbringe/minimere sygefraværet. Yde konsulentbistand og anden støtte til arbejdspladserne (de lokale ledelser, MEDudvalgene og sikkerhedsorganisationen) generelt og vedrørende konkrete sager, herunder: - Ledelsesudvikling/sparring. - Udbyde kurser og bistand/forslag til konkrete projekter. -Tilbyde dialogmøder, kurser, konsulentbistand og projektstøtte vedrørende nedbringelse af sygefravær, kompetenceudvikling og arbejdsfastholdelse/socialt Kapitel (herunder give inspiration og støtte til den gode håndtering af sygefraværsforløbene, herunder mulighederne for tilbagevenden til arbejdspladsen evt. på ændrede vilkår). - Tage initiativer og foretage opfølgning vedrørende APV og Arbejdsklimaundersøgelser. - Yde støtte ved indførelse af obligatoriske sygefraværssamtaler i Region Midtjylland. Der samarbejdes med de decentrale HR-funktioner, bl.a. i regi af det strategiske HR-forum og de underliggende samarbejdsfora vedrørende HR. 3 Statistikmaterialet skal sondre mellem kortere og længerevarende sygefravær og så vidt muligt være sammenligneligt med andre regioners med henblik på mulighederne for sammenligning (benchmarking). Der skal samarbejdes med Danske Regioner omkring opgørelsesmetoder. Statistikmateriale vedrørende de enkelte arbejdspladser gøres tilgængeligt på nettet. Side 5