Brønderslev-Dronninglund Kommune

Transkript

1 Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf Fax Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf Fax Dato: 5. december Kommunikationsstrategi for fusionen af Brønderslev og Dronninglund Kommune 2006 Indledning Fusionsprocessen går i 2006 ind i en ny fase, idet sammenlægningsudvalget er tiltrådt, og en række beslutninger for den nye kommune kan således blive truffet. Det er også i 2006, at det besluttes, hvem der skal ansættes hvor, og hvilke borgerservicefunktioner der placeres i de forskellige områder af kommunen. Man kan derfor konstatere, at behovet for professionel, åben og ærlig kommunikation ikke bliver mindre i Kommunikationsstrategien for 2006 bygger på de positive erfaringer fra 2005, hvor kommunikationsprocessen af medarbejderne er blevet opfattet som god. Strategien er således: Del 1: Formål Del 2: Branding af den nye kommune Del 3: Borgerrettet kommunikation (herunder også erhvervsliv, foreninger etc.) Del 4: Pressekommunikation Del 5: Intern kommunikation Del 6: Strategi for 2007 Del 1: Formålet med kommunikationsstrategien Brønderslev og Dronninglund Kommuner har nu i et år arbejdet med at lægge de to kommuner sammen. I 2006 vil der blive truffet en lang række beslutninger, som får stor indflydelse på medarbejdernes og borgernes hverdag. Der vil derfor være et stort behov for en åben og professionel kommunikation såvel internt som eksternt. Formålet med kommunikationsstrategien er At sikre åbenhed og gennemskuelighed i processen At give tryghed via større overblik At skabe ansattes og borgeres ejerskab til processen At sikre muligheder for dialog mellem alle processens parter At sikre grundlag for den fælles kommunikation i vores nye kommune At give offentligheden mulighed for indflydelse At skabe en platform for en fælles identitet såvel blandt ansatte som blandt borgere, foreninger, erhvervsliv etc. At brande den nye kommune så den i sin kommunikation lever op til visionen om at være Nordjyllands bedste bopælskommune 1

2 Del 2: Branding af den nye kommune Bosætning har en meget central placering i begge kommuners vækststrategier. Netop med naboplaceringen til Nordjyllands vækstcenter Aalborg vil bosætning blive det vigtigste vækstpotentiale for Brønderslev-Dronninglund Kommune. Brønderslev-Dronninglund Kommune vil udvikle sig til Nordjyllands mest attraktive og afbalancerede bosætningskommune, hvor der bl.a. vil kunne differentieres mellem forskellige målgrupper for de forskellige områder. Visionen er nedfældet og underskrevet af de to nuværende byråd. Når bosætning har så central en rolle i den nye kommunes vision og identitet, vil det være nødvendigt at igangsætte en fremadrettet brandingproces, hvis formål skal være at finde frem til vores nye kommunes unikke værdier. En brandingproces er såvel en intern som ekstern proces. Forskellen på branding og markedsføring er kort fortalt, at markedsføring ikke behøver at være troværdig. Ej heller er den nødvendigvis forankret i virksomhedens kultur. Et brand skal være sandt og troværdigt, og det skal indarbejdes i hele virksomheden som en del af den kultur, der kendetegner organisationen. Vil vi være en kommune, hvor børnefamilierne har det godt, skal vi altså også leve op til dette både med tilbud vi har, og med den måde vi servicerer familierne på. I vores nye kommune er der en række forskellige områder, og markedsføringen vil ikke være den samme, hvis vi taler Brønderslev by kontra eksempelvis Flauenskjold. Der skal derfor formuleres 2 forskellige brandingstrategier: Én for alle landområderne og én for byområderne Brønderslev, Dronninglund og Hjallerup. Alt sammen indebærer det et grundigt arbejde med at finde frem til de værdier, som skal være dem, der får nye borgere til at foretrække os frem for andre kommuner. Og vi skal være meget bevidste om, at konkurrencen er hård, idet vi ser vores nabokommuner opruste på brandingområdet. Senest har Frederikshavn investeret meget i et nyt brand, det samme gælder Hjørring og Aalborg. Sammenlægningsudvalget udpeger, samtidig med godkendelsen af denne strategi og nedenstående proces, en styregruppe, som får ansvaret for hele processen. I denne sidder den nye kommunes borgmester samt yderligere 1 medlem fra underudvalget Økonomiudvalget og formanden for Udviklings- og planudvalget. Fra administrativ side sidder kommunaldirektøren for den nye kommune samt kommunikationsgruppens projektleder. På styregruppens første møde fremlægges detaljeret forslag til proces og økonomi. Denne skal efterfølgende vedtages i sammenlægningsudvalget. Styregruppen nedsætter derefter en ad-hoc visionsgruppe, som får til opgave at finde frem til de områder, som skal få den nye kommune til at udvikle sig. Visionsgruppen skal bestå af 10 personer fra de to kommuner (5 fra hver). Disse skal udpeges personligt af styregruppen, så det bliver den enkeltes visioner og idéer og ikke et bestemt foreningstilhørsforhold og lign., der vil danne grundlag for arbejdet. Personerne skal være velkendte i lokalområderne og have en holdning til tingene og lyst til arbejdet. For at sikre gruppen helt frie hænder, skal der ikke være politisk deltagelse i visionsgruppen. Styregruppen nedsætter samtidigt en borgergruppe, som skal arbejde med, hvad der kendetegner de to kommuner på godt og ondt, og hvad der skal være kendetegnende for den nye kommune. Der skal være i alt 10 deltagere (5 fra hver kommune) i denne gruppe også. Borgergruppens medlemmer 2

3 vil naturligvis blive fundet, således at et bredt udsnit af kommunens befolkning bliver repræsenteret. Kommunikationsgruppens projektleder er tovholder for begge grupper. De to gruppers arbejde skal munde ud i et forslag til brand og 3 kerneværdier, som skal være gældende for den nye kommune. Brand og kerneværdier vil efter behandling i styregruppen blive sendt videre til Sammenlægningsudvalget til endelig drøftelse. Styregruppen har det overordnede ansvar for processen og vil derfor naturligvis løbende blive orienteret om de to arbejdsgruppers idéer etc. Når brand og værdier er vedtaget, afholdes en bureaukonkurrence, hvor 5 reklamebureauer indbydes til at komme med oplæg til, hvordan den nye kommune skal kommunikere. Det er sammenlægningsudvalget på indstilling fra styregruppen, som beslutter, hvilke bureauer der skal indbydes. Arbejdet forventes afsluttet i foråret 2006, således at vi i løbet af efteråret kan begynde med fælles brandingkommunikation. DEL 3 Borgerrettet kommunikation Kommunikationsstrategien for borgerkontakt hviler på princippet om meroffentlighed. Det vil sige, at de lovmæssige krav om information og åbenhed er minimum for kommunikationen. Det skal være let at få adgang til den ønskede information. Brønderslev-Dronninglund Kommune ønsker, at det skal være let for borgerne at få adgang til den ønskede information. Derfor er de primære medier de lokalaviser, der kommer ud til alle borgere, artikler og reportager i medierne samt den fælles hjemmeside. Undtagelsesvist kan der også blive tale om andre tryksager. Det er vigtigt, at borgerne i den nye kommune bliver engageret i kommunesammenlægningen. Det kræver, at borgerne får reel mulighed for indflydelse. For at kunne smelte to forskellige kommuner sammen til én helhed er det også vigtigt, at der opnåes et kendskab til hinanden. Kommunikationen skal være letforståelig, og derfor går dette krav forud for fagsprog. Sproget skal i den skriftlige kommunikation være aktivt, klart og præcist. Teksterne skal tilpasses det enkelte medie og være skrevet med udgangspunkt i modtageren. Hverken i ordvalg eller indhold må tekster forudsætte, at modtageren har mere end generel og almen viden om området. Løbende kommunikation Nyt Fra, udbygning af den fælles hjemmeside, max.12 fællesannoncer i lokalaviser, 2 informationsindstik i lokalaviser. Utraditionelle borgermøder For at øge kendskabet til den kommune, man nu bliver en del af, vil der i april 2006 blive arrangeret 2 utraditionelle borgermøder, hvor der kan drøftes visioner etc. på baggrund af det brand og de værdier, som er vedtaget. Møderne vil blive afholdt i henholdsvis Dronninglund og Brønderslev, og 3

4 på møderne vil borgerne blive inddraget i debatten. Møderne vil blive arrangeret i samarbejde med de medarbejdere og politikere, der arbejder med planlægning og udvikling. Opbygning af ny hjemmeside Fra den 1. januar 2007 skal der være en hjemmeside for Brønderslev-Dronninglund Kommune, som erstatter de to nuværende. Hjemmesiden skal opbygges så den efterlever de gældende regler for tilgængelighed og skal kunne håndtere den stigende brug af selvbetjeningsløsninger med direkte/automatiseret integration til underliggende elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH). Tovholder på projektet bliver Karsten Bach, som skal nedsætte en ad hoc gruppe bestående af ansatte i den nye kommune. Gruppen skal sikre at alle borgerrettede områder inddrages og præsenteres med udgangspunkt i borgernes indgangsvinkel. Gruppen skal samtidig sikre at hjemmesidesystemet (CMS) kan integreres med kommunens andre IT-systemer. DEL 4 Pressekommunikation Det er i høj grad de lokale medier, som er med til at danne borgernes opfattelse af kommunen. Sagt med andre ord den omtale vi får i pressen er bestemmende for, hvordan borgerne opfatter os. Også i 2006 skal hele processen være kendetegnet ved åbenhed og ærlighed. Her spiller forholdet til pressen en særlig rolle. De to kommuner skal have et åbent og professionelt forhold til lokale, regionale og landsdækkende medier. Formålet med en åben og professionel kommunikation med pressen er at sikre borgerne og den øvrige offentlighed så vide rammer som muligt for indflydelse. Sammenlægningsudvalget og Forretningsledelsen skal i såvel ord som handling gøre det klart for medarbejderne, at pressen spiller en central rolle for borgernes opfattelse af kommunen. Håndtering af pressen skal derfor have høj prioritet i det daglige arbejde. Ledelsen skal være tilgængelig for pressen. Enhver fagmedarbejder har initiativpligt over for og udtaleret til pressen. Kun decideret fortrolige oplysninger samt personsager kan vi afslå at udtale os om. Hjælp til selvhjælp Alle nuværende ledere og medarbejdere i de to kommuner kan kontakte projektlederen for kommunikationsprocessen og anmode om hjælp til alle former for pressekontakt Pressekursus Der skal arrangeres fælles ledermøde i 2006, når alle nye ledere er kendt, hvor professionel pressekontakt er dagsordenpunkt. Pressemeddelelser I videst mulige omfang anvender vi pressemeddelelser. Derved har kommunen en større sikkerhed for at kunne skære budskabet rigtigt til. Der arrangeres kurser i at skrive gode pressemeddelelser. 4

5 Presseopfølgning Projektlederen for kommunikationsgruppen skal systematisk følge med i medierne for at sikre politikere, ledelse og medarbejdere et grundlag for at kunne være proaktiv i forhold til pressen. Pressebevidsthed Både medarbejdere og ledere skal i deres arbejde være opmærksomme på, om en sag har en pressemæssig vinkel. Det betyder, at man også tænker ind, hvordan handlinger og beslutninger kan begrundes og forklares over for offentligheden. Er der tale om spørgsmål, der vedrører det politiske niveau, skal medarbejdere og ledere henvise til formanden for sammenlægningsudvalget eller formanden for underudvalget. Hvis en medarbejder udtaler sig til pressen, skal denne meddele dette til sin nærmeste leder og stabs/fagchef. Kommunaldirektør og projektleder for kommunikationsområdet kontaktes, når det drejer sig om sager, der potentielt kan være/blive kontroversielle. Evaluering projektlederen for kommunikationsprocessen er ansvarlig for, at der udarbejdes evaluering af vores pressearbejde i fusionsprocessen. Pressemøder Efter møderne i sammenlægningsudvalget er der pressemøde for Nordjyske og øvrige lokalmedier med formanden for sammenlægningsudvalget, den nye kommunes kommunaldirektør og projektleder for kommunikationsgruppen. DEL 5: Intern kommunikation Formålet med den interne kommunikation er at give ansatte viden, at sikre åbenheden i processen og at gøre de ansatte parate til forandringer. Viden giver tryghed, og tryg skal man være for at kunne bidrage konstruktivt i processen. Den interne kommunikation i fusionsprocessen skal bidrage til et arbejdsmiljø, der bygger på åbenhed og tillid mellem ansatte og ledelse (såvel politisk som administrativ). Den interne kommunikation skal sikre, at ansatte kan arbejde selvstændigt og engageret og være i stand til at træffe beslutninger. I 2006 vil en række konkrete og for de ansatte vigtige beslutninger blive truffet (såsom ansættelse af forretningsledelse, afklaring af egen situation, geografisk placering etc.) Det er vigtigt, at informationen om disse beslutninger koordineres nøje, så vi kan undgå for meget frustration. Det betyder, at de kommunale ledere skal klædes godt på til den store informationsopgave. Dette bliver en opgave for såvel personale- som kommunikationsområdet. Vi skal gøre det så let som muligt for ansatte at tilegne sig den nødvendige information. Alle medarbejdere skal sørge for at holde sig orienteret, og den nærmeste leder har ansvaret for at inddrage ansatte i at realisere mål og beslutninger. Løbende information Over Åsen som udkommer 5 gange, Nyt fra møder i sammenlægningsudvalget, referat fra møder i MT-HSU, fælles hjemmeside og historier til pressen. 5

6 Nyt intranet En ad hoc gruppe med web-masteren som tovholder skal se på, hvordan et intranet kan bruges til at "samle" organisationen (politikere, ledere, medarbejdere på rådhusene og på institutionerne) så mulighederne for vidensdeling og kommunikation udnyttes bedst muligt. Gruppen skal samtidig sikre, at intranettet bliver en integreret del af kommunens andre IT-systemer (Web-side, ESDH etc.). Kommunikationsplan for information om ansættelser, placering etc. I samarbejde med projektgruppen for Løn og personale udarbejdes i januar en plan for information til medarbejderne om deres placering etc. i vores nye kommune. Planen skal indeholde forslag til, hvordan den enkelte medarbejder informeres, hvordan vi får klædt mellemledere etc. på til den store opgave. DEL 6 Fra 1. januar 2007 skal kommunikationen fra to forskellige kulturer og organisationer være enslydende og med udgangspunkt i samme værdigrundlag. Borgere, presse og den øvrige offentlighed skal ikke kunne mærke forskel på, om kommunikationen er fra den ene eller den anden forvaltning fra den ene eller den anden ansatte. Der er derfor behov for tidligt at begynde på at udarbejde en egentlig kommunikationsstrategi og politik for den nye kommune. Udarbejdelse af forslag Kommunikationsgruppen formulerer i foråret et forslag til ny fælles kommunikationsstrategi. Denne præsenteres for Administrativ Styregruppe, MT-HSU samt lederfora i de to kommuner. Kommunikationsgruppen vil også inddrage pressens erfaringer med vores hidtidige kommunikation, ligesom borgerreaktioner vil blive efterlyst. I august vil sammenlægningsudvalget blive præsenteret for forslag til ny strategi. Når dette er vedtaget, vil kommunikationsgruppen i efteråret introducere den øvrige organisation for strategien og en implementering vil tage sin begyndelse. Strategien vil omhandle følgende 10 kommunikationsværdier Branding Brønderslev-Dronninglund Pressepolitik Sprogpolitik Design Politik for intern kommunikation Politik for kommunikation med borgerne 6