Bilag 2 B Udvidet - Ydelseskatalog og opgavesplit for år Løn og personaleadministration

Transkript

1 Bilag 2 B Udvidet - Ydelseskatalog og opgavesplit for år Løn og personaleadministration Lønudbetaling og korrektioner Tiltrædelse Stillingsbesættelse ns eget ansvar Udarbejdelse af stillingsopslag Annonceringen Modtagelse af ansøgningerne Afsende kvitteringsskrivelser til ansøgerne Vurdere ansøgningerne Indkalde ansøgere til samtale og afholde samtaler Sende afslagsskrivelser E-rekruttering - opsætning og anvendelse af system Bistår skole Lønfastsættelse ns eget ansvar Forberede lønforhandling Bistår skole Foretage lønforhandlingen samt udarbejde lønaftale. Fællesskabet udarbejder breve til Bistår skole medarbejderne hvis skolen anvender fællesskabets ecel-forhandlingsark Ansættelse Oprettelse af nye Indhente lønmodtager oplysninger Udarbejdelse af ansættelsesbrev som sendes til skolen. Herunder beregning af anciennitet. medarbejdere i lønsystemer sker så således, at der kan udbetales løn rettidigt i forhold til ansættelsestidspunktet n underskriver brevet og sender ansættelsesbrev til den ansatte og efterfølgende til den faglige organisation (oftest til GL)

2 Lønudbetaling og korrektioner Tiltrædelse Ansættelse Oprettelse af nye medarbejdere i Oprettelse af lønmodtagerne i lønsystem m.fl. lønsystemer sker så således, at der kan udbetales løn rettidigt Oprettelse af elektronisk løn- og/eller i forhold til personalesag Fratrædelse Fratræd medarbejder ansættelsestidspunktet Fratrædelse af medarbejder i lønsystemer foretages pr. datoen for fratræden. Godkendelse/kontrol af indrapportering n modtager medarbejderens opsigelse /skolen opsiger medarbejderen. n lægger opsigelsen i p-sagen. Udarbejdelse af afskedsbrev, partshøringsskrivelser mv. (særlig proces) Bistår skole Udarbejdelse af bekræftelsesbrev på modtaget opsigelse fra medarbejderen. Brevet sendes til skolen n underskriver brevet og videresender brevet til medarbejderen. Kopi af brev lægges på p-sag. Indberetter opsigelse i lønsystem Afregn ferie Ferieafregning foretages Udarbejder ferieafregning til sidste lønkørsel inden På baggrund af oplysning fra skolen fratrædelsen. indrapporteres ferie i lønstystem Afregning til feriekonto n kontrollerer ferieafholdelse

3 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser Udbetal engangsvederlag, timeløn m.m. Variable ydelser sagsbehandles, oprettes og godkendes i lønsystemet, så udbetalingen kan ske rettidigt i henhold til det aftalte. F.eks. Engangsydelser, timeløn n tildeler variable ydelser Validering af indberetningsbilag Indrapportering i lønsystem Godkendelse/kontrol af indrapportering Indhent skyldigt beløb Indkrævning af for meget udbetalt løn og lign. behandles og opkræves i henhold til det aftalte. Identificerer evt. skyldigt beløb Beregning og opgørelse Opkræver skyldigt beløb hos medarb. (aftales) indrapportering i lønsystemet og godkendelse/kontrol af indrapportering Rykker evt. medarbejder efter anmodning (aftales) Udbetal honorar Censorhonorar sagsbehandles, oprettes Accept af honorargivende aktivitet og godkendes i Udfylder grundlag for honorarudbetaling lønsystemet så udbetalingen kan ske Validering af indberetningsbilag rettidigt i henhold til det Indrapportering i lønsystem aftalte. Godkendelse/kontrol af indrapportering

4 Lønudbetaling og korrektioner Stamdata ændringer Ændre og opdater medarbejderstamdata Ændringer af stamdata i lønsystemet sagsbehandles, så de får effekt ved førstkommende lønkørsel. K- og F-tillæg, engangsvederlag, ændring i beskæftigelsesgrad, pensionsordninger, ratepensioner mv. Ændring til medarbejder noteres og meddeles fællesskabet klargøring og foreberedelser til indberetning Indrapportering i Lønsystem Godkendelse/kontrol af indrapportering Tillæg til ansættelsesbrev udarbejdes af fællesskabet og sendes til skolen. n underskriver og videregiver brevet til medarbejderen. Periodisk gennemgang af medarbejder data Ferie og fravær Pensab Ferie og særlige fridage Registrer i Pensab Registrer ferieret Pensab oplysninger i forbindelse med fratrædelse af tjenestemand eller skift af trin. Alle ansatte på skolerne tildeles ferieret til afholdelse i nyt ferieår. Fællesskabet sørger for dataoverførsel til Pensab Fællesskabet har kontakten til Pensab i forbindelse med udtræk fra Pensab Lønsagsbehandling mv. fra Pensab Tildel ferieret Beregning af feriedifference (manuelle beregninger) for TAP personale og GL personale. Feriedifference udarbejdes på baggrund af ferieoptjeningsårets ansætteseskvote. Godkendelse/kontrol af ferieretten

5 Ferie og fravær Ferie og særlige fridage Registrer afholdt ferie og fravær og udbetaling af ikke afholdt ferie. Afholdt ferie registreres og udbetaling af ikke afholdt ferie Accept af afholdt ferie. Orienterer fællesskab Indrapportering/registrering af 6 ferieuger GL og TAP Udbetaling af ikke afholdt ferie (ferieugerne 1-6) pga. feriehindring umiddelbart op til ferieafholdelsesåretsudløb (barsel eller sygdom). Udbetalingen finder sted på baggrund af meddelelse fra skolen om hvem og hvor mange dage der skal udbetales ifm ferieårets udløb. Ferie forpligtelsen Overarbejdsforpligtelsen n beregner og posterer feriepengeforpligtelsen således at den kan indgå i udarbejdelsen af regnskabet. Opgaven udføres månedligt eller pr. kvartal afhængig af skolens politik. n posterer overarbejds-forpligtelsen således at de kan indgå i udarbejdelsen af regnskabet. Opgaven udføres månedligt eller pr. kvartal afhængig af skolens politik. Igangsætter ferieforpligtelsesberegninger Indhenter ferie data Udarbejder data til brug for beregningen Sagsbehandling Bogfører forpligtelserne Kontrol af bogføring og beregning Administration af arbejdstidsaftaler Igangsætter overarbejdsforpligtelsesberegningen Indhenter overarbejdsdata Udarbejder data til brug for beregningerne Beregner forpligtelserne Bogfører forpligtelserne Kontrol af bogføring og beregning

6 Refusion Sygdomsrefusion Anmeld sygdom og sygdomsrefusion n overvåger sygdom, og igangsætter refusionsansøgningen indenfor de relevante frister, som angivet af den pågældende refusionsgiver, således at samtlige refusioner modtages. Modtager sygemelding og registrerer sygdommen i SLS fraværssystem Overvågning af fravær - orienterer fællesskabet, hvis refusionssagsbehandlingen varetages i fællesregi Udfylder DP201: Anmeldelse af sygefravær (nem refusion) Arkivere kvittering for anmeldelse Udfylder DP202: Forespørgsel om refusion (nem refusion) Afslut sygdom og sygdomsrefusion n overvåger sygdom, og afslutter refusionsansøgningens processen indenfor de relevante frister, som angivet af den pågældende refusionsgiver, således at samtlige refusioner modtages. Udfylder DP202 og sender til refusionsgiver (nem refusion) Indrapporter data i lønsystem Godkendelse/kontrol af indrapportering Udfylder DP 333 sendes til kommunen (nem refusion) Medarbejder raskmeldes Registrering i SLS fraværssystem Orienterer fællesskab Udarbejder afsluttende refusionsanmodning (DP202) (nem refusion) Udfylder DP202 og sender til refusionsgiver (nem refusion) Indrapporterer data i lønsystem Godkendelse/kontrol af indrapportering

7 Refusion Barsels-refusion Opret barsel n registrerer barsel umiddelbart før barselsrefusionen anmeldes således at de Modtager anmeldelse af graviditet og barsel, vandrejournal. Blanket vedr. anmeldelse af graviditets/fædreorlov udfyldes. relevante frister fra den pågældende Orienterer fællesskab refusionsgiver Registrering af barsel i SLS-lønsystem overholdes. Udfærdiger udkast til barselsaftale Anmeld barselsrefusion kommunale dagpenge Igangsættelse af refusionsansøgningen indenfor de relevante frister som angivet af den pågældende refusionsgiver Endelig barselsaftale udarbejdes og sendes til skolen Godkendelse/kontrol af indrapportering i SLS Barselsaftale og kopi af evt. fødselsattest lægges på personalesag Udfylder DP401 (nem refusion) barselsaftalen fastholdes eller ændres senest 8 uger efter barnet er født kopi af aftalen sendes til bopælskommunen Lønsagsbehandling/opfølgning Løbende udfyldes DP 402 (nem-refusion)

8 Refusion Barsels-refusion Anmeld og ansøgning fra barselsfonden Det sociale kapitel Opret medarbejder under det sociale kapitel Anmeld refusion under det sociale kapitel - Kommunale tilksud - statslige refusioner/ fleksfonden Igangsættelse af refusionsansøgningen indenfor de relevante frister som angivet af den pågældende refusionsgiver Se tiltrædelsesprocessen Igangsættelse af refusionsansøgningen indenfor de relevante frister som angivet af den pågældende refusionsgiver Indhent barselsrefusionsbilag Beslutter at ansætte en person under det sociale kapitel - der henvises til den alm. ansættelsesproces for ansættelsen. Indgår aftale med ny medarbejders hjemkommune eller jobcenter Orienterer fællesskab Lønsagsbehandling Indhent refusionsbilag under det sociale kapitel Undersøger form for socialt kapitel job Udfylder ansøgningsskema til refusionsgiver Bistår skole Controlling Afstemninger Lønrelaterede poster Alle lønrelaterede og aftalte afstemninger udarbejdes til perioderegnskabet Godkendelse/kontrol af indrapportering Indsamling af dokumentation til afstemninger bistår efter aftale Afstemning af bogføring til lønsystemet bistår efter aftale

9 Controlling Afstemninger Lønrelaterede poster Lønbudgettering Udarbejd input til budget Alle lønrelaterede og aftalte afstemninger udarbejdes til perioderegnskabet Afstemningsposter gennemgås og bogføres Afstemning af E-indkomst (fællesskabet kan levere forarbejdet, men den endelige kontrol/afstemning sker på skolen) Afstemning af løn (fællesskabet kan levere forarbejdet, men den endelige kontrol/afstemning af løn sker på skolen). Al materiale til budgettet Godkendelse/kontrol af regnskabserklæring overdrages til skolen og afstemninger Definere forventninger og forudsætniger for budget og beslutter input og datakilder HR/Personale Kompetenceudvikling Strategier for ledelses- og medarbejderudvikling Ledelse- og medarbejdeudvikling. Kompteceudvikling Udlæser data fra finanssystem Udlæser data fra lønsystem Udarbejder budget Opdaterer regnskabserklæring Udarbejdelse, implementering og opfølgning på personalepolitikker. Målrettet rekruttering og opfølgning Kompetenceudviklingsstrategi og - værktøjer Seminarer Coaching Leder og medarbejderudvikling Vision, mål og strategi for institutionen HR strategi, der støtter op om institutionsstrategi

10 HR/Personale Kompetenceudvikling Strategier for ledelses- og medarbejderudvikling Information, rådgivning, ajourføring af register, udtræk i CPR-register Personaleadministration Personalepolitikker Rådgivning, forhandling og strategisk sekretariat Ledelse- og medarbejdeudvikling. Kompteceudvikling Rådgivning og lignende udføres efter nærmere aftale mellem skole og fællesskab Vedligeholdelse og ajourføring af lønsystemskoder, Kontoregister mv. Intranet Rådgivning og lignende udføres efter nærmere aftale mellem skole og fællesskab Udtræk af jubilæumsanciennitet og runde fødselsdagslister. Listerne sendes én gang om året til skolerne Rådgivning om muligheder for særlige udtræk Rådgivning om barselsregler og omsorgsdage Rådgivning om ferieregler Information om overenskomstændringer, lønændringer. Oprettelse og vedligeholdelse af koder Manuelle justeringer evt. på baggrund af ny overenskomst mv. Opdatering og vedligeholdelse af fællesskabets intranet samt blanketter Udtræk i CPR-register efter anmodning Koordinerende opgaver, f.eks. vejledere, Intro for nyansatte, personalepolitisk dag mv. Rådgivning, sparring i personale- og lønspørgsmål inkl. regler, procedurer, overenskomster Sekretariatsfunktioner ift. SU, MIO, APV m.fl. Bistår skole

11 HR/Personale Personalepolitikker Rådgivning, forhandling og strategisk Rådgivning og lignende udføres efter nærmere aftale mellem skole og fællesskab Konsekvensberegninger af overenskomster, organisationsaftaler og øvrige aftaler. Bistår skole Personalesager Bistår skole Tvistighedsspørgsmål Bistår skole