Kommissorium: Nedbringelse af sygefravær på skole- dagtilbudsområdet.

Transkript

1 Kommissorium: Nedbringelse af sygefravær på skole- dagtilbudsområdet. 1. Motivation / baggrund for projektet På mødet i hovedudvalget den 18. februar 2013 drøftedes etablering af et pilotprojekt, i samarbejde med en ekstern partner, som skulle bidrage til nedbringelse af sygefraværet. Projektet skulle ikke erstatte hovedudvalgets sygefraværsprojekt, men ses som et supplement hertil. Der har i mellemtiden været afholdt møder med den eksterne partner for at vurdere potentialet i et sådant projekt. I stedet for et samarbejde med en ekstern partner foreslås det, at der etableres et lignende projekt internt i Norddjurs Kommune, hvor opgaven søges løst internt. Dette forslag har været drøftet på sidste møde i hovedudvalget. Hovedudvalget er positiv overfor denne ide, og det blev drøftet om socialområdet kunne være det område, der som de første går i gang med et lignende sygefraværsprojekt. Thøger Terp fra HR - afdelingen deltager i drøftelsen af dette punkt. Områdeudvalg skole- og dagtilbud 3. dec, 2014: Sygefraværsprojekt på socialområdet Sagsfremstilling På hovedudvalgsmødet den 11.november 2014 informerede socialchefen om et projekt til nedbringelse af sygefraværet på socialområdet. Projektet involverede intern rekruttering af en sundhedsfaglig person, der både skulle være i dialog med sygemeldte medarbejdere og ledere, med henblik på at skabe tidligere afklaring af tilbagevending til arbejdspladsen samt rådgive om sundhedsmæssige emner. Projektet er nu ved at være i drift på socialområdet. Der er nu ansat en trivselskonsulent, der skal være i dialog med de sygemeldte medarbejdere og hjælpe dem videre i deres afklaring, samt bistå lederne med sparring og råd i forhold til de opgaver, der påhviler ledelsen netop i forbindelse med håndtering af sygefraværet på arbejdspladsen. Thøger Terp deltager i punktet og giver en status på projektet samt fortæller om planerne om at udvide projektet til skole- og dagtilbudsområdet. Indstilling Formanden indstiller, at planerne om at udvide projektet til også at omfatte skole- og dagtilbudsområdet drøftes. Godkendt 16. juni 2015 Side 1

2 Beslutning i Områdeudvalg skole- og dagtilbud den Thøger Terp informerer om projektet på socialområdet. Birthe Holst Sørensen, tidl. leder fra Glesborg Plejecenter er ansat som Trivselskonsulent. Der er nedsat en styregruppe, som samler op på erfaringerne på socialområdet. Det vil kræve der nedsættes en styregruppe på skoleområdet. Samarbejdet med arbejdsmiljøcentret i Randers vil der stadig være mulighed for at bruge. Derudover ansættes der snarest en arbejdsmiljøkonsulent. Alle vil skulle arbejde sammen. Der skal laves nogle spilleregler for skole- og dagtilbudsområdet. Trivselskonsulenten vil kunne være sparringspartner, samler op og dele viden. Der er tale om et 2-årigt projekt. Områdeudvalget for skole- og dagtilbud indstiller, der gerne vil arbejdes videre med projektet. Der nedsættes en styregruppe på områdeudvalgets møde i februar og punktet kommer på områdeudvalgets møde i maj Områdeudvalg skole- og dagtilbud 5. februar 2015: Sygefraværsprojekt på skole og dagtilbudsområdet Sagsfremstilling På sidste møde informerede Thøger Terp om sygefraværsprojektet på socialområdet. Områdeudvalget for skole- og dagtilbud indstillede på sidste møde, at der gerne vil arbejdes videre med projektet. Der skal nedsættes en styregruppe, som kan arbejde videre med projektet. Styregruppen kan f.eks. lave spilleregler for projektet på skole- og dagtilbudsområdet. Arbejdsmiljøkonsulenten vil kunne være sparringspartner, samle og dele viden. Der er tale om et 2-årigt projekt. Indstilling Formanden indstiller, der nedsættes en styregruppe til at arbejde videre med sygefraværsprojektet på skole- og dagtilbudsområdet. Beslutning i Områdeudvalg skole- og dagtilbud den Der nedsættes en styregruppe bestående af Birgit, Kennet, Tinne, Michael, Karsten, Doris og Finn til at udarbejde kommissorium, som fremlægges på områdeudvalgets møde i maj Beslutning i Områdeudvalg skole- og dagtilbud den Områdeudvalget drøftede kommissorium. På baggrund af drøftelserne færdiggør styregruppen kommissoriet på sit næste møde den 16. juni Godkendt 16. juni 2015 Side 2

3 2. Formål / opgaver Ansættelse af Trivselskonsulenten er resultatet af den beslutning, område MED har truffet om et nyt tiltag i bestræbelserne på at bidrage til nedbringelse af sygefraværet. Den seneste sygefraværsstatistik viser, at sygefraværet samlet set er stigende på skole- dagtilbudsområdet og ansættelsen af Trivselskonsulenten skal ses som et supplement til opgaven med at nedbringe sygefraværet. Styregruppen lægger i den forbindelse stor vægt på, at der arbejdes med trivsel og det forebyggende element. At indsatsen i arbejdet med sygefravær og trivsel sker i samarbejde med lokaludvalget i de enkelte enheder. Indsatsen vil være undersøgende på de langtidsfriske på de medarbejdere, der hver dag møder op på arbejde. Hvad er det, der driver dem? Hvad skal der til for at tilstedeværelsesprocenten bedres generelt? Sygefraværet har konsekvenser for den syge, for de medarbejdere, der er tilbage på arbejdspladsen, for arbejdspladsens budget, for trivslen og for kommunens ansigt udadtil. Indsatsen skal derfor ses som et middel til at sikre sygemeldte medarbejdere en gennemskuelig og tryg tilbagevenden på arbejdspladsen, sænke områdets samlede sygefravær samt højne medarbejdernes trivsel og kvaliteten i kerneopgaven. Indholdet i jobbet som Trivselskonsulent skal afklares i dialog med styregruppen, områdemed og lederne på skole- dagtilbudsområdet. De konkrete indsatser evalueres løbende i styregruppen og tilpasses efterfølgende til behovene på området. Opgaverne kan være en bred pallette af indsatser. Styregruppen har som udgangspunkt drøftet følgende: Levering af overskuelige statistikker fra KMD Fokus på at styrke det ledelsesmæssige overblik og systematik i måden at arbejde med fravær på eks samtalerne Evt. udarbejde ensartet fraværspolitik Ledelsesmæssig sparring ved dilemmaer om hensynet til den sygemeldte / de resterende kollegaer Fokus på kulturen: Taler vi om nærvær / tilstedeværelse eller taler vi om fravær. Hvordan er vores sprog omkring det. Taler vi det op eller ned.. Godkendt 16. juni 2015 Side 3

4 Lære af de langtidsfriske: hvad gør, at de møder på arbejde hver dag. Hvordan får vi anerkendt det Forebyggende samtaler via supervision / coaching på arbejdsopgaven Evt. opbygge et netværk af kollega-supervisorer Facilitering af trivselsprocesser Indgå i et tæt samarbejde med Norddjurs Kommunes arbejdsmiljøkonsulent. Opmærksomhed på mulige fondsmidler For hurtigt at komme i gang med projektet kan der udpeges konkrete indsatser at starte ud med. 3. Succeskriterier og målemetode At sygefraværet er faldende i projektperioden. Videndeling om positive effekter på indsatsen evt. på den årlige temadag for alle lokaludvalg. 4. Kommunikation Trivselskonsulenten har tavshedspligt i alle samtaler omkring sparring / coaching / supervision med mindre andet er aftalt Kontakten til trivselskonsulenten vil altid foregå gennem lederen på stedet. Konkrete opgaver i organisationen aftales med relevante personer som ledere / lokalmed / AMG / medarbejdere. Indsatsen tilpasses individuelt. Der laves altid en grundig aftale en kontrakt for hele forløbet. Trivselskonsulenten deltager på hvert områdemed på skole- dagtilbudsområdet. 5. Bindinger / begrænsninger Styrker og udfordringer kan være individuelle og forskellige fra sted til sted. Derfor forskellige behov. 6. Projektets organisering Trivselskonsulenten er ansat i Sundhed, administration og udvikling under områdeleder Anne Aastrup. Der er nedsat en styregruppe med flg. medlemmer: Finn N. Mikkelsen skole og dagtilbudschef - formand Godkendt 16. juni 2015 Side 4

5 Karsten Refsgaard leder Doris Bang - leder Birgit Hvid Underbjerg AMR - medarbejderrepræsentant Tinne Marie Christensen medarbejderrepræsentant Michael Aagard Laursen medarbejderrepræsentant Kennet Hansen AMR - medarbejderrepræsentant Thøger Terp HRafdelingen Trine Kjær Poulsen arbejdsmiljøkonsulent Anne Aastrup - områdeleder Birthe Holst - trivselskonsulent - projektleder 7. Tidsramme Projektets start er maj 2015 og frem til Økonomi/ressourcer Projektet er finansieret gennem centrale midler + midler fra de deltagende områder. 9. Evaluering Tilbagemelding i styregruppen hvert kvartal. Mødet afholdes umiddelbart forud for områdemed. Tilbagemelding til områdemed på skole- dagtilbudsområdet hvert kvartal. Herfra videre til lokaludvalgene samt hovedudvalget. Det skal overvejes, hvordan der kan måles / evalueres: evt. med tilbagemelding i forbindelse med den obligatoriske arbejdsmiljørapport i 2. kvartal til områdeudvalget. Godkendt 16. juni 2015 Side 5