Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling

Transkript

1 Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling Bestyrelsen i Slangerup Børne- og Ungdomsfilmklub Holger indkalder hermed til ekstraordinær generalforsamling lørdag den 11. februar 2017 kl i Slangerup Bio. Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent 2. Vedtægtsændringer se bilag 1 3. Indkomne forslag 4. Eventuelt Formålet med den ekstraordinære generalforsamling er en række vedtægtsændringer, som er nødvendige af flere årsager. Det skal tydeliggøres hvem der tegner foreningen i forhold til myndigheder og banken. Bestyrelsen ønsker at ændre regnskabsåret og tidspunktet for generalforsamlingen. Samt krav fra DUF om at foreninger som ønsker tilskud ikke udelukker personer under 18 år fra indflydelse. Denne indkaldelse annoncers på foreningens hjemmeside og ved udsendelse af mail til alle medlemmer. Indkaldelsen skal i følge vedtægterne være udsendt med mindst 14 dages varsel. Behovet for ændringer i vedtægterne er så omfattende at bestyrelsens forslag til nye vedtægter tager udgangspunkt i DaBUFs anbefalinger til vedtægter. De nuværende vedtægter er uændrede siden 1993 og er bilag 2. Baggrunden for bestyrelsens ønske om vedtægtsændringer uddybes her: Hvem tegner foreningen Efter generalforsamlingen 17. september 2016, hvor vi valgte ny kasser har det vist sig at det er vanskeligt at skifte kasser pga. de regler der gælder for foreninger. Karina A. og Hanne tog i banken i efterårsferien, som hhv. kasser og formand med tasken fuld af underskrifter og kopier af hele bestyrelsens kørekørt og sygesikringsbeviser. Men det var ikke nok, da det ikke fremgår af Holgers vedtægter hvem der tegner bestyrelsen og derfor kræver banken at hele bestyrelsen skal møde op hver gang vi har ændringer. Banken anbefaler derfor at vi ændre i vedtægterne, så det fremgår at foreningen tegnes af formand og et bestyrelsesmedlem i fællesskab. Formanden og et bestyrelsesmedlem skal have fuldmagt til foreningens bankkonti. Formanden kan give kasseren tilladelse til at få adgang til foreningens bankkonti og kontantbeholdning. Kasseren kan alene godkende beløb på op til max kr Beløb herudover skal godkendes af både kasser og formand. Da vi ikke har ændret i vedtægterne, så udfører Jette Madsen stadig en væsentlig del af arbejdet som kasser i Holger i samarbejde med Karina A. Regnskabsåret og tidspunkt for generalforsamling Samtidigt vil vi gerne ændre i regnskabsåret og tidspunktet for afholdelse af generalforsamling, så vi følger filmåret og DaBUF s anbefaling. Som det er i dag kan en bestyrelse fastsætte næste sæsons program i foråret inden den træder tilbage på generalforsamlingen i september. DaBUF anbefaler at regnskabsåret løber fra 1. maj til 30. april, da vi så når at få afregningerne for film og deltagelse i Landsmødet i april med i regnskabet. Så kan vi holde generalforsamling i midten maj, hvor regnskabet kan fremlægges og bestyrelsen vælges, hvorefter vi kan mødes om filmvalg til næste sæson. Fjerne kravet om 18 år DaBUF ønsker pr. telefon den 5/1 og i en mail modtaget 9/1-17 at vi fjerner alle henvisninger til udelukkelse af personer under 18 år fra indflydelse. Se mailen som er gengivet som bilag 3. På bestyrelsens vegne Hanne Cramer Køppler, formand

2 Bilag 1 Bestyrelsens forslag til nye vedtægter. 1 NAVN Klubbens navn er: Slangerup Børne- og Ungdomsfilmklub - Holger Klubbens hjemsted er: Slangerup Bio 2 FORMÅL Slangerup Børne- og Ungdomsfilmklubs formål er at give medlemmerne et varieret tilbud af film, der er særlig egnet for børn og unge, og derved give dem en fornemmelse af filmens muligheder for at beskrive deres egen virkelighed og drømme og appellere til deres viden og fantasi. Det tilstræbes at udvikle børnenes og de unges kvalitetsopfattelse og kvalitetsbevidsthed til filmmediet. 3 MEDLEMMER Som medlemmer kan optages børn og unge samt disses forældre. 4 MEDLEMSKONTINGENT Bestyrelsen fastsætter kontingent for et år ad gangen. Medlemskontingentet giver ret til at deltage i klubbens filmarrangementer og andre filmklubaktiviteter. 5 GENERALFORSAMLING Generalforsamlingen har den højeste myndighed i alle klubbens anliggender. Ret til at give møde og udøve stemmeret på generalforsamlingen har de i henhold til 3 optagne medlemmer eller deres forældre. Den ordinære generalforsamling, der skal afholdes inden 15. maj, indkaldes senest 14 dage før afholdelse med angivelse af dagsorden. Endelig dagsorden - hvis den adskiller sig fra den først udsendte - udsendes senest 7 dage før afholdelse. Generalforsamlingen indkaldes skriftligt i programmet eller på foreningens hjemmeside. 6 DAGSORDEN Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal min. indeholde: 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning 3. Godkendelse af det reviderede regnskab 4. Indkomne forslag 5. Valg af medlemmer til bestyrelse samt to suppleanter 6. Valg af revisor 7. Evt. Der udfærdiges et referat, som underskrives af dirigent og referent. 7 FORSLAG Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 10 dage forud for generalforsamlingens afholdelse, og offentliggøres på foreningens hjemmeside senest 7 dage før. 8 EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen, og skal indkaldes af denne indenfor en måned, når mindst 10 af de stemmeberettigede medlemmer ønsker det. Indkaldelsen skal ske med mindst 14 dages varsel. 9 BESTYRELSEN Klubbens bestyrelse består af maksimalt 7 medlemmer + evt. 2 suppleanter. Børn og unge kan vælges til bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer.

3 Bestyrelsens medlemmer er valgt for 2 år. Suppleanter er valgt for 1 år. Genvalg kan finde sted. På ulige årstal vælges formand og op til 2 medlemmer og på lige år vælges næstformand, kasser og op til 2 medlemmer. Derudover vælges for et år 1-2 suppleanter, 1 revisor og 1 revisorsuppleant. Fra bestyrelsesmøder tages et referat, der udsendes pr. mail og godkendes på næste bestyrelsesmøde. 10 TEGNINGSRET Foreningen tegnes af formand og et bestyrelsesmedlem i fællesskab. Formanden og et bestyrelsesmedlem skal have fuldmagt til foreningens bankkonti. Formanden kan give kasseren tilladelse til at få adgang til foreningens bankkonti og kontantbeholdning. Kasseren kan alene godkende beløb på op til max kr Beløb herudover skal godkendes af både kasser og formand. 11 FORENINGENS REGNSKABSÅR Foreningens regnskabsår går fra 1. maj til 30. april. 12 VEDTÆGTSÆNDRING, OPLØSNING Til beslutning af vedtægtsændring eller foreningens opløsning kræves på en generalforsamling mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Den opløsende generalforsamling træffer beslutning om anvendelse af et evt. overskud, der skal gå til et almennyttigt formål. Vedtaget på generalforsamlingen d. Referent Dirigent

4 Bilag 2 - de nuværende vedtægter 1. LOVE OG VEDTÆGTER FOR SLANGERUP BØRNE-OG UNGDOMSFILMKLUB HOLGER FORMÅL: Slangerup Børne- og Ungdomsfilmklubs formål er at give medlemmerne et varieret tilbud af film, der er særlig egnet for børn og unge, og derved give dem en fornemmelse af filmens muligheder for at beskrive deres egen virkelighed og drømme og appellere til deres viden og fantasi. Det tilstræbes at udvikle børnenes og de unges kvalitetsopfattelse og kvalitetsbevidst- hed til filmmediet. 2. MEDLEMMER: Som medlemmer optages både børn, unge og voksne som er interesserede i filmklubbens formål. 3. NAVN, HJEMSTED OG OPGAVER: Foreningens navn er Slangerup Børne- og Ungdomsfilmklub Holger, der med hjemsted i Slangerup kommune og iværksætter fritidsaktiviteter i henhold til formålet. 4. GENERALFORSAMLING: Stk. 1 Stk. 2. Stk. 3. Stk. 4. Stk. 5. Stk. 6. Stk. 7. Klubbens højeste myndighed er generalforsamlingen, der afholdes hvert år i 4. kvartal. Generalforsamlingen skal indkaldes med mindst 14 dages varsel. Alle klubbens medlemmer og disses forældre eller værger har adgangs- og taleret. Medlemmer over 18 år, forældre eller værger til medlemmer under 18 år har stemmeret. Der kan dog kun opnås 1 (én) stemme pr. medlemshustand. Derudover har alle bestyrelsesmedlemmer stemmeret. På generalforsamlingen aflægges der beretning om virksomheden og fremlægges planer for det fremtidige arbejde, ligesom det reviderede regnskab, der går fra 1/7 30/6 skal godkendes af generalforsamlingen. Bestyrelsen består af maksimum 7 medlemmer, som vælges for to år ad gangen. Formand, sekretær og 1 bestyrelsesmedlem vælges på ulige år. Næstformand, kasserer og maks. 2 bestyrelsesmedlemmer vælges på lige år. Derudover vælges for et år 1 2 suppleanter, 1revisor og 1 revisorsuppleant. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, såfremt bestyrelsen eller halvdelen af de stemmeberettigede finder det nødvendigt. Forslag til generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før afholdelsen af generalforsamlingen. 5. BESTYRELSEN: Stk.1. Bestyrelsen varetager klubbens daglige arbejde.

5 Stk. 2. Stk. 3. Det påhviler bestyrelsen på kommunens foranledning at fremvise revideret regnskab m.m. Bestyrelsen drager omsorg for, at der udarbejdes et program for den kommende sæson. 6. I forbindelse med klubbens ophævelse tilfalder evt. midler Slangerup kommune til ungdomsformål. 7. Vedtægtsændring kræver ¾ af de afgivne stemmer. Vedtægterne er senest ændret på generalforsamlingen den 14. oktober 1993

6 Bilag 3 mail fra DaBUF Kære Klubber Som I ved, får DaBUF hvert år et betydeligt driftstilskud fra Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) - et tilskud vi har svært ved at undvære. DUF har i løbet af de sidste 2 år udarbejdet nye retningslinjer for tildeling af tilskud til deres medlemsorganisationer. DaBUF opfylder alle krav med undtagelse af et enkelt - nemlig et nyt krav om 16- års valgret. DUF mener, at valgretsalderen skal sættes ned til 16 år, og alle som får tilskud fra DUF skal i en eller anden forstand bakke op om dette. Helt konkret betyder det, at DaBUF og vores lokalforeninger ikke må udelukke personer under 18 år fra indflydelse. Da I alle er klubber, vi årligt medtæller i vores ansøgning til DUF, har vi været igennem jeres vedtægter. Vi kan se, at mange har en formulering som minder om nedenstående i paragraffen omkring bestyrelsens sammensætning: 'Klubbens bestyrelse består af (ulige antal) medlemmer + 2 suppleanter. Børn og unge kan vælges til bestyrelsen. Dog skal min. halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne være personligt myndige.' Det er den sidste sætning, DUF tager anstød af. Og derfor vil vi bede jer slette denne i jeres vedtægter på jeres førstkommende generalforsamlinger. 'Myndig' er det samme som mindst 18 år og både 'myndig' og '18 år' begrænser de 16-årige og skal derfor ikke optræde i vedtægterne, hvis vi fortsat skal tælle jer med som DUF-klub. I må hverken direkte eller indirekte i deres vedtægter udelukke personer under 18 år - f.eks. med formuleringer som 'Klubbens bestyrelse skal bestå af mindst x antal voksne '. Enkelte har ligeledes formuleringer i paragraffen omkring stemmeret til generalforsamling, der begrænser personer under 18 år. Det vil vi ligeledes bede jer ændre. Hermed vil kravet være opfyldt og DaBUF kan fortsætte arbejdet med støtte fra DUF. I forbindelse med DaBUFs ansøgning om tilskud for 2017, vil vi være tvunget til at søge om dispensation. I den forbindelse skal vi redegøre for, hvordan vi har tænkt os at løse problemet og dermed være i stand til at opfylde samtlige krav i Det kan vi kun gøre med hjælp fra jer, og ved at I ændrer klubbens vedtægter i løbet af Denne mail er kun udsendt til formand/kontaktperson i de klubber, der bedes fortage vedtægtsændringer. Hvis I har spørgsmål til ovenstående, er i tvivl om hvad der skal ændres eller ønsker hjælp til formulering, er I velkomne til at kontakte sekretariatet. Under alle omstændigheder bedes I besvare denne mail og tilkendegive, hvorvidt I har i sinde at følge vores opfordring. Vi vil ligeledes bede jer fremsende nye vedtægter snarest efter jeres generalforsamlinger. Venlige hilsner DaBUF sekretariat Danske Børne- og Ungdomsfilmklubber Tagensvej 85 E, 1. sal 2200 København N Tlf.: sekr@dabuf.dk