Vejledningen tager udgangspunkt i Saldo_nov12_PP. Dette kan downloades på

Transkript

1 Saldo vist i Excel 2010 med PowerPivot. Vejledningen tager udgangspunkt i Saldo_nov12_PP. Dette kan downloades på Eksempel arket er bearbejdet, så det ligner tidligere saldoark (uden PowerPivot) med samme antal af variabler. Baggrundsviden om Excel2010 med PowerPivot PowerPivot er et tilføjelsesprogram til Excel2010. Fordelen er bl.a. - At den er mere velegnet til grafer, samt anvender slicers, der er et relativt enkelt og overskueligt data-udvælgelse værktøj - At vi på et senere tidspunkt kan nøjes med rundsende nye data i stedet for helt nye ark. Brugeren kan så trykke på tasten indlæs data, og dermed arbejde videre med sin egen videreudvikling af KOMLIS arkene. - At man på enkel vis kan trække og slippe de felter, som ønskes vist i Excel2010/PowerPivot - At der ikke er reelle begrænsninger i mængden af datarækker. I dag er der en begrænsning på rækker i Excel bit udgaven, som KOMLIS-produktionen hidtil har været rettet mod. - At Excel2010/PowerPivot komprimerer data mere effektivt, og derved gør det muligt at rundsende flere data. I et forsøg med lønrækker fyldte datafilen således kun 3,2 Mb

2 Arbejd med eksempel arket Saldo_nov12_PP Download arket fra og åben eksempel arket Saldo_nov12_PP Du ser nu en tabel med tilhørende diagram der viser, hvilke bogholderisaldi der findes i QAKOM på niveau=4 på kto2=34, beskæftigelsesfremmende foranstaltninger. Kom=xx er sum af de 4 kommuner. Hvis du klikker i tabellen, vil der dukke en feltliste op til højre i billedet, der kan fjernes, når vi er færdige. Denne feltliste hører til tabellen og diagrammet. Dog skifter nogle af overskrifterne, når du skifter tabel/diagram.

3 Det er fra denne feltliste du vælger, hvilke slicers lodrette (Her info2, kom, niv, rsk_aar, kto2) og vandrette (ingen her), rapportfiltre eller dropdown menu (ingen her), række eller aksefelter (kto4) og kolonneetiketter eller forklaringsfelter (ingen her) samt værdier(sum af saldo), du kan vælge. Du kan simpelthen trække i feltliste navnene, for at bestemme, hvad du vil se. Den eneste, der ikke vil være smart at pille ved, er værdien Sum af saldo. Ønsker du fuld skærm uden Excel header, tryk: foroven, for at give mere plads på skærmen. Ønsker du at få headeren på regnearket igen trykker du på Esc knappen (evt 2 gange).

4

5 Til arket er der også et faneblad Data. Vælg faneblad Udvælgelsen af variabler er i Excel2010 uafhængig fra faneblad til faneblad. I Excel 2007 hænger data sammen fra faneblad til faneblad. Du vælger faneblad Som er det sædvanlige saldoark. Det opfører sig dog lidt anderledes en i Excel Hvis det skal folde sig ud, skal du selv gøre det vha knappen, eksempelvis. Da niv=4 i vandrette slicers, ser du alle niveau=4 konti

6 Ønsker du kun at se disse i niveau=6, må du vælge det i vandrette slicers: Alternativt kan du fjerne de konti, du ikke ønsker at se ved udvælgelse i Rækkenavne :

7 Og

8 Ønsker du at få feltlisten her, for at ændre i slicers, skal du trykke Esc, for at komme ud af fuldskærm, vælg PowerPivot fanen for oven, sæt markøren i diagrammet og aktiver Feltliste. Nu kan du ændre i dit valg af slicers, raportfiltre, og akse felter, ved at trække i de pågældede felter.

9 Arbejd med nye tabeller og diagrammer. Du sidder med arket saldo_nov12_pp, som indeholder en lille database, som du kan danne nye diagrammer ud fra: Vælg og Pivotdiagram OK Arket vil se ud som følger: Du kan se, at de tidligere faner data og diagramvisning stadigvæk findes, og du er i gang med faneblad Ark1.

10 Du kan nu begynde at komponere dit diagram. Træk saldo feltet til Værdier Træk info2,kom, niv og rsk_aar til lodrette slicere samt kto1 til forklaringsfelter (bemærk, at kto1 kun er yderst overordnet, så hvis det skal benyttes i et udvalg eller i en forvaltning, så vil det nok være mere relevant at vælge kto2 eller kto4 i stedet for).

11 Og vi slutter af med at vælge de korrekte værdier her eksempel Sluttelig fjerner vi feltlisten ved i feltlisten, samt fuldskærm med og. Du kan trække i diagrammet, så det fylder skærmen ud.

12 m du kan evt fravælge kto1 8 og 9, for at give et mere balanceret billede.