Den Elektroniske Oversigtstavle. (Kasernemestertavlen) 27 November 1997 (Rettet maj 2001)

Transkript

1 Den Elektroniske Oversigtstavle (Kasernemestertavlen) 27 November 1997 (Rettet maj 2001)

2 Koncept Forhistorie Den elektroniske Oversigtstavle (DEO) udviklede jeg til brug for min arbejdsplads, hvor den skulle erstatte personalekontorets LEGO -tavle. På denne tavle stod alle medarbejdere i venstre side og alle det aktuelle års dage på tværs foroven. Med forskelligt farvede klodser kunne man nu holde styr på medarbejdernes vagter, kursusophold, forretningsrejser o.a. Det måtte kunne gøres bedre, tænkte jeg, hvis det blev gjort på edb. Jeg scannede markedet men fandt intet produkt, der umiddelbart kunne leve op til kravene om Kort fortalt Træningsfri let betjening Umiddelbart overblik Ægte flerbruger Vedligeholdelsesfri o.m.a. Skærmbilledet er opbygget som en tavle med personalet eller andre ressourcer nedad i venstre side og en måned ad gangen udad til højre. Navnene (fx. personalet) kan der være så mange af, det skal være, men til brug for visning på skærmen sættes de sammen i grupper. Samme medarbejder kan gå igen i flere grupper. Jeg kan for eksempel således vælge at se på økonomiafdelingen, hvor jeg selv indgår, eller jeg kan se på en projektgruppe, hvor i jeg også indgår. Jeg kan således sammensætte grupperne efter mit eget behov. Til hver aktivitet, der bliver lagt ind på oversigtstavlen knytter man én af 9 mulige farver og eventuelt en kommentar. Farverne er prioriterede således, at den farve med det højeste nummer lægger sig øverst. Med et klik på de enkelte klodser vises den eventuelt indtastede bemærkning, og med et højre-klik vises faste oplysninger på medarbejderen / ressourcen. Fra menuen kan man indlægge tværgående aktiviteter. Altså aktiviteter, der involverer en nærmere angivet gruppe af medarbejdere. Endvidere kan man indlægge periodiske aktiviteter. Det er aktiviteter, der gentager sig selv med et antal dages mellemrum. Aktiviteterne gemmes som poster i en database. Med jævne mellemrum sørger programmet selv for at slette aktiviteter, der er mere end fx 2 måneder gamle, og efterfølgende optimere databasen. Hermed er systemet vedligeholdelsesfrit.

3 Oversigt Vælge gruppe Lørdag/søndag/helligdag Dags dato Menu Gå en måned frem eller tilbage Kort info om programmet Knap til at oprette/redigere aktivitet for en ressource Afslutte knap Bemærkning til en aktivitet Klodser (aktiviteter) Ændres under Filer.Tekster Særlige taster (genvejstaster) Piletaster <PgUp>/<PgDn> <Alt-U> <Alt-R> <Alt-O> <Alt-S> <Alt-Q> Venstre mus Skifter mellem de enkelte ressourcer i gruppen Skifter en måned frem eller tilbage Går til udskriftsmenu Foretager en hurtig registrering af fx sygemeldinger Udskrift af telefonoversigt med dagens bevægelser Hopper et antal måneder frem eller tilbage Afslutter programmet Peg på en aktivitet og se bemærkning for aktiviteten.

4 Peg på en aktivitet/ressource og se de faste oplysninger, der er indta- under Filer.Navne Højre mus stet Overalt hvor et bogstav i et ord er understreget, kan det aktiveres ved at trykke på Alttasten og bogstavet. Tryk fx på <Alt-F> og siden på <P>, så åbner du "Periodiske". Tilføje, ændre, slette en aktivitet Vinduet kommer frem enten ved at trykke på knappen til venstre for den pågældende person (så kommer den første aktivitet i måneden frem) eller ved at klikke på en aktivitet og trykke Enter. Så kommer den aktuelle aktivitet frem. Man kan nu bladre frem og tilbage mellem aktiviteterne eller vælge [Oversigt]. [Oversigt] giver et vindue som vist til højre. Find den aktivitet, du leder efter og tryk på <Esc>-tasten (eller klik uden for vinduet). Du kan også tilføje, rette (ændre) eller slette en aktivitet. Når du tilføjer eller retter ændrer knapperne i bunden af vinduet sig til: Hvor [Slut] gemmer ændringen og lukker vinduet. [Gemme] gemmer ændringen, men lukker ikke vinduet, og [Kvit] afslutter uden at gemme. Når du har tastet fra-datoen vil til-datoen ændres som følger, hvis du tabulerer forbi den: Er den blank udfyldes den med samme dato som fra-dato (altså en 1-dags aktivitet). Hvis til-dato er tidligere end fra-dato, sættes den lig fra dato og hvis den er senere ændres den ikke. Når du skal skifte mellem [AM] og [PM] (formiddag/eftermiddag) kan du gøre det med højre/venstre pil efterfulgt af et tryk på mellemrums-tasten.

5 Menuen Filer Navne Grupper Helligdage Periodiske MasseSletning Reserveringer Tekster o.a. Spring frem/tilbage Afslut ALT-S Navne Brug Filer.Navne til at oprette, rette eller slette navne (ressourcer). Du oprette nyt navn ved at trykke på [Tilføj]. Indtast oplysninger og siden på [Slut] eller [Gem]. Nummeret kommer siden på automatisk. Du kan kun rette i oplysninger, ved forinden at trykke på [Rette] Under [Oversigt] kan du pege dig frem til et navn og siden trykke <Esc> Når du er færdig, tryk så på [Afslut]

6 Grupper Dette billede betjenes i princippet på samme måde som Filer.Navne Helligdage I denne tabel kan man tilføje, slette og rette helligdage. Når du har valgt dette menupunkt, kommer der også en helt ny menu foroven, der hedder [table]. I denne menu, der er på engelsk, kan du blandt andet vælge [Append New Record] (tilføje). Helligdage får samme markering som weekender, og klikker du på den, kommer teksten frem i et gult vindue. Periodiske

7 Opretter en serie aktiviteter med den farve, der vælges under "Opret kode" for det navn, der vælges under "for". Startende med "fra og med" dato og gentaget med " med dages mellemrum" indtil "indtil og med"-dato. Vælg "AM - PM - Hele dagen" for at angive om aktiviteten er halvdags eller heldags. Aktiviteter oprettet med Filer.Periodiske kan kun strække sig over maks. en dag MasseSletning Er praktisk en den situation, hvor du for eksempel er kommet til at oprette en masse gentagne aktiviteter for en person. I stedet for at skulle slette dem en efter en, kan du her slette dem alle på en gang.

8 Reserveringer Markér først deltagerne i listen i venstre side. Hold Skfte-tasten nede, når du skal markere flere, der lige efter hinanden og hold Ctrl-tasten nede, når du skal markere andre. Udfyld herefter resten med relevante oplysninger. Der bliver oprettet en aktivitet/klods for hvert markeret navn. Tekster o.a. Dette menupunkt er spærret med en kode, som det ikke er sikkert alle skal kende. Brug dette menupunkt til at ændre klodsernes tekst, indstille hvor længe en aktivitet skal blive stående inden den bliver slettet automatisk hvilken standard aktivitet, der er knyttet til hurtig registrering (tastekombinationen Alt-R) Spring frem/tilbage Bruges til hurtigt at springe frem og tilbage i tiden. Genvejstasten er <Alt-S>.

9 Afslut Afslutter programmet. Er du den sidste bruger, der afslutter, checker programmet efter, om det er tid at rydde op i gamle data. Er det det, tager det lidt tid at afslutte programmet. Fordi programmet eventuelt skal lave noget intern vedligeholdelse i forbindelse med afslutning er det ikke muligt at lukke programmet ved at klikke på krydset i øverste, højre hjørne. Hvis du gør det, får du denne meddelelse. Tryk på [OK] og afslut i stedet med Filer.Afslut eller [Quit] ((<Alt-Q>). Menuen Statistik Fordeling på art Fordeling på dage Log Udskriv TelefonOversigt Registrering ALT-L ALT-U ALT-O ALT-R Fordeling på art Laver en rapport over antallet af dage fordelt på hver af de 9 aktiviteter og fordelt på hver af de personer, der er i den valgte gruppe. Perioden optællingen gælder for er valgfri. Standard er den viste måned.

10 Fordeling på dage Laver en rapport over fordelingen af aktiviteter over ugens 7 dage plus helligdage for en given periode. Rapporten kan fx bruges til at se, om en bestemt aktivitet forekommer hyppigere på bestemte ugedage. Log Alle tilføjelser, ændringer og sletninger af aktiviteter bliver gemt i en log. De bliver gemt sammen med et løbenummer for transaktionen sammen med oplysning om, hvem der har gjort ændringen og hvornår det er sket. Menupunktet giver adgang til at kigge loggen igen samt at sætte forskellige filtre op.

11 Udskriv Laver en rapport over alle aktiviteter for en udvalgt person og en udvalgt periode. Rapporten indeholder også de kommentarer, der måtte være til hver aktivitet. TelefonOversigt Rapporten udskriver en oversigt over alle personer (eller ressourcer) tilhørende samme ressourcekategori. Rapporten er for én valgt dato (standard dags dato) og indeholder aktiviteter for dagen, lokaltelefonnummer og bemærkninger til aktiviteterne. Ressourcekategori og lokalnummer registreres under menuen Filer.Navne. Genvejstast til rapporten er <Alt-O>

12 Registrering Dette menupunkt er en genvej til at registrere en aktivitet for en person uden at skulle lede denne frem i en gruppe. "fra"-datoen er indledningsvis sat op til dags dato og aktiviteten er den standard-aktivitet, der er valgt under menuen Filer.Tekster o.a. Knappen VEND Viser en helårs oversigt for én person. Personen kan vælges dér, hvor gruppen normalt vælges. Som standard vises den person, der sidst blev valgt.

13 Andre oplysninger På hver enkelt maskine, der anvendes programmet, bliver der gemt en lille fil i roden af C:-drevet, der husker, hvilken gruppe brugeren sidst har haft åben og hvilken person (under knappen VEND), der sidst har været i brug. Filen hedder PLAN_OPL.MEM. Det kan hænde, at ikke alle brugere er gået ud af programmet, når edb-afdelingen tager back-up, og i så fald vil databasen ikke komme med i backupen (den vil være 'låst'). Derfor laver programmet selv en kopi af de vigtigste datafiler PLAN.DBF og PLAN.CDX, som således ikke vil være låst under natlig backup. Med venlig hilsen Peter Gram

14 Databasestruktur Plan.dbf Indeksfil: Plan.cdx NR Num 3,0 Nummer på ressource FRA Dato 8 Aktivitet start FRE Num 1 AM/PM (AM=1, PM=2) for FRA-dato TIL Dato 8 Aktivitet slut TIE Num 1 AM/PM (AM=1, PM=2) for TIL-dato FARVE Num 1 Farvekode (1..6) BEM Char 120 Bemærkning Log.dbf Indeksfil: Log.cdx TYPE Char 3 Hvilken slags ændring BRUGER Char 20 Maskin- og bruger ID LBNR Num 8 Fortløbende nummer NR Num 3,0 Nummer på ressource FRA Dato 8 Aktivitet start FRE Num 1 AM/PM (AM=1, PM=2) for FRA-dato TIL Dato 8 Aktivitet slut TIE Num 1 AM/PM (AM=1, PM=2) for TIL-dato FARVE Num 1 Farvekode (1..6) BEM Char 120 Bemærkning Hellig.dbf Indeksfil: Hellig.cdx DATO Date 8 Dato for helligdagen TEXT Char 30 Navn på helligdag Pers.dbf Indeksfil: Pers.cdx NR Num 3 Nummer på ressource NAVN Char 20 Navn på ressource RESKAT Num 1 Ressourcekategori LOKAL Char 4 Evt. lokal telefonnummer NOTE1 Char 25 Faste oplysning linie 1 : NOTE4 Char 25 Faste oplysning linie 4 Gruppe.dbf NAVN Char 20 Navn på gruppe N1 Num 3 Nr på 1. ressource i gruppen : N15 Num 3 Nr på 15. ressource i gruppen

15 Her ud over indgår der følgende filer: BACK.BMP NEXT.BMP FOXUSER.DBF FOXUSER.FPT VFP.EXE P.ICO PLAN32.EXE PLANGL.MEM PLAN_BU.CDX PLAN_BU.DBF RAP1.DBF TEMP.DBF FEJL.DOC Billedfil til "måned-tilbage"-knap Billedfil til "måned-frem"-knap Foxpro systemfil. Oprettes automatisk Foxpro systemfil. Oprettes automatisk Programmets biblioteksfil (runtime version af Foxpro) Ikonen til programmet Selve programmet Diverse faste oplysninger En backup af plan.cdx En backup af plan.dbf En midlertidig fil til rapportbrug En midlertidig fil til rapportbrug En word-fil, der beskriver kendte fejl og deres løsning.