Opsamling vedrørende temperaturmåling på omorganisering af teknisk service

Transkript

1 Opsamling vedrørende temperaturmåling på omorganisering af teknisk service Temperaturmålingen af den ny organisation for teknisk service i Viborg Kommune er iværksat af den bredt sammensatte referencegruppe, som siden efteråret 2012 har fulgt forberedelsen og implementeringen. Målingen er gennemført dels som en elektronisk spørgeskemaundersøgelse blandt alt teknisk servicepersonale og relevante ledere, dels som et fokusgruppeinterview med 14 repræsentativt udvalgte deltagere. Endvidere er der trukket sygefraværs og regnskabstal for området. Referencegruppen ønsker i særlig grad at henlede opmærksomheden på følgende erfaringer: Organisationsændringen den 1. maj 2014 indebar både omorganisering og harmonisering af teknisk serviceområdet. Det primære formål har været harmonisering i form af teknisk servicedækning af alle bygninger og en tilstræbt ensartet ressourcetildeling i distrikterne. Midlet til realisering af dette har været omorganisering, så en teknisk servicemedarbejder ikke længere dækker én institution, men indgår i et tværfagligt team. Overordnet set er den ny organisation er kommet godt i gang i de 22 selvstyrende team i de 21 distrikter. Der er et godt kollegialt samarbejde i teamene, og der er en god gensidig forståelse af opgaven mellem teamene og de lokale ledere. Der er overvejende en god forståelse af, at fokus i de nyetablerede team hovedsageligt skal være på de opgaver, der skal løses, og kun i mindre grad på de bygningsarealer, som var grundlaget for ressourcefordelingen til distrikterne. Den ny organisation er fortsat relativt ny og de harmoniserede lokale arbejdsgange ikke helt indarbejdet i alle distrikter endnu. Det tekniske servicepersonale kommer fra forskellige fagområder og har bidraget med forskellige kulturer til de nye team. Det vil typisk tage tid at harmonisere disse kulturforskelle. Af væsentlig betydning for omorganiseringens succes er dels graden af dialog og forventningsafstemning mellem distriktslederen og de øvrige ledere i det enkelte distrikt, dels graden af uddelegeret kompetence til den tekniske team og serviceleder i forhold til daglig drift. Harmoniseringen af teknisk serviceområdet har betydet, at de eksisterende ressourcer (samt ca. 5 årsværk fra områder, der tidligere ikke systematisk var dækket af teknisk service) er blevet spredt ud over alle bygninger. Det opleves således flere steder, at den faktiske bemanding efter 1. maj 2014 har ført til et fald i serviceniveauet. endvidere opleves det generelt, at indførelsen af team og distrikter har medført et større transportbehov, som ikke fuldt ud er dækket af overhead og opstartsmidler. Det er fra flere sider oplevet utilfredsstillende, at der forud for omorganiseringen alene er udarbejdet en kortfattet og overordnet beskrivelse af de forskellige funktioner, som går igen i distrikterne. Der efterlyses således en mere klar ansvars og kompetencebeskrivelse. På baggrund af disse erfaringer ønsker referencegruppen, at den nuværende organisation med 22 selvstyrende team i 21 distrikter fortsætter i hovedtræk, indtil der gennemføres en egentlig evaluering på et bredere erfaringsgrundlag omkring 1. maj 2016, når den ny organisation har fungeret i to år. Hvor hovedparten af tilbagemeldingerne i denne temperaturmåling har fokuseret på harmonisering, vil selve organiseringen formentlig kunne vurderes mere præcist i 2016; 1

2 at der gives mulighed for, at distrikterne efter indbyrdes dialog og gensidig aftale kan slå sig helt eller delvist sammen, hvor lokale hensyn måtte tale for, f.eks. i tilfælde af meget små distrikter, eller hvor institutioner er delt imellem flere distrikter. Aftale om vikardækning ved sygdom eller ferie kan ligeledes aftales lokalt med selvejende institutioner i distriktet; at der i kredsen af distriktsledere reserveres et møde til drøftelse gode erfaringer med styring af teknisk serviceopgaven i de enkelte distrikter samt fastlæggelse af den ønskede fælles ansvars og kompetencebeskrivelse. 2

3 Bilag 1: Opsamling på spørgeskemaundersøgelse af omorganisering af teknisk service Spørgeskemaundersøgelsen er gennemført i perioden 28. januar 11. februar personer har svaret, hvilket giver en svarprocent på teknisk servicemedarbejdere, 22 team og serviceledere, 16 ledere af servicedistrikter samt 73 øvrige institutionsledere har deltaget i undersøgelsen. Det tekniske servicepersonale og distrikts /institutionslederne er ikke anmodet om at erklære sig enig/uenig i de samme spørgsmål. Disse lyder: Teknisk servicepersonale Jeg gør mere brug end tidligere af de særlige kompetencer, jeg har. Jeg indgår i mit team i et fagligt fællesskab, som gør opgaveløsningen bedre. Jeg trives med at have arbejdsopgaver på flere adresser. Jeg har gode kollegaer, der gør det sjovt at gå på arbejde. Der er klare forventninger til det arbejde, jeg skal udføre. Opgaverne bliver løst ligeså effektivt som før omorganiseringen. Distrikts og øvrige ledere: Min institution får samme eller mere teknisk service end før den 1. maj Det er nemt at tilrettelægge arbejdet med teknisk service i distriktet. Det tekniske servicepersonale har været imødekommende over for de ændrede arbejdsforhold. Der er god sammenhæng mellem de ressourcer, min institution har bidraget med, og den service, der bliver leveret. Alt i alt har omorganiseringen af teknisk service været tilfredsstillende. Undersøgelsen statistiske konklusioner, som bygger på figurerne sidst i dette bilag, er følgende: Tilfredsheden 1 er generelt højere blandt det tekniske service personale (43 % 79 %) end blandt lederne (10 % 63 %). Mest enighed er der blandt det tekniske servicepersonale i udsagnene: Jeg har gode kollegaer, der gør det sjovt at gå på arbejde og Der er klare forventninger til det arbejde, jeg skal udføre, mindst i udsagnet Jeg gør mere brug end tidligere af de særlige kompetencer, jeg har. Blandt lederne er der mest enighed i udsagnet Det tekniske servicepersonale har været imødekommende over for de ændrede arbejdsforhold og mindst i udsagnet Der er god sammenhæng mellem de ressourcer, min institution har bidraget med, og den service, der bliver leveret. Blandt det tekniske servicepersonale er tilfredsheden generelt højere blandt team og servicelederne end blandt de menige medarbejdere. Blandt sidstnævnte er tilfredsheden generelt lavere blandt de medarbejdere, som før omorganiseringen var teknisk serviceleder. Blandt de tekniske servicemedarbejdere er tilfredsheden med omorganiseringen ikke i markant grad knyttet op på, hvorvidt medarbejderen er ordinært ansat eller ansat i fleks, skåne eller seniorjob. Dog er tilfredsheden med at arbejde på forskellige adresser og opgaveløsningens effektivitet markant højere blandt sidstnævnte. Blandt lederne er den overordnede tilfredshed med omorganiseringen mindre blandt distriktslederne end blandt øvrige institutionsledere. 1 Tilfredshed defineres som andelen af respondenter, som har svaret enig/helt enig minus andelen, der har svaret uenig/helt uenig. 3

4 Blandt øvrige institutionsledere er der generelt større tilfredshed inden for Dagtilbud og Kultur end inden for Skoler og Job & Velfærd. Teknisk servicepersonale tilfredshedstilkendegivelse. (N=67) 100% 80% 60% 40% 20% I alt teknisk servicepersonale Team og serviceledere Servicemedarbejdere 0% 20% Jeg gør mere brug end tidligere af de særlige kompetencer, jeg har. Jeg indgår i mit team i et fagligt fællesskab, som gør opgaveløsningen bedre. Jeg trives med at have arbejdsopgaver på flere adresser. Jeg har gode kollegaer, der gør det sjovt at gå på arbejde. Der er klare forventninger til det arbejde, jeg skal udføre. Opgaverne bliver løst ligeså effektivt som før omorganiseringen. Note: Tilfredshed defineret som andelen af helt enige og enige minus andelen af helt uenige og uenige. Tekniske servicemedarbejdere tilfredshedstilkendegivelse. (N=45) 100% 80% 60% 40% 20% Heraf tidl. serviceledere Heraf tidl. servicemedarbejdere 0% 20% Jeg gør mere brug end tidligere af de særlige kompetencer, jeg har. Jeg indgår i mit team i et fagligt fællesskab, som gør opgaveløsningen bedre. Jeg trives med at have Jeg har gode kollegaer, arbejdsopgaver på flere der gør det sjovt at gå adresser. på arbejde. Der er klare forventninger til det arbejde, jeg skal udføre. Opgaverne bliver løst ligeså effektivt som før omorganiseringen. Note: Tilfredshed defineret som andelen af helt enige og enige minus andelen af helt uenige og uenige. 4

5 Tekniske servicemedarbejdere tilfredshedstilkendegivelse. (N=45) 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% Servicemedarbejdere Heraf ordinært ansat Heraf ansat i skåne /fleks /seniorjob 20% 10% 0% Jeg gør mere brug end tidligere af de særlige kompetencer, jeg har. Jeg indgår i mit team i et fagligt fællesskab, som gør opgaveløsningen bedre. Jeg trives med at have arbejdsopgaver på flere adresser. Jeg har gode kollegaer, der gør det sjovt at gå på arbejde. Der er klare forventninger til det arbejde, jeg skal udføre. Opgaverne bliver løst ligeså effektivt som før omorganiseringen. Note: Tilfredshed defineret som andelen af helt enige og enige minus andelen af helt uenige og uenige. Distrikts og institutionsledere tilfredshedstilkendegivelse. (N=89) 100% 80% 60% 40% 20% I alt ledere Distriktsledere Institutionsledere 0% 20% Min institution får samme eller mere teknisk service end før den 1. maj Det er nemt at tilrettelægge arbejdet med teknisk service i distriktet. Det tekniske servicepersonale har Der er god sammenhæng mellem været imødekommende over for de ressourcer, min institution har de ændrede arbejdsforhold. bidraget med, og den service, der bliver leveret. Alt i alt har omorganiseringen af teknisk service været tilfredsstillende. Note: Tilfredshed defineret som andelen af helt enige og enige minus andelen af helt uenige og uenige. 5

6 Institutionsledere tilfredshedstilkendegivelse. (N=73) 100% 80% 60% 40% 20% 0% 20% Heraf Skoler Heraf Dagtilbud Heraf Job & Velfærd Heraf Kultur Heraf Øvrige 40% Min institution får samme eller mere teknisk service end før den 1. maj Det er nemt at tilrettelægge arbejdet med teknisk service i distriktet. Det tekniske servicepersonale har været imødekommende over for de ændrede arbejdsforhold. Der er god sammenhæng mellem de ressourcer, min institution har bidraget med, og den service, der bliver leveret. Alt i alt har omorganiseringen af teknisk service været tilfredsstillende. Note: Tilfredshed defineret som andelen af helt enige og enige minus andelen af helt uenige og uenige. 6

7 Bilag 2: Opsamling fra fokusgruppeinterview den 23. februar 2015 Fokusgruppeinterviewet blev afholdt med deltagelse af teknisk servicemedarbejdere, tekniske team og serviceledere, distriktsledere og øvrige institutionsledere i alt 14 personer. To runder med det bedste og det værste ved omorganiseringen dannede grundlag for to timers semistruktureret interview om muligheder og begrænsninger i den ny struktur, afsluttende med deltagernes gode råd til den videre drøftelse. Generelle bemærkninger Godt faktisk samarbejde i distrikterne kollegaer imellem og mellem ledelse og medarbejdere Stor tilfredshed på især kultur og dagtilbudsområdet Teamorganiseringen giver bedre mulighed at dække ind ved sygdom, ferie og lign. Opgavevaretagelsen i det enkelte distrikt er meget bundet op på effektiv distriktsledelse med fokus på opgaven, ikke de tildelte minutter pr. m 2 Udfordring med ældreområdets tilpasning til den ny struktur: Hidtil andre tekniske serviceopgaver end på f.eks. skoleområdet Plejecentrene er høj /velfærdsteknologiske. Tekniske servicemedarbejdere kunne med fordel dække i forhold til centre i andre distrikter Manglende kommunikation, ikke mindst mellem lederne i hvert distrikt, inden igangsættelse af ny struktur. Heller ikke efter 1. maj er ledelse af teknisk serviceopgaven italesat for nye skoleledere Problem at få midlerne især til overhead til at slå til. Den ny struktur giver behov for mere kørsel. Udgifter hertil er ikke indtænkt Problem at midlerne er fordelt efter indvendige m 2. Der er ikke ordentlig tid til udenomsarealer Specifikt problem med rengøring af Løvel Hallen, som ikke er indregnet i ressourcefordelingen Administration af teknisk service er tungt i distrikterne for skoleledere og administrativt personale Stor forskel på grad af delegation af kompetence til de tekniske team og serviceledere Nogle gange gav den gamle struktur bedre mening, f.eks. så nødvendig kørsel i anden sammenhæng blev brugt til tekniske serviceopgaver Manglende afklaring mellem distrikterne og Ejendomme og Energi om 24/7 beredskab Nødkald centralisering mulig og Beredskabet bør indtænkes Ikke nødvendigvis større distrikter, men en bedre fordeling: stor forskel mellem fx plejecentre og skoler Ønske om mere standardiseret beskrivelse af, hvilke opgaver der løses inden for teknisk service Store kulturforskelle fagområderne imellem. Forventningsafstemning har ikke fundet ordentligt sted. Vigtigt at skolelederne har forståelse for behov uden for skoleområdet. Dialog i det enkelte distrikt og imellem distrikterne vigtigere end størrelsen på distrikterne Ønske om formaliseret samarbejde mellem team og selvejende haller, f.eks. dække hinanden af ved sygdom og ferier Eksempler på 1) at en institutionsleder med adresse i to servicedistrikter i det ene aldrig har oplevet bedre service, hvor det i det andet halter; 2) at to distrikter har snakket sammen, så to adresser i to forskellige distrikter serviceres af samme team Oplevet uklarhed for teknisk servicemedarbejderen med både personaleleder og faglig leder Problematik på særligt dagtilbudsområdet, hvor man har betalt for teknisk service, men ikke selv helt kan bestemme, hvordan tiden skal bruges f.eks. til vinterbekæmpelse Tilfredshed med den tværgående funktion med teknisk driftsstøtte. Behov for vikardækning i forhold til daglig drift af f.eks. låse og ventilationssystemer. Kan det aftales lokalt? Fokus på gode medarbejdere giver mindre plads til nogle flexmedarbejdere, der nogle gange vanskeligt kan imødekomme de øgede forventninger til arbejdets udførelse 7

8 Gode råd til den videre proces Ansvars og kompetenceområder skal beskrives mere tydeligt Organiseringen er egentlig ok, men bør gøres mere fleksibel, så man f.eks. undgår opsplitning af institutioner/ledelsesområder mellem to distrikter. Distrikter behøver ikke følge skoledistrikterne Endelig evaluering, som kan foretages på samme måde med spørgeskema og fokusgruppeinterview, bør afvente et halvt eller et helt år Fokus på det positive store forandringer tager tid og skal slå igennem, inden nye igangsættes Økonomien skal hænge sammen forventninger og økonomi er ikke sammenfaldende 8

9 Bilag 3: Sygefraværsstatistik for teknisk servicemedarbejdere, 2013 og 2014 Det samlede sygefravær blandt teknisk servicepersonale har været stigende siden implementeringen af den ny struktur den 1. maj 2015, og har også i 3. og 4. kvartal ligget over samme kvartaler i Det er langtidsfravær (29 dage eller mere), som har betydet et øget sygefravær, idet korttidsfravær (1 28 dage) har ligget under 2013 niveau i hele perioden. Generelt i Viborg Kommune har langtidsfraværet de sidste par år ligget stabilt på ca. halvdelen af det samlede sygefravær. En oversigt over sygefraværet fremgår af følgende figurer: 6,00% Sygefravær i alt 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% ,00% 0,00% Maj juni 3. kv. 4. kv. 2,50% Sygefravær, 1 28 dage 2,00% 1,50% 1,00% ,50% 0,00% Maj juni 3. kv. 4. kv. 4,00% Sygefravær, 29 dage eller mere 3,00% 2,00% ,00% 0,00% Maj juni 3. kv. 4. kv. 9

10 Bilag 4: Økonomi i teknisk servicedistrikterne 2014 Ved omorganiseringen fulgte den faktiske løn med de konkrete medarbejdere over i de nye distrikter. Hertil fik distrikterne ca kr. i årligt opstartsbeløb samt kr. årligt i overhead pr. fuldtidsmedarbejder. Fagområder, som tidligere ikke eller kun i begrænset omfang gjorde brug af teknisk servicemedarbejdere, har i alt bidraget med 2 mio. kr. Af disse er fratrukket den politisk vedtagne besparelse på 0,5 mio. samt et beløb til ansættelse af nye teknisk servicemedarbejdere til dækning af nye områder og ressourceudligning på ca. 1,2 mio. kr. De resterende 0,3 mio. kr. er fordelt imellem distrikterne i såkaldt opstartsbeløb. Det fremgår af tabel 1, at der i de otte måneder af 2015, hvor den ny organisation har været i drift, har været et samlet mindreforbrug på ca kr. Dette dækker over en variation fra et merforbrug på knap kr. til et mindreforbrug på ca kr. Sidstnævnte skyldes, at man har valgt at nedlægge en stilling. I det samlede forbrug på 16,8 mio. kr. medgår ikke et beløb på ca. 2 mio. kr. distrikterne fra de takstbaserede institutioner samt lønudgifter til seniorjobbere. Det samlede budget for 2015 er 24,7 mio. kr. samt 3,3 mio. kr. til de takststyrede institutioner. Tabel 1. Regnskab maj december 2014 for teknisk servicedistrikterne (beløb i kr.) Regnskab 2014, Teknisk service = mindreforbrug Budget Forbrug Rest Forbrugs % I alt % Distrikt Bøgeskovskolen % Distrikt Egeskovskolen % Distrikt Rødkærsbro Skole % Distrikt Stoholm Skole % Distrikt Vestfjendsskolen % Distrikt Mønsted Skole % Distrikt Frederiks Skole % Distrikt Karup Skole % Distrikt Møldrup Skole % Distrikt Skals Skole % Distrikt Hammershøj Skole % Distrikt Sødalskolen % Distrikt Ørum Skole % Distrikt Hald Ege Skole % Distrikt Løgstrup Skole % Distrikt Nordre Skole % Distrikt Overlund Skole % Distrikt Søndre Skole % Distrikt Vestervang Skole % Distrikt Houlkærskolen % Distrikt Vestre Skole Øvrige % Distrikt Vestre Skole % Kultur og KaserneØvrige Facility Management % Note: I regnskabet indgår lønudgifter, overhead og opstartsmidler. 10