PID PROJEKTINITIERINGSDOKUMENT vers Den faglige Udviklingsproces: Arbejdsudvalg vedr. kommunikation. Aarhus Universitet

Transkript

1 PID PROJEKTINITIERINGSDOKUMENT vers Den faglige Udviklingsproces: Arbejdsudvalg vedr. kommunikation Fastlæggelse af organisering af kommunikationsområdet Aarhus Universitet

2 Ændringsdato Initialer Hvad er blevet ændret MHG oprettet MHG PID retur fra udvalg, enkelte justeringer MHG PID videresendt til arbejdsgruppe MHG PID justeret på baggrund af tilbagemelding fra arbejdsudvalg Indholdsfortegnelse 1. BAGGRUND 3 2. FORMÅL 3 3. FORUDSÆTNINGER 4 4. PROJEKTINDHOLD 5 5. ARBEJDSPROCES 7 6. TIDSPLAN 7 7. BUDGET PROJEKTDELTAGERE 11 Side 2 af 11

3 1. Baggrund Som en konsekvens af universitetsbestyrelsens beslutning vedr. Den faglige Udviklingsproces (DFU) d. 17. juni 2010 ændres Aarhus Universitets organisation og ledelsesforhold markant. Der etableres en topledelse på AU bestående af rektoratet og de fremtidige dekaner. Dekanerne får ændrede kompetence- og ansvarsforhold med større vægt på overordnede og tværgående ledelsesopgaver, herunder strategisk ledelse samt sikring af interdisciplinært samarbejde på hele AU. Som følge heraf er der iværksat et analysearbejde for såvel den faglige som administrative organisering af universitetet. For så vidt angår den administrative struktur, blev der august 2010 nedsat en arbejdsgruppe, der primo 2011 skal fremkomme med forslag til den bedst mulige organisering af administrationen på Aarhus Universitet. I regi af arbejdsgruppen er nedsat foreløbigt syv arbejdsudvalg, der har til formål indenfor et afgrænset administrativt område at give bud på den fremtidige indretning af administrationen; således også indenfor kommunikation. et skal skabe grundlag for at påbegynde arbejdet med at fastlægge organiseringen af kommunikationsområdet fremadrettet på Aarhus Universitet. Projektarbejdet forventes afsluttet medio december 2010 gennem afrapportering til den overordnede arbejdsgruppe. 2. Formål Af kommissoriet for den overordnede arbejdsgruppe fremgår det, at Tilrettelæggelsen af AU s samlede administration skal understøtte den besluttede fremtidige ledelses- og organisationsmodel. Udgangspunktet er således fælles opgaveløsninger, naturligvis med mulighed for nødvendige specialtilpasninger. Endvidere understreges det, at den fremtidige organisering af universitetets administration skal sikre Professionel betjening på højt serviceniveau af brugerne, der forsker, underviser, sikrer videnspredning, studerer, osv. Sikker, proaktiv og sammenhængende ledelsesbetjening på alle niveauer Ansvarlig og sikker administration af Universitetets midler En rationel og effektiv anvendelse af administrative og andre ressourcer Det forudsættes endvidere, at Side 3 af 11

4 De administrative opgaver løses via standardisering og digitalisering i videst muligt omfang og med hensyntagen til kritisk masse dog med skyldig hensyn til geografiske forhold Ydermere indrammer kommissoriet for arbejdsgruppen arbejdet i de nedsatte underudvalg. For så vidt angår arbejdsudvalget vedr. kommunikation opstilles dermed en række krav. Udvalget skal kulegrave området kommunikation har vicedirektøren for kommunikation som formand og har herudover relevant deltagelse fra hovedområderne skal inddrage og høre alle relevante interessenter skal kortlægge sammenlignelige forhold uden for Aarhus Universitet Af en senere udarbejdet skabelon for arbejdet i underudvalgene fremgår, at udvalgene skal tage stilling til den fremtidige placering af ressourcerne samarbejdsrelationerne i forhold til resten af organisationen bud på referenceforholdene Mere konkret betyder det, at den af udvalget udarbejdede rapport som min. skal indeholde Forslag til placering af opgaver og antal medarbejdere på de forskellige niveauer i organisationen Bud på referenceforhold for medarbejderne Evt. forslag til opgaver, der med fordel kan flyttes mellem de eksisterende vicedirektørområder Forslag til, hvordan de geografiske udfordringer håndteres kan det eksempelvis ske ved oprettelse af servicecentre, og i givet fald under hvilken konstruktion? Forslag til implementerings- og tidsplan Rapporten skal opstille konkrete, operationelle bud på ovenstående. 3. Forudsætninger Analysen tager afsæt i den kommende organisering af Aarhus Universitet. Der etableres en topledelse på Aarhus Universitet bestående af rektoratet og de fremtidige dekaner. Dekanerne får ændrede kompetence- og ansvarsforhold med større vægt på overordnede og tværgående ledelsesopgaver, herunder strategisk ledelse samt sikring af interdisciplinært samarbejde på hele universitetet. AU vil fremover bestå af fire hovedområder og forventeligt et mindre antal institutter med forøget volumen. Side 4 af 11

5 Det forudsættes, at dekaner og institutledere fremover vil være fagligt ansvarlige for deres områder, have økonomiansvar samt have personaleledelsesansvar. Flere af de nye hovedområder har i forbindelse med ændringer i den faglige organisering igangsat egne interne analyser af den administrative organisering på de fremtidige hovedområder. Der kan være overlap mellem disse analyser og den foretaget i regi af arbejdsudvalget vedr. kommunikation. De forskellige decentrale analyser forventes at kunne bidrage til arbejdsudvalgets, eksempelvis ved genbrug af kortlægningsværktøjer m.v. ligesom de decentrale kan levere input til det overordnede og AU-fælles analysearbejde. I modsætning til en række af de øvrige administrative områder havde kommunikation ikke sit eget selvstændige spor i Den administrative Forandringsproces, hvorfor der kun i yderst begrænset omfang er forarbejde at bygge videre på. Eksempelvis har en organisationsanalyse således ikke tidligere været gennemført på kommunikationsområdet. Visse administrative områder er ikke omfattet af det igangsatte udvalgsarbejde; herunder den fremtidige betjening af rektorat og universitetsledelse. Det videre arbejde med planlægning af den fremtidige ledelsesbetjening vil foregå i et samarbejde mellem rektorat og ledende medarbejdere i fællesadministrationen med inddragelse af øvrige relevante personer. Da der for en del af kommunikationsopgaverne i dag er tale om et overlap, er grundig koordinering i forhold til det pågående arbejde vedr. den fremtidige ledelsesbetjening en forudsætning for at kunne løse den stillede opgave indenfor dette administrative område. I foråret nedsattes i regi af Den faglige Udviklingsproces ni arbejdsgrupper; herunder arbejdsgruppe 7 med emnet Front office-/back office-opgavernes fremtidige placering og organisering. Denne arbejdsgruppe arbejdede ud fra en forudsætning om, at antallet af sagsbehandlende led reduceres fra tre til to. Overvejelserne fra forårets arbejdsgruppe inddrages i arbejdsudvalgets drøftelser i forbindelse med opstilling af modeller for den fremtidige organisering af kommunikationsområdet. Endvidere har universitetsledelsen august 2010 taget initiativ til at inddrage eksternt firma i analyse af universitetets fremtidige branding. Der planlægges i den forbindelse beslutningsoplæg til universitetsledelsen efterår/vinter 2010 vedr. den fremtidige brandplatform, herunder hvilke niveauer der fremadrettet brandes; et arbejde der således også må forventes at få indflydelse på den fremtidige organisering. 4. Projektindhold Kortlægning af interne forhold Hovedformålet med afdækningen er at få klarlagt: 1. Hvilke kommunikationsopgaver der på nuværende tidspunkt løses på hvilke organisatoriske niveauer 2. Hvor mange (og hvilke) ressourcer der bruges til opgaveløsningen på hvert niveau i organisationen 3. Om medarbejderne på hvert niveau oplever, at de får tilstrækkelig administrativ støtte til at udføre deres opgaver Side 5 af 11

6 Via spørgeskemaundersøgelse forsøges såvel kvantitative som kvalitative emner belyst på center-/institutniveau, på de nuværende hovedområder samt i AU Administration Afdækning af den nuværende praksis og organisering af kommunikationsområdet på Aarhus Universitet Opgaveoversigter på alle områder og niveauer i organisationen Ressourceforbrug forbundet med løsningen af nuværende opgaver Kommunikationsenhedernes måde at organisere sig på, herunder referenceforhold Forskelle, ligheder og gensidig gavn områderne og niveauerne imellem Afdækningen klarlægger tilstrækkeligheden eller manglen på samme - af den nuværende administrative støtte Ekstern sammenligning med andre universiteter; nationale såvel som internationale Hovedformålet er at belyse, hvordan andre universiteter har indrettet kommunikationsområdet, og hvorfor denne organisering er valgt de pågældende steder. Følgende universiteter undersøges: o University of Edinburgh, University of Manchester, Göteborgs Universitet, Lunds Universitet, Uppsala Universitet, Universiteit Utrecht og Københavns Universitet. Workshops for kommunikationsansatte på tværs af Aarhus Universitet Hovedformålet er at opsamle input og give alle kommunikationsmedarbejdere mulighed for at give deres mening til kende o Hvilke barrierer oplever du i forhold til at udføre dit kommunikationsarbejde professionelt og tilfredsstillende o Hvad synes du, vi gør godt på Aarhus Universitet er der eksempler, som vi kan lære af? o Hvordan bør vi indrette os for at sikre alle medarbejdere den bedst mulige støtte til at udføre deres arbejde Inddragelse af interne interessenter Hovedformålet er at få uddybet spørgeskemaundersøgelsen med en kvalitativ dimension samt at få identificeret og adresseret snitflader samt nuv. overlap ml. eks. forskellige vicedirektørområder o Rektorat samt fremtidig universitetsledelse o Institut- og/eller centerledere o Vicedirektører samt inddragelse af øvrige fællesadministrative områder samt tværgående ansvarsområder Side 6 af 11

7 Inddragelse af eksterne interessenter Hovedformål at få bud på omverdenens opfattelse af Aarhus Universitets profil samt forventninger til vores leverancer som kommunikerende universitet o Pressen/Medier o Kommende studerende 5. Arbejdsproces Arbejdsprocessen er inddelt i tre faser: - September: fastlæggelse af opgave, planlægning, dataindsamling og bearbejdning - Oktober: opbygning af fælles videnplatform, interessentinddragelse, workshopafholdelse - November-december: diskussion af fremtidige modeller, udarbejdelse af rapport og plan for implementering Arbejdsprocessen vil således være karakteriseret ved et betydeligt centralt forarbejde forud for de første egentlige udvalgsmøder. Antalsmæssigt er der fastlagt relativt få møder, som til gengæld vil være heldagsmøder, hvorfor der åbnes op for en grundig behandling i udvalget. Den mødetunge del af arbejdet er placeret i oktober og november. Det prioriteres endvidere i projektet løbende at vurdere snitflader til øvrige arbejdsudvalg mhp. at sikre koordinering og afklaring. 6. Tidsplan Arbejdsprocessen er dynamisk og vil derfor løbende blive opdateret og udbygget; specielt iht. specifikke behov undervejs i processen. Dette kan bl.a. have indflydelse på udformningen af nedenstående tidsplan, som derfor skal betragtes som et foreløbigt udgangspunkt. Mødeplan Opstartsmøde: Målet med forandringsprocessen på kommunikationsområdet Dato Uge 34, 2010 Fastlæggelse af arbejdsform. Drøftelse af tidsplan, interessentinddragelse, kortlægning etc. Agenda for work shop med kommunikationsmedarbejdere på tværs af AU Mellemliggende periode: Udarbejdelse af PID Uge 35-39, 2010 Side 7 af 11

8 Fastlæggelse af tidsplan Udarbejdelse af interessentoversigt Opstart af intern kortlægning Opstart af ekstern sammenligning Møde 1 (heldagsmøde): Drøftelse af metode samt omfang af intern kortlægning Uge 39, 2010 Drøftelse af metode samt omfang af ekstern sammenligning Interessentinterviews, interne Møde 2 (heldagsmøde): Fastlæggelse af intern kortlægning Uge 39, 2010 Fastlæggelse af ekstern sammenligning Interessentinterviews, interne Møde 3: Interessentinterviews, interne Uge 41, 2010 Opsamling på forløbet indtil videre Work shop: Work shop for kommunikationsmedarbejdere på hovedområder og i AU Administration Møde 4 (heldagsmøde): Interessentinterviews, eksterne Uge 41, 2010 Uge 43, 2010 Interessentinterviews, interne Opsamling på forløbet Work shop: Work shop for kommunikationsmedarbejdere på institut- og centerniveau Uge 44, 2010 Møde 5 (heldagsmøde): Opsamling på afholdte work shops Uge 45, 2010 Opsamling på udfordringer og anbefalinger fra forløbet indtil videre Første gennemgang af forskellige modeller for den fremtidige organisering Side 8 af 11

9 Møde 6: Opsamling på intern kortlægning Uge 46, 2010 Inddragelse af ekstern organisationsekspert Anden drøftelse af forskellige modeller for den fremtidige organisering Temadag: Temadag i regi af den overordnede arbejdsgruppe Uge 46, 2010 Møde 7: Tredje drøftelse af forskellige modeller for den fremtidige organisering Uge 47, 2010 Opsamling på ekstern sammenligning Drøftelse af implementeringsplan og tempo Opstart på afrapportering Møde 8: Gennemgang af udkast til afrapportering Uge 48, 2010 Gennemgang af udkast til implementeringsplan Evt. møde 8b (buffer): Gennemgang af udkast til afrapportering Uge 49, 2010 Gennemgang af udkast til implementeringsplan Aflevering: Beslutningsoplæg Uge 49, 2010 Implementeringsplan Side 9 af 11

10 7. Budget Projektet er et analysearbejde, hvis primære ressourceforbrug er forbrugt intern tid. Arbejdsudvalget fremkommer med indstilling til fremtidig organisering samt implementering af denne/disse men har ikke organisatorisk eller budgetmæssigt ansvar for den efterfølgende implementering. Der budgetteres med følgende interne timeforbrug: - Deltagere i arbejdsudvalget: Mødedeltagelse samt forberedelse, udfærdigelse af afrapportering: ca. 75 timer pr. deltager (i alt 600 timer) - Yderligere tidsforbrug arbejdsudvalgsformand: Løbende afrapportering, koordinering med øvrige udvalg vedr. kortlægning etc. referencebesøg o.lign. (i alt ca. 100 timer) - Sekretariatsbistand: Intern kortlægning, benchmarking, forberedelse af interessentinddragelse, udarbejdelse af oplæg, udfærdigelse af afrapportering: ca. 50 timer om ugen (i alt 800 timer) + mødedeltagelse ca. 2 x timer (i alt 75 timer) + studentermedhjælp til databehandling (ca. 25 timer) - Interessentinddragelse: 10 x 2-3 timer (i alt ca. 25 timer) - VIP-/TAP-tidsforbrug i øvrigt: Kortlægning af nuværende opbygning af kommunikationsområdet samt deltagelse i workshop timer (i alt 300 timer) Forventet samlet timeforbrug på AU: ca timer. Projektdeltagerne stiller i nødvendigt omfang arbejdstid til rådighed. Enhederne kompenseres ikke for dette forbrug. Direkte omkostninger i forbindelse med workshop samt mødeafholdelse dækkes af AU Kommunikation, herunder også evt. omkostninger forbundet med inddragelse af eksterne interessenter samt til evt. referencebesøg. Udgifter til sekretariatsbetjening dækkes af AU Kommunikation. Beløbet forventes ikke at overstige kr. Der budgetteres ikke med udgifter til inddragelse af ekstern konsulentbistand. Side 10 af 11

11 8. Projektdeltagere Arbejdsudvalg vedr. kommunikation Navn Hjemhørende Titel Winni Johansen ASB Lektor Aase Bak SAM Sekretariatsleder Birgit Honoré SUN Souschef Ole Jensen HUM Administrationschef Claus Bo Andreasen DJF Informationsleder Claus Holm DPU Prodekan for formidling Jens Dybkjær Holbech NAT Kommunikationschef Mads Hvitved Grand (fmd.) AU ADM Vicedirektør for kommunikation Endvidere yder AU Kommunikation sekretariatsbistand v. specialkonsulent Steffen Longfors og kommunikationskonsulent Jesper Bo Jensen. Arbejdsudvalget refererer til den overordnede arbejdsgruppe for den administrative organisering, som ledes af universitetsdirektør Jørgen Jørgensen. Side 11 af 11