Forskningsøkonomi. 1 Midler til rådighed. 1) Midler til rådighed. 2) Procedure (fra bestilling af vare til betaling af faktura)

Transkript

1 Forskningsøkonomi 1) Midler til rådighed 2) Procedure (fra bestilling af vare til betaling af faktura) a. Ordinær bevilling, Aarhus Universitet b. Eksterne bevillinger, Aarhus Universitet c. Klinisk Instituts projektmidler, Aarhus Universitet d. Eksterne bevillinger, Skejby e. Driftsbevilling fra afd. Y til Y-forskningslab. 3) Procedure for oprettelse af: a. Eksterne bevillinger (Aarhus Universitet) b. Fondsadminstrationskontoer (SKS) 4) Procedure for lukning af: a. Ekstern bevilling (Aarhus Universitet) 5) Forklæde til registrering af ansøgte projekter 1 Midler til rådighed Aarhus Universitet Ordinær bevilling består af: o Professor annuum kr. (der trækkes kr fra til Campus licenser) o Ph.d.annuum (1.666,67 kr. pr. mdr.) kr. o Klinisk assistent 0 kr. o Rejsebevillinger (altid med navn) o Undervisning ved universitet (altid med navn) o Evt. lukning af eksterne bevilling hvor over/underskud overføres til ordinær bevilling o Overførsel af saldo fra det foregående år Eksterne bevillinger o Personlig bevilling Klinisk Institut projektmidler - er søgt til specifikt projekt. Søges personligt hvert år i januar til f.eks. forsøgsdyr, laboratorieutensilier, reagenser, immunologiske kits, mikrotitterplader til bindevævsanalyse, biostatistik etc.. o Februarbevilling Århus Universitetshospital, Skejby Eksterne bevillinger Fondsadministrationskonto (FAS) Driftsbevilling fra afd. Y til Y-forskningslab kr.

2 2.a Procedure for ordinær bevilling (Aarhus Universitet) EAN-nr Stednr Projektnr Analysefokusnr.: o Ida Kirkegaard o Iben Sundtoft o Axel Forman o Niels Uldbjerg o Kirstine Kirkegaard o Jacob Schlütter Saldo kan ses på -medarbejder-selvbetjening-log på - vælg posteringsoversigt (ordinær bevilling): Kan ikke bruges p.t. (maj 2010) Dette projekt kan IKKE overføres fra år til år. Dog kan der i særtilfælde, f.eks. hvis der ved årets udgang står meget store beløb på projektet, ansøges om at beløbet overføres til efterfølgende år. Anette Andersen, KI, har oplyst, at man kan søge om overførsel til næste år (tina.bach.aaen@ki.au.dk, når beløbet er mere end kr. Det er den SAMLEDE saldo KI går ud fra, og IKKE de enkelte saldi på analysefokusnumrene. Dvs. hvis et analysefokusnummer har brugt for meget, går det ud over de analysefokusnumre, der har brugt for lidt. DER MÅ KUN VÆRE OVERTRÆK I MINDRE MÅLESTOK. Dette overtræk bliver trukket i bevillingen året efter, og ALTID på professoranalysefokusnummeret (da det er professoren der har ansvaret for ordinær bevilling (DR1). Varen bestilles (obs. Aarhus Universitets indkøbsaftaler). VIGTIGT at oplyse korrekt EAN-nr., stednr., projektnr. og analysefokusnr. Faktura modtages elektronisk i Klinisk Institut, videresendes til indehaver af anførte analysefokusnr. Den elektroniske faktura påføres under kommentar, at varen er modtaget og fra hvilken konto pengene skal tages. I feltet efter send til anden rekvirent, vælg professorsekr. (Annie Jytta Nielsen) og tryk på send til anden rekvirent. Professorsekr. konterer og videresender fakturaen til KI Professorsekr. tager en kopi af fakturaen til egen mappe og reg. i regneark Klinisk Institut sørger for betaling af faktura Tjenesteafregninger Billetter til offentlig befordring skal købes via ViaTravel (i.h.t. Aarhus Universitets indkøbsaftaler) VIGTIGT at oplyse korrekt EAN-nr., stednr., projektnr. og analysefokusnr. Efter endt rejse afleveres stemplede billetter og pladsbilletter til professorsekr., disse skal bruges, når fakturaen kommer elektronisk fra Klinisk Institut, som bilag Har man været til møde, skal deltagerliste foreligge som dokumentation Har man været på kursus, skal kursusprogram foreligge som dokumentation Faktura modtages elektronisk i Klinisk Institut, videresendes til indehaver af anførte analysefokusnr.

3 Den elektroniske faktura påføres under kommentar, at varen er modtaget og fra hvilken konto pengene skal tages. I feltet efter send til anden rekvirent, vælg professorsekr. (Annie Jytta Nielsen) og tryk på send til anden rekvirent. Professorsekr. foreligger fakturaen for professoren, konterer og videresender fakturaen til KI Professorsekr. tager en kopi af fakturaen til egen mappe og reg. i regneark Klinisk Institut sørger for betaling af faktura Ved mistet bilag udfyldes Tro og loveerklæring: Medarbejder Blanketter og skemaer (under Almen intern information) Tro og love erklæring (under økonomi) o Navn o Cpr.nr. o Adresse o Institut/afdeling o A: Bortkommet bilag o B: Bilag umuligt at fremskaffe o Udgiftens/bilagets art o Beløb kr. o Dato og underskrift Kørsel i egen bil Ved kørsel i egen bil udfyldes Tjenesterejeseafregning (kørsel, parkeringsafgift og broafgift): Medarbejder Selvbetjening Login Tjenesteafregning (denne udfyldes) Har man været til møde, skal deltagerliste foreligge som dokumentation Har man været på kursus, skal kursusprogram foreligge som dokumentation Bilag for parkeringsafgift og broafgift vedlægges Hvis beløbet er hævet på dankort, skal der vedlægges dokumentation i form af kontoudskrift Professoren skal underskrive denne Tjenesterejseafregningen til professsorsekr. Professorsekr. tager en kopi af tjenesteafregningen til egen mappe og reg. i regneark Professorsekr. sender tjenesterejseafregningen samt dokumentation til Klinisk Institut til betaling Klinisk Institut sørger for betaling af faktura

4 2. b Procedure for eksterne bevillinger, Aarhus Universitet EAN-nr Stednr Projektnr (individuelt) Varen bestilles (obs. Aarhus Universitets indkøbsaftaler). VIGTIGT at oplyse korrekt EAN-nr., stednr. og projektnr. Faktura modtages elektronisk i Klinisk Institut, videresendes til indehaver af anførte projektnr. Den elektroniske faktura påføres under kommentar, at varen er modtaget og fra hvilken konto pengene skal tages. I feltet efter send til anden rekvirent, vælg professorsekr. (Annie Jytta Nielsen) og tryk på send til anden rekvirent. Professorsekr. konterer og videresender fakturaen til KI Professorsekr. tager en kopi af fakturaen til egen mappe og reg. i regneark Klinisk Institut sørger for betaling af faktura

5 2.c Procedure for Klinisk Instituts projektmidler EAN-nr Stednr Projektnr. individuelt Aktivitetsnr Analysefokusnr. individuelt Varen bestilles efter aftale med respektive professor (obs. Aarhus Universitets indkøbsaftaler). VIGTIGT at oplyse korrekt EAN-nr., stednr.. projektnr. og aktivitetsnr. Faktura modtages elektronisk i Klinisk Institut, videresendes til indehaver af anførte projektnr. Den elektroniske faktura påføres under kommentar, at varen er modtaget og fra hvilken konto pengene skal tages. I feltet efter send til anden rekvirent, vælg professorsekr. (Annie Jytta Nielsen) og tryk på send til anden rekvirent. Professorsekr. konterer og videresender fakturaen til KI Professorsekr. tager en kopi af fakturaen til egen mappe og reg. i regneark Klinisk Institut sørger for betaling af faktura

6 2.d Procedure for fondsadminstrationskontoer under Århus Universitetshospital, Skejby. EAN-nr. Navn på rekvirenten Varen bestilles (obs. Region Midtjyllands indkøbsaftaler). VIGTIGT at oplyse korrekt EAN-nr., navn på bevillingshaver og projektnr. Faktura Fakturaen sendes elektronisk til ØS Professorsekr. gør følgende i ØS: o Udskriver fakturaen og giver den til bevillingshaver o Fakturaen påføres konfirmering af modtaget vare og projektnr., og returneres til professorsekr. o Hvis fakturaen vedr. laboratorieudstyr tages en kopi til den ansvarlige forskningsbianalytiker o Kontonr. påføres den elektroniske faktura i ØS en o Varemodtager o Attesterer Professoren anviser fakturaen i ØS Personligt udlæg og løn Brev udfærdiges indeholdende formål med udbetaling fra fondskonto samt cpr.nr. (for personer udefra endvidere navn, adr. og Nemkonto) Brevet underskrives af bevillingshaver og afdelingens forskningsansvarlige og sendes til økonomiafdelingen o Økonomiafdelingen lægger/skanner brevet ind i ØS en o Afdelingens forskningsansvarlige anviser brevet i ØS

7 2.e Procedure for driftsbevilling fra afd. Y til Y-forskningslab. EAN-nr. Navn på rekvirenten Varen bestilles (obs. Region Midtjyllands indkøbsaftaler). VIGTIGT at oplyse korrekt EAN-nr. og navn. Bestillingen skrives efter aftale med bioanalytiker Kirsten Zeeberg på listen Bestilte varer, som ligger i Y-forskningslab. Fakturaen sendes elektronisk til ØS Bioanalytikeren i Y-forskningslab. gør følgende i ØS: o Kontonr. påføres den elektroniske faktura o Varemodtager o Attesterer En person fra afdelingsledelsen anviser fakturaen i ØS

8 3.a Procedure for oprettelse af eksterne bevillinger (Aarhus Universitet) Kopi af bevillingsbrev fra bevillingsgiver sammen med udfyldt bevillingsoprettelse (se sendes til Klinisk Institut. Bevillingsoprettelsen underskrives af bevillingshaver (skal være ansat ved Aarhus Universitet, hvis bevillingshaver ikke er ansat ved Aarhus Universitet skal afdelingens kliniske professor stå som bevilllingshaver). Påfør adresse på modtager af bevillingsnummeret i øverste venstre hjørne. Vedlæg budget. Husk at tage kopi, da regler for bevillingen skal overholdes. Flere bevillinger kan ikke oprettes under samme bevillingsnr. Bevillingsoprettelsen underskrives af Institutleder. Klinisk Institut sender bevillingsoprettelsen til Aarhus Universitet. Aarhus Universitet oprettet kontoen og den påførte adresse modtager bevillingsnummeret, kan også oplyses af Klinisk Institut. Bevillingshaver kan herefter tilsende bevillingsgiver oplysning om modtagende institution: o Navn: Aarhus Universitet o Adresse: Katrinebjergvej 89F o 8000 Århus C o SE-NR/CVR-NR: o Bank: Danske Bank o Reg-nr.: 0216 o Kontonr.: o Referencenr.: bevillingsnummer Der oprettes én konto pr. bevilling Kontoen kan følges på medarbejder selvbetjening log på tryk på bevillingsoversigt (eksterne bevillinger) viser bevillinger i hovedtræk, eller posteringsoversigt (eksterne bevillinger) viser de enkelte udgifts- /indtægtsposter Gebyr for administration af ekstern bevilling 0%* Gebyr for administration af løn: Som udgangspunkt er det kun statslige samt få ikke-statslige bevillinger, der skal betales overhead af. Overhead tages IKKE fra bevillingen, men lægges OVENI bevillingen bl.a. Forskningsstyrelsen (2008: 35%, 2009: 44%). * Ved fremtidige fondsansøgninger opfordres til, at der søges et 4% administrationsgebyr.

9 3.b Procedure for oprettelse af fondsadministrationskontoer (SKS) Kopi af fondsbevilling/bevilling af legat til Fondsadministrationen, Århus Universitetshospital Skejby Skema til oprettelse, registrering og styring af eksternt finansierede aktiviteter/projekter ved Skejby Sygehus udfyldes: o Projektnummer: udfyldes af administrationen o Projektnavn o Bevillingsgiver(e) o Bevilget beløb o Dato for bevillingens modtagelse o Tidspunkt for projektets/kontoens forventede afslutning/lukning o Projekttype o Konto/projektansvarlige navn o Formål med bevilling o Underskrifter fra projektansvarlige, adm. Overlæge, oversygeplejerske og afdelingens forskningsansvarlige Fondsadminstrationen, Økonomiafdelingen opretter fondskonto Fondsadminstrationen, Økonomiafdelingen tilsender den projektansvarlige følgende oplysninger, når fondskontoen er oprettet: o SE-NR: o Bank: Sparekassen Kronjylland o Reg-nr.: 9362 o Konto: o Referencenr.: xxxx (individuelt projektnr.) Bioanalytiker, Y-forskningslab. kan lave udtræk af konti Der oprettes én konto hvor alle fremtidige bevillinger indsættes. Gebyr for fondsadministration: 3% Gebyr for administration af løn: 3% (dog findes der særaftaler, der fritager for dette gebyr bl.a. hjerteforeningen og Kræftens bekæmpelse)

10 4 Procedure for lukning af eksterne bevillinger (Aarhus Universitet) Hvis der er penge tilbage på bevillingen, og bevillingshaver ønsker de skal overføres til DR1 + analysefokusnr., skal I som udgangspunkt spørge bevillingsgiver om bevillingshaver må beholde det overskydende. Bl.a. Forskningsstyrelsen, Hjerteforeningen, Gigtforeningen og andre større fonde SKAL have uforbrugte midler tilbage.

11 5 Procedure for forklæde til registrering af ansøgte projekter Dette forklæde ( er_ pdf) skal udfyldes hver gang der bliver søgt forskningsmidler. Dette gælder ALLE ansøgninger - uanset om den forventede bevilling skal administreres af AU eller SKS. Forklædet + ansøgningen skal sendes elektronisk til Regnskab@ki.au.dk