Udbudsbetingelser. EU-udbud nr.: Rammeaftale for Region Midtjyllands forureningsundersøgelser. Miljø. Regional Udvikling

Transkript

1 EU-udbud nr.: Rammeaftale for Region Midtjyllands forureningsundersøgelser Regional Udvikling Miljø

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Udbuddet Udbudstype Grundlag for ydelserne Udbyder Udbyders kontaktperson Tidsplan Opgavens rammer Puljer Økonomisk ramme Tidslig ramme Kriterier for tildeling af den udbudte rammekontrakt Fordeling af rammekontrakter Tildeling af opgaver indenfor rammekontrakten Tilbuddets indhold Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Generelle oplysninger Personlige og juridiske forhold Økonomiske forhold Oplysninger til brug for tilbudsevalueringen Tilbudsliste Bemanding Tilbudsgivers referencer Kvalitet i opgaveløsning Sprogkrav Forbehold Spørgsmål til udbyder Aflevering af tilbud Mærkning af tilbud Meddelelse om tilbud Meddelelse om resultat Aflysning Side 2

3 1 Indledning Udbuddet omfatter en rammeaftale, som indbefatter rådgiverydelser i forbindelse med Region Midtjylland, Miljøs forureningsundersøgelser. Undersøgelserne, som er omfattet af rammeaftalen er; V2-undersøgelser på de ejendomme, som er prioriteret til indledende undersøgelse i forbindelse med den offentlige indsats af Region Midtjylland. V2-undersøgelser, som prioriteres på foranledning af grundejer (en såkaldt boligundersøgelse eller 1-årsundersøgelse). Videregående undersøgelser, som er prioriteret til undersøgelse i forbindelse med den offentlige indsats af Region Midtjylland. Opgaven er nærmere beskrevet i kontraktbilag 3 med tilhørende bilag. 2 Udbuddet Udbuddet omfatter ydelserne beskrevet i kontraktbilag 3. Forløbet, krav til tilbud og tildelingskriterier mv. er beskrevet nedenfor. Udbuddet omfatter en rammeaftale, hvortil der tilknyttes 3-5 rådgivere. Efterfølgende vil opgaverne tildeles rådgiverne i puljer, som beskrevet i Udbudstype Opgaven udbydes som offentligt udbud i henhold til EU-direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Grundlag for ydelserne Følgende danner grundlag for udbuddet: De til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler som finder anvendelse for nærværende udbud, herunder ABR89. ABR89 danner grundlag for opgavefordelingen mellem udbyder og tilbudsgiver, hvor der findes afvigelser fremgår de af udbudsmaterialet med bilag samt i udkastet til kontrakten. Side 3

4 Udbudsmaterialet består af: 1. Udbudsbekendtgørelsen 2. Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag: o Udbudsbilag 1: Generelle oplysninger o Udbudsbilag 2: Oplysning om personlig, økonomisk og finansiel kapacitet o Udbudsbilag 3: Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. samt vedr. udbudsdirektivets artikel 45. o Udbudsbilag 4: Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets artikel Udkast til kontrakt med følgende bilag: o Kontraktbilag 1: Tilbudsliste o Kontraktbilag 2: CV skabelon o Kontraktbilag 3: Opgavebeskrivelse Bilag 1: Tjekliste Bilag 2: Oversigt over felter, der skal indtastes i GeoGis Bilag 3: Oversigt over felter, der skal indtastes i JAR Bilag 4: Beskrivelse af GeoGis 2020 Bilag 5: Region Midtjyllands økonomiskema Bilag 6: Beskrivelse af Region Midtjyllands boreteam og Rig Bilag 7: Skabelon til afrapportering V2 undersøgelse o Kontraktbilag 4: Eventuelle rettelsesblade samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har hentet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. I udbudsmaterialet indgår eventuelle rettelsesblade samt spørgsmål og svar, jf. Kontraktbilag 4, som løbende bliver offentliggjort på i overensstemmelse med den angivne tidsplan, jf. afsnit 2.4. Det er ikke tilladt for tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på udbyders hjemmeside forrang. Side 4

5 2.3 Udbyder Region Midtjylland Miljø Lægårdvej 12R 7500 Holstebro Udbyders kontaktperson I udbudsfasen er udbyders kontaktperson: Anja Melvej, Lægårdvej 12R, 7500 Holstebro, anja.melvej@ru.rm.dk. Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå skriftligt via til ovennævnte kontaktperson. 2.4 Tidsplan Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse i EU-Tidende. Bekendtgørelsen offentliggøres dagen efter på og senere på Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet Frem til denne dato kan der ske offentliggørelse af yderligere oplysninger inkl. spørgsmål og svar på kl Uge 1-3, 2015 Frist for modtagelse af tilbud Gennemgang af tilbud Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på stand still-perioden) Uge Forventet kontraktindgåelse Forventet kontraktstart Forventet kontrakt udløb (inkl. 3 gange forlængelse) 2.5 Opgavens rammer Puljer Undersøgelserne opdeles i puljer bestående af V2-undersøgelser og videregående undersøgelser. En pulje af videregående undersøgelser vil bestå af 3-8 undersøgelser. En Side 5

6 pulje hovedsageligt bestående af V2-undersøgelser vil være i størrelsesordenen lokaliteter. Ved opstart af en pulje vil tilbudsgiver bliver orienteret om, hvorvidt de skal anvende Region Midtjyllands borerig eller en anden boreentreprenør efter eget valg. Udbyder er selvforsikret for ansvar i forbindelse med alt borearbejde udført af Region Midtjyllands rig. For nærmere information omkring Region Midtjyllands borerig henvises til kontraktbilag 3, bilag Økonomisk ramme Det præcise omfang og antallet af undersøgelser bestemmes af Region Midtjylland Miljøs budgetramme for det pågældende år samt den interne prioritering. Det kan oplyses at Miljø i foregående år har haft følgende forbrug på undersøgelser udført af eksterne (beløbet er eksklusiv analyser); År V2 undersøgelser Videregående undersøgelser Antal Mio. kr. Antal Mio. kr , , , ,8 80 9,0 Antal undersøgelser listet i tabellen er igangværende undersøgelser indenfor et kalenderår, en del undersøgelser forløber over et årsskifte, og disse undersøgelser vil derfor være medregnet flere gange. Derudover udfører Region Midtjylland også egne undersøgelser, antallet af egne undersøgelser varierer fra år til år disse undersøgelser er også inkluderet i tabellen Tidslig ramme Første kontraktperiode udløber , hvorefter der er mulighed for tre gange et års forlængelse såfremt udbyder er tilfreds med tilbudsgiverens ydelser. Før hver eventuel forlængelse vil der blive afholdt et evalueringsmøde. Side 6

7 2.6 Kriterier for tildeling af den udbudte rammekontrakt Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet på baggrund af følgende underkriterier: Kriterier Vægtnings procent Pris, sum af fiktiv pulje 60 Bemanding 20 Tilbudsgivers referencer 5 Kvalitet i opgaveløsning 15 Prisen, der evalueres, er den samlede sum, som fremkommer ved en fiktiv pulje bestående af 20 V2-undersøgelser og 5 videregående undersøgelser. Nogle af undersøgelserne beregnes som udført med Region Midtjyllands borerig. Sammensætningen af puljen vil ikke blive meddelt de bydende, men bestemmes af udbyder før frist for aflevering af tilbud. Samtlige enhedspriser vil indgå mindst én gang i den fiktive pulje. Den fiktive puljes pris bliver sammensat ud fra de enhedspriser, som tilbudsgiver er fremkommet med på kontraktbilag 1. Bemandingen evalueres ud fra nøglepersoners kvalifikationer (indsendte CV er, jf. kontraktbilag 2), samt bemandingsplanen, jf. afsnit Tilbudsgivers referencer på undersøgelser af jordforurening udført indenfor de sidste 3 år evalueres, jf. afsnit Kvalitet i opgaveløsningen evalueres ud fra de indsendte beskrivelser. Udbyder har defineret nogle områder, hvor der ønskes en nærmere beskrivelse af hvordan tilbudsgiver planlægger at løse specifikke opgaver, jf. afsnit Fordeling af rammekontrakter Udbyder forventer at tegne kontrakt med 3-5 tilbudsgivere indenfor rammeaftalen. Tilbudsgiverne er ligestillet indenfor rammeaftalen Tildeling af opgaver indenfor rammekontrakten Undersøgelserne inddeles som beskrevet i afsnit i puljer. Tildeling af puljer under rammekontrakterne vil ske ved direkte tildeling på baggrund af det oprindelige tildelingskriterium med de oprindelige underkriterier, jf. afsnit 2.6. Der vil således blive foretaget en konkret vurdering af, hvilken tilbudsgiver, der for den konkrete pulje op- Side 7

8 gaver har det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Puljens sammensætning sammenholdes i den forbindelse med tilbudsgiverens kompetencer og enhedsprisliste. 3 Tilbuddets indhold Tilbudsgiver skal fremsende nedenstående materiale angivet i punkt for at tilbuddet er konditionsmæssigt. 3.1 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Ved sammenslutninger af virksomheder (flere virksomheder byder sammen) skal nedenstående oplysninger/dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig virksomhed/leverandør, der tegner alle de bydende. Nedenstående oplysninger skal ikke gives for underentreprenører og leverandører. Tilbudsgiver, som ikke afgiver nedenstående oplysninger, vil ikke komme i betragtning Generelle oplysninger Tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nr., telefon, , angivelse af kontaktperson og dennes telefon nr. og adresse, samt øvrige relevante kontaktoplysninger. Oplysningerne kan vedlægges som udbudsbilag 1 i udfyldt og underskrevet stand Personlige og juridiske forhold Oplysninger om tilbudsgivers selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse). Oplysningerne kan vedlægges som udbudsbilag 2 i udfyldt stand. Underskrevet tro- og love erklæring om at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a-c. Erklæringen kan vedlægges som udbudsbilag 3 i udfyldt og underskrevet stand. Underskrevet erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres jf. Art. 27. Erklæringen kan vedlægges som udbudsbilag 4 i udfyldt og underskrevet stand. Side 8

9 Tilbudsgiver skal indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold. Udbyder forbeholder sig ret til inden kontraktindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, max. 6 mdr. gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i situationer omfattet af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f Økonomiske forhold Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor udbyder, at tilbudsgiver har økonomisk og finansiel kapacitet til at udføre opgaven: Seneste afsluttede årsregnskab herunder nøgletal for omsætningen indenfor området samt tilbudsgivers erklæring om samlet omsætning og omsætning indenfor området for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Dokumentation for tilbudsgivers erhvervsansvarsforsikring. Oplysningerne kan vedlægges som udbudsbilag 2 i udfyldt stand. 3.2 Oplysninger til brug for tilbudsevalueringen Tilbudsliste Udfyldt tilbudsliste, jf. kontraktbilag 1. Alle priser skal anføres i danske kroner eksklusiv moms. Udbyder gør opmærksom på at kontraktbilag 1 er beregnet til udfyldelse og at skabelonen ikke bør redigeres. Såfremt tilbudsgiver anvender skabelonen (kontraktbilag 1) er tilbudsgiver ansvarlig for at regnereglerne i skabelonen er korrekte. Ved uoverensstemmelse er samlet sum for enhedspriser gældende. Det er den samlede sum for fiktiv pulje, som vil blive evalueret, jf. afsnit 2.6. Ved anvendelse af Region Midtjyllands egen borerig, skal udgifterne til underentreprenør, jf. kontraktbilag 1 fratrækkes den pågældende enhedssum i forbindelse med fakturering. Side 9

10 3.2.2 Bemanding Der indsendes CV er på de nøglepersoner tilbudsgiver forventer at benytte på opgaven (max 25 stk.). Ved indsendelse af CV er skal CV skabelonen angivet i kontraktbilag 2 anvendes. Projektorganisationen skal have en bemanding, der giver en høj grad af sikkerhed for at opgaven kan løses med høj kvalitet. Det skal fremgå tydeligt hvilke personer tilbudsgiver vil stille til rådighed i kontraktperioden jf. kontraktbilag 3 afsnit 1.1. De valgte nøglepersoner eller tilsvarende skal være til rådighed på opgaven til enhver tid. Det fremgår desuden af kontraktbilag 3 afsnit 1.1, hvilke kompetenceområder udbyder lægger særlig vægt på samt hvordan bemandingsplanen skal beskrives Tilbudsgivers referencer Tilbudsgivers referencer indenfor undersøgelser af jord- og grundvandsforurening listes efter vurderet relevans. Det fremgår desuden af kontraktbilag 3 afsnit hvilke oplysninger, der som minimum skal angives til de udvalgte referencer Kvalitet i opgaveløsning For at kunne evaluere kvaliteten i opgaveløsningen skal tilbudsgiver beskrive udvalgte opgaver. Se kontraktbilag 3 afsnit 1.2 for en uddybning af hvad dokumentationen, som minimum skal omfatte. 3.3 Sprogkrav Tilbuddet skal udfærdiges på dansk. Al kommunikation samt afrapportering skal gennem hele opgavens periode foregå på dansk. 4 Forbehold Der kan ikke tages forbehold for kontraktens bestemmelser. Udbyder betragter således kontraktens bestemmelser som grundlæggende elementer i udbuddet. Det udelukker ikke at også andre elementer i udbuddet er grundlæggende elementer. Udbyder fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at udbyder er forpligtiget til at kassere det pågældende tilbud. Side 10

11 Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, og at udbyder er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor udbuddets grundlæggende elementer, herunder kontrakten eller mindstekrav. Såfremt udbyder efter udbudsreglerne har mulighed for og vælger at prissætte et forbehold, vil prissætningen indgå i evaluering af pris. 5 Spørgsmål til udbyder Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver særligt til at gøre udbyder opmærksom herpå, og udbyder vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for udførelsen af opgaven. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stiles skriftlig pr. til Region Midtjylland, Miljø, Anja Melvej på anja.melvej@ru.rm.dk. Spørgsmål, der er udbyder i hænde inden fristen angivet i tidsplanen, jf. afsnit 2.4, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse blive offentliggjort i anonymiseret form på i overensstemmelse med tidsplanen, jf. afsnit 2.4. Dette vil Side 11

12 så vidt muligt ske løbende. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Det er således tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret vedr. nærværende udbud på 6 Aflevering af tilbud Tilbuddet er bindende fra afgivelsen og skal vedstås i 6 måneder fra tilbudsfristen. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. Tilbuddet skal fremsendes på anja.melvej@ru.rm.dk senest den 22. december 2014, kl. 12:00. Vær opmærksom på, at ens kapacitet er på max. 20 MB pr. e- mail. Der kvitteres for modtagelse pr. til afsender. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at overvære åbningen af tilbuddene. 6.1 Mærkning af tilbud I ens emnefelt skal EU udbuds nr.: fremgå og det bør angives hvor mange s, der fremsendes fx 1/3, 2/3 og 3/ Meddelelse om tilbud Senest et døgn efter tilbudsfristen fremsender udbyder elektronisk en liste over samtlige tilbudsgivere. 7 Meddelelse om resultat Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilke tilbudsgivere udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med, jf. Lov nr. 492 af 12/05/2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Meddelelsen sendes pr. til den af tilbudsgiver i udbudsbilag 1 angivne e- mailadresse. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med de vindende tilbudsgivere efter udløb af standstill-perioden. Side 12

13 Meddelelse til de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens tilbud er blandt de vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 8 Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet ved indgåelse af kontrakt med de valgte tilbudsgivere vil udbuddet kunne aflyses, såfremt udbyder har en saglig grund. Side 13

14 Regional Udvikling Miljø