Kære Svend. Med venlig hilsen. Carsten René Jørgensen

Transkript

1 From: Carsten René Jørgensen To: Dekan BSS Cc: Jan Tønnesvang Subject: Høring af universitetsledelsens forslag Date: 9. september :19:49 Attachments: Referat fra møde i Institutforum_ docx Referat_PSY_LSU_ pdf Referat af lærermøde docx Referat af møde imellem Institutledelsen og TAP.docx Dion_Sommer_Medinddragelse vs medbestemmelse.docx Kære Svend Universitetsledelsens fremlagte forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen har været rundsendt til alle medarbejdere ved Psykologisk Institut. Efterfølgende har alle medarbejdere ved PI haft lejlighed til at drøfte universitetsledelsens forslag og disse har været drøftet ved møde i LSU (29/8), møde i institutforum (2/9) samt lærermøde (2/9) og møde med PI's TAP-gruppe (4/9). Generelt er medarbejderne ved Psykologisk Institut meget positive overfor den fremlagte plan herunder de dominerede værdier eller pejlemærker i planen centreret om øget fokus på decentralisering, medinddragelse og respekt for faglig diversitet. Det bemærkes at planen rummer rigtig mange gode elementer, den rummer fine takter og peger i den rigtige retning. I den forstand er den klart dominerende opfattelse, at planen bør vedtages og implementeres - med blik for, hvad der er det rette niveau og tempo i yderligere forandringer på AU. En række medarbejdere bemærker at den fremlagte plan er relativt overordnet/generel i sine formuleringer og at udfordringen nu bliver at få konkretiseret og realiseret planens mange elementer. Desuden bemærkes, at AU i de senere år har været igennem omfattende og hastige forandringer, hvor netop mængden og tempoet i disse forandringer måske har været en af de væsentligste forhindringer for inddragelse af medarbejderne, en fejl vi så vidt muligt må undgå at gentage i forbindelse med realiseringen af universitetsledelsens plan. Det bemærkes, at der efter en årrække kan være behov for at evaluere, hvordan realiseringen af planen er forløbet, ligesom enkelte medarbejdere efterlyser evaluering af universitetsledelsen, herunder at processen omkring den faglige udviklingsproces og ansvaret for denne bliver belyst. Desuden peges på behov for fokus på, hvordan man får afgrænset 'nødvendige' og ' mindre nødvendige' administrative ydelser, samt hvorledes 'mindre nødvendige' ydelser skal finansieres (fælles hhv af de som benytter disse ydelser etc.) - herunder fokus på, hvad der er hensigtsmæssigt at centralisere hhv. decentralisere. Der har dertil været opmærksomhed omkring, at centre ikke er særskilt behandlet i universitetsledelsens udspil. Endelig har en medarbejder (Dion Sommer) interesseret sig særligt for mulighederne for 'reel medinddragelse/medbestemmelse' i forbindelse med planens realisering - og har skrevet et kort papir om dette (som er vedlagt). Referat af møder i LSU, institutforum og af lærermøde er vedhæftet som bilag. Desuden er vedlagt kommentar vedr udmøntning af 'medindragelse'/'medbestemmelse', skrevet af Dion Sommer. Med venlig hilsen Carsten René Jørgensen

2 Head of Department Professor of Clinical Psychology Aarhus University Department of Psychology School of Business and Social Sciences Bartholins Allé 9 DK-8000 Aarhus C, Denmark Phone: Mail: carsten@psy.au.dk

3 UDDRAG af Referat fra møde i Institutforum tirsdag den 2. september 2014 Tilstede: Carsten René Jørgensen, Jan Tønnesvang, Ole Steen Kristensen, Dorthe Berntsen, Vibeke Asmussen Frank, Thomas Jønsson, Annette Bohn, Henrik Høgh-Olesen, Dion Sommer, Esben Hougaard, Gitte Arildsen, Annie Dolmer Kristensen, Carsten Dalsager, Christina L. Ottsen, Pernille Melander Thorsen Ikke tilstede: Anne Smed Christensen, Mimi Mehlsen, Jesper Aagaard Referent: Mette S. Jespersen Reaktioner på universitetsledelsens handlingsplan i forlængelse af ekspertgruppens analyse af problemer relateret til den faglige udviklingsproces. Carsten René Jørgensen gennemgik problemanalysen og de dertilhørende løsningsforslag til denne. Overordnet blev planen ganske positivt modtaget af IF; det blev bemærket at den rummer fine takter og går i den rigtige retning, om end der også var kritiske bemærkninger til enkelte elementer særligt med tanke på, hvordan planens elementer vil blive udmøntet i praksis. Der er behov for konkretisering af de mange i udgangspunktet positive elementer i planen. Det blev bemærket, at der er brug for en yderligere ledelsesevaluering på fakultetsniveau, hvor den enstrengede ledelsesstil bliver gået efter i sømmene. Ledelsen mener at den uddelegerer opgaver og ansvar og er lydhør over for medarbejderne, men efter enkeltes opfattelse sker dette ikke i praksis. Der er fortsat tale om et enstrenget ledelseslag. At der bliver talt om medarbejderinddragelse er positivt. Den tidligere ledelse talte også om inddragelse, men inddragelsen skete som udgangspunkt altid sent, og hvor det lå i kortene at beslutningen i den konkrete sag var truffet. Institutforum ser positivt på de nye tiltag, som ledelsen har stillet op og det er et stort skridt i den rigtige retning. Men intet sted i Forslag til beslutninger er medbestemmelse nævnt, hvilket betyder, at AU s vedtægter, der lige som Universitetsloven eksplicit forpligter sig på medarbejdere og studerendes medbestemmelse: Par. 18, Stk. 2. Bestyrelsen skal sikre medbestemmelse og medinddragelse af medarbejdere og studerende i væsentlige beslutninger. Her står endvidere, at medbestemmelsen, som er stærkere relateret til stærkere indflydelse end medinddragelse, ikke handler om småting, men om væsentlige beslutninger. Nogle så planen som et lidt tyndt manifest og at der mangler konkretiseringer på flere områder. Her blev der bl.a. efterlyst forskningscentrenes organisering og i hvor høj grad medarbejder medbestemmelsen også gælder universitetets samlede økonomi. Der blev i denne forbindelse spurgt til salget af Cheminova og hvor overskuddet går hen. 1

4 Der var enighed om, at der har været rigtig mange hurtige forandringer, og nu er der så nye på vej igen. Organisationen trænger til ro på denne front, så rådet er at ledelsen skal være varsom og forsigtig med at ændre på organisationen og dertilhørende arbejdsgange. Der blev talt om evaluering af processen efter et år, men dette kunne godt være for kort tid i forhold til implementering. Delt ledelse (her forstås direktør/dekan) er et skridt i den rigtige retning, dog vil ulempen være, at der dermed er to ledere inde over hver beslutning, der skal træffes. Det mest hensigtsmæssige ville være, at der kun var en ledelse for (hvert af) de administrative centre og at denne lå under fakultetet. Med den delte ledelse forudses uoverensstemmelser mellem de to ledere grundet interessekonflikter. Det er dog positivt, at dekanen får større bestemmelsesret over centrene. Den nuværende vej til vicedirektøren er lang og tidskrævende. En anden problematik i forhold til handlingsplanen er, hvordan man sikrer sig imod unødvendige ydelser og herefter diskuterede Institutforum hvordan man definerer unødvendige ydelser og at nogle ydelser på nuværende tidspunkt godt kan ses som unødvendige, men man skal være varsom med dette på den lange bane. Her blev Alumner bl.a. nævnt som et af de steder, som nogle tror at folk er glade for, men som ofte omtales som unødvendig/overflødig. Det bemærkes at den centrale administration er for stor under den nuværende organisering og at det ikke er gennemskueligt hvilke opgaver, der løses. I den forbindelse bør der udarbejdes minimumsaftaler mellem den centrale administration/fælles administrationen og hhv. administrative centre på fakultets niveau og eller institutterne/fakultetet. Økonomien i handlingsplanen blev også diskuteret. Det kunne se ud som om at der arbejdes henimod en cost drivers-model, som er en form for beskatning, der bliver pålagt instituttet for hver enkelt opgave, der bliver udført i centrene. Hvis dette er tilfældet, vil det være et skridt i den rigtige retning, da det skal være mere gennemskueligt hvad instituttet betaler for ved de enkelte centre. 2

5 AARHUS UNIVERSITET Møde den: 29. august 2014 fra LSU-møde: lokale bygn Referat Deltagere: Carsten René Jørgensen, Carsten Dalsager, Søren Staugaard, Anette Christensen, Peter Krøjgaard, Karen Elmeland. Sekretær: Anette Christiansen (HR) Afbud: Vibeke Asmussen Frank, Mai-Britt Johansson, Helle Spindler, Silke Stjerneklar, Mimi Mehlsen Dato: 5. september 2014 Side 1/4 Høring: universitetsledelsens løsningsforslag vedr. problemanalysen Carsten René indledte med et kort oprids af oplægget. Han henviser til tre bærende værdier, hvori forskellighederne skal respekteres: medinddragelse, delegering og de/centralisering af administrationen, kommunikation og branding. Alle LSU-medlemmer kom med kommentarer til oplægget. Peter synes, oplægget har gode perspektiver og er mange skridt i den rigtige retning. Det er fornuftigt med 4-årige budgetter, men ændringen på BSS og PI er ikke så stor, idet der allerede opereres med en sådan model. At administrationen får en tværgående servicefunktion, samt funktionschefernes referenceforhold ændres, vil være en fordel i det daglige arbejde og råderum. Han ser dog en bekymring omkring øget inddragelse af studerende i f.eks. studienævnene. Derved vil de studerende komme i overtal frem for VIP erne, hvilket vil være uheldigt. Peter nævner til sidst, at en ændring af kommunikation og brandingstrategien vil være godt. Carsten D. var enig med Peter. Han er spændt på resultatet af høringerne, og hvor meget af medarbejdernes input de reelt set imødekommes. Carsten D. lagde vægt på det empiriske i forhold til at give råderum til institutledere/ medarbejdere, og en hvis tilbageholdenhed i troen på, at alt vil blive rullet AU HR School of Business and Social Sciences Aarhus Universitet Tåsingegade 1, 2. sal DK-8000 Aarhus C bss.hr@au.dk

6 AARHUS UNIVERSITET tilbage, som det var engang. Carsten D. så potentielle konkliktområder i forhold til konstallationen/referencerammen mellem funktions-/administrationschef og dekan/vicedirektør. Side 2/4 Karen tilslutter sig de øvrige kommentarer. Hun synes, det er godt med alle de indrømmelser og tillempelser, der er fremlagt, men mener, at der stadig er en stor centraladministrativ klods tilbage. Hun ønsker en synliggørelse af, hvor det er mest hensigtsmæssigt at decentralisere, og at man ikke skal decentralisere bare for at decentralisere! Anette påpeger, at det ikke er hensigstmæssigt at tage alle forandringer over en kam. Man skal italesætte, at alt ikke bliver rullet tilbage til det, der var engang. Der er sket så mange forandringer af så afgørende karakter, at man ikke kan ændre tilstand, til det der var. Hun synes, at det er en svær problematik, ikke mindst i forhold til fremtidige snit og opbygning. Søren finder oplægget sympatisk, men udtrykker ønske om ro og stabilitet, i stedet for endnu en forandring. Han henviser til psykiske APV s resultat og opfordrer til, at forandringen ikke nødvendigvis behøver træde i kraft 1. januar Forandringerne må gerne nå at bundfælle inden den næste forandringsproces igangsættes og trækkes ned over hovedet på folk. Oplægget kan opfattes, som et forsøg på at kompensere for den negative kurs der var sat. Søren ønsker at synliggøre sin oplevelse af den daglige effektive support, af de centraladministrative ydelser, i den eksisterende organisering. Carsten René opfordrer til at give den organisatoriske indretning af fakulteterne en tanke, da en revideret institutstruktur, nogen steder, kan være nødvendig for at sikre bedre faglig indentitet dog ikke på Psykologisk Institut (PI). Den nuværende institutorganisering og indlejringen af medarbejdernes faglige identitet drøftedes. Der var bred enighed om, at nuværende institutorganisering - set fra PI - er velfungerende, at PI er placeret det rigtige sted og naturligvis skal bevares som et selvstændigt fag. Tilsvarende var der enighed om, at medarbejdernes faglige identitet fint kan forenes med den aktuelle organisering af PI. Dette gælder også Center for Rusmiddelforskning, hvor det samtidig nævnes, at det har været udmærket, at spørgsmålet er blevet stillet. Det anerkendes samtidig at disse spørgsmål kan være relevante at overveje andre steder på Aarhus Universitet Det, der savnes i oplægget, er hensynet til den daglige drift. At opgaver skal bevares og udføres mest fagnært, dvs. der hvor opgaven bedst ligger i forhold til stor drift. Som eksempel kan nævnes FSE og TTO s nuværende meningsfyldte placering. Det er vigtigt, at bevare de rigtige centraliseringer og placere dem, der, hvor det giver mening.

7 AARHUS UNIVERSITET Den overordnede konklusion er, at det er et positivt forslag, der dog på visse punkter irrelevant for PI og BSS. Det er et skridt i den rigtige retning! Side 3/4

8 Referat af møde imellem Institutledelsen og TAP-gruppen, PI 4/9-14. Vedr. TAP-gruppens opfattelse af universitetsledelsens plan til opfølgning af problemanalysen: Oplægget opfattes som positivt og i den rigtige retning. Hvor mere fokus på institutternes behov for administrative ydelser og autonomi styrkes. Der har været for meget fokus på administrative tiltag, som ikke umiddelbart understøtter et instituttets kernefunktioner, forskning og undervisning. Det ville lette den daglige administration, hvis der arbejdes på ejerskab i forhold til hele opgaveløsninger og ikke en defragmentering af opgaven uden blik for helheden., f.eks. mere fleksibel fortolkning af regler med eksempelvis bagatelgrænser. Nuværende institut organisering er tilfredsstillende. Carsten Dalsager

9 Psykologisk Institut, Til medlemmerne af institutforum samt ledelsen. Tak for et konstruktivt møde med diskussion af universitetsledelsens Forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen, 15. august, Det blev undervejs nævnt, at djævlen ligger i detaljen, hvilket nedenstående er et eksempel på. Det er vigtigt, at sende visse præciseringer med, hvad indflydelse handler om, og hvordan den sættes på begreb. Derfor denne konkretisering af, hvad jeg mente med den semantiske (men også i praksis) afgørende skelnen mellem medinddragelse og medbestemmelse, hvor det sidste ord har klart mere tyngde og kan sikre indflydelsen, som da også er et principielt tema i den øverste ledelses udspil. Men alle steder står kun inddragelse/medinddragelse, endog flere gange på samme side (s1, s4, s6, s8, s9, s10). Mange gode hensigter med det, og for så vidt ok, men det er ikke tilstrækkeligt. Bortset fra en potentiel svækkelse af medarbejderenes og de studerendes indflydelse, så er ledelsen forpligtet på medbestemmelse, og ledelsen har åbenbart overset, at man både er på kant med Universitetsloven og Aarhus Universitets egne vedtægter. Den gældende Universitetslov af 2014 taler foruden om medinddragelse direkte om medbestemmelse: Bestyrelsen sikrer, at der er medbestemmelse og medinddragelse af medarbejdere og studerende i væsentlige beslutninger (par. 10, stk. 6). Det fremgår desuden utvetydigt, at medbestemmelse og inddragelse ikke handler om småtingsafdelingen, men angående væsentlige beslutninger. Hertil kommer AU s vedtægter, der lige som Universitetsloven også eksplicit forpligter sig på medarbejdere og studerendes medbestemmelse, samt konkretiserer de fora, hvori medbestemmelsen kan udøves: Par. 18, Stk. 2. Bestyrelsen skal sikre medbestemmelse og medinddragelse af medarbejdere og studerende i væsentlige beslutninger. Dette sikres blandt andet gennem medarbejderes og studerendes deltagelse i arbejdet i bestyrelsen, akademiske råd og fora, ph.d.- udvalg, studienævn, samarbejdsudvalg m.m. (jf. kapitel 5) (Vedtaget af Aarhus Universitets bestyrelse 29. februar 2012 og godkendt af ministeren for forskning, innovation og videregående uddannelser den 21. juni 2012). Konklusion: Der er således eksplicitte forpligtelser for bestyrelse/rektor/dekaner/institutledere at implementere medbestemmelse for medarbejdere og studerende i væsentlige beslutninger. Det er selvsagt vigtigt, men ikke nok at inddrage og høre parterne. Hvad der så konkret ligger i medbestemmelse skal så efterfølgende forhandles i den dialog-atmosfære, som ledelsens udspil lægger op til. Venlig hilsen Dion S.