Kommunikationsplan hvordan? - en guide til en god kommunikationsplan i KMS

Transkript

1 Kommunikationsplan hvordan? - en guide til en god kommunikationsplan i KMS

2 Kommunikationsplan hvorfor? Alle større oplæg til projekter, beslutninger og initiativer i KMS skal ledsages af en kommunikationsplan. Det du sidder med i hånden nu er en værktøjskasse. En værktøjskasse, som skal hjælpe dig igennem processen med at lave gode kommunikationsplaner for dine projekter mv. Når du svarer på spørgsmålene på de kommende sider i denne folder, bliver du automatisk ledt gennem alle dele af en kommunikationsplan. Du fremstiller dermed forholdsvist enkelt en kommunikationsplan for dit projekt. Formålet med at fremstille en kommunikationsplan er, at du bevidst kan styre din kommunikationsindsats og planlægge en så effektiv og konstruktiv kommunikation som muligt. 2

3 Kommunikationsplan 1. Baggrund Skriv lidt generelt om opgaven, projektet, initiativet mv. (3-5 linier) Hvorfor er der et kommunikationsbehov? Kontekst hvad rør sig ellers på området? Kommunikationsplanen indledes med beskrivelsen af baggrunden for det, der skal kommunikeres. Her skabes en fælles forståelsesramme for de beslutninger, der efterfølgende skal træffes vedrørende budskaber, målgrupper mv. 3

4 2. Kommunikationsmål Hvad er kommunikationsmålet/ene? Opmærksomhed, viden, holdning, handling? Beskrivelse af hvad man ønsker at opnå med kommunikationen. Det er vigtigt, at man beskriver målet, før man beslutter løsningen. 4

5 3. Kernebudskaber Formuler 3-5 kernebudskaber Kernebudskaberne skal indeholde det centrale i det, der skal formidles. Formuleringen er på et helt overordnet plan. 5

6 4. Målgrupper Hvilke målgrupper kommunikeres der til? Internt og eksternt Kan man prioritere dem? Skal der forskellige typer information til forskellige målgrupper? Kommuniker altid på modtagernes præmisser. For at kunne gøre det, må du kende din målgruppe. 6

7 5. Hvordan skal der kommunikeres Hvad er de vigtigste tiltag/medier i kommunikationen? Hvordan skal kommunikationen understøtte projektets lancering internt (for medarbejderne) og/eller eksternt? Hvilken rolle har direktion, medlemmer af SU, tillidsrepræsentanter, områdechefer, enhedsledere eller fagfolk? Hvilken rolle har de eksterne målgrupper (medspillere, modtagere)? Kan netværk og nøglepersoner/forandringsagenter spille en rolle? Hvordan kommunikationen planlægges bør afhænge af, hvad man vil opnå med sin kommunikation: Kommunikationsmålet. 7

8 6. Spørgsmål og svar Formuler de kritiske spørgsmål, som I ved, medarbejderne vil stille. Og formuler også nogle gode svar til dem Hvis der er eksterne målgrupper gøres der tilsvarende for dem Alle kritiske spørgsmål skal identificeres og formuleres sammen med grundige svar på dem. Svarene skal diskuteres godt igennem, før de formuleres, så der er enighed om dem. 8

9 7.Tidsplan Hvem kommunikerer hvad til hvem i hvilken kommunikationskanal hvornår? Kronologisk oversigt over forløbet Der skal være klarhed over, hvad der sker hvornår. På den måde sikrer du koordinering og timing af de forskellige kommunikationsindsatser, og at alle, der deltager aktivt, kan se, hvad deres rolle er i processen. 9

10 8. Gode generelle råd Informer altid internt før eksternt Timing af kommunikationen er meget vigtig Intern kommunikation omfatter hele Miljøministeriet Kommunikation drejer sig både om skriftlig og mundtlig kommunikation I KMS sender vi som hovedregel ikke e-post til alle i KMS. Massekommunikation internt i KMS sker oftest gennem kanaler som Indgangsportalen eller Netavisen Det er som hovedregel ikke nok at kommunikere et budskab til en målgruppe én gang. Gentagelser i forskellige kontekster øger effekten 60% af budskabet går tabt ved brug af skriftlig kommunikation frem for mundtlig. I den mundtlige kommunikation bruger man nemlig også kropsprog, tonefald og muligheden for dialog Kommunikationseffekten øges betydeligt, hvis budskaberne relaterer sig til modtagerens virkelighed, hverdag, problemstilling mv. 10

11 Hvor får du hjælp? Du kan få hjælp til udarbejdelsen af din kommunikationsplan i STS-Kommunikation. Men husk at komme i god tid der kan være andre end dig, som har brug for hjælp. STS-Kommunikation kommer også gerne ud på et områdemøde og fortæller mere om kommunikationsplanen og ideen med den. 11

12 Kommunikationsplan hvordan? 1. Baggrund 2. Kommunikationsmål 3. Kernebudskaber 4. Målgrupper 5. Hvordan skal der kommunikeres 6. Spørgsmål og svar 7.Tidsplan 8. Gode generelle råd Du kan få hjælp til udarbejdelsen af din kommunikationsplan i STS-Kommunikation