Kursus for forstandere og sekretærer Intern økonomistyring april 2012

Transkript

1 Kursus for forstandere og sekretærer Intern økonomistyring april 2012

2 Hvad er økonomistyring??? 2

3 Styringsprocessen Information Beslutning Kontrol Planlægning 3

4 Økonomistyring Grundregistrering Rapporter Regnskab Budget Styringsform Handlingsplaner Fremtidigt regnskab Daglig drift Intern økonomistyring april

5 Regnskabsbekendtgørelsen Ansvar og fordeling: Bestyrelsen har ansvaret for en forsvarlig organisering i forbindelse med regnskab og revision: Skyldige økonomiske hensyn ved forvaltning af skolens midler Bogføring og forvaltning varetages og kontrolleres på betryggende vis Bogføringen skal være i overensstemmelse med bogføringsloven Regnskabet skal være retvisende Revisor reviderer regnskabet 5

6 Budgetproceduren - Den passive budgetfase Regnskab og statistik for det forløbne år Ændringer i interne forudsætninger. Allerede trufne beslutninger om aktivitet, kapacitet mv. Ændringer i eksterne forudsætninger. Samfundsøkonomi Lovgivning Elevtal Leverandører mv. Foreløbigt resultatbudget for det kommende år 6

7 Budgetproceduren - Den aktive budgetfase Forslag til resultatbudget Ideformu- lering og økonomisk konsekvensbeskrivelse Optime- ring af time-/ fagfordeling Forslag til likviditetsbudget Vedtaget totalbudget Vurdering af resultatog likviditetsbudget 7

8 Budgetsystemet Delbudgetter Hovedbudgetter (totalbudgettet) Aktivitetsbudget Kap. okm.- budget Resultatbudget Investeringsbudget Finansieringsbudget Likviditetsbudget Statusbudget 8

9 Budgetsystemet Delbudgetter Hovedbudgetter (totalbudgettet) Aktivitetsbudget Kap. okm.- budget Resultatbudget Finansieringsbudget 9

10 Særlige forhold når budgettet udarbejdes Verbal formulering af budgetforudsætningerne Dokumentation af beregningerne og budgettets tal Samme regnskabspraksis i budget og perioderegnskab - indtægter og udgifter eller - betalingsprincip Samme regnskabsopstilling i budget, perioderegnskab og årsrapport? - Ønskerne til budgetopfølgningen som dagligt arbejdsredskab - Overskueligt - Hensigtsmæssigt styringsredskab - Samme resultat i internt regnskab og årsrapport 10

11 Budgetsimulering Er beregning af de samlede økonomiske konsekvenser for virksomheden af en række alternative budgetforudsætninger. Udviklingen i elevtal Udviklingen i renteniveauet Flere/færre lærere Investeringsalternativer 11

12 Budgetkontrol En sammenligning mellem budget og regnskab for den samme periode. Planlægning og budgettering Budgetkontrol med årsagsforklaringer Gennemførelse og registrering Regnskab og statistik 12

13 Den økonomiske styring i praksis Der bruges for lidt tid på perioderegnskaberne Brandslukning Bogføringen er ikke ajourført Perioderegnskabet er mangelfuldt (hvem bestemmer indholdet?) Ingen status og likviditetsopfølgning Verbal beskrivelse til perioderegnskabet er tynd Perioderegnskabet er for detaljeret / for overordnet Ingen styringspunkter i forhold til budgettet Har man forstand på økonomien? Tidsrammerne er for løse 13

14 Særlige forhold i forbindelse med budgetkontrollen Valide data er grundlaget for en god budgetkontrol - etablering af en afstemningsprocedure - interne kontroller af uddata - bogføringen skal være ajourført Opfølgning af budgettet med de budgetansvarlige Udformning af perioderegnskabet Verbal beskrivelse til perioderegnskabet (årsagsforklaring) Fornuftige tidsrammer for perioderegnskabet Husk opfølgning på status- og likviditetsbudget (i hovedtal) BRUG PERIODEREGNSKABET 14

15 Særlige forhold i øvrigt Feriepengeforpligtelse - opgøres pr i forbindelse med årsrapporten - afholdte feriepenge udgiftsføres løbende Over-/undertimer opgøres og bogføres som udgangspunkt i forbindelse med årsrapporten men det er vigtigt at den følges op løbende Al økonomistyring starter med time-/fagfordelingen. Jo mere optimal den er, jo bedre kan økonomien styres. Lærerløn er den største og tungeste post og den er meget lidt fleksibel. 15

16 Faresignaler i en krisetid Likviditeten - Negativt cash-flow - Afhængig af nye lån Har skolen overblik over resultat og likviditet i det kommende år? - Uafdækket likviditetsbehov Elevtallets udvikling Faldende indtjening Negativ egenkapital Kan låneaftaler fornyes Der er kun få kortsigtede parametre at justere på! 16

17 Er der risiko for, at skolen ikke opfylder betingelserne for going concern? 17

18 Thomas Kjær Slagelse This publication has been prepared for general guidance on matters of interest only, and does not constitute professional advice. You should not act upon the information contained in this publication without obtaining specific professional advice. No representation or warranty (express or implied) is given as to the accuracy or completeness of the information contained in this publication, and, to the extent permitted by law, PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerelskab, its members, employees and agents do not accept or assume any liability, responsibility or duty of care for any consequences of you or anyone else acting, or refraining to act, in reliance on the information contained in this publication or for any decision based on it PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. All rights reserved. In this document, refers to PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab which is a member firm of PricewaterhouseCoopers International Limited, each member firm of which is a separate legal entity.