Opsamling på workshop for administratorer med ansvar for udenlandske ph.d.-studerende og forskere

Transkript

1 Opsamling på workshop for administratorer med ansvar for udenlandske ph.d.-studerende og forskere Om opsamlingen Her er opsamlingen på workshoppen for administratorer med ansvar for udenlandske ph.d.- studerende og forskere, der blev afholdt den 11. juni Ud fra de svar I gav i workshoppen, har vi fremhævet de pointer, der blev nævnt flest gange under overskriften Need to have nedenfor. Derefter uddybes jeres svar under overskrifterne fra workshoppen. Der vil være overlap i svar til forskellige temaer, da de naturligt falder ind under flere kategorier. Need to have (2 eller flere forslag) Snitfladeafklaring Velkomstmateriale Sharepoint /web med information målrettet denne gruppe Videnudveksling og informationsdeling Fælles vejledning for velkomst og service Opsamling på de enkelte spørgsmål og temaer Formål med gruppen Stille spørgsmål og dele viden, inspirere hinanden, drøftelser Synliggøre hvor vi skal/kan søge information Udarbejde fælles retningslinjer for velkomst og service Holde os opdaterede på information (eksterne regler og procedurer) (opgave IC) Sikre at administrationen har nødvendige information, når der sker interne forandringer i arbejdsgange (fælles opgave) Udarbejde konkrete produkter (ikke kun drøftelser) Nået efter et år Have oprettet sharepoint/intranet med emner, spørgsmål/svar 1

2 Fastlagt rutiner for modtagelse af forskere og gæster inkl. velkomstpakke og den optimale tjekliste over procesen. Etableret kontakt på tværs af organisationen (HR, ph.d.-skoler, institutter/afdelinger og IC) Snitflader er afklarede Godt i gang med at beskrive arbejdsgange (hvem gør hvad) Gruppens formål er klart Succeskriterier (produkt) Velkomstpakke (ens layout og emner men geografisk opdeling) Snitfladeafklaring (institut, ph.d. og AU HR) Best practice og indstillinger til andre områder i organisationen (til procedure ændringer) Ensartethed i form af kvalificeret og effektiv håndtering af alle aspekter, der vedrører vores arbejdsopgaver Erfagruppe-struktur Intro i hele gruppen og derefter mødes i undergrupper opdelt ud fra emne. Møder afsluttes med korte oplæg om et emne til hele gruppen efter behov. Der kan skiftes mellem informationsmøder og workshops, hvor der er mulighed for interaktion og videndeling, efter behov. Hvor ofte skal vi mødes? Valgfrihed i forhold til at deltage i møder ud fra behov 2-4 gange om året. Lidt oftere i starten for at kick-starte gruppen. Tidligste mødetidspunkt kl. 10. Faste mødetidspunkter med dagsorden + tid til emner udenfor dagsorden. Hvem er ansvarlig for møderne? Michael Winther og Anne Langer indkalder til møder, sætter rammerne og står for det praktiske. IC er hovedansvarlig i opstartsfasen, herefter oprettes selvstyrende grupper, der refererer til IC, og netværksgruppe medlemmerne præsenterer konkrete punkter, de ønsker taget op, som de selv står for at præsentere. Hvordan når vi beslutninger [og kommunikerer vi internt i gruppen]? 2

3 Konsultation af enkelte eksperter Oprettelse af sharepoint/intranet til erfaringsudveksling IC sender henvendelser pr. mail til gruppen, hvor det fremgår i emnefeltet, om mailen er til orientering eller besvarelse. Konkrete spørgsmål sendes i høring med kort svarfrist. IC prioriterer, hvordan vi videresender konkrete henvendelser, så ikke alle bliver spammet med mails. Yderligere kommentarer: God idé at få overblik over, hvem der sidder med hvilke arbejdsopgaver (internt i netværksgruppen) samt mailingliste inkl. hovedarbejdsområder (mange nævnte dette). Emner og indhold Need to have Fælles inspirationsseminarer indenfor div. Relevante emner som f.eks.: Opholds- og arbejdstilladelse Forsikring skat Bolig Personale juridiske forhold (pensioner, ansættelse, løn) Velkomst/introduktion (f.eks. introduktion for nye medarbejdere en gang månedligt for nyansatte på hele AU) Mentor ordning Yderligere emner: Snitflader o Hvem gør hvad? o Hvor kan vi få hjælp til hvad? Udarbejde sharepoint og sikre information på web o F.eks. ABC emneinddelt o F.eks. tjekliste ved ansættelse af nye medarbejdere Opdatere eksisterende guides og velkomstfoldere. Skal også dække decentrale campi (f.eks. Emdrup og Foulum) Nice to have: 3

4 Oversættelse af centrale dokumenter til engelsk (f.eks. Guide til Nem-ID og guide til transport system) Integration Arrangementer o Foredrag, oplæg o Intro o Information Håndtering af medfølgende familie (praktiske forhold så som bolig, skole, institution) Fastholdelse/karriererådgivning (f.eks. ph.d.-studerende, faglig fastholdelse og søgning af midler) Hvad er jeres største udfordringer? Snitflader hvem gør hvad (også på institutniveau) og hvor kan jeg få hjælp til hvad? Samarbejde (hvordan får man samarbejdet til at fungere?) Hvad kræver opmærksomhed? Organisatorisk udfordring at vi kommer fra forskellige steder (fysisk og geografisk), har forskellige beføjelser, arbejdsopgaver og interesser. Hvad kan man få hjælp med, når man kommer fra institutter, der ikke har base i Aarhus? Procedurer i forbindelse med at søge opholds- og arbejdstilladelse (skal evt. forklares mere brugervenligt). Skat Boliger o Både til korte og lange ophold o Både til Emdrup/Foulum, Årslev, Flakkebjerg, Roskilde o En hjemmeside med synliggørelse af boligmuligheder som målgruppen let kan bruge Snitflader: hvad er skillelinjen mellem HR/Ph.d.-skole/institut (institut især)? Hvad fungerer? IC hjemmesiden skal fortsat opdateres løbende IC generelt International Citizen Service 4

5 Spørgsmål: Skal vi også diskutere udrejsende forskere og ph.d.-studerende? 5