INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 24. maj 2012 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 31. maj 2012 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Konstituering (kl ) a. Godkendelse af forretningsorden (B) * b. Nedsættelse af forretningsudvalg (B) c. Nedsættelse af byggeudvalg vedr. afdeling 73 Virup Skovvej (B) d. Organisationsbestyrelsens samarbejde med de nedsatte udvalg (D) * 2. Organisation ( ) a. Opfølgning på repræsentantskabsmødet den 22. maj (B) * b. Revision af budget 2013 (B) * c. Deltagelse i Aarhus 2017 * d. BL Bestyrelseskonference juni * e. Honorar til Berit Jørgensen * 3. Afdelinger ( ) a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Mentorordning, kvartalsmøder eller andre initiativer til støtte for afdelingerne 4. Administration ( ) a. Orientering fra administrationen (O) * 5. Kommende møder ( ) a. Emner til næste møde, der holdes den 21. juni 2012 (B) b. Mødeplan (B) * 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1: Indledning 1 Generelt Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres. Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godendelse for at være gældende. Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser 2 Ansvar Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter. Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

3 3 Prokura m.m. Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren. Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden med mindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 4 Køb, salg og pantsætning Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder 5 Konstituerende møde Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Organisationsbestyrelsen vælger en formand og en næstformand af sin egen kreds. Stk. 3. Konstituerende møde afholdes efter følgende retningslinjer: - Gennemgang af repræsentantskabsmødet. - Opsummering af resultatet og eventuelle pålagte opgaver. - Orientering om bestyrelsens pligter og arbejdsform, herunder en gennemgang af de faste udvalgs arbejdsområder. - Konstituering. - Fastlæggelse af mødefrekvens for det kommende år. - Gennemgang af forvaltningsrevisionen. Stk. 4. På samme møde nedsætter organisationsbestyrelsen følgende udvalg: - Forretningsudvalg - Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt - Øvrige udvalg Stk. 5. Næstformanden varetager mødeledelse og øvrige formandsopgaver ved formandens fravær eller inhabilitet. Derudover varetager næstformanden udvalgskontakt og kursus/seminaraktiviteter. Stk. 6. Forretningsudvalget består af formand, næstformand og ét yderligere medlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrel-

4 sesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Stk. 7. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særkilt vederlag for byggeudvalgets arbejde. 6 Bestyrelsesmøder Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Boligkontoret stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. Stk. 2. Bestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og - sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start med mindre et flertal i bestyrelsen godkender det. Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder. Stk. 6. Punkterne på dagsordenen mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter. Stk. 7. På møderne i februar, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal. 7 Beslutningsdygtighed 8 Afstemning Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden. Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende.

5 9 Direktørens rolle 10 Seminar 11 Forhandlingsprotokollen På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret og de tilknyttede organisationer. Direktøren fremlægger kvartalsvis regnskabsoversigt. Bestyrelsen samles hvert år i første kvartal til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden. 12 Inhabilitet Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning. 13 Årsregnskab og budget Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet).

6 Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godkendelse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet. 14 Revisor 15 Revisionsprotokol 16 Tavshedspligt Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om valg af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder. Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 17 Suppleanter Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. Kap. 4 Ændring af forretningsordnen 18 Ændringer i forretningsordenen Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med den i 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedtagelse. Kap. 5 Ikrafttræden 19 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse.

7 NOTAT TIL PKT 2.a. Opsamling på repræsentantskabsmøde DATO 24. maj 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Repræsentantskabsmødet den 22. maj kan sammenfattes med følgende beslutninger: Beretning: Godkendt Strategipapir: Godkendt med tilføjelse af værdiafsnit (se bilag A) Regnskaber 2011 for Boligkontoret Århus, Bo83, Højbo og VesterBo: Godkendt Budget 2013: Godkendt (se dog nedenfor) Vedtægtsændringer A-H: Godkendt (reviderede vedtægter optrykt som bilag B) Bemyndigelse til grundkøb: Godkendt Sammenlægning afdeling pr. 1. januar 2013: Godkendt Næstformand vælges af repræsentantskabet: Godkendt Tilpasning af gaveregulativ: Forkastet Tilpasning af regler for telefongodtgørelse m.m.: Trukket (se dog nedenfor) Arbejdsopgaver for de valgte kredsdelegerede: Forkastet Kommissorier for organisationens udvalg: Indstillinger fra udvalgene blev godkendt, herunder også budget Valg til organisationens udvalg: Indstillingerne blev tiltrådt. Valgt til næstformand: Henrik Autzen Valgt til organisationsbestyrelsen: Torben Kjølhede og Lars Hansen Valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen: Per Hasager (1. suppleant) og Berit Jørgensen (2. suppleant)

8 Valgt som kredsdelegerede: Kim Assentoft, Max Christensen, Johnny Eriksen, Per Hasager, Kirsten Hillebrandt, Anders Isaksen, Helle M. Jensen, Hans-Jørgen Krickhahn, Brian Kristensen, Peter Lykke Nielsen, Grethe Rasmussen, Lise Ryde og Kirsten Thomsen. Robert Thorsen er valgt som førstesuppleant og Berit Jørgensen som andensuppleant. Godkendt som revisor: Revisionsinstituttet blev godkendt Repræsentantskabsmødet efterlader flg. opgaver for organisationsbestyrelsen: Udmøntning af tilpasset strategipapir (Se bilag nedenfor) Tilpasning af budget 2013 (se særskilt punkt) Information til udvalgene om budget, sammensætning og kommissorier Iværksættelse af sociale arrangementer, herunder SOS og BKÅ festival med ansvarlig(e) fra bestyrelsen Præciserede retningslinjer for kørsels- og telefongodtgørelse: Formuleringen Der udbetales kørselsgodtgørelse eller refunderes transportomkostninger med billigste transportmiddel ændres til fx Der udbetales kørselsgodtgørelse efter Skatterådets takster eller refunderes rimelige transportomkostninger. Det skal overvejes, om der skal ske ændring af beslutningen om at der årligt kan udbetales i telefon/internetudgifter (dog til organisationsbestyrelsen, da beløbet for disse er skattepligtigt), skal ændres. Evt. præcisering af gaveregulativ: Gaveregulativet kan evt. tilpasses, så sidste punkt som foreslået på repræsentantskabsmødet af Henrik Autzen om vingaver gælder afdelingsbestyrelsesmedlemmer, ikke repræsentantskabsmedlemmer. Derudover betyder repræsentantskabsmødets afvikling, at det bør overvejes nøje, hvordan man fremover kan sikre det bedst mulige forløb. Herunder bør følgende overvejes: Opstilling af klare afstemningstemaer Bestyrelsens rolle under selv mødet Administrationens rolle under selv mødet Valg af dirigent Overholdelse af dagsorden kontra rum til helt fri og mere improviseret debat Endelig gav især indskrivningen af deltagere på repræsentantskabsmødet anledning til en del uklarhed, idet der var ganske mange afdelinger enten ikke havde oplyst administrationen om deres repræsentantskabsmedlemmer og/eller havde oplyst, hvem der deltog i mødet. 2/13

9 Det betød selvsagt, at mange ikke havde modtaget materialet da administrationen kun har kunnet sende materiale til repræsentanter, der har været oplyst. Det betyder også, at der har været stor usikkerhed om bestilling af forplejning, opstilling af siddepladser m.v., da det faktiske deltagerantal ikke har været kendt. Det bør derfor indskærpes inden næste repræsentantskabsmøde, at afdelingerne både skal oplyse repræsentanter samt at alle repræsentanter, udvalgsmedlemmer, afdelingsbestyrelsesmedlemmer og gæster skal tilmeldes mødet. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes tage stilling til de skitserede opgaver. Derudover bedes organisationsbestyrelsen evaluere repræsentantskabsmødet og drøfte, hvorledes man ønsker repræsentantskabsmøder afviklet fremover. 3/13

10 Bilag A Strategisk fokus for Boligkontoret Århus Boligkontoret Århus bygger og udlejer tidssvarende boliger i gode lokalmiljøer med højt serviceniveau og aktivt beboerdemokrati. Sådan lyder Boligkontoret Århus mission uafhængigt af tid og sted. Det er en ambition om en boligorganisation, der bygger på værdierne: Attraktiv fordi den muliggør gode hjem med et højt serviceniveau i attraktive boliger Demokratisk fordi den prioriterer inddragelse, deltagelse og reelle handlemuligheder Social fordi den prioriterer det boligsociale arbejde og det sociale liv i afdelingerne Fremtidsorienteret fordi den prioriterer energi, miljø, sundhed og tryghed i boligerne Kompetent fordi den er en fagligt velfunderet arbejdsplads med tilfredse og engagerede medarbejdere Der er særligt tre områder, Boligkontoret Århus vil arbejde strategisk med i årene : Byens bedste service Nytænkning af beboerdemokratiet Din fremtidssikrede bolig Byens bedste service Under denne overskrift lægges der i de tre strategiår vægt på: Udvikling af og opfølgning på servicemål Forbedret information til beboere og boligsøgende Forbedring af organisationens brugervenlighed, fx ift. tilgængelighed, onlineservices mv. Nytænkning af beboerdemokratiet Under denne overskrift lægges der i de tre strategiår vægt på: Nytænkning af beboerdemokrati en ny definition af og målsætning for succesfuldt beboerdemokrati, herunder pilotprojekter om nye deltagelsesformer Branding af beboerdemokratiet information om mulighederne og deling af succeshistorier Afdelingsmødet nytænkning af afdelingsmødet, bl.a. vha. IT m.m. Din fremtidssikrede bolig Under denne overskrift lægges der i de tre strategiår vægt på: Bæredygtighed energistrategi, indeklima og miljø 4/13

11 Renovering plan for opgradering af den gamle boligmasse Visioner for nye boligtyper råderet, sammenlægning af boliger m.m. Udover de tre indsatsområder, skal organisationen have et tværgående fokus på stadig forbedring af kommunikationen og maksimering af sin politiske indflydelse for at realisere målene. 5/13

12 Bilag B Vedtægter for Boligkontoret Århus Kapitel 1: Navn, hjemsted og formål 1 Boligorganisationens navn er boligorganisationen Boligkontoret Århus. stk. 2. Organisationen har hjemsted i Århus Kommune. 2 Boligorganisationen er organiseret uden medlemsindskud 3 Boligorganisationens kerneaktivitet er at opføre, udleje, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne i lov om almene boliger m.v. stk. 2. Organisationen kan udover den virksomhed, der er nævnt i stk. 1, udføre aktiviteter, som har en naturlig tilknytning til boligerne og administrationen af disse, eller som er baseret på den viden, som organisationen har oparbejdet. Kapitel 2: Medlemskab og kapitalforhold 4 Som medlemmer af boligorganisationen anses dennes lejere og enhver, der er opnoteret på organisationens venteliste. stk. 2. Senest ved indgåelse af lejekontrakt skal organisationen udlevere et eksemplar af organisationens vedtægter til det pågældende medlem. Kapitel 3: Boligorganisationens ledelse Repræsentantskabet 5 Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. stk. 2. Repræsentantskabet består af organisationens organisationsbestyrelse og én repræsentant for hver afdeling samt yderligere én repræsentant for hver påbegyndt 100 lejemålsenheder udover de første 50, jf. 11 og 14. De afdelingsvalgte repræsentantskabsmedlemmer skal være boliglejere eller myndige husstandsmedlemmer til boliglejere i den pågældende afdeling. Formanden for organisationens bestyrelse er tillige formand for repræsentantskabet. stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om følgende forhold: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne. stk. 4. Repræsentantskabet godkender organisationens vedtægter, årsregnskab og beretning. 6/13

13 stk. 5. Repræsentantskabet godkender afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende afdelingerne: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3) Grundkøb. 4) Iværksættelse af nyt byggeri. 5) Nedlæggelse af en afdeling. 6) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 18 stk. 2. stk. 6. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere kompetencen på et eller flere af de områder, der er nævnt i stk. 5, til organisationens bestyrelse. stk. 7. Repræsentantskabet kan til enhver tid beslutte, at en kompetence, som udøves af organisationens bestyrelse, skal udøves af repræsentantskabet. 6 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Dagsordenen for mødet skal omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. 3) Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskab med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget. 4) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 5) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. 6) Valg af kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede. 7) Godkendelse af revisor. 8) Eventuelt. stk. 2. Repræsentantskabet træffer på et ordinært repræsentantskabsmøde beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet eller bestyrelsen vælger formand og næstformand for bestyrelsen. 7 Det ordinære repræsentantskabsmøde indkaldes af formanden med mindst fire ugers varsel til samtlige repræsentantskabsmedlemmer. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. stk. 2. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning til det, når et tidligere repræsentantskabsmøde har besluttet det, eller når mindst ¼ af repræsentantskabsmedlemmerne skriftligt anmoder om at få et angivet emne behandlet. I sidstnævnte tilfælde afholdes mødet senest tre uger efter, at anmodningen er modtaget. Indkaldelse til ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for repræsentantskabsmødet samt dagsorden. Når ekstraordinært repræsentantskabsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde, jf. dog 11 stk. 4, 5. pkt. stk. 3. Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at repræsentantskabsmedlemmerne indkaldes eller kort tid derefter. 8 Ethvert repræsentantskabsmedlem har ret til at få et angivet emne behandlet på repræsentantskabsmødet. Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen for det ordinære repræsentantskabsmøde, skal være indsendt til bestyrelsen senest to uger før mødet. Indsendte forslag skal udsendes til repræsentantskabsmedlemmerne senest én uge før mødet, jf. 7 stk. 1. 7/13

14 stk. 2. Ud over repræsentantskabets medlemmer har medlemmer af afdelingsbestyrelser og organisationens udvalg adgang med taleret til repræsentantskabsmødet. Endelig har direktør samt evt. indbudte medarbejdere adgang med taleret. 9 Hvert medlem af repræsentantskabet har én stemme. Stemmeretten kan kun udøves ved personligt fremmøde. 10 Beslutning træffes af de tilstedeværende ved almindeligt stemmeflertal. Når ⅓ af repræsentantskabsmedlemmerne forlanger det, skal afstemningen være skriftlig. Forslag om ændring af vedtægterne eller opløsning af boligorganisationen kan kun vedtages, hvis ⅔ af repræsentantskabsmedlemmerne er mødt, og hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end ⅔ mødt, men mindst ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget, afholdes nyt møde inden to uger. På dette møde kan forslaget uanset antallet af fremmødte vedtages, hvis ⅔ af de afgivne stemmer er for forslaget. stk. 2. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Organisationsbestyrelsen 11 Bestyrelsen består af ni medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger syv medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges særskilt en formand, jf. stk. 2. Endelig vælges et medlem og en personlig suppleant af og blandt organisationens medarbejdere. stk. 2. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet blandt repræsentantskabets medlemmer. stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Rådmanden for den magistratsafdeling, hvortil tilsynet med de almene boligorganisationer er henlagt. 3) Formanden for det udvalg, hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 4) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af bestyrelsens øvrige medlemmer afgår fire i lige år og tre i ulige år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg og genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. stk. 5. Afgår formanden inden valgperiodens udløb konstitueres næstformanden som formand frem til førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. stk. 6. Repræsentantskabet vælger herudover et antal suppleanter for de seks menige bestyrelsesmedlemmer. Valgperioden for disse er ét år, og genvalg kan finde sted. stk. 7. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. En indtrådt suppleant er på valg ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt af medarbejderne, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til 8/13

15 den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. stk. 8. Suppleant indkaldes til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes på tidspunktet for bestyrelsesmødets indkaldelse. stk. 9. Bestyrelsen træffer nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv ved en forretningsorden. stk. 10. Uanset stk. 1, stk. 2 og stk. 4 består bestyrelsen frem til og med det første ordinære repræsentantskabsmøde efter organisationens stiftelse af fire medlemmer udpeget af hver af boligorganisationerne Bo83, Højbo og VesterBo samt ét medlem valgt af organisationens medarbejdere. Bestyrelsen udpeger formanden af sin midte for perioden frem til det andet ordinære repræsentantskabsmøde efter organisationens stiftelse. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt eller udpeget af en af boligorganisationerne Bo83, Højbo og VesterBo, indtræder den pågældendes suppleant. Denne bestemmelse ophæves på det andet ordinære repræsentantskabsmøde efter organisationens stiftelse. stk. 11. Uanset stk. 1, stk. 2 og stk. 4 består bestyrelsen umiddelbart efter det første ordinære repræsentantskabsmøde efter organisationens stiftelse frem til og med det andet ordinære repræsentantskabsmøde efter organisationens stiftelse af to medlemmer udpeget af hver af boligorganisationerne Bo83, Højbo og VesterBo, to medlemmer valgt af organisationens repræsentantskab samt ét medlem valgt af organisationens medarbejdere. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt eller udpeget af en af boligorganisationerne Bo83, Højbo og VesterBo, indtræder den pågældendes suppleant. Denne bestemmelse ophæves på det andet ordinære repræsentantskabsmøde efter organisationens stiftelse. stk. 12. Uanset stk. 1, stk. 2 og stk. 4 vælger repræsentantskabet på sit andet ordinære møde efter organisationens stiftelse to bestyrelsesmedlemmer med en valgperiode på ét år, udover de i stk. 4 nævnte. 12 Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. stk. 2. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 14 stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. stk. 3. Som leder af den daglige drift kan bestyrelsen ansætte en direktør. Det bestemmes ved forretningsordenen, hvorvidt nødvendig medhjælp for direktøren kan antages af denne eller skal ansættes af bestyrelsen. stk. 4. Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. 9/13

16 13 Bestyrelsesmøde indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden, når der skønnes at være behov herfor, samt når to medlemmer af bestyrelsen anmoder herom. Udover bestyrelsesmedlemmerne har direktøren adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret. Dagsordenen for bestyrelsesmødet gøres tilgængelig for boligorganisationens lejere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst et antal medlemmer er til stede, således at der samlet er mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer til stede. stk. 3. Beslutning træffes af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ved almindeligt stemmeflertal. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme udslaget. stk. 4. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af formanden eller i dennes fravær næstformanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. Kapitel 4: Afdelingernes ledelse 14 Hvert år afholdes inden tre måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder efter, at indflytning har fundet sted. Det påhviler boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelse skal ske med mindst fire ugers varsel til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. stk. 2. Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. dog stk. 4 og stk. 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde samt godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 5) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 6) Eventuelt. stk. 3. Fremsætter mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere efter reglerne i 16 stk. 4. stk. 4. Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden fem måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet). Afdelingsmødet træffer i sådanne tilfælde tillige beslutning om, på hvilket af de to ordinære afdelingsmøder valg af afdelingsbestyrelse og eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted (valgmødet). Afholdes der to ordinære afdelingsmøder, sker fremlæggelse af årsberetning på regnskabsmødet. stk. 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om afdelingsbestyrelsens størrelse. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre. Valgbare som medlemmer til afdelingsbestyrelsen er boliglejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. 10/13

17 stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet, samt hvorledes der vælges suppleanter hertil. Har et afdelingsmøde besluttet, at repræsentantskabsmedlemmerne vælges af afdelingsbestyrelsen, har denne beslutning gyldighed, indtil et senere afdelingsmøde efter forslag herom, jf. 16 stk. 3, træffer anden beslutning. stk. 7. Indtræder en suppleant, er denne på valg ved førstkommende ordinære afdelingsmøde. stk. 8. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, når mindst ¼ af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, når afdelingsmødet på et tidligere tidspunkt har truffet beslutning herom, eller når organisationens bestyrelse anmoder afdelingsbestyrelsen herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden to uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af organisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde, jf. dog 18 stk. 3, 5. pkt. 15 Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde. Afholdes der ikke regnskabsmøde, jf. 14 stk. 4, udsendes desuden det sidst godkendte årsregnskab. stk. 2. Har afdelingsmødet besluttet, jf. 14 stk. 4, at afdelingens regnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse, udsendes regnskabet for vedkommende afdeling til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før det ordinære afdelingsmøde, hvor regnskabet skal godkendes. stk. 3. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne ligeledes udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest én uge før afdelingsmødet. 16 Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har to stemmer uanset husstandens størrelse. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde. stk. 2. Adgang har tillige boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre kan deltage i mødet. Organisationens ledelse kan ligeledes beslutte, at andre kan deltage i mødet. De personer, der er nævnt i pkt., har ikke stemmeret. Organisationens ledelse kan beslutte, at andre kan deltage i mødet med taleret. stk. 3. Enhver, der ifølge stk. 1 og stk. 2 har adgang til afdelingsmødet, har ret til at tage ordet. Enhver, der ifølge stk. 1 eller stk. 2, 1. pkt., har adgang til afdelingsmødet, har ret til få et angivet emne behandlet på mødet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være administrationen i hænde senest to uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens boliglejere senest én uge før mødet. stk. 4. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvor hver husstand ligeledes har to stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært, obligatorisk afdelingsmøde. 11/13

18 stk. 5. I en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for afdelingsbestyrelsen. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for afdelingens lejere senest fire uger efter mødets afholdelse. 17 Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen. Afdelingsbestyrelsen har til brug herfor ret til at se ethvert bilag vedrørende afdelingens budget og regnskab. stk. 2. Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. stk. 3. Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. Afdelingsmødet kan herunder træffe beslutning om iværksættelse af forebyggende arbejder rettet mod boligområdet og de enkelte beboere med henblik på at styrke det sociale liv og netværk i boligområdet, hvis afdelingsmødet samtidig tiltræder den nødvendige lejeforhøjelse. stk. 4. Medfører et arbejde eller en aktivitet en lejeforhøjelse, der overstiger 15 pct. af den gældende årsleje, skal godkendelse ske ved urafstemning blandt afdelingens boliglejere, hvis mindst ¼ af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere fremsætter krav herom. stk. 5. Udførelsen af kollektive anlæg, som bliver fælles for flere afdelinger, kan gennemføres efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger. stk. 6. Afdelingsmødet fastsætter en husorden og vælger vedligeholdelsesordning for afdelingen. Fastsætter afdelingsmødet ikke en husorden for afdelingen er organisationens husordens regler gældende for afdelingen. stk. 7. Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper. 18 Er der i en afdeling ikke valgt afdelingsbestyrelse, eller har en afdelingsbestyrelse nedlagt sit hverv, uden at ny afdelingsbestyrelse er valgt, varetager boligorganisationens bestyrelse de funktioner, der er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Består afdelingen udelukkende af ældreboliger, der bebos af svage og plejekrævende ældre, kan kommunalbestyrelsen dog beslutte, at afdelingsbestyrelsen udpeges af kommunalbestyrelsen blandt beboere, pårørende eller andre, der vil kunne varetage beboernes interesse. stk. 2. Repræsentantskabet kan efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder i de respektive afdelinger bestemme, at to eller flere afdelinger, som udgør en samlet bebyggelse med fælles varmeforsyning, kollektive anlæg eller lignende, skal anses som én afdeling med hensyn til beboernes beføjelser, således at afdelingerne skal have fælles afdelingsmøder og fælles afdelingsbestyrelse. stk. 3. Hvert andet år afgår afdelingsbestyrelsens formand. Af afdelingsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt i. Genvalg kan finde sted. Et afdelingsbestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af afdelingsmødet. stk. 4. Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Indeholder forretningsordenen ikke bestemmelser om beboernes ret til at gøre sig bekendt med dagsordenen for og referat af afdelingsbestyrelsens møder, eller findes der ingen forretningsorden, skal afdelingsbestyrelsen sørge for, at dagsordenen for afdelingsbestyrelsens møder gøres tilgængelige for afdelingens beboere samtidig med, at der indkaldes til mødet eller kort tid derefter. Afdelingsbestyrelsen skal ligeledes sørge for, at der udarbejdes referat af møder- 12/13

19 ne, og at disse referater gøres tilgængelige for afdelingens beboere senest fire uger efter mødets afholdelse. stk. 5. Organisationens ledelse skal yde afdelingsbestyrelsen nødvendig bistand i forbindelse med udøvelsen af dennes funktioner. stk. 6. Organisationens ledelse skal orientere afdelingsbestyrelsen om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer. stk. 7. Afdelingsbestyrelsen påser, at der er god orden i afdelingen. Eventuel påtale sker til organisationens ledelse. stk. 8. Afdelingen afholder rimelige udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. Hvervet som medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnet. Kapitel 5: Valg af revisor 19 Boligorganisationens og dens afdelingers regnskaber revideres af en godkendt revisor, der godkendes på repræsentantskabsmødet. Revisor afgår hvert år, medmindre vedkommende genvælges. Kapitel 6: Årsregnskab 20 Regnskabsåret for boligorganisationen og dens afdelinger er kalenderåret. stk. 2. Årsregnskabet består af særskilte regnskaber for organisationen og dens enkelte afdelinger. 21 Hvis der er ansat en direktør, forelægger denne udkast til årsregnskabet for bestyrelsen. stk. 2. Det godkendte regnskab underskrives af bestyrelsen og påtegnes af revisor. Hvis der er ansat en direktør, underskriver denne også regnskabet. 22 Det godkendte årsregnskab skal sammen med bestyrelsens årsberetning, revisors beretning og udskrift af revisionsprotokol senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning indsendes til kommunalbestyrelsen til gennemgang. Regnskabsmaterialet skal ligeledes indsendes til Landsbyggefonden. Kapitel 7: Likvidation 23 Likvidation af boligorganisationen eller dens afdelinger finder sted efter de regler, der er fastsat herom for almene boligorganisationer. Disse vedtægter suppleres med reglerne i lov om almene boliger m.v. og de bestemmelser, der er fastsat i medfør heraf. Således vedtaget på repræsentantskabsmødet den 22. maj /13

20 NOTAT TIL PKT 2.b Budget 2013, revision efter repræsentantskabsmødet DATO 24. maj 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER CD/MH PROBLEMSTILLING UDGIFTER Budget 2013 Budget Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser, møder repr., best. m.v Repr,, gaver, arrangementer Kørsel + diæter bestyrelse Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Service edb Porto Bankgebyrer Annoncer Kontorhusholdning Blad

21 UDGIFTER Budget 2013 Budget Lokaleudgifter Lokaleleje Ejendomsskat Chokoladen El Alarm Varme Rengøring Vedligeholdelse, ombygning Mindre nyanskaffelser Fællesudgifter Afskrivning kontorinventar Afskrivning edb Revision Bruttoadministrationsudg Renteudgifter Renter afdelinger Renter pengeinstitutter Kreditorer Kurstab obligationer Kurtage obligationer PM gebyr Renter trækningsret Disp.fond / LBF / trækningsret Udamort. lån - disp.fond Udamort. lån - LBF Trækningsret Ekstraordinære udgifter 0 0 Udgifter i alt /6

22 INDTÆGTER Budget 2013 Budget Administrationsbidrag Gebyrer Påkrav leje Antenneregnskab Øvrige Renteindtægter Renter udlån afdelinger Renter pengeinstitutter Renter obligationer Renter trækningsret Disp.fond / LBF / trækningsret Udamort. ydelse - disp.fond Udamort. ydelse - LBF Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forb. arb Rabatter og bonus Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter Kursus bestyrelse Kursusudvalg Nybyggeri- og renovering Ungdomsboligudvalg Kommunikationsudvalg IT multimedieudvalg Råderet Demokratiudvalg Fritidsudvalg Miljøudvalg /6

23 Festival i alt Julefrokost og julegaver adm. + ejd. Funktionærer er medtaget under 511, personaleudgifter i stedet for som tidligere repræsentation. Udgiften til fælles opnotering for ungdomsboliger medtages i 2013 under 511, personaleudgifter i stedet for 513, kontorholdsudgifter. Honorar nybyggeri vedrører sidste del vedrørende Hjortshøj. Administrationsbidraget var i kr. pr. lejemålsenhed. Det stiger til kr. svarende til 3,98 %. Fast bidrag og tillægsydelser er uændret. I 2010 betalte Højbo, Bo83 og Vesterbo kr. (og Fagbo) til Boligkontoret. Dertil kom deres egne udgifter. Administrationsbidrag 2013 Afd. Lej. enh. Inst. Fast Pr. lejl. Tillæg Inst. I alt Pr. enh /6

24 Afd. Lej. enh. Inst. Fast Pr. lejl. Tillæg Inst. I alt Pr. enh /6

25 Afd. Lej. enh. Inst. Fast Pr. lejl. Tillæg Inst. I alt Pr. enh Afdeling 73 Virup Skovvej skønnes at gå i drift pr. 1/ Der er derfor regnet med 65 x 6 : 12 = afr. 32 boliger. INDSTILLING Budgettet er til bestyrelsens behandling. 6/6

26 NOTAT TIL PKT 2.c Indstilling vedr. Kulturhovedstad 2017 DATO 20. maj 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Søren Høgsberg PROBLEMSTILLING På et møde den 16. april mellem Kulturby 2017 og Boligkontoret Århus / AAB drøftedes det hvorledes boligorganisationerne kunne spille ind i kulturhovedstad 2017 projektet sekretariatet udarbejdede et oplæg til strategisk partnerskab. Bilagt. I forhold til oplæg til det strategiske partnerskab har vi taget forbehold for økonomien. Den 15. maj er oplægget blevet præsenteret for politikere og embedsmænd i Region Midtjylland og kommunerne. TIDLIGERE BESLUTNINGER 6. juni 2011 Aarhus som kulturhovedstad 2017: Aarhus Kommune arbejder på at blive kulturhovedstad i Kredsen har desværre sagt nej tak til at være med i projektet, men det forhindrer ikke at man som organisation vil engagere sig i kulturprojektet. Der er ikke nogen bundet økonomi i det, man bidrager med nogle timer og tanker. Det blev besluttet, at BKÅ deltager. 8. marts 2012 Aarhus 2017 Søren ser muligheder for at vi kan spille ind med beboerdemokrati. Men Boligkontoret Århus skal have noget ud af det før vi kaster resurser i projektet. Hvis det bliver til noget, så vil vi støtte det. INDSTILLING Bestyrelsen bedes forholde sig til oplægget og drøfte hvorledes det kan spille sammen med organisationens egne strategiske prioriteringer om udvikling af beboerdemokratiet. Der er en oplagt mulighed for samarbejde med boligorganisationerne i Århus og i regionen (Randers, Viborg, Silkeborg, Holstebro, Herning). Dertil kommer vores muligheder for at brande boligorganisationen som en aktiv spiller i kommunen. Bestyrelsen bedes overveje vores økonomiske involvering hvis Århus vælges til kulturhovedstad 2017.

27 Oplæg til strategisk partnerskabsaftale mellem Boligsociale Fællessekretariat, Arbejdernes Andelsboligforening, Boligkontoret Aarhus og Aarhus 2017 Mellem undertegnede Boligsociale Fællessekretariat Saralyst Allé Højbjerg Arbejdernes Andelsboligforening Langelandsgade Aarhus C Boligkontoret Aarhus Brendstrupgårdsvej Aarhus N (i det følgende kaldet boligforeningerne ) og Aarhus Kommune Kulturforvaltningen Sekretariatet for Aarhus 2017 (i det følgende kaldet Aarhus 2017 ) er der dags dato indgået en hensigtserklæring om et kommende strategisk partnerskab, der skal endeligt forhandles, hvis Aarhus får titlen som Europæisk Kulturhovedstad. 1. Formål og baggrund: Dette papir er en skitse til en partnerskabsaftale mellem boligforeningerne og Aarhus 2017, som skal endeligt drøftes, hvis Aarhus udvælges til Europæisk Kulturhovedstad i Drøftelsen vil ske mellem boligforeningerne og Fonden Aarhus Den endelige aftale indgås efter en eventuel udnævnelse, når Fonden Aarhus 2017 er etableret. For nuværende er rammerne, at selve udkastet ikke er juridisk forpligtende, men derimod et afsæt for den konkretet aftale, der først indgås ved udvælgelsen. Når den endelige partnerskabsaftale udarbejdes, tages hensyn til de rammer, hvori boligforeningerne skal agerer. Hensigten med oplægget er at styrke Aarhus kandidatur som europæisk kulturhovedstad og oplægget er hermed med til at understrege opbakning og engagement med væsentlige partnere uden for Aarhus Kommune og Region Midtjylland, men som er nødvendige for realiseringen af projektet. På sigt skal partnerskabet synliggøre og understøtte det videre samarbejde mellem boligforeningerne og Aarhus Aarhus 2017 vil informere Aarhus Kommune/ Region Midtjylland om aftalen, og det forventes, at boligforeningerne orienterer dennes respektive ledelse/bestyrelse.

28 Aftalen indgås mellem boligforeningerne og Aarhus 2017, der repræsenteres henholdsvis ved XX og Trevor Davies og Ib Christensen. 2. Rammen: Aarhus er kandidat til at blive Europæisk Kulturhovedstad i Titlen tilfalder en dansk by, og den 24. august 2012 afgør en international jury på 13 personer, om det bliver Aarhus eller Sønderborg, som får værtskabet. Aarhus 2017 har Rethink/ gentænk som overordnet tema for ansøgningen som Europæisk Kulturhovedstad. Aarhus 2017 skal være et laboratorium for nye måder at bruge kunst, kultur og kreativitet på, og ønsket er at sammentænke sociale og kulturelle faktorer med det formål at skabe både menneskelig, økonomisk og bæredygtig vækst. Selvom begrebet kultur indgår i titlen, handler Aarhus 2017 ikke bare om teater, musik og museer. Vores kultur kendetegnes også af, hvordan vi bosætter os, hvordan vi uddanner os, vores vaner etc. Her kan de almennyttige boligområder være en drivfaktor, da de i forvejen arbejder aktivt med at fremme fællesskab, engagement og medborgerskab hos borgerne i de enkelte lokalområder. Tre af de strategiske mål for Aarhus 2017 er særdeles relevante for boligforeningerne; Aarhus 2017 skal anvende kreativitet, innovation, viden og eksperimenter som brændstof for menneskelig udvikling og økonomisk vækst; Aarhus 2017 skal fremme et aktivt medborgerskab gennem en bred og aktiv deltagelse; og Aarhus 2017 skal underbygge udviklingen af åbne og medlevende bymiljøer, der fremmer fællesskab med plads til forskellighed. I arbejdet med disse er boligforeningerne essentielle, idet disse dagligt danner rammerne for en gruppe borgeres liv. Det fælles afsæt for samarbejdet er begrebet Fællesskab inspireret af udgivelsen fra det Boligsociale Fællessekretariatet med titlen Det andet Aarhus. På baggrund af en række pilotprojekter i årene afprøves nye modeller fro fremme af engagement og medborgerskab i de enkelte boligområder ved i højere grad at bruge lokalområdernes egne kreative kræfter og sociale ressourcer. Det andet Aarhus vil være omdrejningspunkt for samarbejdet og projekterne. 3. Konkretet tiltag og indsatsområder Med henblik på realiseringen af partnerskabsaftalen, er der fastlagt en række programmer, hvorpå det kommende samarbejde vil basere sig. Samarbejdet opdeles i fire faser: Første fase fra har åbne op som omdrejningspunkt. Anden fase fra har outreach som tema. Tredje fase løber i og omhandler præsentation. Den fjerde og sidste fase løber fra 2018 og frem vil der være fokus på evaluering samt hvilke projekter, der skal leve videre. Følgende programmer områder er oplagte for videre samarbejde, og udgangspunktet for aktiviteterne omfatter følgende: a. Fase 1: Unge demokrati

29 Aarhus 2017 etablerer en pulje med 1000x kr. til etablering af mikroprojekter for makroforandringer. Afsættet er, at det skal være enkelt og ubureaukratisk at ansøge om pengene, og at det skal være projekter, der har en samfundsmæssig og kulturel indhold. En idé kunne være at øremærke et antal mikroprojekter til de almene boligforeninger eventuelt rettet mod de unge, for at få dem involveret dels i 2017 men få dem til at afholde aktiviteter i deres lokalområde. b. Fase 2: Åbne boligforeninger / aktivt medborgerskab I dette program er fokus at arbejde med beboerdemokrati, der er typisk for Danmark. Og desuden udforskes ghettobegrebet og sætter fokus på det som en styrke, i stedet for den negative italesættelse, der forbindes med ghetto områderne. En anden vinkel er at arbejde med boligforeningerne som skjule steder med skjulte ressourcer, og få disse sat i spil. Områderne kunne kortlægges af beboerne, der kunne fortælle deres tilknytning til boligområdet, deres yndlingssteder, deres forslag til udvikling af områderne etc. c. Fase 2: Inreach / outreach Fokus kunne her være på at få kunstnere eller kulturinstitutioner ud i områderne og lave forskellige typer af arrangementer. Det kunne være kunsterne, der kommer ud og bor i områderne for en tid, og laver projekter derude i samspil med beboerne. I Frankrig og Holland er der en tradition for denne type kunstneriske interaktioner. Der kunne også være arrangementer, hvor eksempelvis symfoniorkestret spiller sammen med lokale bands/musikere. d. Fase 3: Den europæiske dimension Et projekt kunne være Byt en boligblok, hvor der laves udvekslingsaftaler med andre boligforeninger i Europa om besøg hos hinanden. Her kan der udveksles erfaringer om helt almindelige hverdagsting såsom vasketøj, varmeregnskab, nyttehaver og beboerdemokrati, men der kan også arrangeres aktiviteter såsom gadefodboldsturneringer eller fællesspisning. Der kan også arbejdes med boligudvikling af boligområderne. Et andet projekt kunne være en form for couch-surfing projekt, hvor beboerne har turister/kunstnere/gæster til at sove på sofaen for en enkelt nat. Kunstnere, der besøger Aarhus i forbindelse med 2017, behøver ikke finde logi i midtbyen, men kan netop komme ud og oplevet et andet Aarhus i boligforeningerne. Et tredje projekt kunne være målrettet de unge i områderne, hvor der er fokus på udveksling med andre boligblokke i Europa. De unge skal bo hos hinanden, mens de eksempelvis laver et skuespil, musik eller lignende. Unge i Aarhus kunne også lave projekter parallelt med unge i Berlin eller andre steder i EU. e. Fase 3: Fester / gadefester / debatdage Et projekt kunne være at lave en række manifestationer simulant i boligområderne (samme dato og tidspunkt) rundt omring i Aarhus. Her åbnes boligforeningerne op for byens borgere, og der kunne være debatdage, gadefester eller lignende. Man kunne også debattere simulant via skype med de andre boligområder eller på en anden måde skabe en anderledes interaktion mellem de forskellige boligforeninger. Fokus skal være på at skabe et demokratisk rum, hvor der kan arbejdes med forskellige relevante problematikker.

30 f. Fase 4: Evaluering af projekter samt forløbet Fokus på evalueringen af projekterne samt forløbet. Samt en prioritering af, hvilke projekter der skal videreføres fremadrettet. En vigtig pointe i forhold til projekterne er, at der laves en form for kulturhandlingsplan målrettet de borgere, der ellers ikke benytter sig af kulturtilbud, og som primært bor i almennyttige boligforeninger. Når boligforeningerne går ind i arbejdet med 2017 åbnes op for muligheden at få kontakt til en gruppe, der ellers ville være svær at ramme ift. Aarhus Organisering Partnerskabet mellem boligforeningerne og Fonden Aarhus 2017 vil strække sig fra 2013 til og med Der satses på, at projekterne opbygges etapevis og kulminerer i Der etableres en styregruppe med medlemmer fra boligforeningerne og fra Fonden Aarhus Styregruppen har det overordnede ansvar for tilrettelæggelsen af samarbejdet, herunder opfølgning i relation til de enkelte indsatsområder og løbende evaluering af samarbejdet. Styregruppen afholder møder efter behov, idet parterne er enige om, at der som minimum skal afholdes ét møde hvert kvartal. Der kan efter behov inden for hvert indsatsområde eller projekt eller på tværs af projekterne nedsættes særlig arbejdsgrupper, der består af medlemmer fra henholdsvis boligforeningerne og Aarhus Boligforeningerne forpligtiger sig desuden til at bidrage med formidling af kontakter i områderne, at sikre den lokale forankring og at fungere som guider i områderne. 5. Økonomi Der arbejdes fra 2017 s side med en tredelt finansieringsmodel, hvor boligforeningerne bidrager med én del, Fonden Aarhus 2017 én del og sammen søge sponsorer/fonde/eu midler for resten. Fra 2017s side vil der indstilles til Fonden, at der afsættes en rammebevilling på maks. 2,5 mio. kr. Bevillingen er betinget af, at boligforeningerne og fonden er enige om projekternes indhold, budget og organisering. Det forventes, at boligforeningerne kan matche bevillingen med kontanter og in kind ydelser såsom løn, medgået tid, faciliteter mv., afhængig af det konkrete projekts karakter. Desuden satser man på, at der kan søges fonde / sponsorer /EU og supplerede midler i.f.m. de enkelte projekter. Bevillingen er desuden betingede af, at fondens bestyrelse godkender denne. Parterne forpligter sig til at drøfte partnerskabsaftalen på ny i efteråret 2012 efter udvælgelsen såfremt Aarhus får titlen. Desuden forpligter parterne sig til i efteråret 2012 at videreudvikle projekter indenfor de skitserede snitfalder, samt lave en prioritering af de enkelte projekter, herunder udarbejde budgetter, projektplaner samt afklare organisering.

31 Dato: For Boligsociale Fællessekretariat Dato: For Arbejdernes Andelsboligforening Dato: For Boligkontoret Aarhus Dato: For Aarhus 2017

32 Fra: Berit Jorgensen Sendt: 24. maj :38 Til: Morten Homann; Emne: Ang. honorar - dispensation Opfølgningsflag: Flagstatus: Opfølgning Afmærket Jeg vil gerne søge bestyrelsen om dispensation ift. honorar. Det er sådan at honoraret modregnes mine dagpenge, og da det er meget småt med midlerne får jeg vanskeligt ved at betale min udgift til internetforbindelsen (som BKÅ hidtil har betalt). Derfor vil jeg høre om honoraret kan omstødes til betaling af netforbindelse i den periode det beløb nu ville dække. Jeg har spurgt Carl og han siger, at det ikke er muligt i forhold til den beslutning bestyrelsen har taget. En anden mulighed kunne være at jeg først får honoraret udbetalt senere, med lidt held vil jeg så have et job til den tid og kan dermed få en smule ud af honoraret - selvom dette dog ikke ændrer på den akutte situation. -- hilsen fra berit jørgensen tlf mobil Sendt fra min gmail... dvs. fra min PC, fordi jeg ikke har en iphone (endnu!)

33 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering vedr. afdelinger DATO 24. maj 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen RESUMÉ Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 1 Jens Baggesensvej Afdeling 10 Sæterstien Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 16 Hammershusvej og afdeling 31 Rydevænget Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 41 Virupvej Afdeling 43 Mosevænget Afdeling 44 Hjulby Hegn Vinduesudskiftningen er nu afsluttet og mangeludbedringen er under udførelse. Vinduer i to forretninger mangler dog endnu, men arbejdet vil blive udført hurtigst mulig. Efter en lidt svær start forventes det, at de første 5 boliger støbes mandag den 14 maj og efterfølgende de næste 5 boliger mandag den 21 maj, diverse helligdage kan give forskydninger i forhold til tidsplanen, men det forventes at tidsplanen holder og Sæterstien og Opdalsvej afsluttes inden sommerferien. 1 års gennemgang af badeværelser: BJ stål som stod for hovedentreprisen, har økonomiske problemer. Derfor har det været svært at få de sidste mangler udbedret. Dog ser det ud til at lykkes inden længe. Der afholdes indledende samtaler med Favrskov køkkencenter den 11. maj, om opstart af køkkenudskiftning i flyttelejligheder. Der opsættes et prøvevindue i en udvalgt lejlighed. Årsagen til dette er, at der skal arbejdes lidt med, at løse kuldebrosproblematikken i afdelingen. VVS-arbejdet er afsluttet og tag-arbejdet på tre blokke er ved at være færdigt. Den store bygning kaldet Mejeriet er opstartet og kviste på en halv tagflade er fjernet. Tømreren har udarbejdet en tidsplan for Mejeriet da beboerne er involveret i arbejdet, da alle de øverste boliger har kviste der skal udskiftes. M2 målere udskiftet til fjernaflæste KWh. målere. Samtidig overgår aflæsningen fra os til Brunata fra Afventer fortsat Byggeskadefonden

34 Afdeling 48 Skæring Parkvej Afdeling 49 Fredensgade Afdeling 52 Viborgvej Afdeling 54 Norsgade Afdeling 73 Virup Skovvej Tagarbejdet forventes afsluttet inden sommerferien, for nuværende mangler der, at blive skiftet tag over 11 boliger og isolering i 13 boliger. Den forventede vinduesudskiftning er udskudt lidt, da vinduerne ikke dukkede op til aftalt tid. Vi forventer at starte inden den 14. maj Terrassedøre skiftes, er bestilt Der er dialog med Aarhus Kommune og Landsbyggefonden om en løsning med en totalrenovering, der formodentlig indebærer, at kommunen bidrager med et betydeligt beløb til en kapitaltilførsel. Blok H: Følger tidsplanen, evt. et par dages forsinkelse, der er lagt tagelementer op og mangler brystningsmur ved tag. Tømrer monterer interims trappe til 1. sal i uge 20. Blok G2: Ser ud til at følge tidsplanen. Blok G1: Følger tidsplanen, dog er en væg placeret uden fundament. Fundamentet er støbt forkert, der arbejdes på en løsning. Blok F: Er en uge bagefter tidsplanen, der er nogle fundablokke der skal rettes inden byggeriet fortsætter. Blok E: Er foran tidsplanen, der er nogle fundablokke der skal rettes inden byggeriet fortsætter. Tagelementer oplægges på blok H, set fra blok B INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2