Boligforeningen i København Administrator: Almenbo a.m.b.a.

Transkript

1 Boligforeningen i København Administrator: Almenbo a.m.b.a. 16. november 2016 Referat af Ordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligforeningen i København Mødedato og -tid tirsdag den 25. oktober 2016 kl Sted Afdeling I, beboerlokalet Bispebjerg Bakke 7, kld. Deltagere Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Henriette Denman, Vibeke Ahlmann, Lene Aastrup Nielsen og Kirsten Olsen Repræsentantskabsmedlemmer Irene Denman, Hope Cedercrantz, John Olsen, Karina Juhl Kande og Simon Rasmussen Suppleanter til repræsentantskabet Stephanie Villadsen og Michelle Oglesby Administrationen Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Afbud Dagsorden Niels Nilanga Horn, Hanne Slotsvik og Anette Gamstrup 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelsesog repræsentantskabsmøde den 14. april Godkendelse af optagelse af lån til individuel køkkenrenovering på afdeling Bispebjerg Bakke 4. Information om ændringer i normalvedtægterne for almene boligorganisationer 5. Revisionsprotokollat 6. Optagne lån i perioden 14. april 25. oktober Behandling af indkomne forslag 8. Budget 2017 a. Boligforeningen i København b. Boligforeningens afdelinger: Afdeling I, Bispebjerg Bakke Afdeling III, Kronprinsessegade 9. Renoveringsarbejder a. Status udskiftning af vinduer m.m. samt godkendelse af tilskud fra Landsbyggefondens egen trækningsret, afdeling Kronprinsessegade b. Status på opretning af torvet Gardens of Life, afdeling Bispebjerg Bakke 10. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Valg af formand (konstitueret formand er Henriette Denman) Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer På valg er Lene Aastrup Nielsen og Kirsten Olsen Valg af suppleant På valg er Hope Cedercrantz 11. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra administrationen 12. Fastsættelse af dato for næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde. Forslag: mandag den 27. marts Eventuelt. 540

2 Henriette Denman bød velkommen til mødet. ad 1 Valg af dirigent Claus Hansen blev valgt som dirigent. ad 2 Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 14. april 2016 Referatet blev godkendt. ad 3 Godkendelse af optagelse af lån til individuel køkkenrenovering på afdeling Bispebjerg Bakke Administrationen oplyste, at Københavns Kommune har godkendt ansøgningen om individuel kollektiv råderet. Udover de allerede 24 tilmeldte lejemål, modtages løbende tilmeldinger til køkkenrenovering, og der er således pt. ca. 40 lejemål, som har tilkendegivet interesse for en køkkenrenovering, hvorfor administrationen vurderer, at der er et lånebehov på 2,5 mio. kr. Når den endelige låneoptagelse er på plads, skal denne godkendes af organisationsbestyrelsen. Der blev spurgt, om tinglysningen af det nye navn er på plads. Administrationen oplyste, at tinglysningen af det nye navn var sket umiddelbart efter navneændringen. ad 4 Information om ændringer i normalvedtægterne for almene boligorganisationer Administration orienterede om Udlændinge-, integrations- og Boligministeriets ændringer i normalvedtægterne af den 16. juni De væsentligste ændringer angår anvendelse af digitale værktøjer vedrørende udsendelse af indkaldelse, materiale og referater samt anvendelse af digitale værktøjer som supplement i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøder. Endvidere er der mindre ændringer omkring den øverste myndigheds kompetence, en præcisering af tegningsretten ligesom reglerne om udlevering af råderetskatalog er forenklet. Det blev besluttet at afholde et ekstraordinært bestyrelsesmøde den 1. december 2016, hvor vedtægterne kan drøftes mere detaljeret. ad 5 Revisionsprotokollat Ingen indførsel. ad 6 Optagne lån i perioden 14. april 25. oktober 2016 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 7 Behandling af indkomne forslag Der er ikke modtaget forslag. ad 8 Budget 2017 a. Boligforeningen Boligorganisationens budget for 2017 blev gennemgået. Almenbos administrationsbidrag udgør kr. inkl. moms og bruttoadministrationsbidraget for 2017 for afdelingerne udgør kr. pr. lejemålsenhed pr. år. Budgettet blev godkendt. 541

3 b. Afdeling I, Bispebjerg Bakke Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2017 på kr. svarende til 1,9%. Dette medfører en gennemsnitsleje på 783 kr./m²/år samt en beboerydelse på 34,63 kr./m 2 /år til hjemfaldsaftalen. Budgettet for afdeling I blev godkendt. c. Afdeling III, Kronprinsessegade Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2017 på kr. svarende til 0,4%. Dette medfører en gennemsnitsleje på kr./m 2 /år samt en beboerydelse på 35,04 kr./m 2 /år til hjemfaldsaftalen. Budgettet for afdeling III blev godkendt. ad 9 Renoveringsarbejder a. Status udskiftning af vinduer m.m. samt godkendelse af tilskud fra Landsbyggefondens egen trækningsret, afdeling Kronprinsessegade Arbejdet pågår. Renoveringen af kvistene er blevet mere omfangsrig. Inddækningerne var langt værre end forudset og har medført ekstra udgifter. Administrationen indstillede til bestyrelsens godkendelse en forhøjelse af tilskuddet fra Landsbyggefondens egen trækningsret på kr. til i alt kr. Organisationsbestyrelsen godkendte, at boligforeningen yder en forhøjelse af tilskuddet på kr. b. Status på opretning af torvet Gardens of Life, afdeling Bispebjerg Bakke Da Bispebjerg Bakkes afdelingsbestyrelse ikke har modtaget videresendt mail vedrørende overgivelse af projektet til lokaludvalget, genfremsendes denne af administrationen. Lejeren af forretningen på torvet har opsagt lejemålet og har afståelsesret indtil den 31. december Der var en drøftelse af ønsker og muligheder for udlejning af lejemålet, hvor der var enighed om, at der ikke ønskes restaurant eller café i lejemålet. Administrationen anbefalede, at der udarbejdes et skitseprojekt vedrørende renovering af torvet. Bestyrelsen besluttede at behandle punktet på næste ordinære bestyrelsesmøde. ad 10 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Valg af formand På valg er konstitueret formand Henriette Denman Henriette Denman blev valgt som formand i en to-årig periode. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer På valg er Lene Aastrup Nielsen (ønskede genvalg) og Kirsten Olsen (ønskede ikke genvalg) Lene Aastrup Nielsen og Irene Denman blev valgt som bestyrelsesmedlemmer i en to-årig periode. Valg af suppleant Hope Cedercrantz blev genvalgt som suppleant for en et-årig perionde. Organisationsbestyrelsen består herefter af Henriette Denman, formand Lene Aastrup Nielsen Irene Denman Hanne Slotsvik Vibeke Ahlmann Hope Cedercrantz, suppleant

4 ad 11 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden oplyste, at renoveringerne i henholdsvis afdeling Kronprinsessegade og i afdeling Bispebjerg Bakke forløber planmæssigt. Der er ro og fordragelighed i begge afdelinger. b. Fra afdelingerne Afdeling Bispebjerg Bakke Formanden oplyste, at køkkenprojektet blev vedtaget på afdelingsmødet i september måned og så småt er ved at gå i gang. Der er stor interesse for projektet, hvor der på nuværende tidspunkt har været over 40 interessetilkendegivelser. Der har derudover været en hel del flyttelejligheder, idet lejlighederne bliver for små, når de unge beboere stifter familie. Der har været lidt problemer med ubudne gæster og formanden anbefalede, at beboerne er opmærksomme på, at indgangsdørene holdes lukkede. Vedrørende parkeringskontrollen vil afdelingsbestyrelsen på et kommende møde drøfte hvilke regler, der skal være gældende for udlevering af gæsteparkeringsbilletter. Afdeling Kronprinsessegade Formanden orienterede om ændringerne i afdelingsbestyrelsen efter Henrik Lohses og Elisabeth Høyers udtræden. Det går godt i afdelingen, der hersker en god ånd og stemning med aktive beboere og stor opbakning til bestyrelsen. Der er også glæde i afdelingen over de nye vinduer, hvor flere beboere har bemærket, at disse er støjtætte og holder på varmen. Det næste projekt for afdelingsbestyrelsen vil være at arbejde for en lukning af gården, således, at der ikke vil være adgang for uvedkommende i afdelingen. c. Fra administrationen Administrationen orienterede om, at regeringen sammen med BL og KL er blevet enige om at effektivisere den almene boligsektor for 1,5 mia. kr. frem mod 2020 for at beboerne kan få en lavere husleje. Dette kan blandt andet ske ved udvikling af nye værktøjer, samdrift af afdelinger eller andre metoder. Administrationen vil nøje følge sagen. Den 1. oktober indførte regeringen kontanthjælpsloftet med et loft over, hvor meget en kontanthjælpsmodtager maksimalt kan opnå i støtte fra det offentlige. Administrationen følger nøje, om det får konsekvenser for beboerne og er opmærksomme på, om det vil medføre problemer med huslejebetalingen. I den forbindelse vil der på afdelingernes hjemmesider blive henvist til boligportaler, hvor der er mulighed for at søge at bytte sin bolig til en billigere bolig. Den nye persondataforordning vil stille en række nye krav til den måde, hvorpå persondata bliver indsamlet og opbevaret. Disse nye krav skal være opfyldt senest den 25. maj 2018 og det skal kunne dokumenteres, at ændringerne efterleves. Blandt ændringerne i persondataforordningen er der tale om en væsentlig forhøjelse af bødeniveauet, såfremt persondatoforordningen overtrædes eller det ikke kan dokumenteres, at forordningen efterleves. BL s 1. kreds har i samarbejde med Københavns Kommune indgået aftale om boligplacering af flygtninge. Københavns Kommune har derfor fremsat en udmøntning af denne aftale tilrettet Boligforeningen i København, som organisationsbestyrelsen skal tage stilling til. ad 12 Fastsættelse af dato for næste møde Der afholdes ekstraordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde om boligplacering af flygtninge og normalvedtægterne afholdes torsdag den 1. december 2017 kl på Bispebjerg Bakke. 543

5 Der afholdes kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 27. marts 2017 kl i afdeling Kronprinsessegade. ad 13 Eventuelt Afdeling Bispebjerg Bakke: Der blev spurgt, hvad man skal gøre, hvis man har et køleskab, som ikke opfylder standardmålene, og man ønsker en køkkenrenovering. Administrationen svarede, at HTH og beboeren selv drøfter indretningen af køkkenet. Der blev spurgt, hvad der skal ske med brandvejen. Administrationen oplyste, at HOFOR er påbegyndt vejbelægning med de gamle sten. Det blev aftalt, at administrationen retter henvendelse til regionen omkring deres deltagelse i Torvets renovering. Det blev oplyst, at der havde opholdt sig uvedkommende personer i afdelingens anlæg. Deres efterladte ejendele fjernes af ejendomsmesteren. Mødet sluttede kl Referatet er digitalt underskrevet af Formand Henriette Denman Dirigent Claus Sieben Hansen Referent Lene Terpe 544