Repræsentantskabsmøde onsdag den 25. maj 2016, kl i Fælleslokalerne, Kirkebakken 2, kld., Frederikssund

Transkript

1 Repræsentantskabsmøde onsdag den 25. maj 2016, kl i Fælleslokalerne, Kirkebakken 2, kld., Frederikssund Til stede: Karen Christensen, Anders Brandt, Anni Damsgaard Pagh, Basile A. Sokalis, Gry Marie Gasseholm, Inger Jørgensen, Jacob Jakobsen, Jens Bach, Kirsten Elisabeth Nørgaard, Marianne Valant, Martha Nielsen, Steen Brandi, Tove Gøttche, Ulla Kristensen Afbud: Deltog ikke: Karen Levin Nielsen Elisabeth Borremark Jensen er ved en fejl ikke blevet indkaldt til repræsentantskabsmødet og deltog derfor ikke på mødet. Revisionen: Søren E. Jensen, Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab KAB: Kundechef John Gilbert Nielsen, driftschef Brian Schnell Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Valg af mødesekretær Valg af stemmeudvalg Forretningsorden for repræsentantskabet Repræsentantskabets sammensætning pr. 10. maj /16

2 6. Godkendelse af referat for repræsentantskabsmødet den 22. maj Godkendelse af referat for ekstraordinært repræsentantskabsmødet den 22. juni Organisationsbestyrelsens beretning for året Godkendelse af regnskab 2015 for boligorganisationen og afdelinger Budget for 2017 for boligorganisationen Afdeling Gyldenstensvænge status for nybyggeri Behandling af indkomne forslag Valg af næstformand for en 2-årig periode Valg af et bestyrelsesmedlem for en 2-årig periode Valg af medlem med bred samfundsmæssig forståelse for en 2-årig periode Valg af to suppleanter for en 1-årig periode Valg af medlem til Grundejerforeningen Ådalsparken for en 1-årig periode Valg af to repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer i KAB s repræsentantskab Valg af kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds Valg af revisor Eventuelt Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet... 3 Bilag 2: s beretning for Bilag 3: Årsregnskab for Bilag 4: Revisionsprotokollat Bilag 5: Budget for 2017 for boligorganisationen /16

3 1. Valg af dirigent Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en dirigent. Repræsentantskabet valgte Anders Brandt som dirigent. 2. Valg af mødesekretær Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en mødesekretær. Repræsentantskabet valgte kundechef John Gilbert Nielsen til mødesekretær. 3. Valg af stemmeudvalg Det indstilles, at repræsentantskabet vælger et stemmeudvalg. Stemmeudvalg vælges, hvis der bliver behov for det. 4. Forretningsorden for repræsentantskabet Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 31. maj Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet 3/16

4 Det indstilles, at repræsentantskabet tager forretningsordenen til efterretning. Repræsentantskabet tog forretningsordenen til efterretning. 5. Repræsentantskabets sammensætning pr. 10. maj 2016 Medlem Karen Christensen Medlem Anders Brandt Medlem Anni Damsgaard Pagh Medlem Basile A. Sokalis Medlem Gry Marie Gasseholm Medlem Inger Jørgensen Medlem Jacob Jakobsen Medlem Jens Bach Medlem Karen Levin Nielsen Medlem Kirsten Elisabeth Nørgaard Medlem Marianne Valant Medlem Martha Nielsen Medlem Steen Brandi Medlem Tove Gøttche Medlem Ulla Kristensen Elisabeth Borremark Jessen Kirkebakken Kirkebakken Færgeparken II Bøgebakken Ådalsparken Færgeparken III Kirkegade Bøgebakken Særligt udpeget Kirkebakken Kirkebakken Færgeparken II Bøgebakken Færgeparken III Ådalsparken Kirkegade Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 6. Godkendelse af referat for repræsentantskabsmødet den 22. maj 2015 Referat fra repræsentantskabsmødet den 22. maj 2015 er udsendt den 1. juni /16

5 Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Repræsentantskabet godkendte referatet. 7. Godkendelse af referat for ekstraordinært repræsentantskabsmødet den 22. juni 2015 Referat fra ekstraordinært repræsentantskabsmødet den 22. juni 2015 er udsendt den 29. juni Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Repræsentantskabet godkendte referatet. 8. Organisationsbestyrelsens beretning for året 2015 Som bilag vedlægges organisationsbestyrelsens beretning for det seneste regnskabsår. Bilag 2: s beretning for 2015 Det indstilles, at repræsentantskabet godkender beretningen. Repræsentantskabet godkendte beretningen. 5/16

6 9. Godkendelse af regnskab 2015 for boligorganisationen og afdelinger Boligorganisationens årsregnskab for 2015 udviser et overskud på kr., som er overført til konto 805 arbejdskapital. Arbejdskapitalen Efter årets overskud udgør arbejdskapitalen kr. Heraf udgør den disponible del kr. Den bundne del udgør kr., svarende til garantikapitalen i KAB. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Heraf udgør den disponible del kr. Den bundne del af dispositionsfonden udgør kr., svarende til udlån til afdeling 1701 samt indskud og egen trækningsret i Landsbyggefonden. Trækningsret i Landsbyggefonden Egen trækningsret i Landsbyggefonden udgør kr. Afdelingerne Afdeling Bøgebakken Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet anvendes til afvikling af underfinansiering. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. den 31. december 2015, svarende til 295 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. den 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.037,66 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. 6/16

7 Afdelingsmødets godkendelse Årsregnskabet er godkendt på afdelingsbestyrelsesmødet den 28. april Afdeling Kirkebakken Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet er overført til konto 407 opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. den 31. december 2015, svarende til 227 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. den 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overdraget til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.012,43 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 27. april Afdeling Kirkegade Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet er overført til konto opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. den 31. december 2015, svarende til 280 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. den 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.174,46 kr. pr. m² for familieboliger og 828,72 kr. pr. m² for ungdomsboliger. Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. 7/16

8 Afdelingsmødets godkendelse Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 14. april Afdeling Færgeparken II Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på kr. Underskuddet er dækket af konto opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. den 31. december 2015, svarende til 181 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. den 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.206,19 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 27. april Afdeling Lundevej Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet er overført til konto opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. den 31. december 2015, svarende til 342 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. den 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.425,21 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. 8/16

9 Afdelingsmødets godkendelse Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 27. april Afdeling Færgeparken III Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr. Overskuddet er anvendt til afvikling af underfinansiering på skimmelsvampsag. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. den 31. december 2015, svarende til 242 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. den 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf 0 kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 893,17 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. Afdelingsmødets godkendelse Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 26. april Afdeling Ådalsparken Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på kr. Underskuddet dækkes af konto opsamlet resultat. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser udgjorde kr. pr. den 31. december 2015, svarende til 419 kr. pr. m². Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde kr. pr. den 31. december Afdelingens tilgodehavender hos fraflyttede lejere udgjorde i alt kr., hvoraf kr. er overgivet til inkasso. Huslejeændringer i regnskabsåret Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 1.218,23 kr. pr. m². Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb. 9/16

10 Afdelingsmødets godkendelse Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 28. april Bilag 3: Årsregnskab for 2015 Bilag 4: Revisionsprotokollat Det indstilles, at repræsentantskabet godkender årsregnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne og tager revisionsprotokollen til efterretning. Repræsentantskabet godkendte årsregnskaber for boligorganisationen og afdelingerne og tog revisionsprotokollen til efterretning. 10. Budget for 2017 for boligorganisationen I budgettet for 2017 er der taget udgangspunkt i de produktpakker, som afdelingerne har valgt i foråret Budgettet balancerer med kr. I budgettet indgår et budgetteret overskud/budgetreserve på kr., som er forudsat henlagt til arbejdskapitalen. Budgettets hovedposter: Forretningsførelse i alt Organisationens øvrige driftsudgifter (vederlag, møde- og kontorholdsudgifter m.v. samt revision) Bruttoadministrationsudgifter kr kr kr. Bilag 5: Budget for 2017 for boligorganisationen Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budget 2017 for boligorganisationen. 10/16

11 Repræsentantskabet godkendte budget for 2017 med følgende bemærkninger: Budgettet skal tilrettes hvad angår oplysninger om antallet af lejemål med stor pakke. 11. Afdeling Gyldenstensvænge status for nybyggeri Byggeriet blev planmæssigt startet op i august 2015, med anlæggelse af byggeplads og mandskabsfaciliteter. På trods af den relative milde vinter har byggeriet dog været udfordret af vejrliget hen over vinteren. Arbejdet med at etablere fundamenter og installationer i terrænet blev besværliggjort af den store mængde af nedbør samt skift mellem frost og tø. Disse udfordringer har betydet en forsinkelse på 14 dage i forhold til den oprindelige tidsplan. Indflytningen er planlagt til den 31. august 2016, og denne deadline overholdes. Alle boliger er nu monteret på byggegrundene og de indvendige malerarbejder er i fuld gang. Udvendigt er facadebeklædningen påbegyndt. Blok 1 og 2 er således næsten færdige. Arbejdet med at lave belægninger i terrænet starter i maj 2016, så snart jorden er til at arbejde med. Beplantning og såning af græs udføres løbende i takt med at blokkene færdiggøres. Der blev den 10. marts 2016 afholdt åbent hus - arrangement, hvor de mulige kommende beboere mødte op. Der stiles efter at afholde rejsegilde i starten af juni Indbydelse hertil udsendes så snart dato kendes. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 12. Behandling af indkomne forslag Ingen indkomne forslag. 11/16

12 13. Valg af næstformand for en 2-årig periode På valg som næstformand er: Steen Brandi Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en næstformand for en 2-årig periode. Repræsentantskabet valgte Steen Brandi som næstformand i organisationsbestyrelsen for en 2-årig periode. 14. Valg af et bestyrelsesmedlem for en 2-årig periode På valg som bestyrelsesmedlem er: Jacob Jakobsen Det indstilles, at repræsentantskabet vælger et organisationsbestyrelsesmedlem for en 2-årig periode. Repræsentantskabet valgte Jacob Jakobsen som organisationsbestyrelsesmedlem for en 2-årig periode. 15. Valg af medlem med bred samfundsmæssig forståelse for en 2-årig periode På valg som bestyrelsesmedlem med bred samfundsmæssig forståelse er: Karen Levin Nielsen 12/16

13 Det indstilles, at repræsentantskabet vælger et organisationsbestyrelsesmedlem med bred samfundsmæssig forståelse for en to-årig periode. Repræsentantskabet valgte efter indstilling fra organisationsbestyrelsen, Karen Levin Nielsen som organisationsbestyrelsesmedlem med bred samfundsmæssig forståelse for en to-årig periode. 16. Valg af to suppleanter for en 1-årig periode På repræsentantskabsmødet den 21. maj 2015 blev følgende valgt: Jens Bach Tove Gøttsche som 1. suppleant som 2. suppleant Det indstilles, at repræsentantskabet foretager valg af to suppleanter for en 1-årig periode. Repræsentantskabet valgte Jens Bach som 1. suppleant og Tove Gøttsche som 2. suppleant for en 1-årig periode. 17. Valg af medlem til Grundejerforeningen Ådalsparken for en 1-årig periode På valg som medlem er: Steen Brandi Det indstilles, at repræsentantskabet vælger et medlem for en 1-årig periode. 13/16

14 Repræsentantskabet valgte Steen Brandi som medlem af Grundejerforeningen Ådalsparken for en 1- årig periode. 18. Valg af to repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Følgende medlemmer er på valg til KAB s repræsentantskab: Steen Brandi Jacob Jakobsen Det indstilles, at repræsentantskabet vælger to medlemmer til KAB s repræsentantskab. Repræsentantskabet valgte Steen Brandi og Jacob Jakobsen som medlemmer til KAB s repræsentantskab. 19. Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer i KAB s repræsentantskab Følgende suppleanter er på valg til KAB s repræsentantskab: Karen Christensen Anders Brandt Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til KAB s repræsentantskab. Repræsentantskabet valgte Karen Christensen og Anders Brandt som suppleanter til KAB s repræsentantskab. 14/16

15 20. Valg af kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds Følgende medlemmer er på valg til Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds: Karen Christensen Steen Brandi Repræsentantskabet besluttede på repræsentantskabsmødet den 22. maj 2015, at der på næstkommende repræsentantskabsmøde skal tages stilling til valg af suppleant. Det indstilles, at repræsentantskabet drøfter behovet for valg af suppleanter og træffer beslutning om valg af kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds. Repræsentantskabet drøfter behovet for valg af suppleanter og besluttede at der skal vælges suppleanter til kredsdelegerede til Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds. Repræsentantskabet valgte Karen Christensen og Steen Brandi som kredsdelegerede til Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds. Repræsentantskabet valgte Marta Nielsen suppleant til Boligselskabernes Landsforenings 2. kreds. 21. Valg af revisor Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en revisor. Repræsentantskabet valgte efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab til revisor. 15/16

16 22. Eventuelt I dagsorden er der ikke et punkt på vedrørende valg af medlemmer til Skibets bestyrelse, grunden til dette er, at der er truffet beslutning om likvidation af Skibet med virkning fra den 31. august Derfor forsætter de nuværende medlemmer indtil den 31. august /16