Ledelsesinformation - Psykiatrien i Region Nordjylland

Transkript

1 Kontrakt og budgetaftaler Kontrakt mellem Regionsrådet og Psykiatrien I forbindelse med den årlige kontraktforhandling mellem Psykiatrien og Regionsrådet aftales den økonomisk ramme for det kommende år fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter. Susanne Bøgsted og Randi Breinbjerg (Budget- og Årligt - efterår Koncernøkonomi (og herfra til Forretningsudvalget og Regionsrådet) (Kontrakten forhandles på det årlige kontraktmøde mellem Psykiatrien og Koncernøkonomi. Kontrakten godkendes efterfølgende politisk). Der aftales også aktivitetsbudget som omfatter mål i forhold til udskrivninger, ambulante besøg og sengedage. Forventet antal indlæggelser, antal normerede og disponible senge og gennemsnitlig liggetid aftales også. Kontrakten indeholder ligeledes mål for service- og kvalitetsområdet samt beskrivelse af strategiske indsatsområder. Budgetaftaler mellem Med udgangspunkt i den gældende kontrakt for Psykiatrien udarbejdes budgetaftaler mellem psykiatriledelsen og de psykiatriske afdelinger (kliniske og øvrige afdelinger). Budgetaftalerne fastlægger de økonomiske rammer, aktivitetskrav, servicemål samt øvrige indsatsområder og krav, som de respektive afdelinger skal leve op til. Susanne Bøgsted, Lill Østerheden og Randi Breinbjerg (Budget- og Årligt - december (Aftalerne indgås på de årlige budgetaftalemøder mellem psykiatriledelsen og i december). 1

2 Opgørelser vedrørende opfølgning i forhold til kontrakt og budgetaftaler økonomi Regnskab/ Økonomirapporter Én gang årligt udarbejdes regnskab indeholdende opfølgning på kontrakten i forhold til overholdelse af den økonomiske ramme. Der afrapporteres ligeledes på antal forbrugte fuldtids-stillinger. Lill Østerheden (Budget- og Årligt - februar Koncernøkonomi (og herfra til Forretningsudvalg og Regionsrådet) I løbet af året udarbejdes tre økonomirapporter indeholdende opfølgning på kontrakten i forhold til forventet overholdelse af den økonomiske ramme. Tre gange årligt: Maj August November Løbende økonomiopfølgning Hver måned udarbejdes budgetopfølgningsmateriale for samtlige afdelinger. Forbrug på løn og øvrig drift (og hvor det er relevant fast vagt) vurderes i forhold til den indgåede budgetaftale. Som supplement til ovennævnte udarbejdes opgørelse over: Mette Munk Heilesen og Susanne Bøgsted Budget- og Månedligt Afdelingsledelserne og psykiatriledelsen Afdelingsledelserne (Drøftes på de månedlige budgetopfølgningsmøder mellem budget- og planlægningsafdelingen og og på midtvejsmøder mellem psykiatriledelsen og ). Udgifter til eksterne vikarer (både læger og plejepersonale) Koncernøkonomi Afdelingsledelserne, psykiatriledelsen samt budget- og planlægningsafdelingen Udgifter til medicin samt detaljeret medicinstatistik Koncernøkonomi Sygehusapoteket (distribueres af Susanne Bøgsted, Budget- og t Udgifter til laboratorier. Detaljeret laboratoriestatistik forefindes på KonceRN Info, Koncernøkonomi 2

3 statistikken opdateres månedligt 3

4 Opgørelser vedrørende opfølgning i forhold til kontrakt og budgetaftaler - aktivitet Regnskab/ Økonomirapporter Én gang årligt udarbejdes regnskab indeholdende opfølgning på kontrakten i forhold til: Udskrivninger Ambulante besøg Sengedage Randi Breinbjerg (Budgetog Planlægningsafdelingen) Årligt - februar Koncernøkonomi (og herfra til Forretningsudvalg og Regionsrådet) Antal indlæggelser, antal normerede og disponible senge og gennemsnitlig liggetid opgøres også. I løbet af året udarbejdes tre økonomirapporter som indeholder opgørelser over faktisk aktivitet i forhold til kontrakt i forhold til: Udskrivninger Ambulante besøg Sengedage Tre gange årligt: Maj August November Løbende aktivitetsopfølgning Opgørelse over: - Disponible senge - Indlæggelser - Udskrivninger - Sengedage - Belægningsprocent - Gennemsnitlig liggetid - Ambulante besøg - Nyindskrevne ambulante - Åbne ambulante forløb - Totale udgifter Randi Breinbjerg (Budgetog Planlægningsafd.) Månedlig - opgøres den 15. i måneden for foregående måned., og andre interesserede. (Drøftes ifm. regnskab, økonomirapporter, budgetaftalemøder og midtvejsmøder) Udvidet opgørelse (findes i regneark tilgængelig via link): - Ovenstående opgørelser samt - Normerede senge - Orlovssengedage 4

5 - Belægningsprocent korrigeret for orlov - Belægningsprocent normerede senge Aktivitet sammenlignes med aktivitet i forhold til kontrakt for udskrivninger, sengedage, ambulante besøg og udgifter. Endvidere sammenlignes med aktivitet tidligere år for Indlæggelser, sengedage og ambulante besøg. 5

6 Opgørelser vedrørende opfølgning i forhold til kontrakt og budgetaftaler - servicemål Kontaktpersonordning Opgørelse jf. servicemålet vedr. tildeling af sundhedsfaglig kontaktperson inden for 24 timer. HR & kvalitet Hvert kvartal Afdelingsledelserne (Drøftes ifm. midtvejsmøder og budgetaftalemøder). Henvisningskvitteringer Opgørelse jf. servicemålet vedr. afsendelse af indkaldelsesbrev inden for 8 hverdagen efter modtaget henvisning. Johannes Kjeldahl (Budgetog Hvert kvartal Afdelingsledelserne (Drøftes ifm. midtvejsmøder og budgetaftalemøder). Epikriser Opgørelse jf. servicemålet vedr. afsendelse af epikrise inden for 3 dage efter udskrivning Johannes Kjeldahl (Budgetog Hvert kvartal Afdelingsledelserne (Drøftes ifm. midtvejsmøder og budgetaftalemøder) 6

7 Opgørelser vedrørende øvrig patientstatistik Ventetid til første besøg i den almene psykiatri. Opgørelse af ventetiden fra Psykiatriens modtagelse af henvisning til første besøg ambulante besøg eller planlagte indlæggelse. Opgørelsen laves for alle almene psykiatriske afdelinger samt børne- og ungdomspsykiatrisk afdeling (jf. reglerne om udvidet frit sygehusvalg). Johannes Kjeldahl (Budgetog Månedligt Afdelingsledelserne Aktuel venteliste Opgørelse af de patienter der aktuelt er ventende på behandling eller udredning. Opgørelsen laves ved kvartalets start for henholdsvis voksen og børneog ungdomspsykiatrien og har fokus på ventetiden. Tove Vibing & Johannes Kjeldahl (Budget- og i samarbejde med de registreringsansvarlige sekretærer Hvert kvartal (pr. den 1. i hvert kvartal).. Sendes 1 måned efter hvert kvartal (Første gang september 2010) Afdelingsledelserne Tvang Opgørelser over tvang i Psykiatrien, registreringer jf. Psykiatriloven (Trækkes fra SEI og P-PAS) Johannes Kjeldahl (Budgetog Hvert kvartal. Sendes 1 måned efter hvert kvartal (første gang september 2010). Afdelingsledelserne Færdigbehandlede Opgørelse af patienter der er færdigbehandlede og stadig indlagt. Opgørelsen udarbejdes på CPR-niveau og sendes til relevante kommuner. Johannes Kjeldahl (Budgetog Hvert kvartal Kommunerne (jf. sundhedsaftalen). Statistik over færdigbehandlede patienter, med fokus på Antal patienter, Sengedage i perioden, og Forretningsudvalget, Rådgivende udvalg for psykiatrien, Sundhedskoordinationsudvalget, 7

8 sengeforbrug. Statistikken er fordelt på kommuner. Kontaktudvalgene for psykiatrien, Sengepladser og enestuer Opgørelse over antal sengepladser og enestuer Randi Breinbjerg (Budget- og Planlægningsafd.) Årligt og ved ændringer Udsendes ikke systematisk, formidles ved forespørgsel, opgørelse over sengepladser findes på psykiatriens hjemmeside. Ingen 8

9 Opgørelser vedrørende aktivitet, patientstatistik og økonomi til Danske Regioner Kvartalsvise nøgletalsindberetninger til Danske Regioner Opgørelse over: - Ventetider - Antallet af borgere i behandling - Antal sengedage - Antal ambulante besøg - Antal udskrivninger - Antal patienter viderehenvist til private via det udvidede frie sygehusvalg Randi Breinbjerg (Budget- og Planlægningsafd.) (Bl.a. via brug af andre statistikker). Hvert kvartal Danske Regioner Opgørelsen udarbejdes for hhv. voksenpsykiatrien og børne- og ungdomspsykiatrien. Årlig nøgletalsindberetning til Danske Regioner Opgørelse over: - Normerede senge - Disponible senge - Belægningsprocent - Antal enestuer - Antal udskrivninger for regionens borgere - Antal sengedage for regionens borgere - Antallet af regionens borgere i behandling - Antallet af assistanceydelser udført for regionens borgere - Forbrug af antal fuldtidsstillinger - Nettodriftsudgifter - Nettoindtægter - Venteliste - Færdigbehandlede Randi Breinbjerg og Lill Østerheden (Budget- og Planlægningsafdelingen) (Bl.a. via brug af andre statistikker). Årlig ca. medio april. Danske Regioner Opgørelsen udarbejdes for hhv. voksenpsykiatrien og Børne- og ungdomspsykiatrien. 9

10 Opgørelser vedrørende kvalitet af patientregistrering Status over udeståender Opgørelse over planlagte besøg, afsluttede ikkefærdigregistrerede kontakter, antal færdigbehandlede ved udgang af forrige måned, antal fejl ved LPRindberetning Tove Vibing (Budget- og 10. i hver måned Registreringsansvarlige læger og sekretærer og Registreringsansvarlige læger og sekretærer. Stikprøvekontrol journalaudit 10 elektive, 10 akutte og 10 ambulante epikriser og procedureregistrering Koncernøkonomi i samarbejde med registreringsansvarlige i Psykiatrien Hvert forår og efterår (maj og november) Registreringsansvarlige læger og sekretærer Registreringsansvarlige læger og sekretærer og samt psykiatriledelsen. Resultatet drøftes i psykiatriens lokale patientregistreringsgruppe. 10

11 Opgørelser vedrørende HR/arbejdsmiljø Lønstatistik For alle faggrupper i Psykiatrien leveres halvårligt en oversigt over hver enkelt medarbejders nettolønninger og bagvedliggende lønsammensætning (trin, kvalifikations- og funktionstillæg) HR, Løn & Personale (Regionshuset) Hvert halve år (April og oktober) udvalgte faggrupper på opfordring Stikprøve på stillings- og funktionsbeskrivelser Stikprøve på 5 stillings- og funktionsbeskrivelser i henhold til plan for monitorering af kvalitet, DDKM standard HR & kvalitet og de kliniske afdelinger Maj Audit gennemføres i de kliniske afdelinger de kliniske afdelinger Stikprøve på stillings- og funktionsbeskrivelser for overlæger Stikprøve på 5 stillings- og funktionsbeskrivelser i henhold til plan for monitorering af kvalitet, DDKM standard HR & kvalitet Maj Deltagelse i Psykiatriens centrale personaleintroduktion Alle medarbejdere deltager i Psykiatriens centrale personaleintroduktion, som afholdes 5 gange årligt i henhold til offentliggjort plan. Fremmødelister udarbejdes. HR & kvalitet Februar, april, juni, oktober og december Fremmødelister sendes til. Afdelingsledelser har ansvar for sikring af, at alle nyansatte deltager i den centrale personaleintroduktion. Personalegennemstrøm Psykiatriens personalegennemstrøm beregnes hvert halve år og opgøres på afdelinger, faggrupper og aldersgrupper. Malene Vejby (HR & kvalitet) Hvert halve år (Drøftes på de årlige midtvejsmøder mellem psykiatriledelsen og ). Fratrædelsesanalyse På baggrund af afholdte fratrædelsesinterview opgøres årsagen til Malene Vejby (HR & kvalitet) Hvert kvartal (Drøftes på de årlige 11

12 medarbejderes fratræden. midtvejsmøder mellem psykiatriledelsen og ). Udviklingssamtaler Afholdte udviklingssamtaler registreres og opgøres afdelingsvis. Malene Vejby (HR & kvalitet) Årligt Alle ledere Alle ledere Sygefravær Sygefraværet registreres og opgøres på antal sygedage i alt fordelt på afdelinger og afsnit. Det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder opgøres i antal dage og som fraværsprocent. Længerevarende sygefravær opgøres særskilt. Preben Vesti (HR & kvalitet) Hvert halve år,, Psykiatriens SMU, LMU er, Arbejdsmiljøgrupper og tillidsrepræsentanter.. (Drøftes på de årlige midtvejsmøder mellem psykiatriledelsen og ). Arbejdsskader Arbejdsskader registreres og opgøres fordelt på antal skader, og skadeart, og fordeles på afdelinger og afsnit samt antal relaterede sygefraværsdage. Preben Vesti (HR & kvalitet) Hvert halve år,, Psykiatriens SMU og LMU er, Arbejdsmiljøgrupper og tillidsrepræsentanter. Arbejdspladsvurdering (APV) Alle medarbejdere får hvert år mulighed for at vurdere det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Der udarbejdes APVhandlingsplaner på alle ledelsesniveauer 1. Arbejdsmiljøgrupperne 2. Sikkerhedsleder APV-pulje Årligt 1. Nærmeste leder/ afdelingsledelse/ LMU 2. SMU 1. Nærmeste leder og afdelingsledelse 2. Regionens Arbejdsmiljøkontor Brand Alle medarbejdere deltager i brandintroduktion i forbindelse med personaleintroduktion. Jf. psykiatriens centrale personaleintroduktion Jf. psykiatriens centrale personaleintroduktion Jf. psykiatriens centrale personaleintroduktion Jf. psykiatriens centrale personaleintroduktion Alle medarbejdere skal hvert år gennemgå Tryg Brandskoles e-learning. Sikkerhedsledere i Regionen Årligt HR & kvalitet/ afdelingsledelser/ arbejdsmiljøgrupper Sikkerhedsleder 12

13 Opgørelser vedrørende medieomtale Medieanalyse Psykiatrien modtager hver måned en opgørelse over, hvor meget Psykiatrien har været i medierne den seneste med angivelse af om omtalen har været positiv, negativ eller neutral. Regionens kommunikationsafdeling via en aftale med privat leverandør (Info Media). Månedligt 13

14 Opgørelser vedrørende kvalitet (OBS: Audit på afdelingsniveau herunder fx journalaudit indgår ikke) Det nationale indikatorprojekt NIP-Skizofreni NIP- Unipolar depression i henhold til plan for monitorering af kvalitet, DDKM standard og HR & kvalitet Kvartalsresultater (cirka april, juli, oktober og januar) Årsresultat (maj) Kvartalsresultater sendes til. Årsresultater sendes til og Psykiatriens Kvalitetsudvalg Kvartalsresultater vurderes af. Årsresultater vurderes af og Psykiatriens Kvalitetsudvalg Landsdækkende psykiatriundersøgelser Voksenpsykiatri sengeafsnit, Ambulant voksenpsykiatri, Børne- og ungdomspsykiatri i henhold til plan for monitorering af kvalitet HR & kvalitet Se plan for De Landsdækkende Psykiatriundersøgelser Psykiatriens Kvalitetsudvalg, Afdelingsledelserne og afsnitsledelserne Psykiatriens Kvalitetsudvalg, Afdelingsledelserne og afsnitsledelserne Patientsikkerhed Mønstre og tendenser i utilsigtede hændelser (herunder selvmord og selvmordsforsøg) Kvalitative analyser af alvorlige utilsigtede hændelser. I henhold til plan for monitorering af kvalitet og retningslinje for Patientsikkerhedsarbejdet i Psykiatrien HR & kvalitet Mønstre og tendenser: Årligt på sektor-niveau, månedligt i de kliniske afdelinger og i afsnit i forbindelse med patientsikkerhedsrunde Kvalitative hændelsesanalyser: Løbende Hvor relevant i henhold til retningslinje for Patientsikkerhedsarbejdet i psykiatrien: Psykiatriens Kvalitetsudvalg, Afdelingsledelserne og afsnitsledelserne Hvor relevant i henhold til retningslinje for Patientsikkerhedsarbejdet i psykiatrien: Psykiatriens Kvalitetsudvalg, Afdelingsledelserne og afsnitsledelserne Patientklager og patientforsikringssager Monitorering af patientklager og patientforsikringssager Budget- og planlægningsafdelingen Årligt (januar) Psykiatriledelse og afdelingsledelser Psykiatriledelse og afdelingsledelser Hygiejne Monitorering af forbrug af hånddesinfektionsmidler og flydende sæbe Region Nordjylland Årligt 14

15 Kliniske databaser BUP-basen BUP-basens sekretariat Årligt Afdelingsledelse A Afdelingsledelse A 15

16 Opgørelser vedrørende forskning Forskning og udvikling ved hospitaler Én gang årligt udarbejdes opgørelse til Danmarks Statistik over ressourceanvendelse (personalemæssigt og økonomisk) til forskning på universitetshospitaler. Lill Østerheden (Budget- og planlægnings-afdelingen) er tovholder. Afdelingsledelserne og Forskningsenheden Én gang årligt Danmarks Statistik Afdelingsledelserne og Forskningsenheden Årsberetning for den psykiatriske forskning i Nordjylland Forskningsenheden udarbejder hvert år en årsberetning, hvoraf det forgangne års aktivitet fremgår: Publikationsstatistik Ph.d.-studerende Forskningsaktive medarbejdere samt Samarbejdspartnere Forskningsenheden Én gang årligt Alle interesserede 16