REFERAT AF EKSTRAORDINÆRT BESTYRELSESMØDE. Torsdag, den 18. august 2011 kl. 16:09. I fjernvarmens mødelokale, Præstevænget 11.

Transkript

1 REFERAT AF EKSTRAORDINÆRT BESTYRELSESMØDE Torsdag, den 18. august 2011 kl. 16:09 I fjernvarmens mødelokale, Præstevænget 11. Deltagere: Bestyrelsen Driftsleder Henning Mikkonen Kopi af referat er fremsendt til ingeniør Viktor Jensen, DFP samt statsaut. revisor Bjarne Ulrik Pedersen og statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree fra Partner Revision. 46

2 1. Godkendelse og underskrift af referatet fra det ordinære møde den 21. juni 2011 og det ekstraordinære møde den 27. juni Referaterne blev godkendt og underskrevet. 2. Godkendelse af dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. 3. Orienteringspunkter Sagsfremstilling: 3.1 Prisoversigt for fjernvarmeværker i Danmark. Den seneste opdatering af fjernvarmepriser er foretaget den 18. juli 2011 efter at de enkelte værker har indberettet prisen for det kommende varmeår til Energistyrelsen. Af oversigten fremgår at Brande Fjernvarme s forbrugere i standardhus med et forbrug på 18,1 MWh har en årlig udgift på kr ,00. De billigste værker er Galten med kr ,00 og Vestervig med kr ,00. Den dyreste er Hjortekær med kr ,00 og Gørløse med ,00. Umiddelbart ligger Brande Fjernvarme i gruppen den billigste tredjedel. 3.2 Status på anlægsarbejdet med transmissionsledningen. Firmaet Østergaard Entreprise følger tidsplanen for projektet. De gener som projektet måtte medføre specielt trafikalt har været formidlet gennem Brande Bladet og der har ikke været klager. Firmaet Østergaard Entreprise holder løbende Hjørnebageriet orienteret, idet forretningen er den som har den størst gene ved projektet. 47

3 Der har været ekstraarbejde i forbindelse med underføring af ledningen under banen. Årsagen har været el-ledninger og vandledninger i det område som ledningen skulle underføres, men sagen er ikke endelig forhandlet med entreprenøren. Der er i budgettet afsat kr. 3,0 mio. til projektet og kontraktprisen for jord- og smedearbejde samt rørleverancen andrager kr , Status på anlægsarbejdet med opførelse af flisanlæg. Der har ikke været afholdt byggemødet siden den 21. juni 2011, jf. byggemødereferat nr. 7 som tidligere har været udsendt. Der afholdes byggemøde tirsdag, den 16. august 2011 og resultatet heraf vil blive forelagt på mødet. Der er modtaget regning på tilslutningsafgift fra MES, på kr Aftale om køb af flis til den kommende varmesæson. Der er indgået aftale med Danske Skoves Handelskontor DSH Wood om køb af tons med levering frem til udgangen af maj måned Pris kr. 45,00 pr. GJ. Desuden er der indgået aftale med Finn Bøgedal, Brande om køb af tons med levering frem til udgangen af maj måned Pris 47,50 pr. GJ. Samlet en levering på tons, svarende til en varmeproduktion på MWh, lig kapaciteten på flisanlægget. Prisen holder sig indenfor det budgetterede på kr. 47,00 pr. GJ. Der er udarbejdet en leveringsplan for hvem og hvornår levering skal finde sted det bliver hver 14. dag. En del af leveringen er 200 tons stammeflis, som alene skal anvendes til indkøring af kedlen. Pris 60,00 pr. GJ. 48

4 En prisstigning/fald på kr. 1,00 pr. GJ betyder en årlig mer/mindreudgift på kr årlig. 3.5 Opførelse af akkumuleringstank ved det nye flisanlæg. På bestyrelsesmødet den 21. juni 2010, punkt 8, blev forelagt to tilbud på opførelse af en akkumuleringstank. Da tilbuddene ikke var helt sammenlignelige blev aftalt at der skulle afholdes møde med de to tilbudsgivere, hvor indholdet i tilbuddene nærmere gennemgås. Der har efterfølgende været afholdt møde og valget er faldet på F.W. Rørteknik AS, som har det billigste tilbud på kr ,00 plus moms. Det oprindelige tilbud lød på kr ,00, der er lavet en mindre korrektion, men tilbuddet fra F.W. Rørteknik AS er stadig det billigste. Kontrakten med firmaet er underskrevet af formanden. Der er stillet bankgaranti som sikkerhed for forudbetalingerne. Projektforslaget og byggetilladelse til opførelse af akkumuleringstanken er tidligere fremsendt til Ikast-Brande Kommune, der er endnu ikke kommet svar. 3.6 Generel orientering om værkets drift. Opdateret økonomioversigt til ultimo juli måned vil blive fremlagt på mødet. Sagsbehandler: Henning Mikkonen. Ad 3.1 Til efterretning. 49

5 Ad 3.2 Der afholdes møde med entreprenøren i uge 34. Ad 3.3 Referat nr. 8 fra byggemødet den tirsdag, den 16. august 2011 blev gennemgået og udleveret. Der er stadig ca. 2 ugers forsinkelse på byggeriet, men det forventes fortsat at forsinkelsen kan indhentes under færdiggørelsen. Der er godkendt ekstraarbejde med kr excl. moms, til ekstra galleri og dør imellem kedelrum og flislager. Ad 3.4 Til efterretning. Ad 3.5 Akkumuleringstanken er på i alt m2, eller 4 gange større end de to nuværende akkumuleringstanke på Præstevænget. Etableringen skal være færdiggjort inden april Ad 3.6 Produktionen i månederne juni og juli måneder udviser: Uændret produktion af varme i forhold til de tilsvarende måneder sidste år. Produktionen af el er ca. kr større end tilsvarende måneder sidste år. Køb af naturgas er ca. kr mindre end tilsvarende måneder sidste år. Samlet et forbedret resultat på ca. kr end de tilsvarende måneder sidste år, årsag bedre el-priser og ny gaskontrakt. Vandtabet er ca. 10 m3 i døgnet. 50

6 4. Projektforslag til forsyning af ny Fakta butik på Østre Alle med fjernvarme. Sagsfremstilling: På det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 27. juni 2011 blev ovennævnte sag behandlet. Der har efterfølgende været forhandlinger med bygherren. Bygherren var alene interesseret i anlægsudgiften, idet driftsudgifterne er bygherren uvedkommende, idet disse skal betales af Fakta. Brande Fjernvarme har fremsendt tilbud til bygherren på kr i tilslutningsafgift samt udgiften til ledningsarbejde på egen grund. Anlægsudgiften til fremføring af ledning fra Remisegrunden andrager ca. kr Hvis det vurderes at området omkring Myl. Erichsensvej kommer med på fjernvarme, er udgiften fra området til fremføring af ledningen ca. kr Området omkring Myl. Erichsensvej er 1.etape i en udbygning af forsyningsområdet og planen for området er p.t. under udarbejdelse. Den samfundsøkonomiske beregning for tilslutning af Fakta er p.t. under sagsbehandling i Ikast-Brande Kommune. Bygherren vil vende tilbage efter den 8. august 2010, og resultatet vil blive forelagt på mødet. Bilag: Skrivelse af 15. august 2011 til Ikast-Brande Kommune. Sagsbehandler: Henrik Kraglund. Ikast-Brande Kommune afholder møde om sagen tirsdag, den 23. august Bygherren skal af hensyn til byggeriet fremdrift have besked om der kan tilsluttes fjernvarme, inden udgangen af august måned. Ikast-Brande Kommune har efterfølgende godkendt projektet og bygherren er meddelt at der kan etableres fjernvarmeforsyning. Projektet igangsættes. 51

7 5. Revision af vedtægterne. Sagsfremstilling: Forslag til nye vedtægter skal behandles på den kommende generalforsamling den 27. september Forslaget til nye vedtægter har tidligere været drøftet flere gange i bestyrelsen, senest på bestyrelsesmødet den 21. juni 2011, hvor bl.a. Dansk Fjernvarmes udtalelse til punkt 6.5 i vedægterne blev forelagt. Punktet vedr. hvor mange stemmer den enkelte andelshaver har mulighed for at afgive på en generalforsamling. Det anbefales at punktet formuleres således.. Ingen andelshaver kan dog, uanset hvor mange ejendomme andelshaveren ejer eller hvor store disse er, afgive mere end 2 stemmer. Denne formulering svarer til det oprindelige forslag som var fremlagt på sidste års generalforsamling. Bilag: Forslag til nye vedtægter er tidligere fremsendt til bestyrelsen. Sagsbehandler: Holger Skott Formuleringen blev godkendt og forslaget til nye vedtægter medtages på den kommende generalforsamling. 52

8 6. Ordinær generalforsamling. Sagsfremstilling: I henhold til vedtægterne skal der afholdes ordinær generalforsamling inden udgangen af september måned. Datoen er tidligere fastsat til tirsdag, den 27. september 2011 kl Dagsorden er følgende: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Aflæggelse af formandsberetning. 3. Det reviderede årsregnskab fremlægges til godkendelse. 4. Budget for indeværende driftsår fremægges. 5. Forslag fra bestyrelsen herunder fremlæggelse af investeringsplan for kommende år. Bestyrelsen foreslår ændringer i de nuværende vedtægter. Ændringerne består af en generel justering af vedtægterne til nutidig standard og lovgivning, samt at antallet af bestyrelsesmedlemmer nedsættes fra 6 til 5 og at funktionen som kritisk revisor nedlægges. 6. Indkomne forslag fra andelshavere/varmeaftagere. Forslag skal fremsendes til formanden senest torsdag, den 15. september Valg af medlemmer til bestyrelsen. På valg er: Henrik Kraglund modtager genvalg. Eivin Joensen modtager genvalg. Holger Skott modtager ikke genvalg. 8. Valg af suppleanter til bestyrelsen. På valg er: 1. suppleant Michael Møller 2. suppleant Ebbe Glarborg 9. Valg af statsautoriseret revisor. På valg er Partner Revision. 10. Valg af kritisk revisor. På valg er: Christian Aaskov. 11. Eventuelt. 53

9 Der vil være at tage stilling til: Annoncering i Brande Bladet, senest onsdag, den 7. september. Sted og menu. Valg af dirigent. Indhold i formandsberetningen/ledelsesberetningen. o Lavere varmepris grundet flisværket o Omlægning af fast/variabel bidrag o Ændret acontoafregning o Status på opførelse af flisværket o Ny akkumuleringstank på Myl. Erichsensvej o Kampagne nye forbrugere o Renovering Lars Nielsensvej o Ny varmeplan i etaper, først området ved Myl. Erichsensvej Der skal tages stilling til om der skal vælges 3 til bestyrelsen eller 2 som de nye vedtægter lægger op til. Tilsvarende skal der vælges en kritisk revisor, som dog falder ud som de nye vedtægter lægger op til. Sagsbehandler: Holger Skott Der annonceres i Brande Bladet, den 7. og den 14. september 2011, med ovenstående dagsorden. Generalforsamlingen afholdes på Hotel Dalgas. Registreret revisor Peder Holt anbefales som dirigent. Formanden udfærdiger forslag til ledelsesberetning/formandsberetning som indarbejdes i revisors regnskab med tilhørende bilag. Spørgsmålet om der skal vælges 3 eller 2 til bestyrelsen, samt kritisk revisor afklares af formanden i samarbejde med bl.a. dirigenten. 54

10 7. Kampagne for nye forbrugere. Sagsfremstilling: I uge 22 blev fremsent tilbud til 107 potentielle nye forbrugere om at komme med på fjernvarme. Tilbuddet blev sendt til de 107 husstande som ikke har fjernvarme, men som ligger indenfor Brande Fjernvarmes nuværende forsyningsområde. Af de 107 er 5 ubebyggede grunde. Efterfølgende er hver enkelt kontaktet telefonisk og resultatet har været at 21 har ønsket et tilbud på udgiften til at få installeret fjernvarme, af disse har 11 ønsket at få tilsluttet fjernvarme. De årsager som de kontaktede har haft for ikke at være fjernvarmeaftagere er hovedsagelig: Der er mange ældre mennesker, som ikke kan overskue at skifte til andet varmesystem, selv om det bliver billigere. Der er mange som har et alternativ, som er billiger end fjernvarme, f.eks. oliefyr kombineret med megen brug af brændeovn, varmepumpe, jordvarme m.v. Der er mange små huse som har en årlig opvarmningsudgift på ca. kr årligt og de kan ikke se nogen ide i at skifte til fjernvarme. Der er frist til den 30. september 2011 for tilslutning til fjernvarme med det særlige tilbud om ingen tilslutningsafgift. Bilag: Oversigt over ejendomme som ikke er tilsluttet fjernvarme indenfor det nuværende forsyningsområde. Sagsbehandler: Holger Skott Orienteringen blev taget til efterretning. 55

11 8. Anlægsudgifter til etablering af fjernvarme til Tranevej. Sagsfremstilling: Af de 11 nye forbrugere som er nævnt i punkt 7 i dagsorden er 2 husstande på Tranevej, nr. 5 og 7. Tranevej er en del af det nuværende forsyningsområde, men der er aldrig etableret ledningsnet til området. Udgiften til etablering af en ledning andrager kr , ved et projekt hvor ledningen i Vibevej renoveres og der videreføres en ledning gennem Tranevej. Ledningsrenoveringen er tiltrængt på Vibevej og denne udgift andrager ca. kr , d.v.s. ledningen til Tranevej andrager ca. kr Rørleverancen er bestilt og ligger i området, desuden er der indhentet og forhandlet pris med firmaet Rahbek AS, Brande. Udgiften til rør andrager ca. kr og udgiften til Rahbek AS andrager ca. kr Sagsbehandler: Henrik Kraglund/Henning Mikkonen. Projektet blev godkendt og arbejdet igangsættes. 56

12 9. Pressemeddelelser. I Brande Bladet den 10. august 2011 var indrykket et læserbrev fra Hans- Christoph Paul, vedr. ændringen af effektbidraget (den faste afgift) og forbrugsbidraget (den variable afgift). Pointen i læserbrevet er at det ikke længere kan betale sig at spare på varmen, grundet det lave variable bidrag. Vi mangler at få skabt forståelse for at det ikke er korrekt, idet der er en sammenhæng over til afkølingen. D.v.s. hvis der bare bruges varme/undlade isolering mv. bliver afkølingen for lav og dermed udstedes der regning for afkølingstillæg. Desuden er det nye afgiftssystem med at reducere CO2 udslip, idet det ikke kan betale sig at fyre i brændeovne, som er meget forurenende. Følgende punkter meddeles pressen. Sagsbehandler: Henrik Kraglund Der var en drøftelse af om det var hensigtsmæssigt, at formanden selv svarede på læserbreve eller om det skulle være den samlede bestyrelse som afgav svar. Årsagen var at der allerede i Brande Bladet den 17. august 2011, havde afgivet et svar til Hans-Christoph Paul, d.v.s. inden bestyrelsen havde behandlet ovenstående punkt. Et flertal besluttede at formanden kunne afgive svar på læserbreve, d.v.s. at formanden afgiver svar på Finn Mogensens læserbrev i Brande Bladet den 17. august

13 10. Eventuelt. Næste møde er planlagt til tirsdag, den 6. september 2011 kl Hovedpunktet på dagsordenen bliver revisors gennemgang af årsregnskabet, samt sag om lånefinansiering af de igangværende anlægsprojekter. Der er møde med revisor, kritisk revisor, Henning Mikkonen og Holger Skott fredag, den 19. august 2010, med henblik på regnskabsafslutningen. Til efterretning. 11. Mødet hævet. Mødet blev hævet: kl Henrik Kraglund Holger Skott Eivin Joensen Jette Harrild Freddy Pedersen Carsten Kvist / Henning Mikkonen 58