PROJEKT NYT FORSYNINGSSELSKAB - NOVAFOS. Referat. Emne/udvalg. Projekt Nyt forsyningsselskab NOVAFOS. Mødested Rudersdal Rådhus, mødelokale 3

Transkript

1 PROJEKT NYT FORSYNINGSSELSKAB - NOVAFOS Referat Emne/udvalg Projekt Nyt forsyningsselskab NOVAFOS Mødested Rudersdal Rådhus, mødelokale 3 Mødedato 25. januar 2017 Mødetidspunkt Kl Bemærkninger Bestyrelsesmøde 1

2 Medlemmer af holdingbestyrelsen: Jan Skovbo Nielsen (formand), Jens Ive (Rudersdal), Hans Toft (Gentofte), Ole Bondo Christensen (Furesø), Jørgen Johansen (Allerød), Jesper Würtzen (Ballerup), Willy Eliasen (Egedal), Morten Slotved (Hørsholm), Karin Søjberg Holst (Gladsaxe), John Schmidt Andersen (Frederikssund). Tekniske direktører (valgfrit): Iben Koch (Rudersdal), Lis Bjerremand (Gentofte), Niels Thygesen (Furesø), Agnete Thomsen (Allerød), Carsten Riis (Ballerup), Ulla Gramstrup (Egedal), Mette Herbert (Hørsholm), Philip Hartmann (Gladsaxe), Claus S. Madsen (Frederikssund). Deltagere fra projektsekretariatet: Carsten Nystrup (adm. direktør Nordvand), Tessa H. Andersen (jurist Rudersdal) Eksterne deltagere: Line Markert (advokat Horten), pkt. 6 og 7 Afbud: Mette Herbert og Claus S. Madsen Referent: Tessa H. Andersen 2

3 1. Godkendelse af referat af mødet den 9. december 2016 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 2. Formanden orienterer Der blev den 17. januar 2017 afholdt et vellykket fælles MED-udvalgsmøde og nytårskur for NOVAFOS medarbejdere på Egedal Rådhus. Der vil blive udarbejdet et udkast til direktionsinstruks til forelæggelse for bestyrelsen på næste bestyrelsesmøde den 28. februar Ansættelse af direktør På baggrund af ansættelsesudvalgets indstilling har bestyrelsen mundtligt tilsluttet sig indstilling om ansættelse af Carsten Nystrup som administrerende direktør. Jf. forretningsordenens pkt. 9.1 fastsætter bestyrelsen ansættelsesvilkår for direktøren. Det blev besluttet at bemyndige formanden til at indgå ansættelsesaftale med Carsten Nystrup som administrerende direktør inden for det tidligere udmeldte lønniveau. 4. Valg af nyt bestyrelsesmedlem og suppleant udpeget af Egedal Kommune Willy R. Eliasen fratræder sin post i bestyrelsen i NOVAFOS Holding A/S, idet han træder af som borgmester i Egedal Kommune pr. 31. januar Der skal derfor gennemføres en ekstraordinær generalforsamling med henblik på valg af nyt bestyrelsesmedlem udpeget af Egedal Kommune. Egedal Kommune har indstillet, at Karsten Søndergaard vælges til bestyrelsen, idet Karsten Søndergaard tiltræder som borgmester pr. 1. februar Endvidere skal Peter Hansen, der er personlig suppleant for Willy R. Eliasen, i stedet vælges som personlig suppleant for Karsten Søndergaard. Den ekstraordinære generalforsamling foreslås afholdt som et fysisk møde umiddelbart inden bestyrelsesmødet den 28. februar De enkelte kommuner afklarer selv, hvordan der gives mandat til eget bestyrelsesmedlem til at stemme på generalforsamlingen. Der udsendes besked herom til de enkelte borgmestre direkte snarest muligt. 3

4 Orienteringen blev taget til efterretning, og det blev besluttet, at Projektsekretariatet sammen med Horten udarbejder et oplæg til en generel bemyndigelse til borgmestrene til at agere på vegne af de enkelte kommunalbestyrelser/byråd. Bemyndigelsen skal herefter til politisk behandling i kommunerne. Formålet er at fastsætte en ens ramme (et mandat) indenfor hvilken borgmestrene kan agere. 5. Første udkast til logo Siden det første bestyrelsesmøde den 10. november 2016 og efter valget af navnet NOVAFOS har der været arbejdet med et oplæg til logo og visuel identitet. Første udkast til logo blev på mødet præsenteret af konsulentfirmaet e-types. Oplægget til logo blev drøftet, og det blev besluttet at sende udkastet til logo til de seks forsyningsselskaber til kommentering. 6. Den videre fusionsproces Horten gennemgik på mødet den overordnede tidsplan for den videre fusionsproces. Plancher til illustration af den selskabstekniske proces var vedlagt dagsordenen. Der anbefales en skattefri fusionsproces, jf. vedlagte notat fra PwC. Orienteringen blev taget til efterretning. 7. Udkast til serviceaftale Horten har udarbejdet et udkast til serviceaftale mellem holdingselskabet og de seks nuværende serviceselskaber til brug for overgangsperioden frem til fusionen af serviceselskaberne. Serviceaftalen skal give grundlag for, at udgifter, der afholdes i holdingselskabet, kan viderefaktureres til de seks forsyningsselskaber i overgangsperioden frem til 1. juli Udkast til serviceaftale blev godkendt. 8. Placering af driftsenheder Det er vurderingen, at driftsmedarbejderne i NOVAFOS naturligt og uden større investeringer vil kunne samles på fire af de nuværende lokaliteter. Det drejer sig om Ørnegårdsvej 17 (Gentofte), Sjælsø Vandværk Ravnsnæsvej 231 (Hørsholm), Ågerupvej (Ballerup) og Marbækvej 2 (Frederikssund). 4

5 Det vurderes, at de fire lokaliteter samlet set vil kunne dække behovet for plads til køretøjer, materialeopbevaring og omklædning. De fire lokaliteter vil derfor kunne dække driftsopgaver i hele forsyningsområdet og sikre et fornuftigt kørselsmønster i arbejdstiden. Notat om placering af driftsenheder var vedlagt dagsordenen. Notatet blev godkendt, og det blev besluttet at udsende notatet til de seks forsyningsselskaber til kommentering, hvorefter sagen genoptages på næste bestyrelsesmøde den 28. februar Den videre tidsplan Der er planlagt bestyrelsesmøder på følgende tidspunkter: Den 28. februar 2017 kl Den 21. april 2017 kl Den 23. maj 2017 kl Den 29. juni 2017 kl Den 22. september 2017 kl Ultimo oktober Ultimo november Eventuelt Formanden bad kommende administrerende direktør i NOVAFOS Carsten Nystrup om en beskrivelse af mulighederne for at samle administrationen helt eller delvist til brug for bestyrelsesmødet i april. Formanden takkede Willy R. Eliasen for godt og konstruktivt arbejde i bestyrelsen. l 5