I mødet deltog fra bestyrelsen/repræsentantskabet: Marianne Schultz, formand Ulrik Kuntz, næstformand Aase Jensen Jacob Erikstrup Karin Thomsen

Transkript

1 Domea Randers Referat fra ordinært organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 3. juni 2014 Kl , hos Marianne Schultz, Kaskelotten 38, st.tv., 8960 Randers SØ. Dagsordenen var følgende: side 1 Godkendelse af referat Domea Randers Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Bestyrelseshonorar Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling Revisionsprotokol Budget for boligorganisationen og afdeling Styringsrapport og styringsdialog Udlejningsforhold Bestyrelsens forretningsorden Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Domeas Landskonference Markedsføring og synlighed Boligselskabets afdeling Orientering fra afdelingen Næste møde Eventuelt... 8 I mødet deltog fra bestyrelsen/repræsentantskabet: Marianne Schultz, formand Ulrik Kuntz, næstformand Aase Jensen Jacob Erikstrup Karin Thomsen Fra Domea, Kundechef Mikki Frandsen og driftsleder Preben Lundgreen. Mf byder velkommen til mødet, og informerer om vigtigheden af afholdelse af organisationsbestyrelsesmøder, samt den lovgivning der ligger til grund for afholdelse af Organisationsbestyrelsesmøder. Dagsordenen er tilpasset dette møde, og på det næstkommende møde vil der sandsynligvis være nye punkter på dagsordenen.

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 14. april Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. MF informerede om vigtigheden og betydningen af et fyldestgørende referat. Det er vigtigt at i tilfælde af indsigelser til referatet at indsigelsesfristen er senest 4 uger i henhold til forretningsordenen. Referatet fra forrige møde blev godkendt og underskrevet. 2 Domea Randers 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. MF informerede MS om betydningen af orienteringen fra formanden, hvor hun bla. d.d. kan informere kort fra afholde møder, byggesager mm. Og hvad som rør sig i selskabet. Der opstod en snak omkring håndtering af tilladelser udstedt til beboere i afd med/uden krav om reetablering. UK vil gerne have styr på hvilke tilladelser der er givet og omfanget af tilladelser som er givet med/uden krav om reetablering, og vil gerne have rettet op på de tilladelser som er givet uden krav om reetablering. KT Mener at den enkelte beboer selv råder over eksempelvis egen have, men ulovligt opsatte plankeværker bør fjernes. MF opfordrede til at der reetableres ved fraflytning, for at fastholde ensartetheden, og ikke en forskellighed som giver et rodet indtryk når man kommer til bebyggelsen, at husordenen overholdes. AaJ Det er vigtigt at bla. hegn/stakitter er ens i hele bebyggelsen. Der blev aftalt at husorden og håndhævelsen af denne, skulle drøftes på et senere møde, og der skulle findes en løsning på de ting som der var givet tilladelse eller opført før husordenen blev vedtaget. Orienteringen blev taget til efterretning. Side 2 af 8

3 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet af Karin Thomsen. KT informerede om Domeas repræsentantskabsmøde og garant forsamling, at referaterne fra bla. møder i repræsentantskabet blev offentliggjort på Domea Web. Domeas bestyrelse består af 15 beboervalgte medlemmer og 3 uden for organisationen. Det kan nævnes at det er Anni Thomsen Aabybro som er valgt fra region Nord. Bestyrelsen arbejder pt. i et projekt omhandlende Jura og Risikostyring, som er meget interessant og lærerigt at projekt at deltage i. Domea bygger meget rundt om i hele landet, og har ofte mange penge ude i byggeri mm. KT præsenterede Håndbogen i bestyrelsesarbejde som er blevet lavet på baggrund af problemer i forbindelse med afholdese af møder mm. bogen er et resultat af en projektgruppe som har arbejdet med problemstillingen i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Bogen er enkel og let læselig, og et godt opslagsværk. MS fik bogen og ekstra bøger kan bestilles hos Domea. MS efterspørger Domea magasinet, beboerbladet mm. Som tidligere er blevet bestilt men ikke leveret. Plu sørger for at Domea Randers får tilsendt de tidligere lovet blade. Bestyrtelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemåls enheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Der blev besluttet at bestyrelsen modtager honorar, at honoraret deles 50/50 mellem formand og næstformand. Der var i bestyrelsen enighed om rimligheden i at der skulle udbetales honorar for 2014 mm. Side 3 af 8

4 2.4 Årsregnskab for boligorganisationen og afdeling Årsregnskab for perioden var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. MF informerede om organisationens regnskaber og der var en grundig gennemgang af de forskellige konti mm. i selskabets regnskab, da der her anvendes andre konto nr. end i afdelingsregnskabet. MF informerede om selskabets arbejdskapital og dispositionsfond, og informerede om organisationens selvstendige regnskab og budget, på lige fod med afdelingens regnskab og budget. MF informerede om organisationens dispositionsfond som dækker afdelingen lejetab, med mindre der er ansøgt kommunen for en fritagelse. Regnskaberne blev godkendt og underskrevet. 2.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. MF gennemgik revisionsprotokollen, og sikkerheden fra BDO iht. protokollen, og dens påtegning. Bestyrelsen godkendte og underskrev protokollen. 2.6 Budget for boligorganisationen og afdeling Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. MF gennemgik budgetterne for selskab og afdeling, og der var en dialog omkring den forventede udvikling i dispositionsfond og arbejdskapital. Side 4 af 8

5 Bestyrelsen godkendte og underskrev budgetter. 2.7 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen var fremsendt inden mødet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. MF gennemgik styringsrapporterne, og disse blev tilrettet og ville blive underskrevet ved næste samling af bestyrelsen. Formand og næstformand deltager i dialogmødet med kommunen. 2.8 Udlejningsforhold Udlejningssituation pr Der er ingen ledige boliger på nuværende tidspunkt. Orienteringen blev taget til efterretning. 2.9 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. MF gennemgik forretningsordenen. Bestyrelsen godkendte forretningsordenen Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Der afholdes to regionsmøder (hvis der er tilmeldinger nok) om året i hver af Domeas regioner. Side 5 af 8

6 Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Bestyrelsen udpegede formand og næstformand til at deltage i Regionsmøder Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. MF informerede om hvad der menes, og betydningen af at søge fritagelse af dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Bestyrelsen besluttede at Domea skulle ansøge om en fritagelse af dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller opfyldelse af istandsættelsesforpligtigel sen (tab ved fraflytning) Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen dækker dispositionsfonden tab for regnskabsåret der ligger over 313 kr. pr lejemålsenhed. Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 313 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Side 6 af 8

7 Pr budgetterer Domea med ovenstående i selskabernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. MF informerede om punktet, og bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. KT informerede om Landskonferencen, og det er ærgerligt der i år ikke er deltagelse fra bestyrelsen. KT oplyste at næste års Landskonference var den juni 2015, og de nu skulle reservere dagene og deltage i det gode arrangement, og møde bestyrelser fra andre egne i landet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. MF informerede om de aftaler der kunne gøres brug af og betydningen af dette. MS mente at det var vigtigt at afdelingens hjemmeside blev opdateret, og var villig til at tage denne opgave. MF undersøger muligheden for at eventuelt kursus, med tid og pris for kurset som webredaktør. Side 7 af 8

8 4 Boligselskabets afdeling 4.1 Orientering fra afdelingen Orientering gives på mødet. Der var ingen orientering pt. 5 Næste møde Aftales på mødet. Det blev aftalt, at der fremsendes 3 forslag til en mødedato medio august for at afholde et møde med byg omkring nye byggesager mm. 6 Eventuelt MF informerede om referatet samt notat fra Byrådsmøde i Randers Kommune, hvor der kunne læses, at der er 3 byggesager som Domea Randers er udpeget til at bygge. De 3 byggesager er beliggende i Randers by 1. Markedspladsen 2. Falbegrunden 3. Niels Brochs Gade. Det er bla. de nye byggesager som skal drøftes med bestyrelsen på mødet medio august UK er bekymret for at Domeas byggeafdeling kunne håndtere 3 byggesager for selskabet, at det var vigtigt at byrden ikke ville blive for stor for personalet. MF er glad for bekymringen, men er ikke i tvivl om at Domea kan løfte opgaven, og det er vigtigt at der er en dialog omkring de nye byggesager, at der bliver oprettet et godt byggeudvalg, som kunne være med til at løfte opgaven. Mødet sluttede kl og der var en stor tak til Marianne for den gode mad og forplejning. Domea Boligcenter Hjørring, den 11. juni Preben Lundgreen/ Side 8 af 8