Miniguide til APV-handleplanmodul (Obligatorisk)

Transkript

1 Miniguide til APV-handleplanmodul (Obligatorisk) Adgang til handleplanmodulet findes på brug mailadresse som brugernavn, og adgangskoden oprettede første gang du loggede på. Hvis du har registreret problemerne via de elektroniske tjeklister, kan du enten tage udgangspunkt i de registrerede problemer under problemfanen eller oprette handleplaner og derefter koble problemerne på de relevante handleplaner. Se vejledning til tjeklister i AAU-håndbogen: Når du er logget ind i modulet vil du se en forside, der beskriver, hvor du kan hente hjælp. For at udarbejde handleplaner for de konstaterede problemstillinger vælger du HANDLEPLANER i menulinjen øverst. Klik på Opret for at oprette en ny handleplan. EN handleplan er opdelt i tre dele: Generelt Løsning Opfølgning Som vælges på fanerne øverst. På fanen Generelt udfyldes følgende: Titel/problemresume: Giv problemet en overskrift, så det er genkendeligt Problembeskrivelse: Tema: OBS! Hovedområde: Beskriv problemet kort, klart og præcist på en sådan måde, at man ikke behøver forudgående kendskab til problemet. Vælg hvilket arbejdsmiljøområde problemet hører under Andet bør kun vælges i særlige tilfælde. Ved problemer vedr. det psykiske arbejdsmiljø SKAL disse være anonymiseret og helst generelle. Der må IKKE nævnes navne. Der kan evt. henvises til et dokument, som ikke kan tilgås fra APV modulet. Vælg det/de hovedområder, som handleplanen gælder for. (Bruges som filter og statistikoplysning) Side 1 af 6

2 Enhed: Geografi: Vælg hvilken undergruppering problemet omhandler, hvis ikke det vedrører hele instituttet/afdelingen. Vælg det/de hovedcampusser, som handleplanen omfatter. (Bruges som filter og statistikoplysning) Tovholder i AMiU: Hvem i arbejdsmiljøudvalget er ansvarlig for at bliver løst/handlingen udføres? Bygning: Hvis det er relevant, kan du vælge hvilken AAU bygning handleplanen er relevant for. Eventuelle noter: Frivillig mulighed for at skrive notater til jer selv. På fanen Løsning udfyldes følgende: Hvordan vil i løse problemet? (husk økonomi): Beskrive klart og præcist hvilke tiltag der skal igangsættes for at løse problemet. Husk det skal være rimeligt selvforklarende, så husk detaljer som rumnummer og andet der har vigtighed for at kunne udføre løsningen. Evt. midlertidig løsning: Beskriv her, hvis løsningen har lange udsigter, og der er behov for midlertidig løsning Side 2 af 6

3 Prioritet: Ansvarlig i afdeling/institut: Her vælges ud fra en simpel risikovurdering, hvor presserende løsningen er. Risikovurderingen beskrives herunder. Vælg en person ved hjælp af luppen, som har ansvaret for at handlingen udføres. Sørg for at afklare det med vedkommende inden de påføres, det er god skik. De modtager besked herom fra systemet via mail. I de tilfælde, hvor der er mere end en udfører påføres en koordinator eller oprettes en handleplan per handling. Udføres senest: Påmindelse: Vælg en deadline, der er realistisk, men som samtidig afspejler problemets alvorlighed. Vælg, i hvor god tid den ansvarlige skal have en mail-påmindelse, om deadline for udførelse af den pågældende handling. Beskriv afvigelser i forhold til det planlagte: Udfyld denne umiddelbart efter, at løsningen er udført. Løsning udført: Når løsningen er gennemført, vinges boksen af, og handleplanen registreres som værende gennemført Risikovurdering For at kunne prioritere problemerne, skal der laves en simpel risikovurdering, hvor man vurderer: Konsekvensen af problemet, hvor alvorlig er situationen/hvor slemt kan man komme til skade/er der tale om lovbrud. Konsekvens Høj Middel Lav Lav Middel Høj Sandsynligheden for at problemet opstår, hvor realistisk eller tænkt er det, at problemet opstår. Herunder hvor ofte opstår situationen, er det dagligt eller en enkelt gang om året? Lav Middel Høj Sandsynlighed Dette er forsøgt illustreret i figuren, hvor de grønne områder er laveste prioritet, de orange er middel prioritet, og de røde er højst prioriteret. Side 3 af 6

4 På fanen Opfølgning beskrives: Hvordan vil Ifølge op på, om problemet er løst?: Her beskrives, hvordan I forventer, at se, at handlingen har løst problemet. Beskriv hvilke ændringer I forventer løsningen medfører, så målbart som mulig. Det kan f.eks. være: Sygefraværet forventes at være faldet med 2% pr. kvartal. Eller udstyr XX er indkøbt, opstillet og ibrugtaget. Ansvarlig i AMiU: Her vælges den person i arbejdsmiljøudvalget, som han ansvar for at følge op på løsningen. Udføres senest: Påmindelse: Opfølgning udført: Her bør vælges en deadline i passende afstand fra deadline for udførelse af løsningen. I bør sikre, at det er muligt at vurdere effekten af løsningen under opfølgningen, som derfor hverken må ligge for tæt på eller for langt fra løsningen. Hvor tidligt skal den ansvarlige mindes om, at der er deadline for opfølgning på effekten af løsningen? Når opfølgningen er gennemført markeres boksen og De udførte aktiviteter og fundne beviser beskrives. Hvis problemet IKKE er afhjulpet, eller løsningen har genereret nye problemer, SKAL der laves nye handleplaner. Gem ændringer Når du er færdig med at udfylde eller redigere handleplanen skal du huske at klikke Gem ændringer øverst til højre, hvorefter de ansvarlige modtager en mail om, at der er foretaget ændringer, så undlad at gemme løbende. De ansvarlige vil kunne rette markere mv. i de handleplaner, som de er gjort ansvarlige for, også selvom de ikke er medlem af AMiU. Side 4 af 6

5 Liste over handleplaner Når der er oprettet handleplaner i dit institut/din afdeling og du herefter klikker på handleplaner, vil der i venstre side af skærmen være en liste over instituttets/afdelingens handleplaner. For at få et overblik over de handleplaner, som du er ansvarlig for udførelsen eller opfølgningen af, klikkes på fanen Mine opgaver øverst. Af listen fremgår status for de enkelte handleplaner ved hjælp af en farvekodet barre. GRØN RØD Betyder at man overholder de fastsatte deadlines Betyder at en eller flere deadlines er overskredet, og handling er nødvendig. Barren er tredelt, hvor de tre dele refererer til tredelingen af handleplanerne: Generelt Løsning Vis kun: Sortér: Eksportér: Status: Opfølgning Bruges til at filtre handleplanerne ud fra eks. arbejdsmiljøtema, tovholder eller status Bruges til at sortere rækkefølgen af handleplanerne. Bruges til at eksportere (den filtrerede) liste af handleplaner til enten excel eller pdf. Genererer en rapport med et statistisk overblik over handleplanerne. Løbende opdatering af handleplaner I listen over handleplaner finder du den relevante handleplan. Benyt evt. enten filter eller sorteringsfunktionen. Klik på den relevante handleplan, og du får følgende menu i skærmens højre side: Rediger: Kopier: Udskrive eller slette handleplanen For at ændre handleplanen, f.eks. beskrive den udførte løsning og markere, at den er udført. Hvis du ønsker at bruge en handleplanen som skabelon. Side 5 af 6

6 Vælges fanen Detaljer får du hele handleplanen vist, i stedet opdelt under separate faner. God fornøjelse Har du problemer eller spørgsmål til APV-handleplanmodulet, er du velkommen til at kontakte Arbejdsmiljøsektionen på mail: arbejdsmiljoesektion@adm.aau.dk Side 6 af 6