MÆGLINGS- OG KLAGEINSTITUTIONEN FOR ANSVARLIG VIRKSOMHEDSADFÆRD 2015

Transkript

1 ÅRSBERETNING MÆGLINGS- OG KLAGEINSTITUTIONEN FOR ANSVARLIG VIRKSOMHEDSADFÆRD 2015 Det danske nationale kontaktpunkt OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder

2 Formandens forord Mæglings- og klageinstitutionen under luppen Ved oprettelsen i 2012 af Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd (MKI) levede Danmark op til forpligtelsen i OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder om at oprette et nationalt kontaktpunkt. MKI har til opgave at sikre en effektiv gennemførelse af retningslinjerne, som fastlægger en række ikke-bindende principper og standarder for ansvarlig virksomhedsadfærd i en global kontekst i overensstemmelse med internationalt anerkendte love og principper. Information om retningslinjerne og behandling af klager over mulige krænkelser af dem er således MKI s hovedopgaver. MKI s informationsopgave er at skabe kendskab til retningslinjerne og klagemuligheden med henblik på, at risikoen for, at virksomhederne krænker retningslinjerne begrænses mest muligt, og at adgangen til og betingelserne for at få dette vurderet i en klage- og mæglingsproces er velkendt. I denne opgaver ligger også at fremme kendskab til, hvad virksomheder kan gøre for at overholde retningslinjerne. For at kunne målrette indsatsen opfordrede vi i 2015 tre forskellige virksomheder og organisationer til at komme med forslag til områder, hvor MKI kunne gøre en særlig indsats. Disse forslag blev drøftet med interessenter fra virksomheder, civilsamfundet og det offentlige. På den baggrund blev en række områder identificeret, hvor der er behov for en særlig indsats for at gøre det lettere at leve op til OECD s retningslinjer. Fokusområderne identificeret er den nødvendige omhu (due diligence), samfundsansvar i det offentlige og ansvarlig virksomhedsadfærd i tekstil- og finanssektorerne. På den baggrund afholdt MKI i november 2015 en konference med internationale oplægsholdere om due diligence. Konference blev vel modtaget af såvel danske som udenlandske deltagere. MKI fik også inspiration til nye indsatsområder fra et peer review af MKI i marts Repræsentanter fra en række andre nationale kontaktpunkter og OECD foretog på MKI s opfordring en kritisk gennemgang af MKI s regelsæt, organisation og praksis med henblik på at anbefale områder, hvor MKI s indsats kan forbedres. Undersøgelsen inddrog ikke alene MKI, men også en lang række interessenter, herunder parter i tidligere klagesager, civilsamfundet og offentlige og private virksomheder. Gennemgangen resulterede i en omfattende rapport, som viste, at MKI har opnået betydelig anerkendelse, også af sekretariats indsats. Rapporten indeholder også anbefalinger til forbedringer. Det sagkyndige medlem af MKI, Jonas Christoffersen, direktør for Institut for Menneskerettigheder, udtrådte af MKI i Jonas har været sagkyndigt medlem af MKI siden 2012, og jeg vil gerne rette en stor tak til Jonas, for den betydelige indsats han har lagt i institutionens arbejde og hans bidrag til at forme MKI til den institution, som den er blevet til i dag. Vi har samtidig sagt velkommen til et nyt sagkyndigt medlem, Linda Nielsen, professor ved Københavns Universitet, hvor hun bl.a. arbejder med CSR og Corporate Governance. På vegne af institutionen Mads Øvlisen, formand 2

3 Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder Mæglings- og klageinstitutionen (MKI) er sat i verden for at fremme kendskabet til OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder samt behandle sager, hvor retningslinjerne kan være overtrådt. Formålet er at bidrage til, at virksomheder efterlever internationale retningslinjer for menneske- og arbejdsrettigheder, miljøbeskyttelse samt bekæmpelse af korruption, uanset hvor i verden de driver virksomhed. OECD-retningslinjerne sammenfatter alle disse internationale retningslinjer i et sæt af samlet spilleregler, som virksomhederne skal forholde sig til. Det danske OECD kontaktpunkt Retningslinjerne forpligter de lande, der har tilsluttet sig til at oprette såkaldte nationale kontaktpunkter National Contact Points (forkortet NCP). Mere end 40 lande har tiltrådt OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder og har dermed forpligtet sig til at oprette et nationalt kontaktpunkt. MKI er det danske OECD kontaktpunkt. MKI har ikke alene mulighed for at behandle sager om private virksomheder, men også om danske offentlige myndigheder. Klager, der rejses i MKI, vedrører typisk problemstillinger, der ikke findes enkle løsninger på. For det første er der ofte tale om krænkelser, der foregår langt uden for Danmarks grænser. For det andet kan der være tale om forhold, for eksempel blandt underleverandører, som den enkelte virksomhed kan have vanskeligt ved at påvirke på egen hånd. MKI og OECD s retningslinjer skaber et vigtigt udgangspunkt, der skal hjælpe alle parter til at løse konflikter på en tilfredsstillende måde. MKI består af en formand og et sagkyndigt medlem, som er udnævnt af Erhvervs- og vækstministeren og tre medlemmer, som er indstillet af henholdsvis DI, LO og 92-gruppen og udnævnt af Erhvervs- og vækstministeren. Formand: Mads Øvlisen, tidligere erhvervsleder og nuværende rådgiver for FN Global Compact Sagkyndigt medlem: Linda Nilsen, professor ved Københavns Universitet Jens Erik Ohrt, konsulent i LO, indstillet af LO Karin Buhmann, professor ved CBS, indstillet af 92-gruppen Kim Haggren, underdirektør for erhvervsjura og CSR i DI, indstillet af DI 3

4 Konkrete sager i 2015 Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd (MKI) behandler i øjeblikket en sag om nødvendig omhu (due diligence) i tekstilsektoren. De øvrige klager, der blev modtaget i 2015, faldt ikke under OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder og er derfor blevet afvist. Hvis muligt er klagere blevet gjort opmærksom på andre klageadgange. Due diligence i tekstilsektoren: Kort om sagen I december 2014 modtog Mæglings- og klageinstitutionen en klage med påstand om, at en dansk virksomhed ikke har levet op til forpligtelserne om due diligence i OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder. Parterne anmodede i august 2015 MKI om at mægle i sagen, og MKI iværksatte på den baggrund en mæglingsproces. Efter en række mæglingsmøder er det imidlertid ikke lykkedes parterne at finde en løsning på sagen. MKI offentliggjorde derfor i marts 2016, at institutionen vil foretage en egentlig undersøgelse af sagen og på den baggrund komme med en udtalelse. Status samt nyt i sagen offentliggøres løbende på MKI s hjemmeside Alle udtalelser og afgørelser er tilgængelige online her Efter en forundersøgelse i foråret 2015, hvor der blandt andet blev indhentet flere oplysninger i sagen fra den indklagede virksomhed, accepterede MKI sagen til videre behandling. 4

5 Overblik over MKIs sagsbehandlingsproces Offentliggørelse: Klage Indledende vurdering Er de formelle kriterier opfyldt? Nej Afvises Ingen offentliggørelse eller aktindsigt Ja Max 2 uger fra henvendelsen indgives* Løsning på egen hånd Institutionen opfordrer parterne om at prøve at løse uoverensstemmelsen Hvis parterne løser uoverensstemmelsen Afsluttes Ingen offentliggørelse eller aktindsigt Max 2½ måneder fra henvendelsen indgives* Forundersøgelse Hvis parterne ikke løser uoverensstemmelsen, afslutter institutionen en forundersøgelse mhp. at beslutte om uoverensstemmelsen skal behandles i institutionen Afvises Kort udtalelse offentliggøres uden benævnelse af parternes navne Accepteres Mægling Hvis institutionen tilbyder mægling, indkaldes parterne til møde mhp. at afgøre om der kan mægles i sagen eller om sagen skal undersøges Undersøgelse Der foretages en undersøgelse af sagen Max 3 måneder fra henvendelsen indgives* Mægling faciliteres af formanden Hvis mæglingen ikke lykkes Påstanden kan ikke dokumenteres Hvis mæglingen lykkes Max 6 måneder fra henvendelsen indgives* Afsluttes Udtalelse om at klagen ikke er begrundet Offentliggørelse om mægling eller undersøgelse med parternes navne Mæglingsresultat offentliggøres med parternes navne Udtalelse om manglende begrundelse offentliggøres med parternes navne Klagen kan dokumenteres Udtalelse på baggrund af undersøgelse Institutionen kommer med en udtalelse og forslag til forbedringer Udtalelse offentliggøres med parternes navne *Vejledende tidsfrister Max 9 måneder fra henvendelsen indgives* 5

6 OECD Peer Review af Mæglings- og klageinstitutionen Mæglings- og klageinstitutionen (MKI) er Danmarks nationale OECD kontaktpunkt. Der findes på nuværende tidspunkt tæt på 50 kontaktpunkter i verden, som alle arbejder for at fremme retningslinjerne og løse konflikter med udgangspunkt i OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder. Alle kontaktpunkter har mulighed for at gennemgå et såkaldt peer review en slags servicetjek af de institutionelle rammer og arbejdsgange. Peer reviewet gennemføres i et samarbejde med OECD. Tidligere har kontaktpunkterne i Holland, Japan og Norge gennemgået denne proces med gode erfaringer, og MKI besluttede derfor i 2014 at deltage i et peer review. Formålet var dels at sikre, at institutionen lever op til OECD s forventninger til et kontaktpunkt, men også at evaluere institutionen 3 år efter oprettelsen og indhente læring. Peer review teamet blev ledet af den tidligere formand for det norske NCP, Hans Petter Graver. Derudover deltog repræsentanter fra henholdsvis det tyske og det britiske NCP foruden en repræsentant fra OECD. Derudover deltog en repræsentant fra det amerikanske NCP som observatør. Peer reviewet blev tilrettelagt og gennemført i København i marts Konsulentvirksomheden Shift faciliterede processen, der inddrog en lang række af MKI s interessenter, herunder medlemmer af Rådet for Samfundsansvar, repræsentanter fra virksomhedsorganisationer, interesseorganisationer, fagforeninger, NGO er og parter i tidligere klagesager, som MKI har behandlet. Peer reviewet konkluderede overordnet, at MKI fungerer efter hensigten. MKI s interessenter beskriver institutionen som ansvarlig, pålidelig, åben og afbalanceret. Samtidigt blev der også oplistet en række anbefalinger og opfordringer til MKI, som er: 1. At tydeliggøre MKI s tilknytning til OECD og oplysningsforpligtelsen til at udbrede kendskabet til OECD s retningslinjer 2. At øge viden og kendskab til OECD s retningslinjer og bidrage til mere viden om due diligence samt en operationalisering af processen 3. At institutionen er opmærksom på, at tydeliggøre kravene til fortrolighed samt kravene til dokumentation i behandlingen af konkrete sager 4. At få et større fokus på OECD s informationsarbejde (proaktive agenda) og opfordre danske virksomheder til at spille en aktiv rolle i OECD s projekter MKI er generelt enig, og vil fremover arbejde videre med anbefalingerne med fokus på de områder, hvor det giver størst udbytte for alle parter. Den fulde rapport om peer reviewet er tilgængelig på MKI s hjemmeside på publikationer. 6

7 Identificering af strategiske fokusområder for Mæglings- og klageinstitutionen Mæglings- og klageinstitutionen har som en af sine primære opgaver at udbrede viden om OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder. Det er MKI s mål, at institutionens informationsarbejde imødekommer de ønsker og behov, der er for mere viden om OECD s retningslinjer og MKI. MKI besluttede derfor, at bede Global CSR, OECD Watch/SOMO og Institut for Menneskerettigheder om at give deres bud på MKI s fremtidige strategiske fokusområder, dvs. væsentlige emner og temaer for institutionens informationsarbejde. Arbejdet blev struktureret med afsæt i, hvilke rettigheder danske virksomheder er i størst risiko for at overtræde, hvilke brancher der er i størst risiko for at overtræde OECD s retningslinjer, og hvilke regioner og lande, danske virksomheder især er til stede i. Med afsæt i de tre oplæg inviterede MKI til en workshop, hvor en bred gruppe af interessenter deltog. På baggrund af de 3 oplæg og deltagernes bemærkninger til disse, besluttede MKI at prioritere følgende fire fokusområder: 1. Identifikation af særlige udfordringer for det offentlige i arbejdet med overholdelse af OECD s retningslinjer 2. Operationalisering af due diligence-begrebet 3. Finanssektoren som central forandringsagent med bred berøringsflade 4. Tekstilsektoren, en vigtig branche i Danmark som har fået meget fokus efter sammenstyrtningen af Rana Plaza i Bangladesh De strategiske fokusområder, der skal danne udgangspunktet for institutionens arbejde i de kommende år, supplerer desuden de områder, som OECD har valgt som fokusområder i deres informationsarbejde (proactive agenda). Se mere på org/proactiveagenda.htm I 2015 har MKI valgt at have fokus på operationalisering af due diligence og afholdt derfor i november en konference om due diligence (læs mere på side 8). 7

8 Mæglings- og klageinstitutionens informationsarbejde i Danmark Konference om due diligence og ansvarlig virksomhedsadfærd november 2015 Med baggrund i efterspørgslen fra virksomheder og som et led i MKI s arbejde med at udbrede viden om retningslinjerne, stod MKI i november 2015 bag en konference om due diligence på dansk den nødvendige omhu. OECD s retningslinjer stiller forventninger til danske virksomheder og offentlige myndigheder om at udføre en due diligence proces. Processen indebærer, at virksomheden identificerer de områder, hvor den kan have negativ påvirkning på f.eks. menneskerettigheder og miljø, og at virksomheden forebygger negative påvirkninger og afbøder aktuelle påvirkninger. Der er også forventning om, at virksomheden redegør for og kommunikerer om arbejdet med due diligence. Man kan læse mere om due diligence i OECD s retningslinjer kapitel II Generelle politikker, som bl.a. findes på MKI s hjemmeside (virksomhedsadfaerd.dk/oecd-retningslinjer). Due diligence processen kan være kompliceret og svær at gennemføre i praksis. MKI afholdt derfor konferencen med en ambition om at operationalisere due diligence og søge svar på, hvor virksomhedernes ansvar begynder og slutter. Konferencen blev afholdt på Copenhagen Business School (CBS) i København med mere end 150 deltagere fra både Danmark og udlandet. John Morrison fra Institute for Human Rights and Business var konferencier ved konferencen. Dagen bød på præsentationer fra repræsentanter fra OECD, OECD Watch, A. P. Møller Mærsk, Arla og Mellemfolkeligt Samvirke, Bestseller og Eksportkreditfonden. Ud over oplæg var der også tid til dialog, hvor deltagerne kunne udfordre hinanden og stille uddybende spørgsmål og diskutere. På baggrund af konferencen er der udarbejdet en rapport, som opsummerer oplæggene og hovedpointer. Rapporten samt præsentationer fra dagen er tilgængelige på MKI s hjemmeside ( Konferencen blev fulgt op af en forskningsworkshop den 26. november 2015 med fokus på at undersøge, hvordan forskningen kan bidrage til implementering af due diligence i organisationer. Workshoppen blev organiseret af MKI-medlem Karin Buhmann og afholdt på Copenhagen Business School (CBS). 8

9 Ansvarlige indkøb i det offentlige MKI har siden oprettelsen haft som fast prioritet at informere offentlige myndigheder om OECD s retningslinjer med henblik på at udbrede viden om retningslinjerne og deres betydning for organisationerne og deres forretningspartnere. MKI og Dansk Initiativ for Etisk Handel (DIEH) afholdt den 3. marts 2015 et arrangement om ansvarlige offentlige indkøb på Frederiksbergs Rådhus. Hovedtaler var professor ved Georgetown Universitet Robert Stumberg. Foruden oplæg fra MKI holdt både private leverandører og offentlige indkøbere oplæg, herunder SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) og Region Sjælland. De 70 fremmødte deltagere repræsenterede interesseorganisationer, myndigheder, rådgivere, offentlige indkøbere og erhvervslivet. CSR Awards 2015 MKI deltog i CSR Awards den 7. oktober 2015 i Vejle. I samarbejde med FSR danske revisorer afholdt MKI en side-event om due diligence og menneskerettigheder. Kim Haggren fra MKI holdt oplæg om OECD s retningslinjer med fokus på menneskerettigheder og forventninger til virksomheders due diligence. Irene Quist Mortensen, CSR senior manager i Arla, præsenterede Arlas erfaringer med due diligence i forbindelse med virksomhedens aktiviteter i Vestafrika og udarbejdelse af virksomhedens menneskerettighedspolitik. Christian Honoré fra KPMG præsenterede metoder til at arbejde med due diligence i praksis. Øvrige møder og konferencer Medlemmerne af MKI bliver jævnligt anmodet om at præsenterede institutionens arbejde i forskellige sammenhænge. I år har formanden bl.a. deltaget i møder i Københavns Kommune og på Københavns Universitet. 9

10 Mæglings- og klageinstitutionens informationsarbejde i udlandet Workshop i Bangladesh I oktober 2015 afholdt Mæglings- og klageinstitutionen (MKI) i samarbejde med Erhvervsstyrelsen og Danmarks Eksportråd en workshop om ansvarlig virksomhedsadfærd på Danmarks ambassade i Dhaka, Bangladesh. Arrangementet var målrettet danske virksomheder, der opererer i Bangladesh og bang ladeshiske virksomheder, der er underleverandører til danske virksomheder. Workshoppen blev indledt med en præsentation af de aktuelle internationale tendenser på CSR-området. Der var en præsentation af OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder og FN s retningslinjer for menneskerettigheder og erhvervliv med fokus på, hvilke forventninger der i dag er til virksomheder som opererer i en global kontekst. Derudover blev MKI s rolle og arbejde præsenteret og det blev gennemgået, hvordan virksomheder kan tilrettelægge deres due diligence-arbejde. Præsentationerne blev rundet af med en gennemgang af bangladeshisk lovgivning med fokus på arbejdstagerrettigheder. Afslutningsvist var der spørgsmål og debat. Mæglings- og klageinstitutionen havde i tilrettelæggelsen af workshoppen fokus på at give virksomheder indsigt i, hvordan CSR kan bruges strategisk i virksomheders daglige drift til at skabe bæredygtig og ansvarlig forretning i udviklingslande. Der blev stillet spørgsmål, og mange væsentlige problematikker og udfordringer blev vendt og adresseret i åben dialog. 10

11 Møder i OECD-regi MKI lægger vægt på at være en aktiv deltager i det internationale samarbejde i OECD, og deltager derfor hvert år i Global Forum on Responsible Business Conduct, som OECD afholder. I juni 2015 var FN s Sustainable Development Goals på dagsordenen. Derudover var der fokus på den 3. søjle i FN s retningslinjer om menneskerettigheder og erhvervslivs, der omhandler adgang til effektiv oprejsning ved krænkelser. De nationale kontaktpunkter spiller en central rolle i forbindelse med at sikre oprejsning til personer, der har været udsat for en krænkelse ( negative impact ) af f.eks. menneskerettighederne. OECD færdiggjorde i 2015 to nye vejledninger til virksomheder om Responsible Agricultural Supply Chains og Stakeholder Engagement in the Extractive Sector. Disse og OECD s øvrige vejledninger findes på OECD forventer at offentliggøre en ny vejledning om ansvarlige leverandørkæder i tekstilsektoren medio Øvrige internationale møder og konferencer FN afholder årligt Forum on Business and Human Rights. I 2015 var det overordnede tema for konferencen Tracking progress and ensuring coherence. Karin Buhmann fra MKI deltog i panelet, der drøftede uddannelsesinstitutioners rolle i udbredelsen af FN s retningslinjer for menneskerettigheder og erhverv. Karin Buhmann talte her om betydningen af due diligence i virksomhedens arbejde med at respektere internationale retningslinjer for samfundsansvar. 11

12 Kontakt Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd Erhvervsstyrelsen Langelinie Allé København Ø Telefon Andre nyttige links Svanemærket tryksag