Tværsektoriel vejledning om anbefalede arbejdsgange i forbindelse med implementering af Fælles Medicinkort (FMK) på sygehuse og i praksissektoren

Transkript

1 Region Syddanmark Sagsnr. 13/31059 Tværsektoriel vejledning om anbefalede arbejdsgange i forbindelse med implementering af Fælles Medicinkort (FMK) på sygehuse og i praksissektoren Indholdsfortegnelse.....Side Formål med vejledningen Målgruppe for vejledningen 2 Vejledningens opbygning 2 Kort om Fælles Medicinkort (FMK) 2 Anvendelsen af FMK ændrer ikke på ansvar og øvrig kommunikation om lægemiddelbehandling 2 Anbefalinger Anbefaling 1. Spørg patienten og suppler med andre kilder for at opdatere Aktuelle ordinationer a. Anbefalinger for praksissektoren i forbindelse med henvisninger 1b. Anbefalinger for sygehuse i forbindelse med udskrivelse og ambulant besøg Anbefaling 2. Vær opmærksom på opbygningen af oplysninger på FMK og bagvedliggende historik ved oprettelse af ordinationer og ved indlæggelse. 3 Begreber: Ordinationer Recepter Udleveringer ( Effektueringer ) Anbefaling 3. Kig på eventuelle løse recepter på FMK. 4 Anbefaling 4. Afstem medicinkortet på FMK, når alle relevante ordinationer fremgår af Aktuelle ordinationer på FMK. 4 Anbefaling 5. Vær opmærksom på at ophæve suspendering af FMK efter indlæggelse.. 4 Anbefaling 6. Vær opmærksom på flergangsrecepter med ordinationer eller doseringer, der er ændret efter recepten er udstedt. 5 Om medicingennemgang 5 Referencer. 6 Bilagsoversigt. 6 Udarbejdet af. 6 Godkendt af 6 Opfølgning på vejledningen. 6 Dato for hvornår vejledningen skal revideres.. 6 1

2 Formål med vejledningen Denne vejledning er udarbejdet for at understøtte implementeringsprocessen og det tværsektorielle samarbejde om hensigtsmæssige arbejdsgange ved anvendelse af FMK samt at forebygge FMK-relaterede utilsigtede hændelser i de kommende måneder, hvor flere og flere praksis, sygehusafdelinger og ambulatorier efterhånden får adgang til FMK. Udførlig beskrivelse af konkrete arbejdsgange på sygehusene i forbindelse med indlæggelse, overflytning, udskrivelse og ambulant behandling fremgår af materiale om FMK på sygehusenes intranet. For lægesystemerne i praksissektoren findes vejledningerne på MedCom s hjemmeside. Målgruppe for vejledningen Denne vejledning er udarbejdet til nøglepersoner i begge sektorer: nøglepersoner, der arbejder med udbredelse af FMK på sygehusene, -i snitfladerne mellem klinisk IT, den kliniske hverdag og kvalitet/akkreditering. Det vil sige primært de lokale FMK-projektstyregrupper, undervisere og FMK-ambassadører på afdelingerne. nøglepersoner, der arbejder med udbredelse af FMK i praksissektoren. Det vil sige primært FMKprojektgruppen for praksissektoren, datakonsulenter og undervisere. Klinikerne på sygehusene modtager undervisning og har adgang til materiale om FMK. Herudover kan korrekt anvendelse af FMK understøttes af retningsgivende dokumenter i Infonet. Vejledningens opbygning Vejledningen har fokus på seks generelle anbefalinger om anvendelsen af FMK, suppleret med information om medicingennemgang og øvrig kommunikation om lægemiddelbehandling. Kort om Fælles Medicinkort (FMK) Fælles Medicinkort er en central database, som indeholder oplysninger om alle danske borgeres elektroniske og indløste recepter igennem de seneste to år, samt en liste over borgerens aktuelle ordinationer (lægemiddelbehandling). FMK giver adgang til at dele viden om patientens aktuelle ordinationer på tværs af sygehuse og praksissektor. Anvendelsen af FMK ændrer ikke på ansvar og øvrig kommunikation om lægemiddelbehandling Lægens ansvar i forbindelse med ordination af lægemidler er det samme som det altid har været. Der sker ingen ændringer i forbindelse med FMK. Sundhedsstyrelsen har udarbejdet et notat om lægens ansvar (1). Kommunikation om ændringer i lægemiddelbehandlingen og opfølgning på behandling efter en indlæggelse eller et ambulant besøg foregår som hidtil via epikrise/ambulantnotat til egen læge, udskrivningsrapport til kommunen og udlevering af print af medicinlisten til patienten. Anbefalinger Anbefalingerne i denne vejledning omhandler de kendte problemstillinger, som under implementering af FMK kræver særlig opmærksomhed og handlinger. Anbefaling 1 Spørg patienten og suppler med andre kilder for at opdatere Aktuelle ordinationer I de kommende måneder, hvor FMK udbredes på såvel sygehuse som i praksissektoren, må alle være opmærksomme på, at listen over Aktuelle ordinationer på FMK ikke nødvendigvis er retvisende. I forbindelse med medicinanamnese og efterfølgende oprettelse af ordinationer og recepter/receptfornyelser er det fortsat vigtigt at spørge patienten samt anvende tilgængelig information fra FMK og andre kilder for at få kendskab til samtlige, aktuelle lægemiddelordinationer. 2

3 Det er en fælles opgave at få listen over Aktuelle ordinationer på FMK så komplet og aktuel som muligt. Det fremgår af FMK, hvornår der sidst er ændret i oversigten og hvornår medicinkortet på FMK er afstemt. I forbindelse med indlæggelse og udskrivelse samt ambulant behandling kan praksissektor og sygehuse hjælpe hinanden med at opdatere oplysningerne om Aktuelle ordinationer på FMK. Generelt har en læge ved enhver ordination pligt til at vurdere indikation og eventuelle kontraindikationer og bivirkninger samt interaktioner med allerede iværksat behandling, jf. notat om lægens ansvar (1). 1a. Anbefalinger for praksissektoren i forbindelse med henvisninger FMK: For praksissektoren anbefales, at de praksis, der har FMK, opdaterer listen over Aktuelle ordinationer på FMK og afstemmer medicinkortet på FMK, når der sendes en henvisning til sygehus. Øvrig kommunikation: Henvisningen skal indtil andet bliver aftalt som hidtil indeholde en komplet liste over aktuel medicin. 1b. Anbefalinger for sygehuse i forbindelse med udskrivelse og ambulant besøg Sygehusafdelingen/ambulatoriet tager stilling til lægemiddelbehandling, som har relation til aktuel indlæggelse/ ambulant besøg. FMK: Sygehusafdelinger og ambulatorier opdaterer Aktuelle ordinationer på FMK i forbindelse med udskrivelse fra sygehusafdeling eller ambulant besøg, hvis der er ændringer i ordineret medicin. Øvrig kommunikation: Epikrisen/ambulantnotat: Sygehuset kommunikerer ændringer i medicinen samt begrundelser herfor til patientens egen læge via epikrise/ ambulantnotat. Indtil andet bliver aftalt skal epikrise/ambulantnotat fortsat indeholde en komplet liste over aktuel medicin. Udskrivningsrapport til kommunen: Sygehuset kommunikerer ændringer i medicinen samt begrundelser herfor i udskrivningsrapporten til kommunen sammen med en komplet liste over aktuel medicin. Medicinliste til patienten: Patienten får udleveret en opdateret medicinliste (print fra FMK)og får information om de ændringer sygehuset har foretaget i forbindelse med indlæggelse/ambulantbesøg. Anbefaling 2 Vær opmærksom på opbygningen af oplysninger på FMK og bagvedliggende historik ved oprettelse af ordinationer og ved indlæggelse Begreber: Ordinationer Recepter Udleveringer ( Effektueringer ) Hver enkelt aktuel ordination på FMK har et ordinations-id med bagvedliggende oplysninger om tilknyttede recepter, - og under hver recept er der bagvedliggende oplysninger om ekspeditioner/udleveringer fra et apotek i primærsektoren. Historikken kan vises, hvis der er brug for det. Hvis der skal oprettes en ny ordination, der ikke er en del af patientens faste lægemiddelbehandling, er det vigtigt at den ordinerende læge husker at anføre slutdato for den pågældende ordination. Ellers vil ordinationen fortsat blive vist under Aktuelle ordinationer, selv om fx en antibiotika-kur er afsluttet. Hvis der skal oprettes en recept, er det vigtigt, at ordinerende læge bruger den aktuelle ordination på FMK som udgangspunkt for den nye recept/receptfornyelse for at bevare historikken. Den aktuelle ordination skal også bruges som udgangspunkt for ændringer i dosering frem for at seponere ordinationen og oprette en ny ordination. Hvis sygehuset skal overføre oplysninger mellem FMK-Cosmic og Cosmic: For at bevare den bagvedliggende historik for hver ordination på FMK skal sygehusafdelinger med indlagte patienter så vidt muligt overføre ordinationer fra FMK-Cosmic til Cosmic ved indlæggelse, så ordinations-id bevares, når ordinationen skal retur fra Cosmic til FMK-Cosmic ved udskrivelse. Der har været eksempler på, at sygehusafdelinger i forbindelse med ibrugtagning af FMK i stedet for at overføre ordinationen har valgt at seponere en given ordination i FMK-Cosmic og oprette samme ordination i Cosmic, som derefter er overført til FMK-Cosmic ved udskrivelsen. 3

4 Anbefaling 3 Kig på eventuelle løse recepter på FMK En løs recept er en recept, der ikke er knyttet til en aktuel ordination på FMK. Hvis FMK- oversigten viser løse recepter: Kig dem igennem, da de kan være én af informations-kilderne i forbindelse med at angive aktuelle ordinationer på FMK samt i forbindelse med fx medicin-anamnese og anmodning om receptfornyelse. Begrebet løse recepter på FMK Når FMK er taget i brug oprettes recepter ud fra en aktuel ordination på FMK. Disse recepter vil automatisk blive knyttet til den aktuelle ordination på FMK og dermed fremgå af historikken nævnt under anbefaling 2. Indtil alle bruger FMK vil der være recepter og udleveringer, der bliver vist på FMK under løse recepter. Der er tre grunde til at løse recepter optræder på FMK: FMK indeholder fra starten oplysninger om de seneste to års recepter hentet fra receptserveren: - de recepter, som er sendt elektronisk til apoteker i Danmark - de recepter, som er ekspederet på apoteker i Danmark (dog undtaget sygehusapoteker) Recepter, der er oprettet udenom FMK (papir-recepter og edi-recepter) vil blive vist på FMK under løse recepter. For læger, der selv bruger FMK, vil der fortsat kunne dukke recepter op under løse recepter, fordi recepten er oprettet af læger, der ikke har adgang til FMK. Apotekets udlevering af dosisdispenserede lægemidler hver 14. dag. (På nationalt plan arbejdes på en løsning, så de ikke bliver vist som løse recepter). I såvel sygehus- som praksissystemernes FMK-løsninger kan det lade sig gøre at knytte en løs recept til en allerede oprettet, aktuel ordination på FMK eller at oprette en aktuel ordination ud fra en løs recept. I nogle lægesystemer anvendes betegnelsen Medicingennemgang for den proces. Det er desværre en misvisende betegnelse, da medicingennemgang i kvalitets- og akkrediteringssammenhænge er en mere omfattende proces, se side 5. Anbefaling 4 Afstem medicinkortet, når alle relevante ordinationer fremgår af Aktuelle ordinationer på FMK Visningen af ordinationer på FMK kan være uoverskuelig, hvis medicinkortet på FMK ikke er afstemt. Så vil oversigten kunne indeholde oplysninger om aktuel lægemiddelbehandling både under aktuelle ordinationer og under løse recepter. Når den information, der ligger under løse recepter er blevet brugt som én af kilderne til opdatering af listen over aktuelle ordinationer på FMK, er det ikke længere relevant at få vist de løse recepter. Brug funktionen Afstem medicinkortet, når alle relevante ordinationer fremgår af Aktuelle ordinationer. Herefter vil de løse recepter blive skjult. Det fremgår af FMK, hvornår medicinkortet på FMK er afstemt og af hvem. Arbejdsgange og betegnelser i forbindelse med Afstem medicinkortet er desværre ikke den samme på tværs af de forskellige systemer. a. Indlagte og ambulante patienter på sygehuse Betegnelserne i FMK-Cosmic for de arbejdsgange, der fører til at medicinkortet på FMK er afstemt, fremgår af FMKmaterialet på sygehusenhedernes intranet (2). b. Praksissektoren For praksissystemerne fremgår betegnelsen for Afstem medicinkortet af hvert praksissystems vejledning, der findes på MedCom s hjemmeside (2) c. FMK-online På FMK-online, anvendes betegnelse Afstem medicinkortet (3) Anbefaling 5 Vær opmærksom på at ophæve suspendering af FMK efter indlæggelse Sygehuset skal i forbindelse med indlæggelse suspendere medicinkortet på FMK og i forbindelse med udskrivelse ophæve suspenderingen af medicinkortet på FMK. 4

5 Sygehuset kan kontaktes, hvis suspendering af FMK ikke er ophævet ved udskrivelse. Kontaktoplysninger for den afdeling, der har suspenderet medicinkortet fremgår af FMK. Anbefaling 6 Vær opmærksom på flergangsrecepter med ordinationer eller doseringer, der er ændret efter recepten er udstedt. På trods af korrekt angivelse af Aktuelle ordinationer på FMK kan nogle patienter risikere at fortsætte en lægemiddelbehandling, der ikke længere er aktuel. Det kan forekomme, hvis der tidligere er udstedt flergangsrecepter, hvor lægemiddelbehandlingen er ændret efter at recepten er udstedt, fx seponering eller ændret dosering. Indtil videre har annullering af ikke-aktuelle edi-recepter skullet foregå via en omstændelig arbejdsgang på FMK-online eller ved at ringe til apoteket i primærsektoren. På nationalt plan arbejdes på en løsning til annullering af ikke-aktuelle elektroniske recepter direkte i sygehusenes og praksissystemernes FMK-løsninger. Om medicingennemgang Denne vejledning skal ses i sammenhæng med medicingennemgang for patientgrupper i begge sektorer. Derfor indeholder vejledningen en kort omtale af aftaler om medicingennemgang og hvad man kan forvente af hinanden på tværs af sektorerne. Medicingennemgang er en struktureret og kritisk gennemgang af patientens medicin med det formål at optimere den medicinske behandling. Der skal tages stilling til, om der skal ske ændringer, fx seponering, og iværksættelse af dette. Med FMK kan praksissektor og sygehuse dele viden om patienternes aktuelle lægemiddelbehandling. Oplysningerne på FMK kan anvendes i forbindelse med arbejdet med medicingennemgang i almen praksis og på sygehuse. a. Medicingennemgang i almen praksis Medicingennemgang ses primært som en opgave for almen praksis, da patientens egen læge har de bedste muligheder for at følge patienten og for at følge op på ændringer. Der er indgået en aftale i Samarbejdsudvalget vedr. almen lægegerning om systematik i medicingennemgang for ældre patienter. Ifølge overenskomsten kan medicingennemgang gennemføres i forskellige sammenhænge (opsøgende hjemmebesøg, opfølgende hjemmebesøg samt årskontrol for patienter med kronisk sygdom). (4) Sygehuset kan IKKE forvente, at patientens praktiserende læge har lavet medicingennemgang i umiddelbar tilknytning til en fremsendt henvisning. b. Medicingennemgang på sygehusene Ifølge DDKM2 (Den Danske Kvalitetsmodel version 2) er der en standard for sygehusene om medicingennemgang: Sygehuset anvender medicingennemgang for definerede risikopatienter. (Standard ) Det betyder, at sygehusene for udvalgte patienter foretager medicingennemgang (5). Afgrænsningen af patientgrupper er under udarbejdelse (Bilag 3). Praksissektoren kan forvente, at sygehuset har taget stilling til fortsat behandling med de lægemidler, der har relation til aktuel indlæggelse/ambulant besøg. Praksissektoren kan IKKE forvente, at sygehuset har lavet medicingennemgang for en patient i forbindelse med aktuel indlæggelse/ambulant besøg 5

6 Referencer 1. Notat om lægens ansvar ved opslag i FMK. Sundhedsstyrelsen, 4. oktober (Notatet indeholder en række eksempler, spørgsmål og svar om ansvar i relation til lægemiddelordination og brug af FMK) 2. Praksissystemernes vejledning til FMK Vejledning til FMK-online, punkt 8. Afstem medicinkortet, side %20dansk/Sundhedsdata%20og%20it/NationalSundhedsIt/FaellesMedicinkort/ForSundhedsprofessionelle/Vejledning%2 0til%20FMK-online.ashx 4. Aftale om systematik i medicingennemgang for ældre patienter 5. Den ældre patient. Vejledning fra Dansk Selskab for Almen Medicin (DSAM). 2012, 6. Standard om medicingennemgang. Den Danske Kvalitetsmodel for sygehuse, Version 2,, Bilag 1. Kommissorium for arbejdsgruppen samt arbejdsgruppens medlemmer 2. Fællesregional vejledning vedrørende dokumentation og kommunikation af medicinsk behandling samt brug af Fælles Medicinkort på hospitalerne ved indlæggelse, udskrivelse og ambulante kontakter, Danske Regioner, 1. juli Notat af 24. september Orientering om status på arbejdet med DDKM2-standard (medicingennemgang) 4. Begreber Udarbejdet af Vejledningen er udarbejdet af en arbejdsgruppe nedsat af den regionale styregruppe for FMK.(Bilag 1) Anbefalingerne er baseret på en fællesregional vejledning (Bilag 2) samt erfaringer fra andre regioner, Sygehus Lillebælt og pilotafdelinger på regionens de øvrige sygehusenheder. Godkendt af Udvalget for sundheds-it den 5. november Opfølgning på vejledningen Denne vejledning er primært tænkt anvendt i udbredelsesperioden. Herefter forventes der at være brug for at følge op med særlige fokuspunkter i relation til korrekt anvendelse af FMK for at forebygge utilsigtede hændelser med relation til uhensigtsmæssig brug af FMK. Dato for hvornår vejledningen skal revideres På mødet i udvalget for sundheds-it den 5. november 2013 blev det besluttet, at den regionale FMKstyregruppe løbende drøfter behovet for fokuserede indsatser for at sikre korrekt anvendelse af FMK og for at forebygge FMK-relaterede utilsigtede hændelser. 6